Hvor skal du starte? Et nyt kontor Opret en lokation Gå opsætningsguiden igennem Print QR-plakaten Fortæl det til jeres medarbejdere Personer Tilføj en vært Importér en liste med værter Vælg receptionister Vælg administratorer Microsoft 365 Værter fra jeres brugerkatalog Gæster fra Outlook-invitationer Beskeder i Microsoft Teams Log ind med Microsoft Overblik På ét minut Som administrator bestemmer du, hvordan BmyGuest virker i jeres virksomhed: hvilke lokationer I har, og hvordan gæsterne tjekker ind på hver af dem, hvem jeres værter er, hvem der passer receptionen, og hvad BmyGuest er forbundet med. Alt, hvad en administrator sætter op, ligger i menuen under Reception, i gruppen Company settings nederst. Værterne, de personer, jeres gæster kommer for at møde, har deres egen side i samme menu. I menuenHvad det bruges tilCompany settings, LocationsJeres kontorer. For hvert af dem: tjek-ind og QR-koden, hvad gæster og værter får tilsendt, receptionsskranken og lokationens tilkøbsmoduler. En ny lokation starter med en opsætningsguide.Company settings, Company profileVirksomheden som helhed: navn, logo og kontaktperson, hvem administratorerne er, hvad nye værter starter med, API-nøgler og tilkøbsmodulerne for hele virksomheden, blandt dem Microsoft Entra ID og Microsoft Teams.HostsAlle, der kan tage imod gæster: tilføj dem én ad gangen, importér en liste, eller lad Microsoft Entra ID holde listen opdateret.VisitorsReceptionsskranken. Som administrator kan du bruge den på alle lokationer; receptionsguiden forklarer den. Menuen med Company settings foldet ud. Knappen øverst til venstre folder menuen sammen til ikoner. Hvem kan hvad Alle roller i BmyGuest bliver givet til en, der allerede er vært i jeres virksomhed, så tilføj først personen som vært. RolleHvor den givesHvad de kanVærtSiden Hosts, en filimport eller Microsoft Entra IDInvitere gæster og tage imod dem. Værtsguiden forklarer det.ReceptionistEn lokations indstillinger (General) eller opsætningsguidenArbejde ved receptionsskranken på den lokation og administrere værter. Med Receptionists can edit location slået til kan de også ændre lokationens indstillinger.AdministratorCompany profile, AdministratorsAlt i denne vejledning, på alle virksomhedens lokationer.BmyGuests supportPå forespørgselHvilke tilkøbsmoduler jeres virksomhed kan bruge, single sign-on, badgeprintere og layout af labels, og hvor længe gæstedata bliver gemt. Nye menuer efter et nyt login En, du lige har gjort til administrator eller receptionist, ser sin nye menu, næste gang vedkommende logger ind. Selve den nye rolle virker med det samme. Lokationer Sådan sætter du en lokation op Company settings, Locations viser alle kontorer med deres adresse, receptionister, tilkøbsmoduler og gæstevilkår. Åbn et kontor for at ændre dets indstillinger, eller tryk på Setup guide for at gå det vigtigste igennem trin for trin. Northgates tre lokationer. Northgate Aarhus er ved at blive sat op. Vil du tilføje et kontor, så tryk på Create location, og giv det et navn. Create and set it up step by step åbner opsætningsguiden; Create and open settings går direkte til indstillingssiden. Alt andet bliver udfyldt bagefter. En ny lokation: et navn er alt, der skal til for at komme i gang. Opsætningsguiden Opsætningsguiden fører en lokation fra ingenting til den første gæst i ni korte trin. Hvert trin forklarer idéen bag og spørger kun om det, der betyder noget. Du kan forlade guiden når som helst med Skip for now, og alt kan ændres senere på indstillingssiden. Forlader du et trin med ændringer, der ikke er gemt, bliver de gemt for dig, og listen til venstre sætter flueben ved det, der er klaret. Receptionsskranken tilbyder også opsætningsguiden (Get this location ready for visitors) på en lokation, hvor ingen har tjekket ind endnu. Trin 1, How it works: hvordan et besøg forløber, og hvad guiden sætter op. TrinHvad du gør2. BasicsLokationens adresse, tidszone og land for telefonnumre, dens logo og et baggrundsbillede til tjek-ind-siden. En telefon ved siden af viser tjek-ind-siden, efterhånden som du udfylder.3. HostsTilføj de personer, gæsterne kommer for at møde: én ad gangen, fra en fil eller fra Microsoft Entra ID. Se Værter.4. Tell the hostHvordan en vært får besked om, at gæsten er kommet: e-mail, sms, Microsoft Teams. Værter uden mobilnummer bliver vist, fordi de ikke får nogen sms.5. ReceptionHvem der arbejder ved receptionsskranken, og hvilke e-maildomæner der ikke er gæster (jeres egne), så kolleger på en kalenderinvitation ikke bliver registreret som gæster.6. Check-inHvad gæsterne bliver spurgt om: om firmanavnet er valgfrit, et foto, beskeden efter tjek-ind og vilkår, der skal accepteres. Besøgstyper og en iPad ved indgangen slås også til herfra.7. Make it yoursFarver og logo på tjek-ind-siderne, med en forhåndsvisning, der opdateres, mens du arbejder.8. Inviting guestsHvordan værter registrerer deres gæster, og de påmindelser, BmyGuest sender dem på e-mail.9. Try itTjek en testgæst ind med din telefon, og hent plakaten med QR-koden til indgangen. Trin 2, Basics, med tjek-ind-siden på en telefon ved siden af indstillingerne. Trin 4, Tell the host: e-mail og sms er slået til, og én vært har intet mobilnummer. Trin 5, Reception: Sara Lund passer skranken. Det foreslåede domæne er virksomhedens eget. Trin 6, Check-in: spørgsmål, beskeden efter tjek-ind, gæstevilkår og tilkøbsmoduler til mere. Trin 7, Make it yours: et udgangspunkt, to brandfarver, logoet og et foto. Trin 9, Try it: guiden venter på dit test-tjek-ind og siger til, når det er lykkedes. Når du tester tjek-ind Tjek ind med din telefon eller i et privat browservindue og med en e-mailadresse, der ikke er din egen: er du logget ind, tjekker BmyGuest dig ind som dig selv. Vælg en vært, du kan spørge, om vedkommende fik besked. En lokations indstillinger Alt om én lokation står på dens indstillingsside: Company settings, Locations og så lokationen. Find a setting finder en indstilling på dens navn eller hjælpetekst. Hvert afsnit bliver gemt for sig med Save changes, og knappen viser det, når der er ændringer, der ikke er gemt. Indstillingssiden for Northgate Copenhagen med afsnittene til venstre. AfsnitHvad det indeholderGeneralNavn, adresse, tidszone og land for telefonnumre; logoerne; hvem der passer receptionen.Check-in experienceQR-koden og plakaten, hvad gæsterne bliver spurgt om, gæstevilkårene og beskederne efter tjek-ind og tjek-ud.Check-in designFarver, skrifttyper, former og billeder på tjek-ind-siderne, med en forhåndsvisning.Visitor emailsDe påmindelser, gæsterne får, en velkomstmail, en bekræftelse på tjek-ind og en landingsside.Host notificationsHvordan værter får besked om deres gæster, og påmindelser om at tjekke dem ud.ReceptionGæstelisten, badgeprinteren, og hvilke e-maildomæner kalenderimporten udelader.Add-onsDet, lokationen bruger ud over det grundlæggende. Generelt: logoer og receptionister Company logo bliver vist på tjek-ind-siderne og ved receptionsskranken. Company logo (Light) er en udgave til mørke baggrunde. Badge print logo er en sort-hvid udgave til gæstekort: labelprintere printer i én farve. Receptionists bliver valgt blandt jeres værter. Receptionists can edit location lader dem også ændre lokationens indstillinger. Logoerne og receptionisterne hos Northgate Copenhagen. Oplevelsen ved tjek-ind QR code er den kode, gæsterne scanner ved indgangen. Download poster and QR code giver dig en A4-plakat med jeres logo, klar til print, og koden for sig. Open check-in page viser den side, jeres gæster ser. Vil I have en tablet ved indgangen, så slå tilkøbsmodulet Kiosk mode til. BmyGuest kan også levere et trykt skilt i træ, metal eller akryl: spørg på [email protected]. Lokationens QR-kode, tjek-ind-linket og plakaten. Længere nede bestemmer du, hvad gæsterne bliver spurgt om: Enable simple check-in: gæsterne vælger ingen vært, og ingen vært får besked. Til en bygning, hvor folk bare skriver sig ind. Optional company name, Ask for visitor photo og Allow skip visitor photo. Enable marketing consent: et afkrydsningsfelt med jeres egen tekst til gæster, der gerne vil høre fra jer. Custom check-in message og Custom check-out message: vises, når en gæst har tjekket ind eller ud, for eksempel hvor gæsten skal vente, koden til wi-fi, eller hvor gæstekortet skal afleveres. Show a pop-up after check-in tilføjer en besked, som gæsten skal lukke. Gæstevilkår Sikkerhedsregler, en fortrolighedsaftale eller husregler, som gæsterne accepterer, før de tjekker ind. Tryk på New term, giv vilkåret en titel, vælg, hvor ofte det skal accepteres, og skriv teksten. Preview as visitor viser det, sådan som en gæst vil læse det. Northgate Copenhagen beder om accept af husreglerne én gang om året. How often must visitors accept it? Ved hvert tjek-ind, én gang om ugen, måneden, halvåret eller året eller med et antal dages mellemrum, som du selv vælger. Ask visitors to accept this before they arrive: en forhåndsregistreret gæst får et link til vilkårene på e-mail før besøget, så tjek-ind går hurtigere. Med tilkøbsmodulet Scrive kan et vilkår i stedet underskrives elektronisk. En video fra YouTube, Vimeo, SharePoint eller Microsoft Stream kan indlejres i teksten. Et vilkår: titel, hvor ofte og teksten. Når du ændrer et vilkår Retter du i et vilkår, bliver der lavet en ny version af det, og alle gæster accepterer den nye version ved deres næste tjek-ind. Ret små fejl med det samme, før mange gæster har accepteret. Accept history viser, hvem der accepterede hvilket vilkår og hvornår, for en periode, du vælger. Accepterede gæstevilkår hos Northgate Copenhagen den seneste måned. Design af tjek-ind-siderne Tjek-ind-siderne bruger BmyGuests design i jeres farver. Start med en af stilarterne (Warm, Slate eller Mono), sæt jeres to brandfarver, og tilføj jeres logo og et baggrundsfoto. Advanced styling har resten: farver på side og kort, baggrunden, hjørner og skygger, skrifttyper og ekstra CSS. BmyGuest advarer dig, når en farve gør teksten svær at læse. Opsætningsguidens trin Make it yours har det vigtigste. E-mails til gæster Det, en gæst får tilsendt før og efter et besøg her. BmyGuest sender ikke en invitation: værterne inviterer selv deres gæster. Påmindelsen en time før går til alle forhåndsregistrerede gæster med et link, hvor de kan udfylde deres oplysninger og hurtigt tjekke ind (det, gæsten ser). Disable 1-hour reminder email slår den fra. Påmindelsen dagen før bliver sendt, når landingssiden er slået til: jeres egen side med vejvisning, parkering, og hvad gæsten skal have med, som påmindelsen linker til. Disable 24-hour reminder email for same-day meetings springer den over for møder, der er booket samme dag. Send a custom welcome email: jeres egen e-mail til en gæst efter gæstens første tjek-ind hos jer. Send check-in confirmation to visitor: en e-mail til gæsten om, at vedkommende er tjekket ind, med tidspunkt og vært. Email – company display name erstatter jeres virksomheds navn i disse e-mails, og Replace guest names in emails udelader gæsternes navne i dem. Den første del af Visitor emails: afsendernavnet og påmindelserne. Beskeder til værter When a visitor checks in, tell the host by vælger kanalerne: sms, e-mail og, hvor jeres virksomhed har sat det op, Microsoft Teams. Alle de kanaler, du sætter flueben ved, bliver brugt. Sms kræver værtens mobilnummer. Værterne hos Northgate Aarhus får besked på sms og e-mail. Mail the host when a guest is pre-registered for them: en bekræftelse til værten, med det samme eller 24 timer før mødet. Enable Check-out reminder: værten bliver mindet om at tjekke gæster ud, der stadig er tjekket ind, et antal minutter efter mødets slutning eller efter tjek-ind. Notify host when a visitor is checked out: en e-mail til værten, når gæsten går. Værterne kan selv slå den fra på deres profil. En vært, der er væk, kan lade en anden få sine beskeder: se Send notifications to under Værter. Reception Enable slim visitor list og Enable full-width visitor list ændrer, hvordan receptionsskranken viser gæsterne. Don’t require last name: receptionen kan registrere en gæst med ét navn. Enable visitor badge printer og Default printer: gæstekort bliver printet, når gæster tjekker ind. Se Badgeprinter. Ignore visitors with following domains: personer fra disse domæner bliver udeladt, når møder bliver hentet ind fra kalendere. Tilføj jeres egen virksomheds domæne, så kolleger på en invitation ikke bliver registreret som gæster. Receptionen og værterne kan stadig registrere dem i hånden. Afsnittet Reception: gæstelisten, gæstekort og kalenderimporten. Tilkøbsmoduler De tilkøbsmoduler, en lokation kan bruge, står i tre grupper: In use: slået til her. Configure åbner dets indstillinger. Ready to set up: med i jeres abonnement. Set up åbner dets indstillinger; når du gemmer dem, bliver det slået til. More add-ons: ikke med i jeres abonnement. Contact sales sender BmyGuest en e-mail. Alle tilkøbsmodulernes sider er bygget ens: indstillingerne i kort, hvert med Save and switch on (eller Save changes), og nederst Switch off this add-on, som gemmer indstillingerne til senere. Tilkøbsmoduler for hele virksomheden, for eksempel Microsoft Teams og Microsoft Entra ID, ligger i stedet på Company profile. Mailroom, Lend & Lease, Hospitality og Mødelokaler har deres egne vejledninger. Tilkøbsmoduler hos Northgate Copenhagen: fem i brug og flere, der er klar til at blive sat op. Personer Værter Værter er de personer, jeres gæster kommer for at møde. Hver vært har en primær lokation: dér, hvor værtens kalendermøder bliver registreret, og dér, hvor værten står på listen, som gæsterne vælger fra. Administratorer og receptionister kan tilføje, ændre og fjerne værter. Siden Hosts. Synkroniserede værter kommer fra Microsoft Entra ID. Filtrér på lokation eller på status: ikke bekræftet, synkroniseret, ikke synkroniseret eller skjult fra værtslisten. Åbn en værts menu for Edit host, Resend welcome email (til en, der endnu ikke har bekræftet sin konto) og Remove as host. Fjerner du en person, mister vedkommende også sine roller som administrator og receptionist, men beholder sin profil i BmyGuest. Sådan tilføjer du en vært Tryk på New host, og udfyld e-mailadresse, navn og arbejdsmobil. Under Work udfylder du stillingsbetegnelse, kontor og primær lokation. Den nye vært får et link på e-mail til at oprette sin konto, medmindre du sætter flueben ved Don’t send welcome email; du kan sende velkomstmailen senere fra værtslisten. Hide from host list holder en person ude af de lister, gæster og receptionen vælger en vært fra. En ny vært hos Northgate Aarhus. Importér en liste Til mange værter på én gang bruger du et regneark. Importen ligger i opsætningsguidens trin Hosts (Import a file): Tryk på Download the template, og åbn skabelonen i Excel. Den har de kolonner, BmyGuest læser, og en eksempelrække. Udfyld én vært pr. række. E-mailadressen identificerer en vært: en række med en adresse, I allerede har, opdaterer den vært. Gem filen som CSV, vælg filen, og tryk på Check the file. BmyGuest viser, hvad hver række vil gøre: New, Update eller Error, og hvorfor. Ret eventuelle fejl, og tryk så på Import. Send new hosts a welcome e-mail bestemmer, om de nye værter får en e-mail. En tjekket fil: to nye værter, én, der skal opdateres, og en række med en fejl. KolonneHvad der skal stå i denemailVærtens arbejds-e-mail. Påkrævet.firstname, lastnameNavnet. Påkrævet.jobtitle, physicalofficeValgfri.phone, phonecountrycodeMobilnummeret og dets landekode, for eksempel +45. Et nummer kræver en landekode.primaryLocationNavnet på lokationen, præcis som i BmyGuest. Står feltet tomt, får værten den lokation, du er ved at sætte op. Knappen Import host list på siden Hosts åbner en ældre udgave af den samme import, som læser den samme fil. Ret en vært Åbn en vært for at ændre værtens oplysninger, primære lokation og kontaktoplysninger eller for at skjule værten fra værtslisten. Send notifications to nederst angiver personer, der får beskederne om værtens gæster i stedet, hver med sin egen tidsplan, for eksempel en assistent, mens værten er på rejse. Tom Fletcher kommer fra Microsoft Entra ID, så hans navn er låst her. For en vært, der er synkroniseret fra Microsoft Entra ID, kommer felterne markeret med * fra brugerkataloget og er låst, og den næste synkronisering kan også overskrive de andre oplysninger. Ret dem i Entra ID i stedet. Sådan en vært kan heller ikke fjernes her: fjern vedkommende i brugerkataloget. Administratorer og receptionister Administratorer Company profile, Administrators: vælg virksomhedens administratorer blandt dens værter, og tryk på Save changes. En person kan kun være administrator for én virksomhed. Den administrator, hvis e-mailadresse er virksomhedens kontakt-e-mail (under General), kan ikke fjernes; skift kontaktpersonen først. En virksomhed har altid mindst én administrator. Northgate Groups administrator. Receptionister Receptionister bliver valgt pr. lokation blandt jeres værter: på lokationens indstillingsside under General eller i opsætningsguidens trin Reception. De ser receptionsskranken for deres lokationer, tjekker gæster ind og ud og kan administrere værter. Med Receptionists can edit location slået til kan de også ændre lokationens indstillinger. Assistenter En vært kan lade en anden få sine beskeder (Send notifications to) og med Allow this person to act on your behalf? også arbejde i BmyGuest som værten: den person har så Act on behalf of øverst på siden. Virksomhed og IT Virksomhedsprofilen Company settings, Company profile har indstillingerne for virksomheden som helhed, i fem afsnit. General: virksomhedens navn, adresse og momsnummer, kontaktperson og e-mail og logoet. Administrators: se ovenfor. Hosts: om nye værter starter med deres e-mail og telefonnummer skjult for gæster (hver vært kan ændre det på sin profil), og Disable host emails for imported meetings, så værterne ikke får e-mails om møder, der kommer ind fra en kalender. API keys: nøgler til BmyGuests Public API til jeres egne systemer. En nøgle bliver vist én gang, når den bliver oprettet, og giver adgang til hele virksomheden, så pas lige så godt på den som på en adgangskode. Slet en nøgle, der ikke længere bliver brugt. Add-ons: tilkøbsmodulerne for hele virksomheden i de samme tre grupper som en lokations, blandt dem Microsoft Entra ID og Microsoft Teams. Virksomhedsprofilens afsnit General. Virksomhedens tilkøbsmoduler: Microsoft Entra ID er i brug, Microsoft Teams er klar til at blive sat op. Microsoft 365 og jeres it-afdeling Dette kapitel er til den, der tager sig af Microsoft 365 i jeres virksomhed. Det handler om at holde værtslisten i takt med Microsoft Entra ID, om møder fra Outlook, om beskeder i Microsoft Teams og om single sign-on. Værter fra Microsoft Entra ID BmyGuest kan læse jeres værter fra Microsoft Entra ID (tidligere Azure AD) hver nat, så folk, der starter i virksomheden, af sig selv kommer med i BmyGuest, og folk, der stopper, forsvinder igen. BmyGuest læser jeres brugerkatalog gennem en app-registrering, som I opretter i jeres egen tenant. I Microsoft Entra admin center Opret en ny registrering under App registrations, for eksempel med navnet »BmyGuest host sync«. Tilføj Microsoft Graph-applikationstilladelsen User.Read.All under API permissions, og giv administratorsamtykke. Skal kun medlemmerne af én gruppe synkroniseres, så tilføj GroupMember.Read.All også (eller Group.Read.All, hvis du angiver gruppens navn i stedet for dens id). Opret en klienthemmelighed (client secret) under Certificates & secrets, og kopiér dens værdi (ikke dens id). Den bliver kun vist én gang. Notér, hvornår den udløber. Kopiér Application (client) ID og Directory (tenant) ID fra registreringens oversigtsside. I BmyGuest Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Entra ID (Azure AD). Kun en virksomhedsadministrator kan åbne siden. Udfyld de to id’er og hemmeligheden, og vælg: Who is imported: alle i brugerkataloget eller kun medlemmerne af én gruppe (gruppens objekt-id eller navn). Default mobile country code: bliver sat foran mobilnumre, der er gemt uden landekode i Entra ID, for eksempel +45. Set host location as: den primære lokation, alle importerede værter får. Med flere lokationer giver A group per location i stedet medlemmerne af en lokations gruppe den lokation. Hosts may pick their own location lader en vært ændre den på sin profil. Tryk på Save and connect. Værterne bliver importeret natten efter, eller med det samme med Sync now, som kører i baggrunden. Siden viser, hvornår den seneste synkronisering kørte, og hvordan den gik. App-registreringen, og hvem der bliver importeret. Importerede værter, en gruppe pr. lokation og den seneste synkronisering. Det gør synkroniseringen: Den opretter eller opdaterer en vært for hver bruger med en e-mailadresse: navn, e-mail, mobilnummer, stillingsbetegnelse og kontor og den primære lokation. De værter er markeret som Synchronised, og deres navne er låst i BmyGuest. Hvor BmyGuest kan bekræfte, at en adresse hører til jeres tenant, kan værten også logge ind med sin Microsoft-konto og få beskeder i Microsoft Teams. Værter, du har tilføjet i hånden eller fra en fil, bliver ikke rørt. Synkroniseringen fjerner også værter Hver synkronisering får de synkroniserede værter til at passe med jeres brugerkatalog: en, der ikke længere er i det eller i den valgte gruppe, holder op med at være vært og mister dermed også en eventuel rolle som administrator eller receptionist i BmyGuest. Tjek gruppen, før du skifter den: en tom gruppe fjerner alle synkroniserede værter. Når klienthemmeligheden udløber En klienthemmelighed har en udløbsdato. Når den er udløbet, stopper synkroniseringen, og siden viser den seneste kørsel med rødt. Opret en ny hemmelighed i Entra admin center, før den gamle udløber, og indsæt dens værdi i Client secret. Lad feltet stå tomt for at beholde den gemte. Møder fra Outlook En vært kan registrere gæsterne til et møde, som værten booker i Outlook, ved at tilføje [email protected] til invitationen. Det kræver ingen opsætning i jeres tenant: Invitationen skal sendes fra værtens kontakt-e-mailadresse i BmyGuest. De eksterne deltagere bliver registreret til værtens primære lokation. Kolleger, der er værter i BmyGuest, bliver udeladt, og det samme gør alle fra et domæne, som lokationen ignorerer (Reception, Ignore visitors with following domains). Et møde, der bliver aflyst i Outlook, bliver også aflyst i BmyGuest. Med tilkøbsmodulet Meeting rooms kommer møder med eksterne gæster, der er booket i jeres mødelokaler, ind af sig selv gennem en app-registrering, som I selv opretter. Det har sin egen vejledning. BmyGuest kan også levere en beskrivelse af de data, systemet læser fra Microsoft 365, og af hvordan de er beskyttet, til jeres sikkerhedsgennemgang. Microsoft Teams Værterne kan få besked i Microsoft Teams, når deres gæst kommer, når en forsendelse venter, og meget mere. Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Teams Bot: Tryk på Download Teams app package. Gå til Teams apps, Manage apps i Microsoft Teams admin center, tryk på Upload new app, og vælg pakken. En politik for appopsætning (app setup policy) kan fastgøre appen eller installere den på forhånd for jeres værter. Slå Activate til. Under Messages vælger du, hvilke af de ni beskeder værterne får, og ændrer deres ordlyd pr. sprog. Sæt flueben ved Microsoft Teams under Host notifications på hver lokations indstillingsside. Siden Microsoft Teams: appen bliver installeret og slået til. Hvem der får beskeder i Teams Beskeder i Teams når frem til værter, der er synkroniseret fra Microsoft Entra ID, når de har åbnet BmyGuest-appen i Teams og sendt den en besked. Andre værter får fortsat deres e-mail og sms. Hver vært vælger under My chat notifications, hvilke beskeder vedkommende vil have. Single sign-on Alle kan logge ind i BmyGuest med et link eller en kode, der bliver sendt til deres e-mailadresse, eller med knappen til Microsoft eller Google på login-siden. Login med Microsoft virker for værter, der er synkroniseret fra Microsoft Entra ID; login med Google virker for alle, hvis e-mailadresse er en Google-konto. BmyGuest kan også kræve, at jeres værter, administratorer og receptionister kun logger ind med single sign-on. Bed BmyGuests support om at slå det til. Så kan værter ikke længere tilføjes i hånden eller fra en fil: de kommer fra jeres brugerkatalog. Forbind og synkronisér først Sæt Microsoft Entra ID op, og lad det køre, før I beder om single sign-on. Når single sign-on er slået til, erstatter synkroniseringen en BmyGuest-konto, der endnu ikke er koblet til jeres brugerkatalog, med en ny, og den gamle kontos roller forsvinder med den, også en administrators. Badgeprinter Gæstekort bliver printet på en Zebra-labelprinter i receptionen. BmyGuests support sætter printeren op og forbinder den med jeres lokationer. Dette sætter du selv: Enable visitor badge printer og Default printer i lokationens afsnit Reception. Så bliver der printet et gæstekort, når en gæst tjekker ind. Badge print logo i afsnittet General: et enkelt sort-hvidt logo giver det bedste print. Label print text på et møde erstatter værtens navn på mødets gæstekort, og Don’t print labels when guests check in springer dem over for det møde. En besøgstype kan også springe gæstekort over. Receptionen kan printe gæstekort eller printe dem igen fra receptionsskranken, som også viser, om printeren er forbundet. Når printeren ikke printer Tjek, at printeren er tændt, at dens lys er grønt, og at den har labels. Tjek netværkskablet eller wi-fi, og at intet andet er ændret i receptionen, for eksempel en ny router. Sluk og tænd printeren, og print så et gæstekort fra receptionsskranken. Nulstil ikke selv printeren En nulstilling til fabriksindstillinger fjerner også de indstillinger, der forbinder printeren med BmyGuest. Hjælper tjekkene ovenfor ikke, så kontakt BmyGuests support. Udrulning og data Sådan fortæller du det til medarbejderne Før du går i gang, så fortæl dine kolleger, hvad der ændrer sig for dem. Her er en e-mail, du kan tilpasse: erstat teksten i firkantede parenteser. E-mail til alle medarbejdere Emne: Nu tager vi imod vores gæster med BmyGuest Hej alle, Fra [dato] registrerer vi vores gæster i BmyGuest. For dig som vært betyder det: Når du venter en gæst, så opret et møde i BmyGuest (New meeting), eller tilføj [email protected] til din Outlook-invitation. Så ved receptionen, hvem der kommer. Når din gæst kommer, tjekker gæsten ind ved indgangen eller i receptionen, og du får straks besked [på e-mail / på sms / i Microsoft Teams]. Du finder dine gæster og møder på app.bmyguest.eu, på din telefon eller computer. Log ind med din arbejds-e-mail: BmyGuest sender dig et link på e-mail, og der er ingen adgangskode. [Eller: brug Log in with your Microsoft account.] Værtsguiden ligger på www.bmyguest.eu/support. Spørgsmål? Kontakt [navn, e-mail]. Gæstedata Hvert tjek-ind bliver gemt i besøgshistorikken, som receptionen og administratorer åbner fra receptionsskranken. Export dér henter besøgene i en periode som en CSV-fil til Excel. Hvor længe gæsternes oplysninger bliver gemt, før de bliver anonymiseret, aftales med BmyGuest. Anonymiserede besøg bliver i historikken, men uden personens oplysninger. Bed BmyGuests support om at ændre perioden. De vilkår, gæsterne har accepteret, bliver gemt med datoen; se Accept history. Hjælp Fejlfinding Jeg har gjort en person til receptionist, men vedkommende kan ikke se receptionsskranken. Vedkommende ser sin nye menu efter at have logget ind igen. Jeg kan ikke vælge en person som administrator eller receptionist. Alle roller bliver givet til en vært i jeres virksomhed. Tilføj personen som vært først. En person kan kun være administrator for én virksomhed. En ny vært har ikke fået sin velkomstmail. Brug Resend welcome email i værtens menu, og bed værten om at kigge i sin spammappe. Værten kan også bare logge ind med sin e-mailadresse. Værterne får ikke besked, når deres gæster kommer. Tjek Host notifications på lokationens indstillingsside: mindst én kanal skal have flueben. Sms kræver værtens mobilnummer, og Teams kræver en vært, der er synkroniseret fra Microsoft Entra ID og har åbnet appen. Tjek også værtens egen Send notifications to. Synkroniseringen med Microsoft Entra ID mislykkedes. Siden viser fejlen. Som regel er klienthemmeligheden udløbet, eller en tilladelse mangler eller har intet administratorsamtykke. Ret registreringen i Entra admin center, gem den nye hemmelighed, og tryk på Sync now. En vært forsvandt efter synkroniseringen. Værten er ikke længere i brugerkataloget eller i den valgte gruppe. Tilføj værten dér, så kommer vedkommende tilbage ved den næste synkronisering. Et møde fra Outlook kom ikke ind i BmyGuest. Tjek, at [email protected] var på invitationen, at den blev sendt fra værtens kontakt-e-mailadresse i BmyGuest, og at gæsterne ikke er fra et domæne, som lokationen ignorerer. Gæsterne bliver registreret til værtens primære lokation. Et tilkøbsmodul viser Contact sales. Det er ikke med i jeres abonnement. Contact sales sender BmyGuest en e-mail om det. Gæsterne bliver bedt om at acceptere vores vilkår igen. Vilkåret er blevet ændret, og det giver en ny version for alle. Eller også er perioden i How often must visitors accept it? udløbet. Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.