Her begynner du

Oversikt

På ett minutt

I resepsjonen ser du hvem som er ventet i dag, hvem som er i bygningen, og hvem som har gått. Du sjekker gjester inn og ut, registrerer dem som bare dukker opp, og sørger for at vertene vet at gjestene deres har kommet.

De fleste gjester sjekker inn selv med QR-koden ved inngangen eller på et nettbrett, og verten deres får beskjed med én gang. Resepsjonssiden viser alt mens det skjer: du trår til når en gjest trenger hjelp, ikke er forhåndsregistrert eller har noe som må ordnes, for eksempel besøksvilkår, en dørnøkkel eller en utlånt gjenstand.

I menyen	Hva det er til
Visitors	Resepsjonssiden: dagens gjester, gruppert etter møte.
Meetings	Møtene på lokasjonen, i dag og framover.
Meeting rooms	Møterommene: hvilke som er ledige og i bruk, gjestene på vei, og booking av et rom for en vert. Har merket Add-on når virksomheten deres ikke bruker det ennå, og viser da hva det gjør og hvordan dere får det. Veiledningen Møterom forteller mer.
Hosts	Personene gjestene kommer for å møte: legg dem til eller endre dem.
Parking	Der lokasjonen din registrerer biler: alle biler som er registrert en bestemt dag, og New parking for en som ikke er besøkende.
Digital door keys	Der lokasjonen din åpner dører med BmyGuest: alle nøkler som er utstedt, og nye nøkler.
Live monitor	En skjerm som viser hvem som er ventet, og hvem som er inne, til en veggskjerm eller en ekstra skjerm.
Lend & Lease, Mailroom	Gjenstander som lånes ut til gjester og kolleger, og forsendelser. Med merket Add-on når ingen av lokasjonene dine bruker dem ennå: da viser de hva de gjør og hvordan dere får dem. Hver av dem har sin egen veiledning: Lend & Lease og Mailroom.
Hospitality	Servering til møter, når du ikke har noen rolle i bestillingene: Hospitality-innstillingene for lokasjonen for en administrator, og en kort side om hvem som ser bestillingene for en resepsjonist. Den som er utpekt for kantine, økonomi eller katalog, har i stedet arbeidsområdet Catering orders. Har merket Add-on når ingen av lokasjonene dine bruker det ennå. Veiledningen Hospitality forteller mer.
Evacuation	Rød, nederst i menyen, der lokasjonen din bruker den. Se Evakuering.

Menyen til Nora Vang hos Northgate Copenhagen.

Denne veiledningen følger Nora Vang, resepsjonist på kontoret til det fiktive selskapet Northgate Group i København, gjennom en travel ettermiddag.

Resepsjonssiden

Slik ser resepsjonssiden ut

Åpne Visitors. Øverst ser du logoen til lokasjonen, et Live-merke og klokken (begge bare i dag), lokasjonen (hvis du jobber på flere), dagen, og to brytere som endrer hvordan resepsjonssiden ser ut.

Flisene

Live: alle som er aktuelle akkurat nå: de som kommer, de som er inne, de som kommer senere i dag, og de som er forsinket. Resepsjonssiden åpner med denne.
Expected: forhåndsregistrerte gjester som ikke har kommet.
Checked in: gjester i bygningen.
All: hele dagen, også gjester som har gått.

New guest registrerer og sjekker inn en som nettopp har dukket opp, eller registrerer en gjest som er ventet senere (se En gjest som er ventet senere). På en kommende dag registrerer den gjester for den dagen. New meeting registrerer gjester som kommer senere. New loan låner ut noe, der lokasjonen din bruker Lend & Lease. På en senere dag låner den ut til den dagens gjester, så du kan legge noe klart før de kommer. Return item tar imot det som leveres tilbake, ut fra nummer eller navn, og kan sjekke ut gjesten samtidig.
Search finner en gjest på navn, bedrift, e-post, telefon, bilnummer eller vert, og et møte på tittel eller rom. Den finner også gjester som flisen du har valgt, skjuler.
Expand all åpner opplysningene for alle gjestene.
Ikonene til høyre: tidslinjen over ankomster (vis eller skjul), send en innsjekkingslenke på SMS, besøkshistorikken, de digitale dørnøklene og etikettskriveren (se Gjestekort).

Tidslinjen viser dagen som søyler: grå for gjester som har gått, grønn for gjester som er inne, rød for forsinkede, gul for dem som snart skal komme, og blå for ventede. Klikk på en søyle for å hoppe til gjestene i den.

Delene

Del	Hvem som er i den
Arriving now	Gjester som skal komme innen den neste timen, eller som er inntil 45 minutter forsinket.
Checked in	Gjester som er i bygningen nå. Oldest first eller Newest first, etter eget valg.
Later today	Gjester som skal komme senere enn den neste timen.
No-shows	Mer enn 45 minutter forsinket og ikke sjekket inn. Foldet sammen: trykk på Show.
Checked out	Besøk som ble avsluttet i dag (under All).
Cancelled	Registreringer som ble annullert i dag, hvis det finnes noen.

Gjestene flytter seg mellom delene av seg selv etter hvert som tiden går, og etter hvert som de sjekker inn og ut. Du trenger ikke å laste inn siden på nytt: når en gjest sjekker inn ved inngangen, viser resepsjonssiden det i løpet av sekunder, med en kort melding. Blir forbindelsen brutt, viser Live-merket det, og resepsjonssiden henter inn det den har gått glipp av, når forbindelsen er tilbake. En resepsjonsside som står åpen over natten, går selv videre til den nye dagen.

Vil du se på en annen dag, trykker du på datoen. En annen dag kan du bare se på: der kan ingen sjekkes inn eller ut, men gjestekort kan fortsatt skrives ut.

Hjelp på resepsjonssiden

Knappen ? øverst til høyre på resepsjonssiden, ved siden av bryteren Details, åpner en meny med tre ting:

Show me around the desk: en kort omvisning, trinn for trinn. Til du har tatt den eller takket nei, tilbyr resepsjonssiden den også av seg selv, høyst én gang om dagen og tre ganger i alt.
Try the guest cards with demo guests: listen viser oppdiktede gjester, så du kan prøve hva en gjestelinje gjør. Ingenting du gjør, blir lagret, og de virkelige gjestene dine kommer tilbake når du trykker på End demo. Bare på resepsjonssiden for i dag.
Where is ...?: skriv det du leter etter, også med navnet det hadde på den gamle resepsjonssiden, så viser BmyGuest deg hvor det er.

Møter og gjester

Gjester i samme møte vises samlet under møtet: tidspunktet, tittelen og rommet, og verten. Gjester uten møte, for eksempel uanmeldte gjester, har en egen linje.

Et møte som har startet med to av fire gjester: de forsinkede først, og når du klikker på overskriften, de to som allerede er inne.

Farger: gul når et møte starter innen 15 minutter, rød når det har startet og det fortsatt mangler gjester. 2 missing under tidspunktet viser hvor mange.
2 of 4 teller gjestene som har kommet. Klikk på overskriften til møtet for å se alle i møtet, også gjestene som står i en annen del.
Knappene til høyre: endre møtet (blyanten), detaljene (i-knappen: vert, catering, rom og merknader, med Edit meeting nederst), send en innsjekkingslenke på SMS, skriv ut gjestekort, og Check all in eller Check all out. Pilen ved siden av Check all in lar deg sjekke inn én gjest om gangen.
Add a guest to the meeting, den grønne personen med et pluss ytterst på telleren, legger til en person i møtet.
Overskriften kan ha to egne merker, bare når det finnes noe: en merknad (pek på den for å lese merknaden til møtet; et klikk åpner detaljene) og catering (det er bestilt bevertning til møtet eller en av gjestene; et klikk åpner bestillingen, eller detaljene der hver gjest velger selv).

Hver gjestelinje viser hvor gjesten er: «In 10 min», «Late 21 min», «No-show», «Inside 20 min» eller «Visit 1 h 15 min», med tidspunktene for innsjekking og utsjekking til høyre. Klikk på en gjest for å åpne opplysningene: bilde, e-post, telefon, vCard, Edit, og en rad med fliser for alt gjesten har eller kan få.

Eva Lindqvist åpnet: kontaktopplysningene hennes, og flisene for dørnøkkel, lån, vilkår, catering, gjestekort og merknad.

Enkel visning og Details

Bryteren øverst til høyre på resepsjonssiden bestemmer hvor mye en gjestelinje viser. Når den er av (enkel visning), viser en linje bare det som krever noe av deg, som ord: «Terms missing», «1 overdue», «Note». Når den er på (Details), vises alle merker som ikoner, tittelen og rommet for møtet står i overskriften, og hver linje har en Edit-knapp. Merkene står i samme rekkefølge som flisene i opplysningene om gjesten, med de samme fargene: grønn når det er ordnet, gul når noe må gjøres, grå når det ikke finnes noe, og rød når noe har gått galt. Resepsjonssiden husker valget ditt.

De samme gjestene, i enkel visning (til venstre) og med Details slått på (til høyre).

Merke	Hva det betyr, og hva et klikk gjør
Door key	En digital dørnøkkel er utstedt, eller ikke. Åpner dørnøkkelpanelet.
Loan	Gjenstander gjesten har lånt, i rødt når noe er forfalt. Låner ut noe nytt.
Terms	Grønn når gjesten har godtatt besøksvilkårene til lokasjonen, gul så lenge gjesten ikke har gjort det. Åpner vilkårspanelet.
Needs confirmation	Et svar gjesten ga ved innsjekkingen, må kontrolleres, for eksempel legitimasjon. Åpne gjesten.
Catering	Bevertning bestilt til møtet.
Parking	Grønn når bilen til gjesten er registrert, rød når registreringen mislyktes, gul når det finnes et bilnummer, men bilen ennå ikke er registrert i parkeringssystemet, og ellers grå. Åpner panelet for bilnummer.
Badge	Grønn når gjestekortet er skrevet ut, gul så lenge gjesten er ventet og kortet ikke er skrevet ut. Et klikk skriver det ut (på nytt).
Note	En merknad til resepsjonen og verten; gjesten ser den aldri. Åpner merknaden.

Rette opplysningene til en gjest

Edit åpner opplysningene om gjesten i et panel. Knappen står på linjen til gjesten når Details er på, i opplysningene om gjesten og i menyen … i Table. Rett e-postadressen, navnet, telefonnummeret, bedriften eller stillingen, velg en annen vert, eller skriv merknaden til resepsjonen og verten, og trykk på Save changes. Resepsjonssiden viser de nye opplysningene med én gang.

Neste gang: for en gjest som ikke selv har bekreftet opplysningene sine hos dere, blir telefonnummeret og bedriften du lagrer, husket til neste besøk også. BmyGuest fyller dem ut når du skriver e-postadressen til gjesten under New guest, og når du velger gjesten blant forslagene mens du registrerer et møte eller legger til en gjest i et. Et felt du lar stå tomt, fjerner ikke det BmyGuest allerede har.
En gjest som selv har bekreftet opplysningene sine hos dere, for eksempel ved å sjekke inn selv ved inngangen eller på sin egen telefon, beholder sine egne: det du lagrer, gjelder bare dette besøket. Gjesten endrer selv telefonnummer og bedrift under Settings, i My visitor profile.
Email address: du kan rette den så lenge adressen ikke er gjestens egen pålogging. Når gjesten har bekreftet adressen, eller har sin egen BmyGuest-konto, vises den grå med en hengelås og kan ikke endres her.
Der lokasjonen din registrerer bilene til de besøkende, endrer du bilnummeret i flisen Parking, ikke her.
Note: den samme merknaden som i flisen Note i opplysningene om gjesten. Hvis noen andre endret den mens du hadde panelet åpent, lagres ingenting, og panelet viser den andres merknad over din; trykk på Save changes igen for å erstatte den med din.

Slik gjør du det

Sjekke gjester inn og ut

Sjekke inn

Trykk på den grønne knappen Check in på linjen til en gjest. Har gjesten godtatt besøksvilkårene, eller har lokasjonen ingen, er gjesten sjekket inn med det ene klikket. Mangler vilkårene, viser BmyGuest først hvem som blir sjekket inn, og du bekrefter med Approve and check in. Verten får beskjed via kanalene lokasjonen din bruker, og gjestekortet skrives ut der lokasjonen din har en etikettskriver.

Én gjest som mangler besøksvilkår, og et helt møte.

Check all in på et møte sjekker inn alle gjestene i møtet som ikke har kommet, med en gang når alle har godtatt besøksvilkårene.
Når vilkårene mangler, står det Approve and check in på knappen: du bekrefter at gjesten har lest og godtatt dem. For å registrere godkjenningen på gjesten bruker du Mark as accepted i vilkårspanelet; se Besøksvilkår.
For en gjest uten navn, eller på en lokasjon som stiller ekstra spørsmål ved innsjekking, åpnes skjemaet New guest i stedet, så du kan fylle ut det som mangler.

Sjekke ut

Trykk på Check out på linjen til gjesten, eller på Check all out på møtet (knappen viser hvor mange, for eksempel Check all 2 out). Gjester uten lån sjekkes ut med en gang. Har gjesten lånt noe, viser BmyGuest det først: kryss av for det gjesten har levert tilbake. Gjesten sjekkes ut uansett; gjenstander du ikke krysser av for, forblir utlånt.

Kasper sjekker ut med et besøksnøkkelkort som fortsatt er utlånt.

Ingen automatisk utsjekking

Gjestene blir ikke sjekket ut av seg selv når dagen er slutt. Sjekk ut dem som fortsatt er inne, når de går, så resepsjonssiden, og en evakueringsliste, viser hvem som faktisk er i bygningen.

En gjest som bare dukker opp

Trykk på New guest, fyll ut opplysningene om gjesten, velg vert og trykk på Check-in. Gjesten blir registrert og sjekket inn med én gang, og verten får beskjed.

En uanmeldt gjest: navn, telefon, bedrift og vert. Gjesten kan også få en dørnøkkel.

E-mail address er valgfritt, men verdt å spørre om: da kjenner BmyGuest igjen gjesten neste gang, fyller ut det den vet, og finner forhåndsregistreringen. Viser det seg at gjesten er ventet i løpet av de neste tre timene, eller senere i dag hos verten du velger, blir det forhåndsregistrerte besøket sjekket inn i stedet for et nytt.
Full name: fornavn og etternavn, med mindre lokasjonen din bare ber om ett navn.
Door key: der lokasjonen din bruker dem, en digital dørnøkkel for besøket.
Loan: der lokasjonen din bruker Lend & Lease, det gjesten låner, for eksempel et gjestekort. Det er listen fra New loan: skriv et nummer eller et navn. Expected return følger gjenstandene du velger. En gjenstand som er utlånt til en annen, er merket «on loan»; du kan likevel velge den, og du blir spurt før den tas tilbake.
Der lokasjonen din bruker besøkstyper, velger du typen først: den kan bestemme verten og legge til spørsmål.

Linjen til en uanmeldt gjest har Put on a meeting, den grønne knappen med en person og et pluss. Velg One of today’s for å flytte gjesten til et av dagens møter, eller A new meeting for å starte et møte rundt gjesten med gjestens egen vert. Trykk deretter på Put on the meeting eller Start the meeting. Gjesten blir verken sjekket inn eller ut. Har møtet en annen vert, tar den verten over besøket, og panelet viser om verten får beskjed: med én gang hvis gjesten sjekket inn i løpet av de siste 10 minuttene, når gjesten sjekker inn hvis det ikke har skjedd ennå, og ellers ikke i det hele tatt, så da må du gi verten beskjed selv.

Med en mus kan du også dra linjen til en uanmeldt gjest i grepet til venstre: til et møte, til en annen uanmeldt gjest for å gi de to et eget møte, eller til New meeting, som dukker opp nederst på skjermen mens du drar, for å starte et møte rundt gjesten. Slipper du linjen på et møte eller på en annen uanmeldt gjest, blir du bedt om å bekrefte først. Esc avbryter. Det virker i visningen Meetings, ikke i Table; på en berøringsskjerm bruker du knappen.

En gjest som er ventet senere

En gjest du vet kommer, men som ikke er her ennå, registrerer du i samme panel. Trykk på New guest og velg Expected later øverst. Fyll ut dagen, Start Time og End time under Time (sluttiden følger starttiden en time senere til du endrer den), deretter opplysningene om gjesten og verten som for en uanmeldt gjest, og trykk på Pre-register.

Gjesten blir forhåndsregistrert, ikke sjekket inn. Ved ankomst sjekker gjesten inn som enhver forhåndsregistrert gjest: med QR-koden ved inngangen, på et nettbrett eller med Check in på gjestens linje.
BmyGuest setter gjesten på et eget møte, med gjestens navn som tittel. Du ser det som et møte på resepsjonssiden, og verten ser det blant møtene sine. Du kan legge til flere gjester senere, som på ethvert møte.
Gjesten får de samme e-postene som en gjest som er invitert til et møte: påminnelsene før besøket, der lokasjonen din sender dem. Ingenting sendes i det øyeblikket du registrerer gjesten.
Verten får beskjed som ved et nytt møte: med meldingen om forhåndsregistrering, hvis lokasjonen din sender den.
Door key: nøkkelen virker fra en time før besøket til en time etter at det slutter. Et bilnummer lagres på gjesten og fylles ut når gjesten sjekker inn selv; parkeringen registreres ved innsjekking, ikke nå. Utlån tilbys ikke her: lån ut når gjesten sjekker inn.

På en kommende dag åpner New guest direkte på Expected later med den dagen fylt ut. Der lokasjonen din sjekker inn gjester uten vert, kan gjester ikke registreres på forhånd.

New guest på Expected later: dagen og tidspunktet gjesten er ventet, gjestens opplysninger og vert, og Pre-register.

Registrere et møte

Når gjestene registreres på forhånd, går ankomsten raskere: de står på resepsjonssiden, verten er satt, og de kan sjekke inn selv. Trykk på New meeting (for én enkelt gjest går Expected later i New guest raskere):

Meeting details: emnet, lokasjonen, verten og rommet. Bytter du lokasjon etter at du har valgt vert, blir verten stående hvis verten kan holde møtet der; ellers tømmer BmyGuest vertsfeltet og skriver hvorfor under det. Der lokasjonen din bruker dem, en digital dørnøkkel for alle gjestene, catering, og en Label print text som skrives ut på gjestekortene i stedet for navnet på verten. En Internal note er bare for resepsjonen.
Time: dato, start og slutt. Et møte som går over flere dager, kan ha en innsjekking for hver dag (Recurring check-ins?). På resepsjonssiden er hver dag da et eget møte, og Check all in sjekker bare inn gjestene for den dagen. Et møte kan ikke starte tilbake i tid.
Attendees: under Guests e-post, navn, telefon og bedrift for hver gjest. BmyGuest foreslår gjester den allerede kjenner, mens du skriver. Har du en lang liste, laster du opp en fil, for eksempel en CSV-fil: gjestene legges til i listen med en gang, der du kontrollerer og endrer dem som alle andre, og Undo på linjen under opplastingsfeltet fjerner dem igjen. På en datamaskin er panelet bredt, og hver gjest får plass på én linje; notatknappen på linjen åpner notatet til gjesten. Online meeting markerer at alle deltar digitalt: ingen er ventet i resepsjonen.
Colleagues er verter i BmyGuest som deltar i møtet uten å sjekke inn i resepsjonen. Skriver du adressen til en kollega på en gjestelinje, spør BmyGuest: Add as colleague, eller Register as guest når kollegaen trenger gjestekort eller dørnøkkel, for eksempel fordi vedkommende kommer fra en annen lokasjon.

New meeting: detaljene og tidspunktet, deretter deltakerne, med en kjent gjest foreslått.

Trykk på Create meeting. Gjestene er forhåndsregistrert, ikke sjekket inn. Lukker du panelet før du har lagret, med et klikk ved siden av det, Esc, krysset eller Cancel, spør BmyGuest først: Keep editing eller Discard changes. For å endre et møte bruker du blyanten i overskriften (Edit meeting); Add a guest to the meeting legger til én gjest til uten å røre de andre. På en datamaskin viser et møte du har åpnet med blyanten, Meeting details, Time og Settings brettet sammen til én linje hver øverst, med deltakerne under; på en telefon kommer deltakerne først. Copy meeting nederst i et møte du har åpnet med blyanten, starter et nytt møte med samme emne, vert, lokasjon, gjester og kolleger, i dag på samme tidspunkt: velg dato, og trykk på Create meeting. På et møte over flere dager (Recurring check-ins?) gjelder det du endrer med blyanten, alle dagene. Vil du bare endre én dag, velger du den under Meeting series øverst og trykker på Edit this day only: dagen blir et eget møte med den dagens gjester, og alt i det kan deretter endres for akkurat den dagen. Åpner du møtet fra skranken, er dagen på skjermen valgt. Senere endringer i serien når ikke dagen, og sletter du serien, slettes dagen også hvis den ikke har begynt. Et møte som er importert fra kalenderen til et møterom, kan få flere gjester, men datoen, tidspunktet og emnet følger kalenderen og kan bare endres der. Du kan gi møtet en annen vert: BmyGuest spør først Are you sure?, og en senere synkronisering beholder verten du har valgt. Den nye verten får ikke beskjed, og gjester som allerede har sjekket inn, beholder verten sin.

Gjester som melder seg på selv

Et møte kan også ha en Join link, som verten eller resepsjonen slår på under Online meeting, i New meeting eller i møtet, åpnet med blyanten, og deler med gjestene (se Del en påmeldingslenke i vertsguiden). En gjest som melder seg på via lenken, står på skranken som enhver forhåndsregistrert gjest, med et lenkesymbol ved navnet. Opplysningene er gjestens egne og ikke kontrollert, og gjesten får ingen dørnøkkel før ankomsten: gi en i skranken når gjesten sjekker inn, hvis det trengs.

Besøksvilkår

Der lokasjonen din ber gjestene godta besøksvilkår, har en gjest som ikke har godtatt dem, merket Terms missing. Klikk på det:

Mark as accepted: når gjesten har godtatt vilkårene på en annen måte, for eksempel på papir i skranken.
Send link: gjesten får en e-post med en lenke der vilkårene kan leses og godtas på telefonen. Lenken virker for en gjest som er sjekket inn i dag.

Gjester som sjekker inn selv ved inngangen eller på et nettbrett, godtar vilkårene som en del av innsjekkingen, og merket endres til Approved.

En innsjekkingslenke på SMS

En gjest som ikke kan skanne QR-koden, eller som venter utenfor, kan få innsjekkingslenken på SMS: trykk på snakkeboblen i verktøylinjen (eller på et møte eller en gjest), sjekk telefonnummeret og trykk på Send. På et selvbetjeningsabonnement sender ikke BmyGuest innsjekkingslenker på SMS, så snakkeboblen er ikke der.

Innsjekkingslenken sendes til telefonen til en gjest.

Gjestekort

Der lokasjonen din har en etikettskriver, skrives et gjestekort ut når en gjest sjekker inn, med mindre møtet eller besøkstypen sier noe annet. Du kan også skrive dem ut selv:

Skriverikonet i verktøylinjen: Print missing pre-registrations for dagens ventede gjester uten gjestekort, eller Print all pre-registrations. Prikken på ikonet viser om skriveren er tilkoblet.
Skriverknappen på et møte skriver ut gjestekortene for det møtet; merket eller flisen for gjestekort på en gjest skriver ut gjestens eget, på nytt om nødvendig.
Detaljene for et møte (i-knappen i overskriften) og Edit meeting begynner med Name tags: hvor mange av gjestekortene for møtet den dagen som ikke er skrevet ut ennå, med Print missing for this meeting og Print all for this meeting. I Table kommer du dit ved å klikke på navnet på møtet eller på Edit meeting i den åpnede raden til gjesten.
10 to print ved siden av navnet på en del teller gjestene der som ikke har fått gjestekort.

Er skriveren ikke tilkoblet, sjekker du at den er slått på og har etiketter, og spør administratoren. Administratorveiledningen har en sjekkliste.

Mer i resepsjonen

Andre visninger av dagen

Tabellvisning

Knappen Table øverst viser dagens gjester i én tabell, slik den gamle resepsjonslisten gjorde. Flisene er også den gamle listens: Live (gjester som er inne, og gjester som er ventet innenfor en halvtime før eller etter akkurat nå), All, som tabellen åpner med, Pre-registered, Checked in og Checked out. Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere, og velg hvor mange gjester en side viser. Hver rad har knappen Check in eller Check out for gjesten og en meny … med resten. Vil du sjekke inn eller ut flere gjester på én gang, krysser du av i boksen først i radene deres (boksen i overskriften krysser av for alle gjestene som vises). En linje med knapper under tabellen tilbyr da Check in og Check out for gjestene du har krysset av, og BmyGuest viser dem så du bekrefter én gang; Clear fjerner alle kryssene. En gjest som først må gjennom skjemaet New guest, har ingen boks. Klikk på en gjest, eller på pilen i enden av raden, for å åpne opplysningene, og på navnet på et møte, eller Edit meeting i den åpnede raden, for å endre møtet. På en smalere skjerm forsvinner ingenting: tidspunktene for innsjekking og utsjekking flytter inn under forventet tidspunkt, møtet inn under verten, og det som fortsatt ikke får plass, står øverst i den åpnede raden. Meetings bytter tilbake.

Hele dagen

Trykk på All for å se gjestene som har gått også, under Checked out, og på Show for å folde ut No-shows.

No-shows foldet ut, og besøkene som ble avsluttet i dag.

Dagen i korthet

Den runde knappen nederst til høyre åpner et sammendrag av dagen på lokasjonen: hvor mange gjester som er ventet, har kommet og er på stedet, forsendelser som venter, og forfalte lån, ankomster time for time, hva som trenger oppmerksomhet, og de siste innsjekkingene og utsjekkingene. Tallet på knappen teller det som trenger oppmerksomhet.

Søk i alt

Søkefeltet øverst på hver side finner gjester, verter, møter, besøk, forsendelser og lån på tvers av lokasjonene dine. Ctrl+K tar deg dit. Trykk på Enter, eller Show all, for å se alle resultatene.

Annullere en registrering

En gjest som ikke kommer, kan annulleres i stedet for å slettes, så registreringen blir bevart: åpne menyen … på gjestelinjen og velg Cancel registration. Gjesten kan ikke lenger sjekke inn med den, dørnøkkelen gjesten har til besøket, blir trukket tilbake, og ingen får beskjed. En annullert gjest blir stående på møtet sitt, gjennomstreket, når du åpner møtet. Et annullert besøk uten møte, eller et møte der alle gjestene er annullert, havner i delen Cancelled nederst, foldet sammen. Undo cancellation henter registreringen tilbake, men ikke dørnøkkelen. Administratorer kan alltid annullere; resepsjonister kan det der lokasjonen gir dem lov til å endre innstillingene for lokasjonen.

Evakuering

Der lokasjonen din bruker den, ligger Evacuation i rødt nederst i menyen. Den sender alle gjester og verter på lokasjonen en melding om å forlate bygningen, og gir deg listen over gjester som ikke har sjekket ut.

Trykk på Evacuation og deretter på Yes, evacuate. Meldingene sendes med én gang, på e-post og SMS, slik lokasjonen din har satt det opp.
Evakueringslisten viser alle gjester som er sjekket inn i dag og ikke har sjekket ut, med vert og telefonnummer. Skriv den ut med Print, som gir et ark med en rute for å krysse av hver gjest, eller hold den åpen på en telefon eller et nettbrett og finn en gjest med søkefeltet.
Etter hvert som dere får bekreftet at gjestene er i sikkerhet, trykker du på Mark as safe: det sjekker dem ut. Listen oppdaterer seg selv.
Når alle er ute, trykker du på All clear. En evakuering avsluttes av seg selv etter to timer.

Bare i en nødsituasjon

Yes, evacuate varsler alle på lokasjonen med én gang og kan ikke trekkes tilbake. Listen er aldri bedre enn utsjekkingene, og det er enda en grunn til å sjekke ut gjestene når de går.

Andre sider resepsjonen bruker

Live monitor

En skjerm som holder seg oppdatert selv: hvem som er inne, og hvem som er ventet, i utgangspunktet innenfor en halvtime før eller etter akkurat nå. Expected within bestemmer hvor langt fram den ser, opptil Rest of the day, og Keep late guests for hvor lenge en forsinket gjest blir stående, opptil All day. Linjene har knappene Check in og Check out. Copy link gir deg en adresse du kan åpne på en veggskjerm, med de samme filtrene og tidene, og Full screen skjuler alt annet. Filtrer den etter lokasjon eller besøkstype.

Besøkshistorikk

Klokkeikonet i verktøylinjen på resepsjonssiden åpner besøkshistorikken: alle besøk på lokasjonen i en periode du velger, med søk og et diagram over de travleste tidspunktene. Export laster ned perioden som en CSV-fil for Excel. Besøk som er eldre enn lagringstiden til bedriften din, vises som Anonymized.

Digitale dørnøkler

Der lokasjonen din åpner dører med BmyGuest, viser Digital door keys alle nøkler som er utstedt, og dem som gjelder fra senere. New digital door key gir en nøkkel til en som ikke er besøkende, for eksempel en håndverker eller en kollega, for en periode og et tilgangsnivå du velger. Gjester får nøklene sine fra verten sin, fra møtet, eller fra deg på linjen sin.

Dørnøklene som er utstedt hos Northgate Copenhagen i dag.

Mailroom, Lend & Lease og parkering

Forsendelser og utlån har egne sider og egne veiledninger: Mailroom og Lend & Lease. Der lokasjonen din registrerer bilene til de besøkende, åpner du gjesten og bruker flisen Parking til å se om bilen er registrert, og til å skrive inn bilnummeret: Save plate, Register parking eller begge deler. Mens du skriver, foreslår BmyGuest bilnumre som er registrert på lokasjonen før, med navnet og mobilnummeret som sist ble brukt. Parking i menyen viser alle biler som er registrert en bestemt dag, og New parking der registrerer en bil for en som ikke er besøkende, for eksempel en ansatt.

Hjelp

Feilsøking

En gjest har sjekket inn ved inngangen, men står ikke på resepsjonssiden.

Se på merket ved siden av klokken. Updates waiting betyr at et panel eller et spørsmål du har åpent, holder listen tilbake: lukk det. Står det Your session has ended på siden, trykker du på Sign in again. Står det noe annet enn Live, laster du inn siden på nytt. Sjekk også at du ser på riktig lokasjon og på dagen i dag.

Verten sier at vedkommende ikke fikk beskjed.

Sjekk mobilnummeret og e-postadressen til verten under Hosts. Hvordan verter får beskjed, stilles inn per lokasjon av administratoren. En vert kan også ha satt opp at noen andre får varslene.

En gjest står ikke på listen.

Søk etter gjesten: flisen du har valgt, kan skjule vedkommende. Er gjesten ikke registrert, bruker du New guest. Ble gjesten registrert på en annen lokasjon, står vedkommende på resepsjonssiden for den lokasjonen.

Jeg får ikke sjekket inn en gjest.

Innsjekking virker bare i dag. En annullert registrering må først gjenopprettes med Undo cancellation.

Gjestekortet ble ikke skrevet ut.

Se på prikken på skriverikonet. Er skriveren ikke tilkoblet, sjekker du at den er slått på og har etiketter, og skriver deretter ut gjestekortet på nytt fra linjen til gjesten.

En gjest fra i går sjekket aldri ut.

Resepsjonssiden viser én dag om gangen, så gjesten står ikke på dagens liste og telles ikke som inne i dag eller på en evakueringsliste. Besøket vises uten utsjekkingstidspunkt i besøkshistorikken.

Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group.

Resepsjonsveiledning

Her begynner du

Hver dag

Når en gjest trenger deg

Hold oversikten

På ett minutt