Hvor skal du starte? It-afdeling og administrator Registrér appen i Microsoft 365 Forbind tilkøbsmodulet i BmyGuest Vælg, hvad der synkroniseres Giv hvert lokale en lokation Reception Åbn lokalekalenderen Se, hvem en booking er til Flyt et møde til et andet lokale Hvis en booking mangler Værter Book et lokale med gæster Sådan bliver en booking til et besøg Hvis kolleger dukker op som gæster Hvis dine gæster ikke blev hentet ind Overblik På ét minut Værterne booker fortsat mødelokaler i Outlook, som de altid har gjort. BmyGuest læser jeres lokalers kalendere, så når en vært booker et lokale til et møde med eksterne gæster, bliver gæsterne registreret hos receptionen af sig selv. Receptionen får en kalender over alle lokalernes dag: hvem der er i hvilket lokale, og hvor der ventes gæster. HvemHvad de gørIt-afdelingenÉn gang for alle: giver BmyGuest læseadgang til lokalernes kalendere i Microsoft 365 via en appregistrering.AdministratorÉn gang for alle: forbinder tilkøbsmodulet i BmyGuest og placerer hvert lokale på en lokation.VærterBooker lokaler i Outlook med deres gæster på invitationen. Intet andet ændrer sig.ReceptionSer gæsterne på receptionsskranken som sædvanligt og alle lokaler i lokalekalenderen. Tilkøbsmodulet gælder hele virksomheden. BmyGuest gør det tilgængeligt, når I beder om det; derefter slår en administrator det til. Fra lokalebooking til besøg Med få minutters mellemrum læser BmyGuest kalenderen for hvert lokale, der har en lokation i BmyGuest, for de kommende tre uger (op til 90 dage, som I vælger). Alle bookinger vises i lokalekalenderen. En booking bliver desuden til et møde i BmyGuest med gæsterne registreret, når: arrangøren er vært i BmyGuest med den samme e-mailadresse som i Outlook, og mindst én deltager er en gæst: ikke arrangøren, ikke et lokale, ikke en kollega, der er vært i BmyGuest (kolleger bliver tilføjet som interne deltagere, der ikke tjekker ind), og ikke en, der har takket nej. Det betyder: Mødet bliver registreret på lokalets lokation. Gæsterne er ventet i receptionen, får de sædvanlige påmindelser og kan tjekke sig selv ind. Folk fra domæner, som lokationen ignorerer (dens indstillinger, Reception, Ignore visitors with following domains), og adresser på tilkøbsmodulets liste over ignorerede adresser bliver udeladt. Sæt jeres egen virksomheds domæner på lokationens liste. Ændringer i Outlook, et nyt tidspunkt eller andre deltagere, følger med over i BmyGuest. Et møde, der bliver aflyst i Outlook, bliver fjernet fra BmyGuest. Mødets tidspunkt, emne og lokale følger Outlook: dem kan du ikke ændre i BmyGuest, men du kan tilføje gæster og dørnøgler. En privat booking kommer ind uden sit emne. Værten får en e-mail om det nye møde, medmindre virksomheden har slået det fra (Company profile, Hosts, Disable host emails for imported meetings). Et lokale skal have en lokation Lokaler kommer ind i BmyGuest uden en lokation. Indtil en administrator giver et lokale en, bliver dets kalender ikke læst, og dets bookinger bliver ikke til besøg. Opsætning Sådan sætter du det op I Microsoft 365 (it-afdelingen) BmyGuest læser lokalerne via en appregistrering i jeres egen tenant. Den er adskilt fra den, der synkroniserer jeres værter, hvis I bruger det. Sørg for, at mødelokalerne er lokalepostkasser i Exchange Online, sådan som de er, når folk booker dem i Outlook. Gå til App registrations i Microsoft Entra admin center, og opret en registrering, for eksempel »BmyGuest mødelokaler«. Tilføj disse Microsoft Graph-applikationstilladelser under API permissions, og giv administratorsamtykke: TilladelseHvad den bruges tilPlace.Read.AllAt hente listen over jeres mødelokaler.Calendars.ReadAt læse lokalernes kalendere: bookingerne og deres deltagere.Calendars.ReadWriteKun hvis receptionen må flytte møder i lokalekalenderen: flytningen bliver gemt i arrangørens egen kalender.GroupMember.Read.AllKun for at begrænse BmyGuest til lokalerne i én gruppe. Opret en klienthemmelighed under Certificates & secrets, og kopiér dens værdi. Notér, hvornår den udløber. Kopiér Directory (tenant) ID og Application (client) ID fra registreringens oversigtsside. Begrænser jeres tenant, hvilke postkasser apps må læse (en application access policy eller RBAC for Applications i Exchange), så tillad appen på lokalepostkasserne. Må receptionen flytte møder, skal arrangørernes postkasser også tillades. En ændring dér kan tage op til 30 minutter. Når klienthemmeligheden udløber Når hemmeligheden løber ud, holder BmyGuest op med at læse lokalerne: bookinger kommer ikke længere ind, og kalenderen holder op med at ændre sig. Opret en ny hemmelighed, før den gamle udløber, og indtast den i BmyGuest. I BmyGuest (administrator) Company settings, Company profile, Add-ons, Meeting Rooms. Det står under Ready to set up, indtil det er slået til, og derefter under In use. Virksomhedens tilkøbsmoduler, med Meeting Rooms i brug. Udfyld Tenant ID, Application ID og Client secret under Microsoft 365. Skal BmyGuest kun se nogle af lokalerne, så læg dem i en gruppe, og skriv gruppens id under Custom user Group ID. Tjek indstillingerne under Sync (se nedenfor), og slå Enable calendar view? til for at få lokalekalenderen. Tryk på Save and switch on og derefter på Sync now. Lokalerne bliver hentet ind; deres kalendere følger efter inden for få minutter. Giv hvert lokale en Location under Imported meeting rooms. En Description (etage, pladser, udstyr) og en Background colour hjælper receptionen med at skelne dem fra hinanden. Ændringer her bliver gemt, efterhånden som du laver dem. Forbindelsen til Microsoft 365 og indstillingerne for synkronisering. Indstillingerne for synkronisering Don’t import visitors: lokalerne og deres kalendere bliver læst, men ingen booking bliver til et møde med gæster. Til en virksomhed, der kun bruger lokalerne til kalenderen eller Incident Management. Days ahead to sync: hvor langt frem kalenderne bliver læst, op til 90 dage. Skip meeting series?: tilbagevendende møder bliver ikke til besøg. De vises stadig i kalenderen. Enable calendar view?: lokalekalenderen til receptionen. Use webhooks (instant sync)?: Microsoft 365 giver BmyGuest besked om ændringer med det samme, i stedet for at BmyGuest kigger efter hvert femte minut. Ignored guest email addresses: adresser, der aldrig bliver til gæster, for eksempel en fælles postkasse, der bliver inviteret til mange møder. De hentede lokaler: hvert med en beskrivelse, en farve og sin lokation. Lokaler bliver tilføjet, omdøbt og fjernet af den natlige synkronisering af lokaler (eller Sync now), efterhånden som de ændrer sig i Microsoft 365. Lokaler, der kan slås sammen, for eksempel A, B og A+B, er separate lokaler for BmyGuest. I hverdagen Lokalekalenderen Receptionen åbner lokalekalenderen fra receptionsskranken: tryk på den runde knap nederst til højre for at få dagens overblik, og tryk på Open calendar i kortet Meeting rooms. Kortet viser allerede hvert lokales næste booking, og hvilke lokaler der er i brug. Kortet Meeting rooms i overblikket på receptionsskranken. Kalenderen viser én lokation og én dag, med en række pr. lokale og timerne på tværs. Receptionister ser deres egne lokationer, administratorer alle virksomhedens lokationer. Lokalerne hos Northgate Copenhagen i eftermiddag. Den røde streg er nu. Felterne: All rooms, In use now, Free now og Expecting visitors: de lokaler, der har en booking med gæster på vej. På en anden dag bliver In use og Free til Booked og Free. Hvert lokale viser sin farve, sit navn, og om det er i brug eller ledigt, og indtil hvornår. Beskrivelsen vises, når du peger på lokalet. Hver booking viser emne, tidspunkt og arrangør. Grøn: der ventes gæster på stedet, med antallet. En bærbar: deltagere, der er med online. Busy med en hængelås: en privat booking. Falmet: overstået. En cirkelpil: en del af en serie. Søgningen finder et lokale på navn eller beskrivelse eller en booking på emne eller arrangør. Now ruller til det aktuelle klokkeslæt, forstørrelsesglassene viser færre eller flere timer, og pilene øverst skifter dag. Kalenderen opdaterer sig selv hvert andet minut. Expecting visitors: kun de lokaler, hvor der er gæster på vej. Detaljer om en booking Klik på en booking for at se lokale, tidspunkt og arrangør og mødet i BmyGuest: Registered in BmyGuest, med antallet af gæster på stedet og online: Open meeting viser mødet på siden Meetings, og Edit / add attendees åbner det, så du kan tilføje en gæst, der ikke var på invitationen. Not registered in BmyGuest, når der endnu ikke er inviteret nogen udefra: er arrangøren vært, registrerer Create meeting & add attendees mødet, så du kan tilføje gæster. En booking, hvis arrangør ikke er vært i BmyGuest, kan ikke registreres herfra. En booking med tre gæster på stedet og en uden gæster. Når et møde skal flyttes Er et lokale dobbeltbooket, eller skal et møde bruge et større lokale, så træk bookingen til et andet lokale (op eller ned) eller et andet tidspunkt (til siden, i trin på 15 minutter). BmyGuest viser, hvad der vil ændre sig, og advarer, hvis det nye lokale allerede er booket på det tidspunkt. Tryk på Move meeting for at bekræfte. Sales weekly flyttes til Meeting room Fjord, og der er en dobbeltbooking at tjekke først. Flytningen bliver gemt i Outlook, i arrangørens kalender, så alle på invitationen ser den. Det kræver tilladelsen Calendars.ReadWrite. Kun møder, hvor en af jeres værter er arrangør, kan flyttes, og kun med en mus, ikke på en berøringsskærm. For et møde i en serie flytter et skift af lokale hele serien og beholder tidspunkterne; et skift af tidspunkt flytter kun det ene møde. Mødet i BmyGuest og en eventuel bestilling af forplejning følger med, når mødet flyttes. Kalenderen kan ikke booke, aflyse eller afkorte møder: det gør man i Outlook. Gæster bliver tjekket ind på receptionsskranken som altid. For værter Book lokalet i Outlook, og invitér dine gæster, som du plejer. Inden for få minutter er mødet i BmyGuest under My Meetings med dine gæster registreret til lokalets lokation. Du kan tilføje gæster og dørnøgler til mødet i BmyGuest. Tidspunkt, emne og lokale følger Outlook, så ret dem dér. Er det et stort møde, hvor ingen kommer forbi receptionen, så slå Online meeting til på mødet i BmyGuest. Uden et mødelokale registrerer du gæsterne på samme måde ved at tilføje [email protected] til invitationen; se værtsguiden. Sammen med Incident Management Hvor jeres virksomhed bruger BmyGuests Incident Management, kan hvert lokale kobles til sit område i modulet. Når en reparation i et koblet lokale bliver planlagt, kan den, der planlægger, så sende en e-mail til dem, der har booket lokalet i den periode. BmyGuest slår disse beskeder til for en virksomhed efter aftale. Hjælp Fejlfinding En booking står ikke i kalenderen. Tjek, at lokalet har en lokation under Imported meeting rooms, og at bookingen ligger inden for Days ahead to sync. Nye bookinger dukker op inden for få minutter. Ændrer intet sig overhovedet, kan klienthemmeligheden være udløbet, eller der kan mangle en tilladelse. Et møde med gæster er ikke kommet ind i BmyGuest. Arrangøren skal være vært i BmyGuest med den samme e-mailadresse som i Outlook, og mindst én deltager skal være en gæst, der ikke har takket nej. Tjek lokationens ignorerede domæner og tilkøbsmodulets ignorerede adresser, og tjek Skip meeting series? for et tilbagevendende møde. Kolleger bliver registreret som gæster. De er ikke værter i BmyGuest. Tilføj jeres virksomheds e-maildomæner til lokationens Ignore visitors with following domains. Et lokale mangler. Det skal være en lokalepostkasse i Microsoft 365 og være med i gruppen, hvis I har angivet en. Nye lokaler kommer ind med den natlige synkronisering af lokaler eller med Sync now. Når jeg flytter et møde, står der, at ændringen ikke kunne gemmes i Outlook. Appregistreringen skal have Calendars.ReadWrite, og en application access policy skal tillade den på arrangørens postkasse. Møder med en arrangør uden for jeres virksomhed kan ikke flyttes. Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.