Hvor skal du starte? Administrator Slå Hospitality til Byg kataloget Vælg driftsform Hvem må hvad Vært og reception Knyt en menu til et møde Vælg for en gæst Bestil forplejning til et møde Ret eller annullér en bestilling Køkken og økonomi Dagen og ugen Ret det, der blev leveret Eksportér bestillingerne Hvis Catering orders mangler Overblik På ét minut Hospitality er forplejningsdelen af BmyGuest. I bygger ét katalog med mad og drikke og bruger det på en af to måder: enten vælger hver gæst selv, før de kommer, eller også afgiver værten én bestilling til hele mødet. Driftsformen vælges pr. lokation, og en lokation kører den ene af dem, aldrig begge. På listen over tilkøbsmoduler hedder det Hospitality; indstillingssiden har titlen Visitor Catering, og i det daglige står der Catering på skærmene. GæstevalgBestilling til mødetHvem vælgerHver gæst, på sin egen telefon, før mødet.Værten, én bestilling til alle.På mødetDer knyttes en menu til mødet.Værten udfylder en bestilling til mødet.Hvordan gæsterne bliver spurgtEt link i påmindelsesmailen en time før, et trin i forhåndsregistreringen og My visits.Det bliver de ikke. Køkkenet får en e-mail.FristEt antal timer før mødet.Et antal dage før mødet, på et klokkeslæt.Køkkenet serAlle gæsternes valg lagt sammen, på mødet.En oversigt over dagen og ugen, udskriftsark og en eksport.PengeBruges ikke.Priser, omkostningssteder, leverede mængder og afregning. Grundtanken Kataloget (kategorier, produkter og menuer) er det samme i begge driftsformer. Forskellen er, hvem der vælger, og hvad der sker bagefter. At skifte driftsform rører ikke kataloget, og intet, der allerede er valgt eller bestilt, bliver slettet. Hvem gør hvad Hospitality involverer flere roller end de fleste tilkøbsmoduler, og hver af dem ser noget forskelligt. RolleHvad de gørAdministratorSlår tilkøbsmodulet til, vælger driftsform, vedligeholder kataloget og udpeger kantine, økonomi, katalogadministratorer og dem, der må bestille.KatalogadministratorUdpeges pr. lokation, typisk kantinelederen, som kan være ansat hos en ekstern cateringleverandør. Vedligeholder kategorier, produkter, menuer og priser uden at være administrator i BmyGuest. Kan ikke ændre, hvem der har adgang, eller driftsformen.VærtGæstevalg: knytter en menu til mødet, ser, hvad gæsterne har valgt, og kan vælge for en gæst. Mødebestilling: bestiller forplejning til mødet, hvis værten må bestille.ReceptionKan gøre det samme som værten for alle møder på sin lokation, fra receptionsskranken.KantineUdpeges pr. lokation. Får skærmen Catering orders: lister for dagen og ugen, udskriftsark og eksporten. Kan genåbne en bestilling og rette det, der blev leveret. Ser kun priser, hvis lokationen tillader det.ØkonomiafdelingenAlt, hvad kantinen ser, plus priser, beløb og betalingsoplysninger. Den eneste rolle, der kan markere bestillinger som afregnet.Gæsten selvKun ved gæstevalg. Åbner et link, vælger det, gæsten gerne vil have, og skal aldrig logge ind. Sådan finder du det Indstillinger: Locations → din lokation → Add-ons → Hospitality. Catering orders: et arbejdsområde for sig, for udpegede brugere i kantine og økonomi. Vælg det i arbejdsområdemenuen øverst til højre; for en bruger, der ikke har andet, er det det eneste i menuen. Værtens side: mødeformularen og mødets Catering-panel og forplejningsfelter på startsiden, My guests og My meetings. Gæstens side: linket i gæstens e-mail eller My visits, når gæsten er logget ind. Log ind igen Arbejdsområdet Catering orders bliver regnet ud, når du logger ind. Den, der lige er blevet udpeget til kantine eller økonomi, skal logge ud og ind igen, før det dukker op. Opsætning Sådan slår du Hospitality til Hospitality slås til pr. lokation. En virksomhed med tre kontorer kan bruge det på ét af dem, og to kontorer, der begge bruger det, kan køre forskellige driftsformer. Hospitality skal være tilgængeligt for din lokation. Står det ikke blandt lokationens tilkøbsmoduler, så spørg BmyGuest. Gå til Locations, åbn lokationen, vælg så Add-ons og Hospitality, og tryk på Activate AddOn. Vælg Content language, og tryk på Save changes. Byg kataloget: først kategorier, så produkter, så menuer. Vælg driftsform under Meeting orders (Mødebestilling), og udfyld det afsnit, hvis du vælger mødebestilling. For at stoppe bruger du Switch off nederst på siden. Intet bliver slettet: kataloget, valgene og bestillingerne bliver liggende, og det gør indstillingerne også. Indholdssprog Hvert navn har to felter: navnet på jeres eget sprog og et valgfrit engelsk navn. Content language fortæller, hvilket sprog det første felt er skrevet på. En læser, der læser det sprog, ser jeres navn; alle andre ser det engelske navn, eller jeres, hvis I har ladet det engelske stå tomt. Værd at bruge fem minutter på En svensk eller tysk læser får det engelske navn, ikke det danske. Udfyld de engelske navne, så snart I har gæster, der læser et tredje sprog. Kataloget Tre afsnit på indstillingssiden, i den rækkefølge du bør udfylde dem. Hvert har en Add-knap og på hver række Edit og en skraldespand. Kategorier og starten af produktlisten med billeder, priser og kostmærker. Kategorier Grupper til jeres produkter: varme drikke, kolde drikke, morgenmad, frokost. Gæstens side og reglerne for valg er bygget op omkring dem, så del dem op, som I vil have gæsten spurgt. En kategori har et navn, et engelsk navn og en sorteringsrækkefølge. En kategori, der stadig har produkter, kan ikke slettes. Produkter FeltHvad det gørName, English nameSom for kategorier.CategoryPåkrævet. Et produkt hører til én kategori.PriceBruges kun ved mødebestilling: værtens total, økonomis tal og eksporten. Lad det stå tomt, hvis I ikke afregner internt.DescriptionEn linje under navnet på gæstens side. Har sit eget engelske felt.ImageEt billede, der vises for gæsten og i produktlisten. JPG, PNG, GIF, BMP eller WebP.Dietary tagsVegetarian, Vegan, Gluten-free, Lactose-free, Halal, Contains nuts. Vises for gæsten og i værtens produktlister.Available for selectionSlå fra for at tage noget af listen for en tid uden at slette det. Det kan ikke vælges eller bestilles, men bliver stående på bestillinger, der allerede er afgivet.Sort orderRækkefølgen inden for kategorien. Et produkt: billedet og mærkerne er det, gæsten ser. Det er sikkert at slette Valg og bestillinger beholder produktets navn og pris, som de var, så en gammel bestilling stadig kan læses og faktureres korrekt, efter at produktet er væk. Menuer En menu er et udvalg af produkter plus regler. Ved gæstevalg er det den, gæsten får vist. Ved mødebestilling grupperer den værtens produktliste og kan have sin egen bestillingsfrist. Frokostmenuen: én frokostret er påkrævet, en drik og en snack er valgfri. FeltHvad det gørVisitor instructionsEn kort tekst øverst på gæstens side: »Frokosten serveres kl. 12:00«. Har sit eget engelske felt.Selection deadlineAntal timer før mødet, hvor gæstens side lukker. Tomt betyder, at den aldrig lukker.Notify e-mails on new selectionsAdresser, der får besked, hver gang en gæst vælger eller ombestemmer sig, for eksempel køkkenet. Adskil flere med semikolon.Ordering deadline for the hostKun ved mødebestilling: antal dage før mødet på et klokkeslæt, eventuelt i arbejdsdage. Se Sådan virker bestillingsfristen.Selection required for the visitorGæsten kan ikke springe forplejningstrinnet over ved forhåndsregistreringen.Host/reception may choose on the visitor’s behalfSlået til som standard. Slå det fra for en menu, som gæsten selv skal svare på, for eksempel en allergierklæring.Products and selection rulesSæt flueben ved produkterne på menuen, og angiv pr. kategori, hvor mange gæsten må vælge: et minimum og et maksimum (tomt for ingen grænse). I kan have så mange menuer, I vil: morgenmad, frokost, eftermiddagskaffe. Et møde har højst én. Når gæsterne vælger Gæstevalg Den driftsform, alle lokationer starter i. Der knyttes en menu til et møde, hver gæst vælger fra den, og køkkenet aflæser det samlede antal på mødet. Knyt en menu til mødet Vælg en Catering menu eller No catering i mødeformularen. Feltet vises, når lokationen har menuer og kører gæstevalg, både når du opretter et møde, og når du retter det. Valg, der allerede er truffet, bliver bevaret, hvis du skifter menuen senere. Frokostmenuen valgt til et nyt møde, på Graces telefon. Det får gæsten Påmindelsesmailen en time før har et link, så længe mødet har en menu, og gæsten ikke har valgt endnu. Forhåndsregistrering: en gæst, der udfylder sine oplysninger før ankomst, får forplejningssiden som sidste trin, medmindre fristen er overskredet. My visits: en gæst, der er logget ind, har en Choose catering-knap på besøget. Siden kræver ikke login og er lavet til en telefon. Den har sin egen sprogvælger, jeres instruktionstekst, én blok pr. kategori med en hjælpetekst, der følger jeres regler (»Pick one«, »Pick one (optional)«), og et kort pr. produkt med billede, beskrivelse og mærker. Gæsten trykker på det, gæsten vil have, tilføjer eventuelle allergier eller bemærkninger og trykker på Save. Gæsten kan komme tilbage via det samme link og ombestemme sig indtil fristen. Gæstens side: danskvand og den veganske salatbowl er valgt, med en bemærkning om allergi. Efter fristen Siden viser en besked om, at den er lukket, i stedet for kortene, forhåndsregistreringen springer trinnet over, og et svar, der kommer for sent, bliver afvist, også fra en side, der har stået åben. Her dukker valgene op Gæstens forplejningsfelt (en kop) får et flueben, når gæsten har valgt. Mødets huskelinje tæller de gæster, der ikke har valgt: »No catering chosen by 1 of 3«. Mødets Catering-panel viser alle gæsternes valg lagt sammen. Det er den liste, køkkenet arbejder ud fra i denne driftsform. På e-mail til adresserne på menuen, med gæsten, mødet, varerne og eventuelle bemærkninger, hver gang en gæst vælger. I Microsoft Teams eller Slack får værten besked, når en gæst har valgt, hvor virksomheden bruger BmyGuest-appen der. Vælg på en gæsts vegne Gæster glemmer det eller ringer i stedet. Værten og receptionen på lokationen kan svare for dem. Åbn mødet, og tryk på gæstens forplejningsfelt. På receptionsskranken bruger du forplejningsmærket på gæstens linje. Skriv et antal ud for hvert produkt. Antallene skal holde sig inden for menuens regler for hver kategori. Tilføj eventuelle allergier eller bemærkninger, og tryk på Save. Brand workshop på Graces telefon: to af tre gæster har valgt, Catering-panelet lægger deres valg sammen, og Grace vælger te og kage for Lea. Gæstens egen frist stopper ikke værten eller receptionen; panelet siger det, når den er overskredet. Hvor menuen ikke tillader det (Host/reception may choose on the visitor’s behalf slået fra), forklarer panelet, at gæsten selv skal svare. Et svar, som værten har givet, bliver registreret som sådan, så du kan skelne det fra gæstens eget. Når værten bestiller Mødebestilling Kantinemodellen. Gæsten får aldrig vist en menu; værten bestiller til hele lokalet, køkkenet får besked på e-mail og arbejder ud fra en dagsliste, og økonomi afregner bagefter. Det hele står i ét afsnit på indstillingssiden: Meeting orders (Mødebestilling), med sin egen Save changes-knap. Kun en administrator kan gemme det. Operating mode Gæstevalg eller mødebestilling Skifter du til mødebestilling, skjules feltet til forplejningsmenuen på mødeformularen, og bestillingsafsnittet vises i stedet. Menuer, der allerede er knyttet til møder, bliver stående, men ingen gæst bliver spurgt om dem, mens lokationen kører mødebestilling. Skift tilbage til gæstevalg, så bliver de tilbudt igen. Notification recipients Adresser, én pr. linje Får besked, når en bestilling bliver afgivet, ændret eller annulleret: typisk køkkenets fælles postkasse. Lader du feltet stå tomt, får ingen besked; bestillingerne vises stadig i oversigten. Include prices in the notification e-mail Til / fra Slået fra som standard: e-mailen kan blive sendt videre til hvem som helst, mens bestillingssiden kræver login. Slå det til, når cateringleverandøren fakturerer ud fra e-mailen. Canteen access Brugere Hvem der får Catering orders-skærmene for denne lokation. Vælg personer, ikke roller: ofte en almindelig vært eller en fra cateringleverandøren. Finance access Brugere Alt, hvad kantinen ser, plus priser, beløb og betalingsoplysninger, og afregning. Catalogue administrators Brugere Må vedligeholde kataloget og priserne, men ikke dette afsnit, så ingen kan give sig selv adgang til økonomi. Approved user list Brugere De værter, der må bestille. Tom betyder, at alle må, så ingen bliver låst ude, når driftsformen slås til. En vært, der ikke står på listen, kan stadig se, hvad der er bestilt til værtens møde, men kan ikke ændre det. The canteen may see prices Til / fra Slået fra for en intern kantine, slået til for en ekstern cateringleverandør, der fakturerer ud fra bestillingen. Det giver aldrig kantinen gæsternes navne i eksporten. Default ordering deadline Dage, klokkeslæt, arbejdsdage Hvor sent en bestilling må afgives, når menuerne for dens produkter ikke har deres egen frist, for eksempel 1 dag før kl. 14:00. Count working days only springer weekender og jeres lukkedage over. Closing days Datoer, én pr. linje De dage, køkkenet er lukket, skrevet som 2026-12-24. Bruges kun, når en frist tæller arbejdsdage; de forhindrer ikke nogen i at bestille til den dag. Cost centres Én pr. linje Værten vælger fra denne liste og kan ikke skrive sin egen, så eksporten forbliver ren nok til bogføringen. Payer fields Hidden, Optional eller Required Til mødets formål, omkostningssted, projektnummer og fakturamodtager. Skjul det, økonomi ikke bruger. Prices for the host Til / fra Slået til som standard: værten ser stykpriser og en løbende total under bestillingen. Slå det fra, hvor forplejning er et centralt budget. Northgates indstillinger for mødebestilling: Emma er kantinen, Jonas er økonomi, og alle må bestille. Værten bestiller Når mødet oprettes Catering for this meeting vises på formularen til et nyt møde for en vært, der må bestille på den lokation. Udfyld det, så bliver det gemt sammen med mødet, eller lad produkterne stå tomme, og tilføj forplejning senere. Bestilling, mens mødet oprettes: levering og betaling først, derefter produkterne med en løbende total. Mødet bliver altid oprettet Kan bestillingen ikke gemmes, for eksempel fordi et produkt lige er taget af listen, bliver mødet alligevel oprettet. Værten tilføjer forplejningen fra mødet bagefter. På et eksisterende møde Åbn mødet, og tryk på Order catering i mødets Catering-panel (Change order, når der er en bestilling), eller tryk på en gæsts forplejningsfelt. Panelet viser bestillingsfristen øverst. FeltHvad du skriver i detDelivery timeHvornår maden skal være i lokalet. Starter som mødets starttidspunkt.Delivery placeStarter som mødelokalet. Ret det til for eksempel »atriet«.Internal, ExternalHvor mange af hver. External starter som antallet af gæster på mødet.PaymentDe af formål, omkostningssted, projektnummer og fakturamodtager, som jeres lokation beder om.ProductsProdukt og antal, med et valgfrit eget tidspunkt (kaffe kl. 9:00, frokost kl. 12:00 på samme bestilling) og en bemærkning pr. linje.Note to the kitchen»To glutenfri, stilles op ved vinduet.« Grace bestiller kaffe og croissanter til næste uges gennemgang af designguiden. Produktlisten er grupperet efter kategori. Produkter, hvis frist allerede er overskredet for dette møde, er udeladt, og panelet siger det. Køkkenet får en e-mail inden for få sekunder, med leveringen som en kalenderinvitation. Mødets Catering-panel viser derefter bestillingen for alle, med Change order. Bestillingen på Q4 kick-off i mødets Catering-panel. Ret og annullér Gemmer du igen, erstattes hele bestillingen; dens status bliver Changed, og køkkenet får en ny e-mail. Cancel catering fjerner bestillingen og trækker kalenderaftalen tilbage fra køkkenet. Efter fristen kan panelet kun læses, og værten bliver bedt om at kontakte køkkenet. En afregnet bestilling kan ingen ændre. Flyttes mødet, flytter bestillingen med, fristen bliver regnet ud igen, og køkkenet får besked, uanset om mødet blev flyttet i BmyGuest eller i Outlook. Slettes mødet, bliver bestillingen annulleret. Efter fristen bliver den til Cancelled after deadline, så køkkenet kan tage stilling til mad, der allerede er lavet, og værten bliver bedt om at ringe til køkkenet. Sådan virker bestillingsfristen Den bliver regnet ud, hver gang bestillingen gemmes, ud fra de produkter, der står på den i det øjeblik. Hver menu, der indeholder et af de bestilte produkter og har en bestillingsfrist, er en kandidat. Er der ingen, er lokationens standardfrist den eneste kandidat. Er der heller ingen standardfrist, låser bestillingen aldrig. Hver kandidat tælles tilbage fra mødets dato i lokationens egen tidszone, uden weekender og lukkedage, hvor den tæller arbejdsdage, til sit klokkeslæt. Den strengeste vinder. Bland et produkt med to dages frist med et produkt med én dags frist, så skal hele bestillingen være inde to dage før. Genåbning Kantinen kan trykke på Reopen for the host på en bestilling. Det ophæver fristen for den bestilling, indtil den er afregnet, så værten stadig kan ændre eller annullere den. Det bliver skrevet i bestillingens historik. Køkkenets dag Catering orders viser én lokation ad gangen. Vælg Day eller Week, bladr med pilene eller Today, eller vælg en dato. Felterne: bestillinger, deltagere og varer i perioden, og hvor mange der er annulleret (et rødt mærke, når det skete efter fristen). To produce: alle produkter lagt sammen, grupperet efter det tidspunkt, de skal være klar. Det er produktionslisten. Meetings: én linje pr. bestilling med tidspunkt, møde, lokale, deltagere og varer, og et Locked-mærke, når værten ikke længere kan ændre den. Open viser hele bestillingen. Cancelled orders: står nederst, så køkkenet kan se, hvad der er aflyst. Emmas dag i kantinen: hvad der skal laves, øverst, og hvor det skal hen, nedenunder. Kantinen ser ingen priser her. Week viser det samme for hele ugen, med et afsnit pr. dag og et Open day-link, nok til at bestille varer og planlægge bemanding. Print (dagsvisning) giver et ark papir til dagen, og hver bestilling kan også udskrives for sig. Ugen hos Northgate Copenhagen, som økonomi ser den: to bestillinger fra mandag er allerede afregnet. Dagens udskriftsark: produktionslisten og derefter hvert møde med linjer og bemærkninger. Ingen priser på papir Udskriftsark viser aldrig priser, uanset hvem der udskriver dem. Et ark på væggen i køkkenet er ikke stedet for interne priser. Leverede mængder og afregning Det, der blev leveret, er ikke altid det, der blev bestilt. Rettelsen laves på bestillingen efter mødet, og det er den, der faktureres. Åbn bestillingen fra dagslisten. Udfyld Delivered på de linjer, der afviger. Lad en linje stå tom for at fakturere det, der blev bestilt. Tryk på Save delivered quantities. Både kantine og økonomi kan gøre det. Når perioden er lukket, sætter økonomi flueben ved bestillingerne på dagslisten og trykker på Mark as settled. Et partnermøde i går: én kaffe og to frugttallerkener færre end bestilt, rettet af kantinen. Økonomi ser beløbene og sætter flueben ved de bestillinger, der skal afregnes. Afregning låser En afregnet bestilling kan ingen ændre: den kan ikke genåbnes, rettes eller annulleres, heller ikke af økonomi. Afregn, når perioden virkelig er lukket. Vejen tilbage er en kreditnota i jeres økonomisystem. Opslag Status og historik StatusBetydningOrderedAfgivet af værten. Tæller med i dagslisten, produktionslisten og eksporten.ChangedGemt igen af værten. En normal tilstand; køkkenet har den nye udgave.CancelledAnnulleret af værten, eller mødet blev slettet før fristen. Intet at lave eller fakturere.Cancelled after deadlineMødet blev slettet efter fristen. Maden kan være lavet; kantinen tager stilling til produktion og fakturering.LockedFristen er overskredet; værten kan ikke længere ændre den.SettledMarkeret af økonomi. Låst for altid. History på en bestilling viser hver hændelse med tidspunkt og navn: afgivet, ændret, flyttet med mødet, annulleret, genåbnet, leverede mængder rettet og afregnet. Intet bliver overskrevet, så en omstridt faktura altid kan spores. To forretter blev bekræftet sent: kantinen genåbnede bestillingen, og den blev ændret efter fristen. En bestilling overlever sit møde. Når et møde slettes, beholder bestillingen mødets titel og tidspunkt, så køkkenet stadig kan se den, og økonomi stadig kan fakturere den. Hvem må hvad HandlingHvemSlå tilkøbsmodulet til, vælge driftsform, udfylde afsnittet om mødebestillingAdministratorVedligeholde kategorier, produkter, menuer og priserAdministrator eller en udpeget katalogadministratorKnytte en forplejningsmenu til et mødeAlle, der må administrere mødetVælge på en gæsts vegneMødets vært eller personale på mødets lokation, hvor menuen tillader detAfgive, ændre eller annullere en bestillingAlle, der må administrere mødet og står på listen over godkendte brugere (tom betyder alle)Åbne Catering ordersUdpegede brugere i kantine eller økonomi, pr. lokationSe priserØkonomi altid; kantinen, hvor lokationen tillader det; værten, hvor Prices for the host er slået tilGenåbne en bestilling, rette leverede mængderKantine og økonomiMarkere bestillinger som afregnet, se gæsternes navne i eksportenØkonomiafdelingen Eksporten og e-mailene Export på Catering orders henter den viste periode som en CSV-fil til Excel, én række pr. bestillingslinje: mødet, formål, vært og sted, interne og eksterne deltagere, omkostningssted, projekt og fakturamodtager, produkt, bestilte, leverede og fakturerede mængder, og status og bemærkninger. Priser og beløb kommer kun med for dem, der må se dem, og de eksterne gæsters navne kun for økonomi. En celle, der starter med =, +, – eller @, bliver gjort sikker, så den ikke kan køre som en formel. E-mailGår tilSendes, nårVisitor made their choiceAdresserne på menuenEn gæst vælger, eller værten eller receptionen vælger for gæsten.Order placed or changedNotification recipientsEn bestilling bliver gemt eller flytter med sit møde.Order cancelledNotification recipientsVærten annullerer, eller mødet bliver slettet; markeret, når det sker efter fristen.Catering could not be cancelledVærtenVærtens møde blev slettet efter fristen, hvis værten må bestille. Køkkenets e-mails indeholder hele bestillingen og et link til den og leveringen som en kalenderaftale, der opdateres ved en ændring og trækkes tilbage ved en annullering. De er skrevet på lokationens indholdssprog. Ordlyden sættes i e-mailskabelonerne, ikke på siden for tilkøbsmodulet. Begrænsninger og særheder Én driftsform pr. lokation. Nogle møder kan ikke spørge gæsterne, mens andre bestilles af værten. Kantinens og økonomis skærme er kun til mødebestilling. Ved gæstevalg arbejder køkkenet ud fra hvert mødes Catering-panel og e-mailene med besked. Gæstens link følger kun med påmindelsen en time før, ikke med e-mailen 24 timer før. Gæstens egen side har tjek-ind-udseendet, med lokationens branding, ligesom de andre sider, en gæst åbner fra en e-mail. Ingen produktions- eller leveringsstatus. En bestilling er afgivet, ændret, annulleret eller afregnet; der er ingen »i produktion«. Én pris pr. produkt, og omkostningssteder er en liste, der vedligeholdes i hånden, ikke tjekket mod et økonomisystem. En afregnet bestilling flytter ikke med sit møde. Fakturaen er allerede lavet ud fra den. Ingen sms. Kun e-mail, Teams og Slack. Hjælp Fejlfinding Catering orders står ikke i min menu. Du skal være udpeget under Canteen access eller Finance access for mindst én lokation, og du skal have logget ind, efter at du blev tilføjet. Værten kan ikke bestille. Lokationen skal køre mødebestilling; ved gæstevalg er der i stedet et felt til en forplejningsmenu. Værten skal have lov at administrere mødet og stå på listen over godkendte brugere, medmindre den er tom. Siger panelet, at fristen er overskredet, så bed kantinen om at genåbne bestillingen. Feltet til forplejningsmenuen mangler på mødeformularen. Enten kører lokationen mødebestilling, hvor en menu ikke gør noget, eller også har den ingen menuer endnu. En gæst har aldrig fået et link. Mødet skal have en menu, og gæsten må ikke allerede have valgt. Linket følger med påmindelsen en time før, så den e-mail skal være slået til for lokationen, og gæsten skal have en e-mailadresse. En tilpasset skabelon til påmindelsen skal indeholde forplejningslinket. Køkkenet har ikke fået en e-mail om en bestilling. Oftest er listen Notification recipients tom: så bliver der ikke sendt noget, og der vises ingen fejl. Ellers så tjek adresserne for stavefejl. Priserne mangler, hvor jeg ventede dem. Værter skal have Prices for the host, kantinen skal have The canteen may see prices, økonomi ser dem altid, udskriftsark viser dem aldrig, og produktet skal have en pris. Bestillingsfristen er ikke, som jeg forventede. En frist på en menu med et af de bestilte produkter slår lokationens standardfrist, og den strengeste gælder. Optælling i arbejdsdage springer weekender og lukkedage over, og klokkeslættet læses i lokationens tidszone. Et flyttet møde regner sin egen frist ud igen. Jeg kan ikke vælge to af noget for en gæst. Antallene skal holde sig inden for menuens maksimum for hver kategori. Hæv maksimummet på menuen, eller brug mødebestilling, hvor antallene er frie. Mødet er slettet, men bestillingen står stadig på listen. Det er med vilje. Bestillingen bliver gemt med mødets titel og tidspunkt under Cancelled orders, så køkkenet kan se, hvad der er aflyst, og økonomi stadig kan fakturere den. Nogen har afregnet den forkerte bestilling. Der er ingen vej tilbage i BmyGuest. Ret det i jeres økonomisystem; afregningen står i bestillingens historik med navn og tidspunkt. Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.