Visitor Management
Læs mere om Visitor Management
Lend & Lease Management
Læs mere om Lend & Lease Management
Package Management
Læs mere om Package Management
Simpel og sikker IT-løsning til registrering af virksomhedens gæster.
9. juli 2025
Gæsteregistrering gjort nemt og smart
BmyGuest Visitor Management er en cloud-baseret GDPR compliant løsning til registrering og håndtering af gæster. BmyGuest Visitor Management er hurtigt at sætte op, kræver ingen hardware og kun et minimum af vedligeholdelse.
Løsningen kan integreres med vores BmyGuest Lend & Lease Management og BmyGuest Package Management løsningerne, hvilket giver receptionen det fulde overblik.
Prøv selv ved at scanne QR-koden eller ved at klikke her.
Alle gæster tjekker ind med og på deres mobiltelefon – og alle kan gøre det samtidigt. Tjek-ind af forhåndsregistrerede besøgende er automatisk – de scanner blot QR-koden med deres telefon og klikker på “tjek-ind”! “Ret fantastisk, ikke?”
Såfremt gæsten ikke er forhåndsregistreret
BmyGuest Visitor Management inkluderer bl.a. følgende funktioner og muligheder:
Visitor Management giver mulighed for at præsentere adgangskrav og politikker til gæsterne som en del af tjek-ind-processen. Dette kan f.eks. være en NDA (tavshedserklæring) eller sikkerhedsregler, som gæster skal acceptere, før de kan få adgang til virksomheden.
Forhåndsregistrerede gæster kan forud for deres besøg automatisk modtage en e-mail, med adgang til disse dokumenter, så tjek-ind-processen bliver endnu hurtigere og mere smidig.
Virksomheden opretholder et fuldstændigt overblik samt en log over gæsternes accept af relevante dokumenter. De besøgende har adgang til både aktuelle og historiske dokumenter, som de har accepteret i forbindelse med deres besøg hos virksomheden. Desuden kan de selv til enhver tid se og gennemgå de dokumenter, de har godkendt.
BmyGuest integrerer til Microsoft Entra ID (Microsoft Azure Active Directory) og Google Workspace, hvilket betyder, at listen med medarbejdere/værter automatisk opdateres. Det medfører, at en ellers tidskrævende opgave er blevet automatiseret.
BmyGuest gør det nemt at forhåndsregistrere eksterne mødedeltagere, der skal besøge virksomhedens kontor.
Medarbejdere kan forhåndsregistrere sine besøgende direkte i Outlook- eller Google-mødeinvitationen – det er nemt og hurtigt. Alternativt kan det gøres direkte i BmyGuest løsningen, som alle medarbejdere har adgang til – det er også enkelt og smart.
BmyGuest kan også opsættes til at arbejde sammen med Microsoft Entra ID, og automatisk finde de relevante eksterne gæster og sørger for deres registrering på forhånd. Alt foregår helt automatisk, så medarbejderne ikke behøver gøre noget.
De forhåndsregistrerede gæster kan automatisk modtage e-mails 24 timer før mødestart bl.a. med praktisk information om det forestående besøg, herunder parkeringsforhold, kontaktoplysninger samt dokumenter, der skal accepteres af gæsterne ved besøg hos virksomheden.
BmyGuest understøtter SSO (single sign on) log ind via Microsoft 365 og Google. Det gør log ind i BmyGuest nemmere og øger sikkerheden.
Når gæster har tjekket sig ind, bliver værter automatisk notificeret via SMS, e-mail og/eller Microsoft Teams.
Jeres gæster vil opleve en problemfri og bødefri parkering, når de besøger jer.
Lad jeres gæster registrere bilens nummerplade som en del af deres tjek-ind-proces.
BmyGuest Visitor Management understøtter virksomhedens gældende parkeringspolitik, fx hvis jeres parkeringspladser håndteres og tjekkes af professionelle parkeringsfirmaer – så sørger BmyGuest for at tilmelde gæstens nummerplade til fx Q-Parks parkeringssystem.
Er behovet blot at printe en P-billet til bilens forrude, så klarer BmyGuest også det.
I BmyGuest Visitor Management er det muligt at tilpasse layout og design i tjek-ind-flowet, så det passer til virksomhedens designprofil. Layoutet inkluderer bl.a. tilpasning af logo, billeder, skrifttype og farver, så der skabes et stærkt visuelt førstehåndsindtryk, når gæsten bydes velkommen og tjekker ind.
Et gæstekort kan printes, når gæsten er tjekket ind. Gæstekortet kan tilpasses et ønsket layout og information fx firmalogo, gæstens navn, WiFi-kode mm.
BmyGuest Visitor Management kan med fordel integreres til jeres eksisterende adgangskontrolsystem. På den måde kan I supplere de fysiske adgangskort til medarbejdere og besøgende med BmyGuests digitale nøgler. Den digitale nøgle giver medarbejdere, der fx har glemt sit adgangskort derhjemme, mulighed for at komme ind i virksomheden med sin telefon. For besøgende betyder det, at de kan åbne en låst dør og fx vente i lobbyen, indtil de blive hentet at deres vært.
Evakuerings-funktionen muliggør øjeblikkelige SMS- og e-mail-notifikationer til ansatte og/eller besøgende i og under nødsituationer, hvilket øger sikkerheden og sikrer overholdelse af reglerne. Med et enkelt klik på EVACUATION-knappen kan foruddefinerede evakueringsinstruktioner, såsom hvilke udgange der skal bruges og det angivne mødested, sendes ud. Denne funktionalitet minimerer forvirring blandt gæster og værter under en evakuering og styrker virksomhedens ENS-parathed.