Hvor skal du starte?

Overblik

På ét minut

Værterne booker fortsat mødelokaler i Outlook, som de altid har gjort. BmyGuest læser jeres lokalers kalendere, så når en vært booker et lokale til et møde med eksterne gæster, bliver gæsterne registreret hos receptionen af sig selv. Receptionen får en kalender over alle lokalernes dag: hvem der er i hvilket lokale, og hvor der ventes gæster.

Hvem	Hvad de gør
It-afdelingen	Én gang for alle: giver BmyGuest læseadgang til lokalernes kalendere i Microsoft 365 via en appregistrering.
Administrator	Én gang for alle: forbinder tilkøbsmodulet i BmyGuest og placerer hvert lokale på en lokation.
Værter	Booker lokaler i Outlook med deres gæster på invitationen. Intet andet ændrer sig.
Reception	Ser gæsterne på receptionsskranken som sædvanligt og alle lokaler i lokalekalenderen.

Tilkøbsmodulet gælder hele virksomheden. BmyGuest gør det tilgængeligt, når I beder om det; derefter slår en administrator det til.

Fra lokalebooking til besøg

Med få minutters mellemrum læser BmyGuest kalenderen for hvert lokale, der har en lokation i BmyGuest, for de kommende tre uger (op til 90 dage, som I vælger). Alle bookinger vises i lokalekalenderen. En booking bliver desuden til et møde i BmyGuest med gæsterne registreret, når:

arrangøren er vært i BmyGuest med den samme e-mailadresse som i Outlook, og
mindst én deltager er en gæst: ikke arrangøren, ikke et lokale, ikke en kollega, der er vært i BmyGuest (kolleger bliver tilføjet som interne deltagere, der ikke tjekker ind, medmindre nogen registrerer dem som gæst i BmyGuest), og ikke en, der har takket nej.

Det betyder:

Mødet bliver registreret på lokalets lokation. Gæsterne er ventet i receptionen, får de sædvanlige påmindelser og kan tjekke sig selv ind.
Har lokalet en besøgstype under Guests are, får gæsterne den type. En type, som nogen har valgt manuelt, bliver stående.
Folk fra domæner, som lokationen ignorerer (dens indstillinger, Reception, Ignore visitors with following domains), og adresser på tilkøbsmodulets liste over ignorerede adresser bliver udeladt. Sæt jeres egen virksomheds domæner på lokationens liste.
Ændringer i Outlook, et nyt tidspunkt eller andre deltagere, følger med over i BmyGuest. Et møde, der bliver aflyst i Outlook, bliver fjernet fra BmyGuest.
Mødets tidspunkt, emne og lokale følger Outlook: dem kan du ikke ændre i BmyGuest, men du kan tilføje gæster og dørnøgler. Receptionen kan skifte værten, og senere synkroniseringer beholder den vært, receptionen har valgt.
En privat booking kommer ind uden sit emne.
Værten får en e-mail om det nye møde, medmindre virksomheden har slået det fra (Company profile, Hosts, Disable host emails for imported meetings).

Et lokale skal have en lokation

Lokaler kommer ind i BmyGuest uden en lokation. Indtil en administrator giver et lokale en, bliver dets kalender ikke læst, og dets bookinger bliver ikke til besøg.

Opsætning

Sådan sætter du det op

I Microsoft 365 (it-afdelingen)

BmyGuest læser lokalerne via en appregistrering i jeres egen tenant. Den er adskilt fra den, der synkroniserer jeres værter, hvis I bruger det.

Sørg for, at mødelokalerne er lokalepostkasser i Exchange Online, sådan som de er, når folk booker dem i Outlook.
Gå til App registrations i Microsoft Entra admin center, og opret en registrering, for eksempel »BmyGuest mødelokaler«.
Tilføj disse Microsoft Graph-applikationstilladelser under API permissions, og giv administratorsamtykke:

Tilladelse	Hvad den bruges til
`Place.Read.All`	At hente listen over jeres mødelokaler.
`Calendars.Read`	At læse lokalernes kalendere: bookingerne og deres deltagere.
`Calendars.ReadWrite`	Kun hvis receptionen må flytte møder eller booke lokaler i lokalekalenderen: en flytning bliver gemt i arrangørens egen kalender, og en booking i værtens.
`GroupMember.Read.All`	Kun for at begrænse BmyGuest til lokalerne i én gruppe.

Opret en klienthemmelighed under Certificates & secrets, og kopiér dens værdi. Notér, hvornår den udløber.
Kopiér Directory (tenant) ID og Application (client) ID fra registreringens oversigtsside.
Begrænser jeres tenant, hvilke postkasser apps må læse (en application access policy eller RBAC for Applications i Exchange), så tillad appen på lokalepostkasserne. Må receptionen flytte møder, skal arrangørernes postkasser også tillades. En ændring dér kan tage op til 30 minutter.

Når klienthemmeligheden udløber

Når hemmeligheden løber ud, holder BmyGuest op med at læse lokalerne: bookinger kommer ikke længere ind, og kalenderen holder op med at ændre sig. I det nye design ser administratorer og receptionister så en advarsel øverst på hver side: administratorens giver årsagen og har Open settings, og receptionister bliver bedt om at kontakte en administrator. Opret en ny hemmelighed, før den gamle udløber, og indtast den i BmyGuest. Når du gemmer den, forsvinder advarslen, og lokalerne bliver læst igen inden for få minutter.

I BmyGuest (administrator)

Company settings, Company profile, Add-ons, Meeting Rooms. Det står under Ready to set up, indtil det er slået til, og derefter under In use.

Virksomhedens tilkøbsmoduler, med Meeting Rooms i brug.

Udfyld Tenant ID, Application ID og Client secret under Microsoft 365. Skal BmyGuest kun se nogle af lokalerne, så læg dem i en gruppe, og skriv gruppens id under Custom user Group ID.
Tjek indstillingerne under Sync (se nedenfor), og slå Enable the meeting rooms overview? til for at få mødelokaleoversigten.
Tryk på Save and switch on og derefter på Sync now. Lokalerne bliver hentet ind; deres kalendere følger efter inden for få minutter.
Giv hvert lokale en Location under Imported meeting rooms. En Description (etage, pladser, udstyr) og en Background colour hjælper receptionen med at skelne dem fra hinanden. Har alle et lokales gæster samme besøgstype, så vælg den under Guests are (se nedenfor). Ændringer her bliver gemt, efterhånden som du laver dem.

Indstillingerne for synkronisering

Don’t import visitors: lokalerne og deres kalendere bliver læst, men ingen booking bliver til et møde med gæster. Til en virksomhed, der kun bruger lokalerne til kalenderen eller Incident Management.
Days ahead to sync: hvor langt frem kalenderne bliver læst, op til 90 dage (21, når feltet er tomt). Oversigten booker kun lokaler så langt frem.
Skip meeting series?: tilbagevendende møder bliver ikke til besøg. De vises stadig i kalenderen.
Enable the meeting rooms overview?: mødelokaleoversigten til receptionen, med booking af lokaler i værternes Outlook-kalendere. Indtil den er slået til, har Meeting rooms i Reception-menuen mærket Add-on.
Disable move meeting time: i lokalekalenderen kan receptionen stadig trække et møde til et andet lokale, men aldrig til et andet tidspunkt. Slået fra som standard.
Use webhooks (instant sync)?: Microsoft 365 giver BmyGuest besked om ændringer med det samme, i stedet for at BmyGuest kigger efter hvert femte minut.
Ignored guest email addresses: adresser, der aldrig bliver til gæster, for eksempel en fælles postkasse, der bliver inviteret til mange møder.

De hentede lokaler: hvert med en beskrivelse, en farve og sin lokation.

Lokaler bliver tilføjet, omdøbt og fjernet af den natlige synkronisering af lokaler (eller Sync now), efterhånden som de ændrer sig i Microsoft 365. Lokaler, der kan slås sammen, for eksempel A, B og A+B, er separate lokaler for BmyGuest.

Guests are

Besøgstype, pr. lokale

Giver gæsterne til alle møder, der bliver booket i dette lokale, en besøgstype, så et lokale kan stå for én slags besøgende. Opret for eksempel en lokalepostkasse, der hedder Leverandører, i Microsoft 365, giv den en lokation her, og sæt Guests are til den besøgstype, I bruger til leverandører. Så inviterer værterne det lokale til deres møder med leverandører.

Vælg lokalets Location først; listen viser den lokations besøgstyper. Når du vælger en type, får lokalets kommende gæster, der endnu ikke har en, den med det samme. En type, som nogen har valgt manuelt, bliver stående. En booking med to lokaler med hver sin type får ingen type, og flytter du lokalet til en lokation, der ikke har typen, mister lokalet den.

I hverdagen

Mødelokaleoversigten

Receptionen åbner oversigten med Meeting rooms i Reception-menuen. Alle administratorer og receptionister har punktet. Indtil Enable the meeting rooms overview? er slået til for jeres virksomhed, har det mærket Add-on og åbner en side om tilføjelsen, hvor en administrator finder vej til tilføjelsens side, hvis jeres virksomhed allerede har den. Mærket bliver lagt fast, når du logger ind, så log ud og ind igen, når oversigten er slået til. Du kan også åbne oversigten fra receptionsskranken: tryk på den runde knap nederst til højre for at få dagens overblik, og tryk på Open meeting rooms i kortet Meeting rooms. Kortet viser allerede hvert lokales næste booking, og hvilke lokaler der er i brug.

Kortet Meeting rooms i overblikket på receptionsskranken.

Siden viser én lokation og én dag i to visninger, som du skifter mellem øverst, og som enheden husker: Timeline, med en række pr. lokale og timerne på tværs, og for i dag Right now, med et kort pr. lokale. Hvert lokale viser sit antal pladser, og kender Microsoft 365 lokalernes etager, er lokalerne grupperet efter etage, og listen ved søgefeltet viser én etage ad gangen (All floors viser dem alle). Pladser og etager bliver hentet fra Microsoft 365 sammen med lokalerne hver nat (eller med Sync now). Receptionister ser deres egne lokationer, administratorer alle virksomhedens lokationer.

Lokalerne hos Northgate Copenhagen i formiddag, etage for etage med deres antal pladser. Den røde streg er nu.

Felterne: i dag Free now (ud af alle lokaler), In use now, Starting within 30 min og Visitors arrived (ud af dagens gæster, der ventes på stedet). Tryk på et felt for kun at se de lokaler (for Visitors arrived: lokaler med et møde, hvor ikke alle gæster er kommet), og tryk igen for at se alle. Siden åbner altid med alle lokaler. På en anden dag er de All rooms, Booked, Free all day og Expecting visitors.
Hvert lokale viser sin farve, sit navn, sit antal pladser, og om det er i brug eller ledigt, og indtil hvornår. På tidslinjen vises beskrivelsen, når du peger på lokalet.
Hver booking viser emne, tidspunkt og arrangør. Grøn: der ventes gæster på stedet, med hvor mange der er kommet (2/3). Gul: mødet er begyndt, og nogle af gæsterne er ikke kommet. En bærbar: deltagere, der er med online. Private meeting med en hængelås: en privat booking. En mørk kant: i gang nu. Falmet: overstået. En cirkelpil: en del af en serie.
Right now viser for hvert lokale mødet, der er i gang, hvor langt det er nået, og hvor lang tid der er tilbage, og om gæsterne er kommet. Et ledigt lokale viser, hvor længe det er ledigt, og Book now. Nederst på kortet står lokalets næste booking.
Søgningen finder lokaler på navn og bookinger på møde, arrangør, gæst, firma eller lokale, og viser de fundne bookinger under feltet: klik på en for at åbne den. På tidslinjen bliver de fundne bookinger markeret, og de andre bliver falmede. Now ruller til det aktuelle klokkeslæt, forstørrelsesglassene viser færre eller flere timer, og pilene øverst skifter dag. Når siden viser i dag, opdaterer den sig selv hvert andet minut, og en skærm, der står åben natten over, går videre til den nye dag.

Right now: et kort for hvert lokale, etage for etage. Et lokale i brug viser, hvor langt mødet er nået, og hvor lang tid der er tilbage, et ledigt lokale viser Book now, og det næste møde står under hvert kort.

Live-listen

I dag viser en liste ved siden af lokalerne (under dem på en smal skærm), Live, next 60 min, hvad receptionen skal tage sig af: møder, der begynder inden for den næste time, og møder, der er begyndt, mens nogle af gæsterne ikke er kommet, i op til 45 minutter. Hvert møde viser sine gæster på stedet, og om hver af dem er kommet, ventes eller er forsinket, og hvor meget. Under den viser Later today resten af dagens bookinger. Klik på et møde for at åbne det.

Gæster bliver tjekket ind på receptionsskranken som altid: Check visitors in on the reception desk fører dig dertil.

Live-listen: møder, der begynder inden for en time, og møder, hvor gæster er forsinket, med hver gæsts ankomst, og derefter Check visitors in on the reception desk og Later today.

Detaljer om en booking

Klik på en booking for at se lokale, tidspunkt og arrangør, gæsterne, og om de er kommet, og mødet i BmyGuest:

Registered in BmyGuest, med antallet af gæster på stedet og online: Open meeting viser mødet på siden Meetings, og Edit / add attendees åbner det, så du kan tilføje en gæst, der ikke var på invitationen.
Not registered in BmyGuest, når der endnu ikke er inviteret nogen udefra: er arrangøren vært, registrerer Create meeting & add attendees mødet, så du kan tilføje gæster.
En booking, hvis arrangør ikke er vært i BmyGuest, kan ikke registreres herfra.

Når du redigerer mødet, er dato og tidspunkt låst: de kommer fra Outlook og bliver ændret dér, eller ved at du flytter bookingen i denne kalender. Receptionen på mødets lokation og administratorer kan vælge en anden Host. BmyGuest spørger først Are you sure?, og senere synkroniseringer beholder den vært, du har valgt. Vælger du arrangøren fra Outlook igen, følger mødet Outlook på ny.

En booking med tre gæster på stedet og en uden gæster.

Når et møde skal flyttes

Er et lokale dobbeltbooket, eller skal et møde bruge et større lokale, så træk bookingen til et andet lokale (op eller ned) eller et andet tidspunkt (til siden, i trin på 15 minutter). BmyGuest viser, hvad der vil ændre sig, og advarer, hvis det nye lokale allerede er booket på det tidspunkt. Tryk på Move meeting for at bekræfte. Du kan også flytte en booking fra dens detaljer: under Move to another room står de lokaler, der er ledige på dens tidspunkt, med deres antal pladser, lokaler med færre pladser, end der er gæster på stedet, er markeret, og Move here flytter den efter den samme bekræftelse. Har jeres administrator slået Disable move meeting time til, kan du kun trække en booking op eller ned til et andet lokale, og den beholder sit tidspunkt. Over kalenderen står der så »Drag a meeting to another room«.

Sales weekly flyttes til Meeting room Fjord, og der er en dobbeltbooking at tjekke først.

Flytningen bliver gemt i Outlook, i arrangørens kalender, så alle på invitationen ser den. Det kræver tilladelsen Calendars.ReadWrite.
Kun møder, hvor en af jeres værter er arrangør, kan flyttes. At trække kræver en mus; på en berøringsskærm bruger du Move to another room i bookingens detaljer.
For et møde i en serie flytter et skift af lokale hele serien og beholder tidspunkterne; et skift af tidspunkt flytter kun det ene møde.
Mødet i BmyGuest og en eventuel bestilling af forplejning følger med, når mødet flyttes.

Siden kan ikke aflyse eller afkorte møder: det gør man i Outlook. Et møde, der er slut, og møderne på en dag, der er gået, kan ikke flyttes. Lokaler kan kun bookes så mange dage frem, som deres kalendere læses (Days ahead to sync). Gæster bliver tjekket ind på receptionsskranken som altid.

Book et lokale

Receptionen kan booke et lokale til en vært, for eksempel til et møde, der bliver aftalt ved skranken. Mødet kommer i værtens egen Outlook-kalender med lokalet inviteret, som om værten selv havde booket det, og lokalet accepterer det efter sine egne bookingregler. Kun i dag og senere dage.

Tryk på Book a room øverst, klik på et ledigt stykke af et lokales række på tidslinjen, eller tryk på Book now på et ledigt lokales kort.
Vælg Host, og giv mødet et emne. Kontakten Private skjuler titlen på skærme og på denne side, og Add a Teams meeting link for remote attendees føjer et Teams-link til mødet.
Vælg start og slut eller en varighed fra 30 min til 2 h. Listen over lokaler viser hvert lokales antal pladser og etage, og et lokale, der er optaget på det tidspunkt, kan ikke vælges.
Tryk på Book room. Kommer der gæster, så tryk i stedet på Book and add visitors: BmyGuest registrerer også mødet og åbner det, så du kan tilføje dem.

Book a room for Grace Adeyemi: emne, tidspunkt med knapperne fra 30 min til 2 h og et ledigt lokale, og derefter Book room eller Book and add visitors.

Det kræver en booking

Tilladelsen Calendars.ReadWrite, som når du flytter møder, og en vært, hvis e-mailadresse har en kalender i jeres Microsoft 365. BmyGuest viser bookingen med det samme. Afviser lokalet den, forsvinder den fra siden, næste gang lokalets kalender bliver læst, og værten har stadig mødet i Outlook.

For værter

Book lokalet i Outlook, og invitér dine gæster, som du plejer. Inden for få minutter er mødet i BmyGuest under My Meetings med dine gæster registreret til lokalets lokation.
Du kan tilføje gæster og dørnøgler til mødet i BmyGuest. Tidspunkt, emne og lokale følger Outlook, så ret dem dér.
Inviterer du kolleger, der er værter i BmyGuest, står de for sig under Colleagues, når du redigerer mødet, og de tjekker ikke ind. Skal en af dem have et gæstekort eller en dørnøgle, så tryk på Register as guest. Så forbliver vedkommende gæst, også når mødet bliver synkroniseret igen.
I My Meetings har hver gæst, der ikke er kommet, et valg mellem On site og Online. Er det et stort møde, hvor ingen kommer forbi receptionen, så slå i stedet Online meeting til på mødet i BmyGuest.
Uden et mødelokale registrerer du gæsterne på samme måde ved at tilføje [email protected] til invitationen; se værtsguiden.

Sammen med Incident Management

Hvor jeres virksomhed bruger BmyGuests Incident Management, kan hvert lokale kobles til sit område i modulet. Når en reparation i et koblet lokale bliver planlagt, kan den, der planlægger, så sende en e-mail til dem, der har booket lokalet i den periode. BmyGuest slår disse beskeder til for en virksomhed efter aftale.

Hjælp

Fejlfinding

En booking står ikke i kalenderen.

Tjek, at lokalet har en lokation under Imported meeting rooms, og at bookingen ligger inden for Days ahead to sync. Nye bookinger dukker op inden for få minutter. Ændrer intet sig overhovedet, kan klienthemmeligheden være udløbet, eller der kan mangle en tilladelse. Når Microsoft 365 afviser BmyGuests login (for eksempel en udløbet eller forkert klienthemmelighed), ser administratorer og receptionister i det nye design en advarsel øverst på hver side, og administratorens giver årsagen. Med Use webhooks (instant sync)? slået til bliver et lokale, som Microsoft 365 har afvist, prøvet igen med længere og længere mellemrum, til sidst kun én gang i døgnet. Når du har rettet årsagen, trykker du på Save changes på tilkøbsmodulets side, og så prøver BmyGuest alle lokaler igen med det samme.

Et møde med gæster er ikke kommet ind i BmyGuest.

Arrangøren skal være vært i BmyGuest med den samme e-mailadresse som i Outlook, og mindst én deltager skal være en gæst, der ikke har takket nej. Tjek lokationens ignorerede domæner og tilkøbsmodulets ignorerede adresser, og tjek Skip meeting series? for et tilbagevendende møde.

Kolleger bliver registreret som gæster.

De er ikke værter i BmyGuest. Tilføj jeres virksomheds e-maildomæner til lokationens Ignore visitors with following domains.

Et lokale mangler.

Det skal være en lokalepostkasse i Microsoft 365 og være med i gruppen, hvis I har angivet en. Nye lokaler kommer ind med den natlige synkronisering af lokaler eller med Sync now.

Når jeg flytter et møde, står der, at ændringen ikke kunne gemmes i Outlook.

Appregistreringen skal have Calendars.ReadWrite, og en application access policy skal tillade den på arrangørens postkasse. Møder med en arrangør uden for jeres virksomhed kan ikke flyttes.

Jeg kan kun trække et møde til et andet lokale, ikke til et andet tidspunkt.

Disable move meeting time er slået til for jeres virksomhed, under Sync på tilkøbsmodulets side. Ret i stedet tidspunktet i Outlook. Står der, når du flytter et møde, at møder kun kan flyttes til et andet lokale, blev indstillingen slået til, mens kalenderen var åben: opdatér kalenderen, og træk mødet igen.

Et lokale, jeg bookede, forsvandt fra siden.

Lokalets postkasse afviste bookingen efter sine egne bookingregler, for eksempel på grund af en dobbeltbooking i Outlook, eller fordi kun nogle må booke lokalet. BmyGuest viser en booking med det samme og fjerner den, næste gang lokalets kalender bliver læst, hvis lokalet ikke har accepteret den. Mødet bliver i værtens Outlook-kalender: book et andet lokale til det dér eller her.

Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.

Mødelokaler