Incident Management

En dryppende vandhane. Et ødelagt skrivebord. En kaffemaskine, der ikke virker. Et sikkerhedsproblem, der kræver handling.
Små og store hændelser der er en del af virksomheders daglige drift. Udfordringen er at sikre, at de bliver meldt, håndteret og fulgt helt til dørs.

Få styr på problemerne og opnå færre driftsforstyrrelser

BmyGuest Incident Management gør det nemt for alle medarbejdere at melde fejl på virksomhedes assets, så Facility hurtigt kan prioritere, fordele og løse diverse fejl. Samtidig får organisationen overblik og dokumentation, der gør det muligt at identificere gentagne problemer og forebygge driftsforstyrrelser.

Det reducerer risikoen for, at små fejl udvikler sig til større driftsforstyrrelser – og giver ledelsen et bedre grundlag for at arbejde systematisk med drift, risici og kontinuitet.

Flere problemer bliver opdaget. De bliver løst hurtigere. Og virksomhedens assets og faciliteter er hurtigere tilbage i drift.

  • Medarbejdere tager aktiv del i at sikre at virksomhedens assets og faciliteter er i drift.
  • Facility få ét samlet overblik over igangværende og afsluttede opgaver.
  • Automatisk fordeling af opgaver til medarbejdere ud fra kompetencer, arbejdsbyrde, lokation og køretid.
  • Komplet dokumentation over fejl og håndtering på assets.
  • Data til at identificere gentagne problemer og prioritere indsatsen

Incident Management er et modul der kan bruges alene eller i samspil med BmyGuest Asset Management, BmyGuest Visitor Management, BmyGuest Lend & Lease Management og BmyGuest Mailroom Management

DC482C47-7E11-426A-93E6-E7236DBBFE1E

Opdag problemerne, før de påvirker driften

Problemer og fejl på virksomhedens assets opstår. Det afgørende er, hvor hurtigt de bliver opdaget.

Når det er nemt at indrapportere fejl og mangler, bliver medarbejderne en aktiv del af at holde virksomhedens assets og faciliteter i drift. Et vindue der ikke kan lukke, en kaffemaskine der ikke virker eller problemer med en skærm i et mødelokale kan meldes så snart problemet opdages.

Virksomheden går fra at have få personer til at holde øje på driften til at have alle medarbejdere med. Når problemer opdages tidligt, kan de løses, før de udvikler sig til større driftsforstyrrelser. Det betyder, at medarbejderne i højere grad møder en arbejdsplads, hvor assets, udstyr og faciliteter fungerer, som de skal.

Hurtigere problemløsning. Mindre administration. Bedre drift.

BmyGuest 3640

Lad Facility bruge tiden på driften

Facility bruger hver dag tid på at koordinere, prioritere og fordele opgaver. Tid, der i stedet kunne bruges på at løse problemer og holde driften kørende.

BmyGuest automatiserer fordelingen af opgaver ud fra medarbejdernes kompetencer, arbejdsbelastning, lokation og køretid. Opgaverne planlægges, så arbejdet fordeles bedst muligt, og medarbejderne bruger tiden på de opgaver, hvor deres kompetencer gør størst forskel.


Facility-chefen får samtidig et samlet overblik over opgaver, deadlines og teamets kapacitet – uden at skulle bruge tid på manuel koordinering. Det gør det lettere at prioritere arbejdet, skabe balance i teamet og reagere, når belastningen ændrer sig.

Mindre administration. Mindre spildtid. Mere tid til det, der skaber værdi.

A5DDBCF5-9927-4834-9DC5-732F96BE1709

Hold virksomhedes faciliteter i drift

En fejl handler sjældent kun om det, der er gået i stykker. Et mødelokale, der ikke kan bruges, udstyr, der ikke fungerer, eller en kaffemaskine, der ikke virker, bliver hurtigt bemærket. Medarbejderne forventer, at arbejdspladsen fungerer, og at problemer, der opstår, bliver løst hurtigt.

Samtidig betyder hver defekt facilitet, at virksomheden ikke får den fulde værdi ud af de bygninger, assets og m², den betaler for.

BmyGuest hjælper med at få problemer opdaget og løst hurtigt, så virksomhedens assets og faciliteter hurtigere er tilbage i drift. Er et mødelokale eksempelvis meldt som defekt, vil medarbejdere, med en booking af lokalet, automatisk få besked, så de kan finde et andet lokale til deres møde.

På den måde reduceres driftsforstyrrelser, medarbejderne oplever en arbejdsplads, der fungerer, og virksomheden får mere værdi ud af sine fysiske rammer.

Funktioner

Et udsnit af funktionerne i BmyGuest Incident Management:

Fejlmelding på mobilen: vælg hvad problemet drejer sig om
Fejlmelding uden login

Fejlmeld et asset ved at scanne den tilhørende QR-kode. Det gælder også håndværkere og gæster, der ikke har en brugerkonto.

Nye fejlmeldinger med akut prioritet og nedtælling til svarfristen
Prioritet og svartid

Sæt prioritet og svartid på de enkelte fejltyper, så de vigtigste opgaver håndteres først.

Opgave med prioritet, ansvarlig tekniker, planlagt dato og deadline
Planlægning og status

Planlæg opgaver, sæt deadlines og følg sagen fra fejlmelding til afslutning.

Automatisk planlægning foreslår fordeling af 16 opgaver på teknikere med køretid
Automatisk opgavefordeling

Fordel opgaver efter kompetencer, arbejdsbelastning, lokation og køretid.

Tekniker med handske bruger tjekliste, fotos og kommentarer på en opgave i et serverrum
Tjeklister, fotos og tidsforbrug

Tilføj tjeklister, billeder og tidsforbrug direkte på opgaven.

Notifikationer om forfaldne og akutte opgaver på en tablet
Notifikationer og aktivitetslog

Få besked om nye opgaver, ændringer og deadlines, og bevar historikken på opgaven.

Værdi for organisationen

Incident Management handler ikke kun om at løse fejl. Det handler om at frigive tid, reducere driftsforstyrrelser og få mere værdi ud af virksomhedens mennesker, assets og faciliteter.

Medarbejderens egne fejlmeldinger og deres status på mobilen

Medarbejdere

  • Meld nemt fejl på kontorets eller egne assets når du opdager dem.
  • Slip for at bruge tid på at finde den rette person eller følge op på en fejl.
  • Vær tryg i at alt udstyr i mødelokalet du har booket virker. Hvis fejl bliver rapporteret, vil du få besked så du kan booket et andet lokale.
Tekniker med tablet i et teknikrum ser teamets planlægning og arbejdsbelastning

Facility Management

  • Frigiv tid fra manuel koordinering og administration.
  • Skab bedre balance i teamets arbejdsdag.
  • Brug mere tid på opgaver, der kræver faglighed og skaber værdi end på planlægning og opfølgning.

Overblik over opgaver fordelt på status med forfaldne opgaver fremhævet

Drift & Økonomi

  • Reducér spildtid og omkostninger ved driftsforstyrrelser.
  • Få faciliteter og assets hurtigere tilbage i drift.
  • Få mere værdi ud af de bygninger og m², virksomheden allerede betaler for.
Aktivitetslog over ændringer på opgaver vist på skærmen i et mødelokale

For ledelsen

  • Synlighed over driftsproblemer og gentagne fejl på tværs af organisationen.
  • Dokumentér hændelser, ansvar, handlinger og løsninger.
  • Brug faktiske data til at prioritere vedligehold, investeringer og forbedringer.

Opsætningsguiden i BmyGuest Incident Management: områder, kategorier, assets, team og en testfejlmelding

Kom i gang på 5 minutter

Incident Management kræver ikke et langt implementeringsforløb. En indbygget opsætningsguide tager jer igennem det vigtigste trin for trin – og hvert trin forklarer idéen, før I opretter den første del af det.

  • Områder – de steder, der kan meldes fejl på. Hvert område får sin egen QR-kode.
  • Kategorier – det, der kan meldes. Startkategorierne har allerede svartid og prioritet.
  • Assets – udstyr med sin egen QR-kode. Helt valgfrit.
  • Team – hvem der fordeler opgaverne, og hvem der løser dem.
  • Prøv det – scan koden med telefonen og meld en testfejl, præcis som kollegerne vil gøre.

Alt kan ændres bagefter. Start med ét område, og byg videre, når I er klar.

Fra opsætning til første fejlmelding på få minutter.

Q&A Incident Management

Både JA og NEJ. I systemet vælger I om det kun er medarbejdere eller om også eksterne skal have mulighed for at indrapportere fejl. Når eksterne fejlmelder assets scanner de samme QR-kode med bliver bedt om at angive navn, e-mail og telefonnummer.

Når et asset oprettes i Incident Management tilføjes foruddefinerede informationer, bl.a. lokationen for det pågældende asset. Når en QR-koden scannes for at fejlmelde et asset vil de foruddefinerede informationer følge med. Medarbejderen der fejlmelder et asset skal altså kun vælge, fra en dropdown, hvad problemet er.

Systemet sørger for at markere de sager som nærmer sig fristen. Overskrides fristen, sendes en besked til de ansvarlige, og sagen tælles med i oversigten over forsinkede opgaver.

Opgaver fordeles ud fra faglige kompetencer, arbejdsbyrde og lokation. Er der opgaver fordelt på flere lokationer, medregnes den faktiske køretid mellem adresserne. En tekniker kan således ikke blive tildelt opgaver i forlængelse af hinanden, hvis der er lang køretid mellem lokationerne. Systemet vil ligeledes forsøge at pulje opgaver på samme lokation, således at transporttid minimeres. Automatisk fordeling foreslår en plan, som kræver lederens godkendelse.

JA. Eksterne leverandører f.eks. håndværkere får adgang til de opgaver der er tildelt dem.

Nysgerrig på mere?

Kontakt os for en kort og uforpligtende samtale om jeres nuværende setup og behov. Kan vores løsninger indfri jeres behov, booker vi et møde – hvis ikke har I blot fået sparring med på vejen.

Kontakt os

Felter markeret med * er påkrævede.
og gerne

Tak for din besked

Vi vender tilbage hurtigst muligt.

Kontakt os Når du kontakter os, starter vi med en kort og uforpligtende samtale om jeres nuværende setup og behov. Hvis der er et godt match, booker vi et møde – ellers har du fået sparring med på vejen.
Book en demo Book en uforpligtende demo. Vi gennemgår jeres behov og viser løsningen. For at vi kan hjælpe dig bedst muligt, må du meget gerne skrive lidt om, hvad du søger nedenfor.
Bliv partner Er du interesseret i et partnerskab? Lad os tage en dialog.
Tal med os Fortæl kort, hvad du har brug for, for eksempel flere lokationer, adgangskontrol, mødelokaler, Teams, API eller badgeprintere. Så vender vores salgsteam tilbage.