Receptionsguide

Hvor skal du starte?

Overblik

På ét minut

I receptionen ser du, hvem der er ventet i dag, hvem der er i huset, og hvem der er gået. Du tjekker gæster ind og ud, registrerer dem, der bare dukker op, og sørger for, at værterne ved, at deres gæster er kommet.

De fleste gæster tjekker selv ind med QR-koden ved indgangen eller på en tablet, og deres vært får besked med det samme. Receptionsskranken viser det hele, mens det sker: du træder til, når en gæst har brug for hjælp, ikke er forhåndsregistreret eller har noget, der skal ordnes, for eksempel besøgsvilkår, en dørnøgle eller noget, gæsten har lånt.

Vejledningen følger Nora Vang, receptionist på kontoret i København hos den opdigtede virksomhed Northgate Group, en travl eftermiddag.

Skranken

Receptionsskranken

Åbn Visitors. Øverst står lokationens logo, et Live-mærke og uret (begge kun i dag), lokationen (hvis du arbejder på mere end én), dagen og to kontakter, der ændrer, hvordan skranken ser ud.

Felterne

• Live: alle, der betyder noget lige nu: på vej, i huset, senere i dag og forsinkede. Det er her, skranken åbner.
• Expected: forhåndsregistrerede gæster, der ikke er kommet endnu.
• Checked in: gæster, der er i huset.
• All: hele dagen, også gæster, der er gået.

Værktøjslinjen

• New guest registrerer og tjekker en person ind, der lige er dukket op, eller registrerer en gæst, der kommer senere (se En gæst, der kommer senere). På en kommende dag registrerer den gæster til den dag. New meeting registrerer gæster til senere. New loan låner noget ud, hvor din lokation bruger Lend & Lease. På en senere dag låner den ud til den dags gæster, så du kan lægge noget klar, før de kommer. Return item tager imod det, der bliver afleveret, ud fra nummer eller navn, og kan tjekke gæsten ud samtidig.
• Search finder en gæst på navn, firma, e-mail, telefon, nummerplade eller vært og et møde på titel eller lokale. Den finder også gæster, som det felt, du har valgt, skjuler.
• Expand all åbner alle gæsters oplysninger.
• Ikonerne til højre: tidslinjen over ankomster (vis eller skjul), send et tjek-ind-link på sms, besøgshistorikken, de digitale dørnøgler og printeren til gæstekort (se Gæstekort).

Tidslinjen viser dagen i søjler: grå for gæster, der er gået, grøn for gæster i huset, rød for forsinkede, ravgul for dem, der snart skal komme, og blå for ventede. Klik på en søjle for at springe til dens gæster.

Afsnittene

Gæsterne flytter selv mellem afsnittene, efterhånden som tiden går, og når de tjekker ind og ud. Du behøver ikke genindlæse siden: når en gæst tjekker ind ved indgangen, viser skranken det inden for få sekunder med en kort besked. Mistes forbindelsen, siger Live-mærket det, og skranken indhenter det, når forbindelsen er tilbage. En skranke, der står åben natten over, går selv videre til den nye dag.

Vil du se en anden dag, så tryk på datoen. En anden dag er kun til at kigge på: der kan ikke tjekkes gæster ind eller ud, men gæstekort kan stadig printes.

Hjælp på skranken

Knappen ? øverst til højre på skranken, ved siden af kontakten Details, åbner en menu med tre ting:

• Show me around the desk: en kort rundvisning, trin for trin. Indtil du har taget den eller sagt nej tak, tilbyder skranken den også af sig selv, højst én gang om dagen og tre gange i alt.
• Try the guest cards with demo guests: listen viser opdigtede gæster, så du kan prøve, hvad en gæstelinje kan. Intet af det, du gør, bliver gemt, og dine rigtige gæster kommer tilbage, når du trykker på End demo. Kun på dagens skranke.
• Where is ...?: skriv det, du leder efter, også med det navn, det havde på den gamle skranke, så viser BmyGuest dig, hvor det er.

Møder og gæster

Gæster til det samme møde vises samlet under mødet: mødets tidspunkt, titel og lokale samt værten. Gæster uden et møde, for eksempel spontane gæster, har deres egen linje.

• Farver: ravgul, når et møde starter inden for 15 minutter, rød, når det er startet, og der stadig mangler gæster. 2 missing under tidspunktet siger, hvor mange.
• 2 of 4 tæller de gæster, der er kommet. Klik på mødets overskrift for at se alle på mødet, også de gæster, der står i et andet afsnit.
• Knapperne til højre: ret mødet (blyanten), mødets oplysninger (i-knappen: vært, forplejning, lokale og noter, med Edit meeting nederst), send et tjek-ind-link på sms, print gæstekort og Check all in eller Check all out. Pilen ved siden af Check all in tjekker én gæst ind ad gangen.
• Add a guest to the meeting, den grønne person med et plus for enden af tælleren, tilføjer en person til mødet.
• Overskriften kan have to mærker for sig selv, kun når der er noget: en note (peg på den for at læse mødets note; et klik åbner mødets oplysninger) og forplejning (der er bestilt forplejning til mødet eller en af gæsterne; et klik åbner bestillingen, eller mødets oplysninger, hvor hver gæst selv vælger).

Hver gæstelinje viser, hvor gæsten er: »In 10 min«, »Late 21 min«, »No-show«, »Inside 20 min« eller »Visit 1 h 15 min«, med tidspunkterne for tjek-ind og tjek-ud til højre. Klik på en gæst for at åbne gæstens oplysninger: foto, e-mail, telefon, vCard, Edit og en række felter for alt det, gæsten har eller kan få.

Enkel visning og Details

Kontakten øverst til højre på skranken bestemmer, hvor meget en gæstelinje viser. Slået fra (enkel visning) viser en linje kun det, der kræver dig, som ord: »Terms missing«, »1 overdue«, »Note«. Slået til (Details) vises hvert mærke som et ikon, mødets titel og lokale står i overskriften, og hver linje har en Edit-knap. Mærkerne står i samme rækkefølge som felterne i gæstens oplysninger og har de samme farver: grøn, når det er klaret, gul, når det skal gøres, grå, når der ikke er noget, og rød, når noget er gået galt. Skranken husker dit valg.

Ret en gæsts oplysninger

Edit åbner gæstens oplysninger i et panel. Knappen står på gæstens linje, når Details er slået til, i gæstens oplysninger og i menuen … i Table. Ret e-mailadressen, navnet, telefonnummeret, firmaet eller stillingen, vælg en anden vært, eller skriv noten til receptionen og værten, og tryk på Save changes. Skranken viser de nye oplysninger med det samme.

• Næste gang: for en gæst, der ikke selv har bekræftet sine oplysninger hos jer, bliver det telefonnummer og firma, du gemmer, også husket til gæstens næste besøg. BmyGuest udfylder dem, når du skriver gæstens e-mailadresse under New guest, og når du vælger gæsten blandt forslagene, mens du registrerer et møde eller tilføjer en gæst til et. Et felt, du lader stå tomt, fjerner ikke det, BmyGuest allerede har.
• En gæst, der selv har bekræftet sine oplysninger hos jer, for eksempel ved selv at tjekke ind ved indgangen eller på sin egen telefon, beholder sine egne: det, du gemmer, gælder kun dette besøg. Gæsten retter selv sit telefonnummer og firma under Settings, i My visitor profile.
• Email address: du kan rette den, så længe adressen ikke er gæstens eget login. Når gæsten har bekræftet adressen eller har sin egen BmyGuest-konto, vises den grå med en hængelås og kan ikke ændres her.
• Hvor din lokation registrerer gæsters biler, ændrer du nummerpladen i feltet Parking, ikke her.
• Note: den samme note som feltet Note i gæstens oplysninger. Har en anden ændret den, mens du havde panelet åbent, gemmes intet, og panelet viser den andens note over din; tryk på Save changes igen for at erstatte den med din.

Sådan gør du

Tjek gæster ind og ud

Sådan tjekker du en gæst ind

Tryk på den grønne knap Check in på en gæsts linje. Har gæsten accepteret besøgsvilkårene, eller har lokationen ingen, er gæsten tjekket ind med det ene klik. Mangler vilkårene, viser BmyGuest først, hvem der bliver tjekket ind, og du bekræfter med Approve and check in. Værten får besked på de kanaler, din lokation bruger, og gæstekortet bliver printet, hvor din lokation har en printer til gæstekort.

• Check all in på et møde tjekker alle de gæster på mødet ind, som ikke er kommet, med det samme, når de alle har accepteret besøgsvilkårene.
• Når vilkårene mangler, står der Approve and check in på knappen: du bekræfter, at gæsten har læst og accepteret dem. Vil du registrere accepten på gæsten, så brug Mark as accepted i vilkårspanelet; se Besøgsvilkår.
• En gæst uden navn, eller på en lokation, der stiller ekstra spørgsmål ved tjek-ind, åbner i stedet formularen New guest, så du kan udfylde det, der mangler.

Sådan tjekker du en gæst ud

Tryk på Check out på gæstens linje eller på Check all out på mødet (knappen viser, hvor mange, for eksempel Check all 2 out). Gæster uden lån bliver tjekket ud med det samme. Har gæsten lånt noget, viser BmyGuest det først: sæt flueben ved det, gæsten har afleveret. Gæsten bliver tjekket ud under alle omstændigheder; ting, du ikke sætter flueben ved, forbliver udlånt.

En gæst, der bare dukker op

Tryk på New guest, udfyld gæstens oplysninger, vælg værten, og tryk på Check-in. Gæsten bliver registreret og tjekket ind med det samme, og værten får besked.

• E-mail address er valgfri, men værd at spørge om: så genkender BmyGuest gæsten næste gang, udfylder det, den ved, og finder gæstens forhåndsregistrering. Viser det sig, at gæsten er ventet inden for de næste tre timer, eller senere i dag hos den vært, du vælger, bliver det forhåndsregistrerede besøg tjekket ind i stedet for et nyt.
• Full name: for- og efternavn, medmindre din lokation kun beder om ét navn.
• Door key: hvor din lokation bruger dem, en digital dørnøgle til besøget.
• Loan: hvor din lokation bruger Lend & Lease, det gæsten låner, fx et gæstekort. Det er listen fra New loan: skriv et nummer eller et navn. Expected return følger de genstande, du vælger. En genstand, der er udlånt til en anden, er markeret »on loan«; du kan stadig vælge den, og du bliver spurgt, før den bliver taget tilbage.
• Hvor din lokation bruger gæstetyper, så vælg typen først: den kan bestemme værten og tilføje spørgsmål.

En spontan gæsts linje har Put on a meeting, den grønne knap med en person og et plus. Vælg One of today’s for at flytte gæsten over på et af dagens møder, eller A new meeting for at starte et møde omkring gæsten med gæstens egen vært. Tryk derefter på Put on the meeting eller Start the meeting. Gæsten bliver hverken tjekket ind eller ud. Har mødet en anden vært, overtager den vært besøget, og panelet fortæller, om værten får besked: med det samme, hvis gæsten er tjekket ind inden for de sidste 10 minutter, når gæsten tjekker ind, hvis det ikke er sket endnu, og ellers slet ikke, så giv selv værten besked.

Med en mus kan du også tage fat i en spontan gæsts linje ved håndtaget til venstre og trække den: hen på et møde, hen på en anden spontan gæst for at give de to et møde for sig selv, eller hen på New meeting, der dukker op nederst på skærmen, mens du trækker, for at starte et møde omkring gæsten. Slipper du den på et møde eller på en anden spontan gæst, bliver du bedt om at bekræfte først. Esc fortryder. Det virker i visningen Meetings, ikke i Table; på en berøringsskærm bruger du knappen.

En gæst, der kommer senere

En gæst, du ved kommer, men som ikke er her endnu, registrerer du i samme panel. Tryk på New guest, og vælg Expected later øverst. Udfyld dagen, Start Time og End time under Time (sluttiden følger starttiden en time senere, indtil du ændrer den), derefter gæstens oplysninger og værten som for en spontan gæst, og tryk på Pre-register.

• Gæsten bliver forhåndsregistreret, ikke tjekket ind. Ved ankomsten tjekker gæsten ind som enhver forhåndsregistreret gæst: med QR-koden ved indgangen, på en tablet eller med Check in på gæstens linje.
• BmyGuest sætter gæsten på et møde for sig selv med gæstens navn som titel. Du ser det som et møde på skranken, og værten ser det blandt sine møder. Du kan tilføje flere gæster til det senere, som til ethvert møde.
• Gæsten får de samme e-mails som en gæst, der er inviteret til et møde: påmindelserne før besøget, hvor din lokation sender dem. Der bliver ikke sendt noget i det øjeblik, du registrerer gæsten.
• Værten får besked som ved et nyt møde: med beskeden om forhåndsregistrering, hvis din lokation sender den.
• Door key: nøglen virker fra en time før besøget til en time efter, at det slutter. En nummerplade bliver gemt på gæsten og udfyldt, når gæsten selv tjekker ind; parkeringen bliver registreret ved tjek-ind, ikke nu. Udlån er ikke med her: lån ud, når gæsten tjekker ind.

På en kommende dag åbner New guest direkte på Expected later med dagen udfyldt. Hvor din lokation tjekker gæster ind uden vært, kan gæster ikke registreres på forhånd.

Registrér et møde

Når gæster er registreret på forhånd, går deres ankomst hurtigere: de står på skranken, deres vært er sat, og de kan selv tjekke ind. Tryk på New meeting (til en enkelt gæst er Expected later i New guest hurtigere):

• Meeting details: emne, lokation, vært og lokale. Skifter du lokation, efter du har valgt vært, bliver værten stående, hvis vedkommende kan holde mødet dér; ellers rydder BmyGuest værtsfeltet og skriver hvorfor under det. Hvor din lokation bruger dem: en digital dørnøgle til hver gæst, forplejning og en Label print text, der bliver printet på gæstekortene i stedet for værtens navn. En Internal note er kun til receptionen.
• Time: dato, start og slut. Et møde over flere dage kan have et tjek-ind for hver dag (Recurring check-ins?). På skranken er hver dag så et møde for sig, og Check all in tjekker kun den dags gæster ind. Et møde kan ikke starte i fortiden.
• Attendees: under Guests hver gæsts e-mail, navn, telefon og firma. BmyGuest foreslår gæster, den allerede kender, mens du skriver. Er listen lang, så upload en fil, for eksempel en CSV-fil: gæsterne bliver sat på listen med det samme, hvor du tjekker og retter dem som alle andre, og Undo på linjen under upload-feltet tager dem ud igen. På en computer er panelet bredt, og hver gæst står på én linje; noteknappen på linjen åbner gæstens note. Online meeting markerer alle som online: ingen er ventet i receptionen.
• Colleagues er værter i BmyGuest, der deltager i mødet uden at tjekke ind i receptionen. Skriver du en kollegas adresse på en gæstelinje, spørger BmyGuest: Add as colleague, eller Register as guest, når kollegaen skal have et gæstekort eller en dørnøgle, for eksempel fordi vedkommende kommer fra en anden lokation.

Tryk på Create meeting. Gæsterne er forhåndsregistreret, ikke tjekket ind. Lukker du panelet, før du har gemt, med et klik ved siden af det, Esc, krydset eller Cancel, spørger BmyGuest først: Keep editing eller Discard changes. Vil du ændre et møde, så brug blyanten i mødets overskrift (Edit meeting); Add a guest to the meeting tilføjer en gæst mere uden at røre ved resten. På en computer viser et møde, du har åbnet med blyanten, Meeting details, Time og Settings foldet sammen til én linje hver øverst, med deltagerne nedenunder; på en telefon kommer deltagerne først. Copy meeting nederst i et møde, du har åbnet med blyanten, starter et nyt møde med samme emne, vært, lokation, gæster og kolleger, i dag på samme tidspunkt: vælg datoen, og tryk på Create meeting. På et møde over flere dage (Recurring check-ins?) gælder det, du ændrer med blyanten, alle dagene. Vil du kun ændre én dag, så vælg den under Meeting series øverst, og tryk på Edit this day only: dagen bliver et møde for sig med den dags gæster, og alt i det kan derefter ændres for netop den dag. Åbner du mødet fra skranken, er dagen på skærmen valgt. Senere ændringer af serien når ikke dagen, og sletter du serien, slettes dagen også, hvis den ikke er begyndt. Et møde, der er hentet ind fra et mødelokales kalender, kan få tilføjet gæster, men dato, tidspunkt og emne følger kalenderen og kan kun ændres dér. Du kan give mødet en anden vært: BmyGuest spørger først Are you sure?, og en senere synkronisering beholder den vært, du har valgt. Den nye vært får ikke besked, og gæster, der allerede er tjekket ind, beholder deres vært.

Besøgsvilkår

Hvor din lokation beder gæster om at acceptere besøgsvilkår, har en gæst, der ikke har accepteret dem, et Terms missing-mærke. Klik på det:

• Mark as accepted: når gæsten har accepteret vilkårene på en anden måde, for eksempel på papir ved skranken.
• Send link: gæsten får en e-mail med et link, så gæsten kan læse og acceptere vilkårene på sin telefon. Linket virker for en gæst, der er tjekket ind i dag.

Gæster, der selv tjekker ind ved indgangen eller på en tablet, accepterer vilkårene som en del af tjek-ind, og mærket skifter til Approved.

Et tjek-ind-link på sms

En gæst, der ikke kan scanne QR-koden eller venter udenfor, kan få tjek-ind-linket på sms: tryk på taleboblen i værktøjslinjen (eller på et møde eller en gæst), tjek telefonnummeret, og tryk på Send. På et selvbetjeningsabonnement sender BmyGuest ingen tjek-ind-links på sms, så taleboblen er der ikke.

Gæstekort

Hvor din lokation har en printer til gæstekort, bliver der printet et gæstekort, når en gæst tjekker ind, medmindre mødet eller gæstetypen siger noget andet. Du kan også selv printe dem:

• Printerikonet i værktøjslinjen: Print missing pre-registrations for dagens ventede gæster uden gæstekort, eller Print all pre-registrations. Prikken på ikonet viser, om printeren er forbundet.
• Printerknappen på et møde printer gæstekortene til det møde; mærket eller feltet Badge på en gæst printer gæstens eget, også igen, hvis det er nødvendigt.
• Et mødes oplysninger (i-knappen i mødets overskrift) og Edit meeting begynder med Name tags: hvor mange af mødets gæstekort for dagen der ikke er printet endnu, med Print missing for this meeting og Print all for this meeting. I Table kommer du dertil ved at klikke på mødets navn eller på Edit meeting i gæstens åbnede række.
• 10 to print ved et afsnits navn tæller de gæster i afsnittet, der ikke har et gæstekort.

Er printeren ikke forbundet, så tjek, at den er tændt og har etiketter i, og spørg din administrator. Administratorvejledningen har en tjekliste.

Også i receptionen

Andre visninger af dagen

Tabel

Knappen Table øverst viser dagens gæster i én tabel, som den gamle receptionsliste gjorde. Felterne er også den gamle listes: Live (gæster i huset og gæster, der er ventet inden for en halv time før eller efter nu), All, som tabellen åbner med, Pre-registered, Checked in og Checked out. Klik på en kolonneoverskrift for at sortere, og vælg, hvor mange gæster en side viser. Hver række har gæstens knap Check in eller Check out og en …-menu med resten. Vil du tjekke flere gæster ind eller ud på én gang, så sæt flueben i feltet forrest i deres rækker (feltet i overskriften sætter flueben ved alle de viste gæster). En bjælke under tabellen tilbyder så Check in og Check out for de gæster, du har sat flueben ved, og BmyGuest viser dem, så du bekræfter én gang; Clear fjerner alle flueben. En gæst, der først skal igennem formularen New guest, har intet felt. Klik på en gæst eller på pilen for enden af rækken for at åbne gæstens oplysninger, og på et mødes navn eller Edit meeting i den åbnede række for at rette mødet. På en smallere skærm går intet tabt: tidspunkterne for tjek-ind og tjek-ud flytter ind under det forventede tidspunkt, mødet ind under værten, og det, der stadig ikke er plads til, står øverst i den åbnede række. Meetings skifter tilbage.

Hele dagen

Tryk på All for også at se de gæster, der er gået, under Checked out, og på Show for at folde No-shows ud.

Dagens overblik

Den runde knap nederst til højre åbner et resumé af lokationens dag: hvor mange gæster der er ventet, er kommet og er på stedet, forsendelser, der venter, og overskredne lån, ankomster time for time, hvad der kræver opmærksomhed, og de seneste tjek-ind og tjek-ud. Tallet på knappen tæller det, der kræver opmærksomhed.

Søg i det hele

Søgefeltet øverst på hver side finder gæster, værter, møder, besøg, forsendelser og lån på tværs af dine lokationer. Ctrl+K fører dig derhen. Tryk på Enter eller Show all for at se alle resultaterne.

Annullering af en registrering

En gæst, der ikke kommer, kan annulleres i stedet for at blive slettet, så registreringen bliver gemt: åbn …-menuen på gæstens linje, og vælg Cancel registration. Gæsten kan ikke længere tjekke ind med den, gæstens dørnøgle til besøget bliver inddraget, og ingen får besked. En annulleret gæst bliver stående på sit møde, overstreget, når du åbner mødet. Et annulleret besøg uden møde, eller et møde, hvor alle gæster er annulleret, kommer i afsnittet Cancelled nederst, foldet sammen. Undo cancellation henter registreringen tilbage, men ikke dørnøglen. Administratorer kan altid annullere; receptionister kan, hvor de har lov til at ændre lokationens indstillinger.

Evakuering af bygningen

Hvor din lokation bruger det, står Evacuation med rødt nederst i menuen. Den sender alle gæster og værter på lokationen en besked om at forlade bygningen og giver dig listen over de gæster, der ikke har tjekket ud.

1. Tryk på Evacuation og derefter på Yes, evacuate. Beskederne bliver sendt med det samme, på e-mail og sms, sådan som din lokation har sat det op.
2. Evakueringslisten viser alle gæster, der er tjekket ind i dag og ikke har tjekket ud, med deres vært og telefonnummer. Print den med Print, som giver et ark med en boks til at krydse hver gæst af, eller hold den åben på en telefon eller tablet, og find en gæst med søgefeltet.
3. Efterhånden som gæsterne er fundet, trykker du på Mark as safe: det tjekker dem ud. Listen opdaterer sig selv.
4. Når alle er ude, så tryk på All clear. En evakuering slutter af sig selv efter to timer.

Andre sider, receptionen bruger

Live monitor

En skærm, der holder sig selv opdateret: hvem der er i huset, og hvem der er ventet, til at begynde med inden for en halv time før eller efter nu. Expected within bestemmer, hvor langt frem den kigger, op til Rest of the day, og Keep late guests for, hvor længe en forsinket gæst bliver stående, op til All day. Linjerne har knapperne Check in og Check out. Copy link giver dig en adresse, du kan åbne på en vægskærm, med de samme filtre og tider, og Full screen skjuler alt andet. Filtrér efter lokation eller gæstetype.

Besøgshistorikken

Urikonet i skrankens værktøjslinje åbner besøgshistorikken: alle besøg på lokationen i en periode, du vælger, med søgning og et diagram over de travleste tidspunkter. Export henter perioden som en CSV-fil til Excel. Besøg, der er ældre end det tidsrum, jeres virksomhed gemmer oplysninger i, vises som Anonymized.

Digitale dørnøgler

Hvor din lokation åbner døre med BmyGuest, viser Digital door keys alle udstedte nøgler og dem, der starter senere. New digital door key giver en nøgle til en, der ikke er gæst, for eksempel en håndværker eller en kollega, for en periode og med et adgangsniveau, du vælger. Gæster får deres nøgler fra deres vært, fra mødet eller fra dig på deres linje.

Mailroom, Lend & Lease og parkering

Forsendelser og udlån har deres egne skranker og vejledninger: Mailroom og Lend & Lease. Hvor din lokation registrerer gæsters biler, åbner du gæsten og bruger feltet Parking til at se, om bilen er registreret, og til at skrive dens nummerplade: Save plate, Register parking eller begge dele. Mens du skriver en nummerplade, foreslår BmyGuest nummerplader, der er registreret på lokationen før, med det navn og mobilnummer, der sidst blev brugt. Parking i menuen viser alle biler, der er registreret en given dag, og New parking dér registrerer en bil til en, der ikke er gæst, for eksempel en medarbejder.

Hjælp

Fejlfinding

Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.