Hvor skal du starte? Hver dag Tjek en gæst ind Registrér en spontan gæst Forhåndsregistrér gæster Tjek en gæst ud Når en gæst har brug for dig Vilkårene mangler Send tjek-ind-linket Print et gæstekort Annullér en registrering Bevar overblikket Forstå skranken Dagen samlet på ét sted En skærm til væggen Evakuér bygningen Overblik På ét minut I receptionen ser du, hvem der er ventet i dag, hvem der er i huset, og hvem der er gået. Du tjekker gæster ind og ud, registrerer dem, der bare dukker op, og sørger for, at værterne ved, at deres gæster er kommet. De fleste gæster tjekker selv ind med QR-koden ved indgangen eller på en tablet, og deres vært får besked med det samme. Receptionsskranken viser det hele, mens det sker: du træder til, når en gæst har brug for hjælp, ikke er forhåndsregistreret eller har noget, der skal ordnes, for eksempel besøgsvilkår, en dørnøgle eller noget, gæsten har lånt. I menuenHvad det bruges tilVisitorsReceptionsskranken: dagens gæster, samlet efter møde.MeetingsLokationens møder, i dag og de kommende.HostsDe personer, gæsterne kommer for at møde: tilføj eller ret dem.Digital door keysHvor din lokation åbner døre med BmyGuest: alle nøgler, der er udstedt, og nye.Live monitorEn skærm med, hvem der er ventet, og hvem der er i huset, til en vægskærm eller en ekstra skærm.Lend & Lease, MailroomHvor din lokation bruger dem: ting, der er lånt ud til gæster og kolleger, og forsendelser. Hver har sin egen vejledning: Lend & Lease og Mailroom.EvacuationRød, nederst i menuen, hvor din lokation bruger den. Se Evakuering af bygningen. Nora Vangs menu hos Northgate Copenhagen. Vejledningen følger Nora Vang, receptionist på kontoret i København hos den opdigtede virksomhed Northgate Group, en travl eftermiddag. Skranken Receptionsskranken Åbn Visitors. Øverst står lokationens logo, et Live-mærke og uret (begge kun i dag), lokationen (hvis du arbejder på mere end én), dagen og to kontakter, der ændrer, hvordan skranken ser ud. Toppen af skranken: felter, værktøjslinje, dagens ankomster og de gæster, der kommer nu. Felterne Live: alle, der betyder noget lige nu: på vej, i huset, senere i dag og forsinkede. Det er her, skranken åbner. Expected: forhåndsregistrerede gæster, der ikke er kommet endnu. Checked in: gæster, der er i huset. All: hele dagen, også gæster, der er gået. Værktøjslinjen New guest registrerer og tjekker en person ind, der lige er dukket op. New meeting registrerer gæster til senere. New loan låner noget ud, hvor din lokation bruger Lend & Lease. Search finder en gæst på navn, firma, e-mail, telefon, nummerplade eller vært og et møde på titel eller lokale. Den finder også gæster, som det felt, du har valgt, skjuler. Expand all åbner alle gæsters oplysninger. Ikonerne til højre: tidslinjen over ankomster (vis eller skjul), send et tjek-ind-link på sms, besøgshistorikken, de digitale dørnøgler og printeren til gæstekort (se Gæstekort). Tidslinjen viser dagen i søjler: grå for gæster, der er gået, grøn for gæster i huset, rød for forsinkede, ravgul for dem, der snart skal komme, og blå for ventede. Klik på en søjle for at springe til dens gæster. Afsnittene AfsnitHvem der er i detArriving nowGæster, der skal komme inden for den næste time, eller som er op til 45 minutter forsinkede.Checked inGæster, der er i huset nu. Oldest first eller Newest first, som du vælger.Later todayGæster, der skal komme efter den næste time.No-showsMere end 45 minutter forsinkede og ikke tjekket ind. Foldet sammen: tryk på Show.Checked outBesøg, der er afsluttet i dag (under All).CancelledRegistreringer, der er annulleret i dag, hvis der er nogen. Gæsterne flytter selv mellem afsnittene, efterhånden som tiden går, og når de tjekker ind og ud. Du behøver ikke genindlæse siden: når en gæst tjekker ind ved indgangen, viser skranken det inden for få sekunder med en kort besked. Mistes forbindelsen, siger Live-mærket det, og skranken indhenter det, når forbindelsen er tilbage. Vil du se en anden dag, så tryk på datoen. En anden dag er kun til at kigge på: der kan ikke tjekkes gæster ind eller ud, men gæstekort kan stadig printes. Møder og gæster Gæster til det samme møde vises samlet under mødet: mødets tidspunkt, titel og lokale samt værten. Gæster uden et møde, for eksempel spontane gæster, har deres egen linje. Et møde, der er startet med to af fire gæster: de forsinkede først og, når du klikker på overskriften, de to, der allerede er i huset. Farver: ravgul, når et møde starter inden for 15 minutter, rød, når det er startet, og der stadig mangler gæster. 2 missing under tidspunktet siger, hvor mange. 2 of 4 tæller de gæster, der er kommet. Klik på mødets overskrift for at se alle på mødet, også de gæster, der står i et andet afsnit. Knapperne til højre: ret mødet (blyanten), mødets oplysninger (i-knappen: vært, forplejning, lokale og noter), send et tjek-ind-link på sms, print gæstekort og Check all in eller Check all out. Pilen ved siden af Check all in tjekker én gæst ind ad gangen. Add a guest to the meeting nederst tilføjer en person til mødet. Hver gæstelinje viser, hvor gæsten er: »In 10 min«, »Late 21 min«, »No-show«, »Inside 20 min« eller »Visit 1 h 15 min«, med tidspunkterne for tjek-ind og tjek-ud til højre. Klik på en gæst for at åbne gæstens oplysninger: foto, e-mail, telefon, vCard, Edit og en række felter for alt det, gæsten har eller kan få. Eva Lindqvist åbnet: hendes kontaktoplysninger og felterne for dørnøgle, lån, vilkår, forplejning, gæstekort og note. Enkel visning og Details Kontakten øverst til højre på skranken bestemmer, hvor meget en gæstelinje viser. Slået fra (enkel visning) viser en linje kun det, der kræver dig, som ord: »Terms missing«, »1 overdue«, »Note«. Slået til (Details) vises hvert mærke som et ikon, mødets titel og lokale står i overskriften, og hver linje har en Edit-knap. Skranken husker dit valg. De samme gæster i enkel visning (til venstre) og med Details slået til (til højre). Mærke på linjenHvad det betyder, og hvad et klik gørTermsGæsten har, eller har ikke, accepteret lokationens besøgsvilkår. Åbner vilkårspanelet.LoanDet, gæsten har lånt, i rødt, når noget er overskredet. Låner noget nyt ud.Door keyOm der er udstedt en digital dørnøgle eller ej. Åbner dørnøglepanelet.ParkingGæstens bil er registreret, eller registreringen mislykkedes. Åbner panelet med nummerpladen.CateringForplejning, der er bestilt til mødet.BadgeOm gæstekortet er printet. Et klik printer det (igen).NoteEn note til receptionen og værten; gæsten ser den aldrig. Åbner noten.Needs confirmationEt svar, gæsten gav ved tjek-ind, skal kontrolleres, for eksempel legitimation. Åbn gæsten. Sådan gør du Tjek gæster ind og ud Sådan tjekker du en gæst ind Tryk på den grønne knap Check in på en gæsts linje. BmyGuest viser, hvem der bliver tjekket ind, og advarer, når besøgsvilkårene mangler. Tryk på Check in for at bekræfte. Værten får besked på de kanaler, din lokation bruger, og gæstekortet bliver printet, hvor din lokation har en printer til gæstekort. Én gæst, hvis besøgsvilkår mangler, og et helt møde. Check all in på et møde tjekker alle de gæster på mødet ind, som ikke er kommet. Når vilkårene mangler, står der Approve and check in på knappen: du bekræfter, at gæsten har læst og accepteret dem. Vil du registrere accepten på gæsten, så brug Mark as accepted i vilkårspanelet; se Besøgsvilkår. En gæst uden navn, eller på en lokation, der stiller ekstra spørgsmål ved tjek-ind, åbner i stedet formularen New guest, så du kan udfylde det, der mangler. Sådan tjekker du en gæst ud Tryk på Check out på gæstens linje eller på Check all out på mødet. Har gæsten lånt noget, bliver det vist: sæt flueben ved det, gæsten har afleveret. Gæsten bliver tjekket ud under alle omstændigheder; ting, du ikke sætter flueben ved, forbliver udlånt. Kasper tjekker ud, mens han stadig har et adgangskort til gæster lånt. Ingen automatisk tjek-ud Gæster bliver ikke tjekket ud af sig selv, når dagen er omme. Tjek dem ud, der stadig er i huset, når de går, så skranken og en evakueringsliste viser, hvem der faktisk er i bygningen. En gæst, der bare dukker op Tryk på New guest, udfyld gæstens oplysninger, vælg værten, og tryk på Check-in. Gæsten bliver registreret og tjekket ind med det samme, og værten får besked. En spontan gæst: navn, telefon, firma og vært. Der kan også gives en dørnøgle. E-mail address er valgfri, men værd at spørge om: så genkender BmyGuest gæsten næste gang, udfylder det, den ved, og finder gæstens forhåndsregistrering. Viser det sig, at gæsten er ventet inden for de næste tre timer, bliver det forhåndsregistrerede besøg tjekket ind i stedet for et nyt. Full name: for- og efternavn, medmindre din lokation kun beder om ét navn. Door key: hvor din lokation bruger dem, en digital dørnøgle til besøget. Hvor din lokation bruger gæstetyper, så vælg typen først: den kan bestemme værten og tilføje spørgsmål. En spontan gæsts linje har Put on a meeting (kalenderikonet): flyt gæsten over på et af dagens møder, hvis vært så får besked, eller start et nyt møde med gæsten. Registrér et møde Når gæster er registreret på forhånd, går deres ankomst hurtigere: de står på skranken, deres vært er sat, og de kan selv tjekke ind. Tryk på New meeting: Meeting details: emne, vært, lokation og lokale. Hvor din lokation bruger dem: en digital dørnøgle til hver gæst, forplejning og en Label print text, der bliver printet på gæstekortene i stedet for værtens navn. En Internal note er kun til receptionen. Time: dato, start og slut. Et møde over flere dage kan have et tjek-ind for hver dag (Recurring check-ins?). Et møde kan ikke starte i fortiden. Attendees: hver gæsts e-mail, navn, telefon og firma. BmyGuest foreslår gæster, den allerede kender, mens du skriver. Er listen lang, så upload en CSV-fil. Online meeting markerer alle som online: ingen er ventet i receptionen. New meeting: oplysningerne og tidspunktet og derefter deltagerne, med en kendt gæst foreslået. Tryk på Create meeting. Gæsterne er forhåndsregistreret, ikke tjekket ind. Vil du ændre et møde, så brug blyanten i mødets overskrift; Add a guest to the meeting tilføjer en gæst mere uden at røre ved resten. Et møde, der er hentet ind fra et mødelokales kalender, kan få tilføjet gæster, men tidspunkt og emne følger kalenderen. Besøgsvilkår Hvor din lokation beder gæster om at acceptere besøgsvilkår, har en gæst, der ikke har accepteret dem, et Terms missing-mærke. Klik på det: Mark as accepted: når gæsten har accepteret vilkårene på en anden måde, for eksempel på papir ved skranken. Send link: gæsten får en e-mail med et link, så gæsten kan læse og acceptere vilkårene på sin telefon. Linket virker for en gæst, der er tjekket ind i dag. Vilkårspanelet for Eva Lindqvist. Gæster, der selv tjekker ind ved indgangen eller på en tablet, accepterer vilkårene som en del af tjek-ind, og mærket skifter til Approved. Et tjek-ind-link på sms En gæst, der ikke kan scanne QR-koden eller venter udenfor, kan få tjek-ind-linket på sms: tryk på taleboblen i værktøjslinjen (eller på et møde eller en gæst), tjek telefonnummeret, og tryk på Send. Tjek-ind-linket sendes til en gæsts telefon. Gæstekort Hvor din lokation har en printer til gæstekort, bliver der printet et gæstekort, når en gæst tjekker ind, medmindre mødet eller gæstetypen siger noget andet. Du kan også selv printe dem: Printerikonet i værktøjslinjen: Print missing pre-registrations for dagens ventede gæster uden gæstekort, eller Print all pre-registrations. Prikken på ikonet viser, om printeren er forbundet. Printerknappen på et møde printer gæstekortene til det møde; mærket eller feltet Badge på en gæst printer gæstens eget, også igen, hvis det er nødvendigt. 10 to print ved et afsnits navn tæller de gæster i afsnittet, der ikke har et gæstekort. Er printeren ikke forbundet, så tjek, at den er tændt og har etiketter i, og spørg din administrator. Administratorvejledningen har en tjekliste. Også i receptionen Andre visninger af dagen Tabel Knappen Table øverst viser alle dagens gæster i én tabel, der kan sorteres efter enhver kolonne, med de samme handlinger på hver række. Meetings skifter tilbage. Dagen som tabel. Hele dagen Tryk på All for også at se de gæster, der er gået, under Checked out, og på Show for at folde No-shows ud. No-shows foldet ud og de besøg, der er afsluttet i dag. Dagens overblik Den runde knap nederst til højre åbner et resumé af lokationens dag: hvor mange gæster der er ventet, er kommet og er på stedet, forsendelser, der venter, og overskredne lån, ankomster time for time, hvad der kræver opmærksomhed, og de seneste tjek-ind og tjek-ud. Tallet på knappen tæller det, der kræver opmærksomhed. Dagen i dag hos Northgate Copenhagen. Søg i det hele Søgefeltet øverst på hver side finder gæster, værter, møder, besøg, forsendelser og lån på tværs af dine lokationer. Ctrl+K fører dig derhen. Tryk på Enter eller Show all for at se alle resultaterne. Søgning efter et firma. Annullering af en registrering En gæst, der ikke kommer, kan annulleres i stedet for at blive slettet, så registreringen bliver gemt: åbn …-menuen på gæstens linje, og vælg Cancel registration. Den flytter til gruppen Cancelled, hvor Undo cancellation henter den tilbage. Administratorer kan altid annullere; receptionister kan, hvor de har lov til at ændre lokationens indstillinger. Evakuering af bygningen Hvor din lokation bruger det, står Evacuation med rødt nederst i menuen. Den sender alle gæster og værter på lokationen en besked om at forlade bygningen og giver dig listen over de gæster, der ikke har tjekket ud. Før en evakuering starter, bliver du bedt om at bekræfte. Tryk på Evacuation og derefter på Yes, evacuate. Beskederne bliver sendt med det samme, på e-mail og sms, sådan som din lokation har sat det op. Evakueringslisten viser alle gæster, der er tjekket ind i dag og ikke har tjekket ud, med deres vært og telefonnummer. Print den, eller hold den åben på en telefon eller tablet. Efterhånden som gæsterne er fundet, trykker du på Mark as safe: det tjekker dem ud. Listen opdaterer sig selv. Når alle er ude, så tryk på All clear. En evakuering slutter af sig selv efter to timer. Kun i en nødsituation Yes, evacuate giver alle på lokationen besked med det samme og kan ikke trækkes tilbage. Listen passer kun, hvis gæsterne bliver tjekket ud, og det er endnu en grund til at tjekke dem ud, når de går. Andre sider, receptionen bruger Live monitor En skærm, der holder sig selv opdateret: hvem der er ventet inden for en halv time før eller efter nu, og hvem der er i huset, med knapperne Check in og Check out. Copy link giver dig en adresse, du kan åbne på en vægskærm, og Full screen skjuler alt andet. Filtrér efter lokation eller gæstetype. Live monitor hos Northgate Copenhagen. Besøgshistorikken Urikonet i skrankens værktøjslinje åbner besøgshistorikken: alle besøg på lokationen i en periode, du vælger, med søgning og et diagram over de travleste tidspunkter. Export henter perioden som en CSV-fil til Excel. Besøg, der er ældre end det tidsrum, jeres virksomhed gemmer oplysninger i, vises som Anonymized. Besøgshistorikken for den seneste måned. Digitale dørnøgler Hvor din lokation åbner døre med BmyGuest, viser Digital door keys alle udstedte nøgler og dem, der starter senere. New digital door key giver en nøgle til en, der ikke er gæst, for eksempel en håndværker eller en kollega, for en periode og med et adgangsniveau, du vælger. Gæster får deres nøgler fra deres vært, fra mødet eller fra dig på deres linje. De dørnøgler, der er udstedt hos Northgate Copenhagen i dag. Mailroom, Lend & Lease og parkering Forsendelser og udlån har deres egne skranker og vejledninger: Mailroom og Lend & Lease. Hvor din lokation registrerer gæsters biler, registrerer parkeringsmærket på en gæsts linje gæstens nummerplade, og Parking i menuen viser alle biler, der er registreret den dag. Hjælp Fejlfinding En gæst har tjekket ind ved indgangen, men står ikke på skranken. Se på Live-mærket øverst: står der ikke Live, så genindlæs siden. Tjek også, at du kigger på den rigtige lokation og på i dag. Værten siger, at vedkommende ikke har fået besked. Tjek værtens mobilnummer og e-mail under Hosts. Hvordan værter får besked, bliver sat op pr. lokation af jeres administrator. En vært kan også have sat en anden til at få sine beskeder. En gæst står ikke på listen. Søg efter gæsten: det felt, du har valgt, kan skjule vedkommende. Er gæsten ikke registreret, så brug New guest. Er gæsten registreret på en anden lokation, står vedkommende på den lokations skranke. Jeg kan ikke tjekke en gæst ind. Tjek-ind virker kun i dag. En annulleret registrering skal først gendannes med Undo cancellation. Gæstekortet blev ikke printet. Se på prikken på printerikonet. Er printeren ikke forbundet, så tjek, at den er tændt og har etiketter i, og print derefter gæstekortet igen fra gæstens linje. En gæst fra i går blev aldrig tjekket ud. Skranken viser én dag ad gangen, så gæsten står ikke på dagens liste og tælles hverken med som i huset i dag eller på en evakueringsliste. Besøget vises uden tidspunkt for tjek-ud i besøgshistorikken. Jeg kan ikke se Evacuation, Door keys eller Lend & Lease. De findes kun, hvor din lokation bruger dem. Nye menupunkter vises, når du har logget ind igen. Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.