Hvor skal du starte? Reception Registrér en forsendelse ved skranken Registrér fra telefonen Udlevér en forsendelse Ret en fejl Administrator Slå Mailroom til Alle indstillinger forklaret Forsendelsestyper Jeres egne e-mailtekster Medarbejder Hvad du får besked om Hent dine forsendelser Hent for en kollega Der kom ingen e-mail Overblik På ét minut Mailroom gør jeres reception til et postrum med styr på tingene. En forsendelse ankommer, nogen registrerer den til den person, den tilhører, personen får besked med det samme, og forsendelsen lukkes, når den forlader skranken. Mailroom-siden hos Northgate Copenhagen: Reception-menuen til venstre, fire tællere og derefter ét kort pr. modtager, med den, der har ventet længst, øverst. Tilkøbsmodulet består af fire skærmbilleder og ét baggrundsjob: SkærmbilledeHvem bruger detHvad det bruges tilMailroomReceptionen og virksomhedsadministratorerAlt, der venter på afhentning, ét kort pr. modtager, med historikken nedenunder. Registrér, udlevér, aftal en afhentning, ret og luk forsendelser.Scan deliveriesReceptionen, på en telefonFoto, stregkode og modtager, den ene forsendelse efter den anden, mens budet stadig står i døren.My deliveriesAlle medarbejdere, der modtager forsendelserHvad der venter på dem, hvad de må hente for en kollega, og hvad de har fået tidligere.Mailroom managementVirksomhedsadministratorerIndstillingerne for én lokation: notifikationer, afhentningskoder, afhentningssteder, forsendelsestyper og egne e-mails. Baggrundsjobbet kører hver time og minder alle, hvis forsendelse stadig venter, om at hente den. Grundtanken En forsendelse hører altid til en vært: en person, der allerede er oprettet i jeres virksomhed i BmyGuest. Du kan ikke registrere en forsendelse til et navn, der ikke findes som vært. Kommer der en forsendelse til en, der ikke er i systemet, så opret personen som vært først. Hvem gør hvad Tre roller har med Mailroom at gøre, og de ser forskellige ting. Virksomhedsadministrator Slår tilkøbsmodulet til for en lokation og vælger alle indstillinger. Driver postrummet på alle lokationer i den virksomhed, vedkommende administrerer. Kan annullere en forsendelse, der er registreret ved en fejl, og gendanne den igen. Receptionist Driver postrummet på de lokationer, hvor vedkommende er receptionist: registrerer, udleverer, aftaler afhentninger, retter og lukker forsendelser. Kan kun annullere og gendanne en registrering, hvor lokationen har Receptionists can edit location slået til. Kan ikke ændre tilkøbsmodulets indstillinger, medmindre vedkommende også er virksomhedsadministrator. Vært (medarbejder) Ser sine egne forsendelser på My deliveries og på sin startside, med den afhentningskode, der skal vises i receptionen. Markerer en forsendelse som afhentet, når den er hentet. Henter forsendelser for en kollega, hvor lokationen tillader det: dem, receptionen har aftalt, og dem, vedkommende selv slår op på nummer eller afhentningskode. Ser aldrig Mailroom-siden eller andres forsendelser, bortset fra dem, vedkommende må hente. Sådan finder du det Mailroom og Scan deliveries ligger i Reception-menuen til venstre. De vises for administratorer og receptionister på en lokation, hvor tilkøbsmodulet er slået til. My deliveries ligger i Host-menuen. Linjerne under »Needs your attention« på startsiden fører også dertil, og det samme gør knappen i notifikationsmailen. Menuen bliver lagt fast, når du logger ind. Når tilkøbsmodulet er slået til på en lokation, skal medarbejdere og værter logge ud og ind igen for at se de nye punkter. Sikkerhed Hver handling bliver tjekket mod den lokation, forsendelsen hører til, slået op i databasen, og ikke kun mod din rolle. En receptionist i København kan ikke åbne, ændre eller udlevere en forsendelse, der er registreret i Aarhus, heller ikke med et direkte link. En vært ser kun sine egne forsendelser og dem, vedkommende må hente. Opsætning Sådan slår du det til Mailroom slås til pr. lokation, ikke pr. virksomhed. En virksomhed med tre kontorer kan bruge det på det ene og ikke på de andre. Åbn Company settings → Locations i Reception-menuen, åbn lokationen, og gå til dens afsnit Add-ons. Find Mailroom-modulet, og tryk på Set up (Configure, hvis det allerede er aktivt). Et tilkøbsmodul, der ikke er med i jeres abonnement, viser Contact sales i stedet. Vælg indstillingerne (næste afsnit), og tryk på Save and switch on. Mærket ved siden af titlen skifter til Active. Gentag det for hver lokation, der har et postrum. Du slår det fra igen med kortet Switch off this add-on nederst på samme side. Indstillingerne bliver gemt, så det kan slås til igen senere ved at gemme. Forsendelser, der allerede er registreret, bliver ikke slettet, men postrummets skærmbilleder holder op med at virke for den lokation. Alle indstillinger Alle indstillingerne for en lokation står på én side, Mailroom management. Menuen til venstre springer mellem de fire afsnit (Notifications, Pickup, Delivery types, Custom emails), og Find a setting indsnævrer siden til det, du skriver. Save changes nederst gemmer det hele på én gang. Notifikationer Mailroom management hos Northgate Copenhagen: afsnitsmenuen til venstre, Notifications til højre. Enable e-mail notifications? Til / fra Sender modtageren en e-mail i det øjeblik, en forsendelse bliver registreret til vedkommende. Den viser det, der er udfyldt (afhentningskode, forsendelsesnummer, afsender, type, kommentar og afhentningssted), og har en knap, der åbner forsendelsen på My deliveries. Lad den være slået fra, og ingen får automatisk besked: folk ser kun deres forsendelser på deres startside og på My deliveries. Enable daily reminder e-mails to recipients? Til / fra Rykker dem, der ikke har hentet. Et baggrundsjob kigger hver time og sender en e-mail til alle med forsendelser, der stadig venter, én e-mail pr. person med dem alle. Se Hvornår der sendes besked. Reminder hours Tal · standard 24 Hvor længe der skal gå efter den seneste e-mail, før der bliver mindet om igen. 24 betyder højst én påmindelse om dagen pr. person; 4 ville minde flere gange i løbet af en arbejdsdag. Står feltet på 0, bruger systemet 24. Afhentning Afsnittet Pickup med tre afhentningssteder. Enable auto-generated Pickup-code for recipients? Til / fra Giver hver ny forsendelse et kort løbenummer, som hylden, modtageren og receptionen alle kan henvise til. Det er langt nemmere at læse op over en skranke end en stregkode på 20 cifre fra fragtfirmaet. Numrene tæller op pr. lokation og pr. forsendelsestype, når I bruger typer. Derfor kan I have L-41 og P-41 samme dag, og det er netop det, typens præfiks er til. Koden vises med store tal lige efter registreringen, på Mailroom-siden, i e-mailen og på modtagerens My deliveries. Allow a recipient to pick up other people’s deliveries? Til / fra Slår selvbetjent afhentning for en kollega til. Folk på denne lokation får et afsnit Collect for a colleague på My deliveries: de forsendelser, receptionen har aftalt for dem, og et felt, hvor de kan slå enhver ventende forsendelse op på dens nummer eller afhentningskode. Er den slået fra, henter folk kun deres egne. Receptionen kan stadig aftale en afhentning, men kollegaen henter den så ved skranken. Pickup location names Liste med navne Til steder, hvor forsendelserne ikke alle venter samme sted: »Reception«, »Pakkebokse«, »Vareindlevering«. Add pickup location tilføjer en række; skraldespanden fjerner en. Når der er navne, tilbyder registreringsformularen og telefonscanneren en liste med afhentningssteder. Se Afhentningssteder nedenfor. Forsendelsestyper og egne e-mails De sidste to afsnit har hvert sit kapitel: Forsendelsestyper (valgfrie kategorier; så snart der findes én, skal der vælges en type ved hver registrering) og Egne e-mails (jeres egen ordlyd i de to e-mails). Ingen sms Mailroom giver besked på e-mail og med en besked i Microsoft Teams eller Slack, hvor jeres virksomhed bruger BmyGuest-botten. Den sender ikke sms. Det gamle design viste en sms-indstilling, der aldrig sendte noget; den nye indstillingsside har den ikke. Forsendelsestyper Typer holder anbefalede breve adskilt fra paller og intern post. Hver type har tre felter: FeltHvad det gørDisplay nameDet, receptionen vælger ved registreringen, og det, der står på Mailroom-siden, i historikken, i e-mails og på My deliveries. For eksempel »Anbefalet brev«.Pickup number prefixEn kort tekst foran afhentningskoden: P- giver P-148. Fordi hver type tæller sine egne numre, er det præfikset, der holder dem adskilt på hylden.Disable reminder emailsForsendelser af denne type kommer ikke med i påmindelserne. Nyttigt til intern post eller andet, som I ikke vil rykke folk for. Add type tilføjer en række. Skraldespanden fjerner en type, efter at have spurgt. Tryk derefter på Save changes. Fire typer, fire nummerserier. Intern post kommer aldrig med i en påmindelse. Pas på Så snart der er defineret én type, skal der vælges en type ved alle fremtidige registreringer (feltet viser Type *). Skal typer være valgfrie, så definér ingen. Når en type fjernes, ændrer det ikke forsendelser, der allerede er registreret med den: de beholder typen og dens præfiks, og du kan stadig gemme dem, når du retter andre oplysninger. Afhentningssteder Et afhentningssted er en etiket, der fortæller, hvor forsendelsen fysisk venter. Det gemmes sammen med forsendelsen, står i e-mailen, vises på Mailroom-siden og i historikken og vises for modtageren som »Pick up at« på My deliveries. Ingen oprettet: feltet vises aldrig, og e-mails nævner selve lokationen. Et eller flere oprettet: registreringsformularen og telefonscanneren tilbyder en liste Pickup location. Det er valgfrit at vælge; står den tom, nævner e-mailen selve lokationen. Det er en liste med navne, ikke et sæt hylder, som systemet holder styr på. Intet tjekker, at en forsendelse faktisk ligger i pakkeboksene. På telefonscanneren bliver den type og det afhentningssted, du valgte, husket på den telefon for lokationen, så en stak ens forsendelser kun kræver, at de vælges én gang. Egne e-mails Der sendes to e-mails: ny forsendelse, når en forsendelse bliver registreret, og påmindelse, mens den stadig venter. Begge har en fornuftig standardtekst. Vil I bruge jeres egen ordlyd, så udfyld felterne under Custom emails; lad dem stå tomme for at beholde standarden. Hver e-mail har tre felter: Email subject, Email body (HTML) og Link text, teksten på den knap, der fører læseren til sine forsendelser. En egen e-mail bliver først brugt, når den har en brødtekst; et emne alene bliver ignoreret. Over hver brødtekst er der knapper til flettefelterne. Klik på en, og den bliver indsat, hvor markøren står. Felterne til e-mailen om en ny forsendelse, med knapperne til flettefelterne over brødteksten. E-mail om ny forsendelse FlettefeltBliver til{{firstName}}Modtagerens fornavn.{{companyName}}Jeres virksomheds navn.{{locationName}}Den lokation, forsendelsen er på.{{packageInformationHtml}}En færdig liste med afhentningskode, forsendelsesnummer, afsender, type, kommentar og afhentningssted, alt efter hvad der er udfyldt.{{myPackageUrl}}Linket til denne forsendelse. E-mailens knap bruger det allerede; skriv det kun ind, hvis du også vil have linket i teksten. Påmindelsesmail FlettefeltBliver til{{firstName}}Modtagerens fornavn.{{companyName}}Jeres virksomheds navn.{{locationNamesHtml}}En liste over de steder, hvor deres forsendelser ligger.{{packagesInformationHtml}}Én linje pr. ventende forsendelse: sted, type, afhentningskode, forsendelsesnummer, afsender og kommentar.{{myPackagesUrl}}Linket til deres startside i BmyGuest. Som ovenfor bruger knappen det allerede. Formatering Brødteksten tager imod HTML, og de linjeskift, du skriver, bliver til linjeskift i e-mailen, så du kan skrive den som almindelig tekst og alligevel få afsnit. QR-plakaten til afhentning Pickup QR poster øverst på Mailroom-siden henter en zip-fil med den samme QR-kode som PNG, JPG og SVG. Koden åbner selvbetjeningssiden Pick up packages for den lokation. Print den, og hæng den op, hvor forsendelserne venter. Folk scanner den med telefonen, logger ind og ser deres egne forsendelser (og, hvor det er tilladt, dem, de må hente for en kollega), klar til at blive krydset af og hentet uden kø ved skranken. En forsendelse til en anden kan også tilføjes der, med dens nummer. Brug SVG-filen til store print: den forbliver skarp i enhver størrelse. Hver lokation har sin egen kode, så genbrug ikke en plakat mellem to steder. Den side, plakaten åbner, på en telefon. Ældre udseende Den side, plakaten åbner, er endnu ikke flyttet over i det nye design. Den virker som før, men viser afhentningskoder uden typens præfiks (»Pickup number 156« i stedet for P-156). Alt, hvad den kan, findes også på My deliveries. Sådan gør du Registrér ved skranken Formularen på Mailroom-siden, til en computer i receptionen, med eller uden en USB-stregkodelæser. Åbn Mailroom i Reception-menuen. Arbejder du på flere lokationer, så vælg den rigtige i lokationsmenuen øverst til højre. Siden husker dit valg. Tryk på Register delivery. Et panel glider ind med søgningen efter modtager klar. Begynd at skrive navnet på modtageren. Søgningen dækker værter på denne lokation; slå Search the whole company til for en, der hører til et andet sted. Udfyld resten: Type: påkrævet, så snart der findes en type. Pickup location: hvor den kommer til at vente, hvis I bruger afhentningssteder. Delivery number: skriv fragtfirmaets trackingnummer, eller scan det med en USB-stregkodelæser, som skriver det ind for dig. Sender og Comment: »DHL«, »Skrøbelig«, »To kasser tapet sammen«, alt, hvad der kan hjælpe. Photo: valgfrit. Et billede af etiketten er den hurtigste måde for modtageren at genkende forsendelsen på. Til en stak forsendelser: sæt flueben i Keep open for the next delivery nederst i formularen. Efter hver gemning rydder formularen nummer, afsender, kommentar og foto, beholder type og afhentningssted og er klar til den næste. Valget bliver husket på den computer. Tryk på Register delivery. Med afhentningskoder slået til viser vinduet Delivery registered koden med store tal. Skriv den på forsendelsen, og tryk så på Written on the delivery. Registrering ved skranken: formularen og afhentningskoden, der skal skrives på forsendelsen. Modtageren får en e-mail med det samme, og forsendelsen dukker op på siden uden at genindlæse. Genvej: et åbent modtagerkort har Another delivery for them, som åbner formularen med den person allerede valgt. Registrér fra en telefon Scan deliveries er lavet til at stå i døren med en stak forsendelser: foto, stregkode, modtager, registrér, næste. Åbn Scan deliveries i Reception-menuen (eller Scanner på Mailroom-siden), og giv adgang til kameraet, når telefonen spørger. Har du flere lokationer, så vælg én øverst. Ret kameraet mod etiketten, og tryk på Take photo. Retake prøver igen; Choose photo bruger et billede, du allerede har. Fotoet er valgfrit. Stregkoden bliver læst for dig og tilbudt under Barcodes found. Tap the right one. En etiket har tit flere koder, så tryk på fragtfirmaets trackingnummer. Du kan altid skrive nummeret i stedet.Telefoner, hvis browser selv kan læse stregkoder (de fleste Android-telefoner med Chrome), læser dem direkte fra kameraet. Andre, blandt dem iPhones, læser stregkoden fra det foto, du tager, og siden siger det. Hold telefonen så tæt på, at stregkoden fylder en god del af billedet; bliver der ikke tilbudt nogen kode, så skriv nummeret. Vælg modtageren, som ved skranken. Folk, du har registreret til under dette besøg, vises som hurtige valg under Just now. Type og Pickup location bliver stående, som du forlod dem, husket på denne telefon for lokationen. Sender and comment åbner to felter mere. Tryk på Register delivery. Afhentningskoden vises med store tal; skriv den på forsendelsen, og tryk på Written on the delivery. Formularen nulstilles til den næste, og forsendelsen kommer med på listen Registered now nederst. Scan deliveries på en telefon: kameraet live, og derefter stregkoden læst fra fotoet og modtageren valgt. Efter registreringen: afhentningskoden og de forsendelser, der er registreret under dette besøg. Vil du ændre en forsendelse, der er registreret fra telefonen, så åbn den på Mailroom-siden. Hvad modtageren får Få sekunder efter registreringen har modtageren: En e-mail (når e-mailnotifikationer er slået til), der nævner virksomheden og lokationen, viser de oplysninger, der blev udfyldt, og har en knap, der åbner forsendelsen på My deliveries. Knappen logger dem som regel direkte ind, i 12 timer. Folk, der logger ind med virksomhedens single sign-on, eller hvis e-mail på værtsposten ikke er den adresse, de logger ind med, logger ind som sædvanligt først. En besked i Microsoft Teams eller Slack, hvis jeres virksomhed bruger BmyGuest-botten, og personen er koblet til den. Det samme gælder påmindelser. En linje under Needs your attention på deres startside i BmyGuest, Deliveries waiting for you, med lokationen og afhentningsstedet. Når receptionen har aftalt, at de henter en kollegas forsendelse, vises der også en linje Collect for a colleague. Begge fører til My deliveries. En værts startside med to forsendelser, der venter, og én, der skal hentes for en kollega. My deliveries ligger i Host-menuen til venstre. Hent dine egne Det hele ligger på My deliveries: i Host-menuen, bag linjerne på startsiden og bag knappen i e-mailen. My deliveries: det, der venter på dig, det, der skal hentes for en kollega, og tidligere forsendelser. Waiting for you viser, hvad receptionen har registreret til dig, ældste først, hver med sin afhentningskode. Tryk på en forsendelse for at se foto, forsendelsesnummer, type, afsender, hvor den skal hentes, og hvornår den ankom. Vis afhentningskoden i receptionen, eller hent forsendelsen dér, hvor den venter. Når du har den, så tryk på Picked up. Venter der flere, markerer All picked up øverst på listen (den viser hvor mange) dem alle, efter at have spurgt. En forsendelse åbnet på My deliveries. Forsendelsen flytter derefter til Earlier deliveries (dine seneste 50) som Picked up by recipient, og receptionen ser den i historikken. Den samme side på en telefon. Tillid frem for kontrol At markere en forsendelse som afhentet er en erklæring: personen siger, at de har den, og intet tjekker det fysisk. Har I brug for en strammere kæde, så hold forsendelserne bag skranken, og lad receptionen udlevere dem (se Udlevering ved skranken). Hent for en anden En anden kan hente en forsendelse på to måder. Selvbetjent afhentning kræver, at Allow a recipient to pick up other people’s deliveries? er slået til for lokationen. Receptionen aftaler en afhentning Til når nogen ringer ned og siger »min kollega kommer og henter den«, eller når én person henter hele teamets post. Åbn modtagerens kort på Mailroom-siden. Tryk på Arrange pickup nederst på kortet for alle personens ventende forsendelser, eller vælg det i en forsendelses ⋯-menu for kun den ene. Søg efter en eller flere værter under Colleagues. May pick up now viser, hvem der allerede må, hver med × for at trække det tilbage. Tryk på Arrange pickup. En afhentning aftales for alle tre af Priyas forsendelser. Tom må allerede hente en af dem. Kollegaen ser nu de forsendelser under Collect for a colleague på My deliveries, markeret med, hvem de tilhører, og kan markere dem som Collected. Modtageren forbliver modtageren. På Mailroom-siden viser kortet Pickup arranged og forsendelsen Pickup: navn. Aftalen slutter, når forsendelsen bliver udleveret eller lukket. Hvor selvbetjent afhentning er slået fra, siger panelet det: så kommer kollegaen til skranken, og receptionen udleverer forsendelsen. Slå den op på nummer Til når nogen allerede står ved hylden med en kollegas forsendelse i hånden. Skriv forsendelsesnummeret eller afhentningskoden (med eller uden præfiks) under Collect for a colleague på My deliveries, og tryk på Find. Arbejder du på flere lokationer, der tillader det, så vælg lokationen først. Forsendelsen bliver tilføjet listen med oplysning om, hvem den er til, så du kan tjekke, at det er den rigtige. Når du har den, så tryk på Collected, og husk at aflevere den. Fundet på afhentningskoden: Priyas forsendelse, nu på Graces liste ved siden af den, receptionen har aftalt. Hvad der bliver registreret Afhentning for en anden bliver registreret som Picked up on behalf of recipient sammen med navnet på den, der hentede. Det vises i forsendelsens statuslog og i historikken, så der altid står et navn ved en overlevering. Kun forsendelser, der stadig venter, kan findes, og kun på lokationer i din egen virksomhed, der tillader det. En forsendelse til dig selv ligger i stedet på din egen liste. Udlevering ved skranken Den klassiske vej: personen kommer til receptionen, du finder forsendelsen og rækker den over. Skriv i feltet Search over listen: et navn, et forsendelsesnummer, en afhentningskode (sådan som den bliver læst op; »P-148« virker), en afsender eller et ord fra kommentaren. Det kort, der passer, åbner af sig selv. Udlevér forsendelsen. Tryk på Handed out i dens række. All handed out på kortet udleverer alt, der venter på den person, efter at have spurgt. Priyas kort, fundet ved søgning: kontaktoplysninger, tre forsendelser med afhentningskoder og en afhentning aftalt til Tom. Forsendelsen forsvinder med det samme fra listen over ventende, påmindelserne stopper, og historikken viser den som Picked up by recipient med dit navn. Fejl, returnering og kassering Hver forsendelsesrække har en ⋯-menu ved siden af Handed out. Menuen på en forsendelse. Cancel registration vises kun for dem, der må annullere. Ret en forsendelse Edit åbner registreringsformularen, udfyldt. Du kan ændre modtager, type, afhentningssted, forsendelsesnummer, afsender og kommentar. Afhentningskoden følger forsendelsen, og fotoet kan ikke udskiftes efter registreringen. Forkert person Ændrer du modtageren, flytter forsendelsen over til den nye person, og vedkommende får en ny e-mail (når e-mailnotifikationer er slået til). Den første modtager får ingen besked, så sig det selv, hvis personen allerede er på vej ned. Ingen henter den Nogle forsendelser bliver aldrig hentet. To lukkestatusser holder listen retvisende i stedet for at lade den vokse: Returned to sender: du har givet den tilbage til fragtfirmaet eller afsenderen. Disposed: du har smidt den ud, makuleret den eller på anden måde destrueret den. Begge spørger først, tager forsendelsen af listen over ventende, stopper påmindelserne og bliver registreret med dit navn og tidspunktet. Værd at aftale på forhånd Systemet afgør ikke, hvornår en forsendelse er for gammel. Aftal en husregel, for eksempel returnering efter 30 dage og kassering af uafhentede ting efter 90, og brug farverne som påmindelse: et kort bliver ravgult efter 5 dage og rødt efter 10. Udleveret ved en fejl Åbn den i History under listen over ventende, og tryk på Back to waiting. Rettelsen lægges ovenpå: fejlen bliver stående synligt i statusloggen, så sporet aldrig bliver skrevet om. Registreret ved en fejl Cancel registration fjerner en forsendelse, der aldrig skulle have været registreret, for eksempel en dublet. Den forsvinder fra Mailroom-siden og historikken. Modtageren får ingen besked, og en e-mail, der allerede er sendt, bliver ikke trukket tilbage. Virksomhedsadministratorer kan annullere; receptionister kan, hvor lokationen har Receptionists can edit location slået til. Fortryder du, så slå Show cancelled til i historikken, åbn forsendelsen, og tryk på Restore. En annulleret registrering i historikken, med Show cancelled slået til. Opslag Mailroom-siden Siden viser én lokation ad gangen: det, der venter på afhentning, øverst, og historikken nedenunder. Alt, hvad du gør på den (registrerer, udleverer, aftaler, retter), tegner siden op på stedet, så der er ingen opdatér-knap. Tællere TællerHvad den tællerwaitingAlle forsendelser, der er klar til afhentning på denne lokation.arrived todayVentende forsendelser registreret i dag, i lokationens egen tidszone.waiting 5+ daysVentende forsendelser, der er mellem 5 og 9 dage gamle.waiting 10+ daysVentende forsendelser, der er 10 dage gamle eller mere. Klik på en tæller for kun at vise de modtagere; klik på waiting for at vise alle igen. Modtagerkort Ét kort pr. modtager, den, der har ventet længst, først, 25 kort pr. side. Kortet viser, hvornår den ældste forsendelse ankom, og hvor længe den har ventet, navnet, forsendelsesnumrene, afhentningskoderne, Pickup arranged, hvor en kollega må hente, og hvor mange forsendelser der er. Et kort bliver ravgult, når en forsendelse har ventet 5 dage, og rødt ved 10. Åbnet viser det modtagerens stillingsbetegnelse, e-mail og arbejdstelefon (klik for at skrive eller ringe) og derefter én række pr. forsendelse: foto, afhentningskode, forsendelsesnummer, type, afsender, afhentningssted, hvornår den ankom, og hvem der registrerede den, en eventuel aftalt afhentning og kommentaren. Forsendelsens detaljer Klik på en forsendelses nummer eller foto for at åbne alt om den: fotoet i fuld størrelse, modtageren, alle felter, hvornår modtageren sidst fik besked (eller »No e-mail sent«), hvem der må hente den, og hele statusloggen med, hvem der gjorde hvad hvornår. Forsendelsens detaljer. Længere nede viser statusloggen, at denne forsendelse blev udleveret ved en fejl og sat tilbage. To ved skranken Siden tegner sig selv op efter alt, hvad du gør, men den følger ikke med i, hvad en kollega gør på en anden computer. Arbejder I to ved skranken på én gang, så genindlæs siden, før du går ud fra, at en forsendelse stadig venter. Forsøger du at udlevere en, der allerede er væk, bliver det afvist, og siden tegnes op med den aktuelle tilstand. Historik og eksport Historikken ligger under listen over ventende. Den viser alle forsendelser, der har haft aktivitet i perioden, det vil sige, at deres seneste status ændrede sig i den, så forsendelser, der stadig venter, kommer også med. Den åbner på de seneste 30 dage. Periodemenuen tilbyder 7, 30, 90 eller 365 dage eller et bestemt interval. Historikken har sit eget søgefelt, adskilt fra søgningen i listen over ventende. Åbn en række for at se detaljerne, hvem der lukkede den og hvornår, og Back to waiting for en forsendelse, der er lukket ved en fejl. Details and status log åbner hele panelet. Siden viser de seneste 500 forsendelser i en periode. Export henter dem alle som en CSV-fil: ankomst, modtager og e-mail, forsendelsesnummer, afhentningskode, type, afsender, afhentningssted, kommentar, registreret af, status, og hvornår og af hvem status blev ændret. Show cancelled (for dem, der må annullere) tilføjer annullerede registreringer, også i eksporten. Historikken med periodemenuen åben. En række i historikken åbnet: hentet for Priya af Tom næste eftermiddag. Statusser En forsendelses status er en log, ikke en kontakt: hver ændring bliver tilføjet med, hvem der lavede den og hvornår, og den nyeste er den aktuelle status. Intet bliver overskrevet, så hele sporet altid kan læses i detaljerne. StatusSættes nårVirkningReady for pickupAutomatisk ved registreringen, eller med Back to waiting efter en fejl.På listen over ventende, tæller med i påmindelser, kan hentes.Picked up by recipientModtageren markerer den som afhentet, eller receptionen trykker på Handed out.Forlader listen over ventende. Påmindelserne stopper.Picked up on behalf of recipientEn kollega markerer den som hentet på My deliveries eller afhentningssiden.Forlader listen over ventende. Navnet på den, der hentede, bliver gemt og vist i historikken.Returned to senderReceptionen sender den retur.Forlader listen over ventende. Påmindelserne stopper.DisposedReceptionen destruerer eller kasserer den.Forlader listen over ventende. Påmindelserne stopper.CancelledRegistreret ved en fejl og annulleret.Skjult på siden og i historikken indtil Show cancelled. Kan gendannes. Hvornår der sendes besked Præcis hvornår beskederne bliver sendt, og hvorfor en af dem sommetider ikke gør. E-mailen ved ankomst Sendes i det øjeblik, forsendelsen bliver registreret. Der er ingen samling og ingen forsinkelse. Sendes igen til den nye person, hvis du ændrer en forsendelses modtager. Sendes slet ikke, så længe Enable e-mail notifications? er slået fra for lokationen. Knappen i den åbner forsendelsen på My deliveries. Påmindelsesmailen Et baggrundsjob kører hver time, på slaget, på alle lokationer med tilkøbsmodulet slået til. Det springer lokationer over, hvor Enable daily reminder e-mails to recipients? er slået fra. Det ser kun på forsendelser, der stadig er Ready for pickup, og springer dem over, hvis type har flueben i Disable reminder emails. En person bliver kun mindet om det, hvis deres seneste besked er ældre end Reminder hours, eller hvis de aldrig har fået besked. Én e-mail pr. person med alle ventende forsendelser, hver med sted, type, koder, afsender og kommentar. Knappen i den åbner deres startside i BmyGuest. Når den sendes, nulstilles uret for alle personens forsendelser, så den næste påmindelse ligger et helt interval ude. En nyttig følge Påmindelser styres af »hvornår har du sidst fået besked«, ikke af e-mailen ved ankomst. Du kan altså slå e-mails ved ankomst fra og påmindelser til, og folk bliver stadig rykket, bare i påmindelsernes rytme i stedet for med det samme. Begrænsninger og særheder Modtagere skal allerede være værter. Man kan ikke »registrere til et navn«. Opret personen som vært først. Ingen sms. Beskeder er e-mail, plus Teams eller Slack, hvor jeres virksomhed bruger BmyGuest-botten. Intet offentligt API. Forsendelser kan ikke oprettes eller læses gennem BmyGuests offentlige REST API; alt går gennem skærmbillederne. Afhentningskoder er ikke unikke på tværs af lokationer. De tæller op pr. lokation og pr. type, hvor der bruges typer. To lokationer har begge en forsendelse 41. QR-plakatens side har det ældre udseende. Den viser afhentningskoder uden typens præfiks, så regn med et spørgsmål ved skranken en gang imellem, hvis I bruger præfikser. Stregkoder på iPhones læses fra fotoet. Hold telefonen tæt på stregkoden, eller skriv nummeret. Fotos kan ikke udskiftes. Et foto tilføjes ved registreringen; det bliver, når forsendelsen rettes. Intet udløber af sig selv. Gamle forsendelser bliver på listen over ventende, indtil nogen lukker dem. Siden følger ikke med i en kollegas arbejde. Genindlæs, før du går ud fra, at en forsendelse stadig venter, når I er to ved skranken. Historikken viser 500 rækker. Gør perioden kortere, eller brug Export, som har dem alle. Hjælp Fejlfinding Mailroom står ikke i min menu. Punkterne kræver to ting: du er virksomhedsadministrator eller receptionist på en lokation, og tilkøbsmodulet er slået til dér. Menuen bliver lagt fast, når du logger ind, så log ud og ind igen, når tilkøbsmodulet er slået til, eller din rolle er ændret. Når jeg åbner Mailroom, havner jeg på startsiden igen. Som regel en af disse: du er ikke administrator eller receptionist på den lokation; din brugerkonto er ikke bekræftet endnu; eller tilkøbsmodulet er ikke slået til dér. Administratorer arbejder i den virksomhed, de administrerer lige nu, så skift virksomhed først, hvis du har flere. Mailroom findes ikke for administrationsselskaber med flere huse. Jeg kan ikke finde modtageren. Søgningen starter med værter på denne lokation. Slå Search the whole company til for at søge bredere. Mangler personen stadig, findes vedkommende ikke som vært endnu: opret personen, og registrér så forsendelsen. Formularen vil ikke gemme uden en type. I har defineret forsendelsestyper, så der skal vælges en type ved hver registrering. Modtageren siger, at der ikke kom nogen e-mail. Tjek, at Enable e-mail notifications? er slået til for lokationen. Åbn forsendelsen på Mailroom-siden: Recipient told viser, hvornår den seneste e-mail blev sendt, eller »No e-mail sent«. Tjek e-mailadressen på personens værtspost og personens spamfilter. At rette kommentar eller afsender sender ingenting. Det gør kun en ændring af modtageren. Der bliver ikke sendt påmindelser. Enable daily reminder e-mails to recipients? skal være slået til for lokationen. Forsendelsens type må ikke have flueben i Disable reminder emails. Der skal være gået tid nok. Reminder hours tæller fra den seneste besked, og e-mailen ved ankomst er en af dem. Jobbet kører på hele timer, så giv det op til en time. Nogen har ikke afsnittet »Collect for a colleague« eller kan ikke finde en forsendelse. Selvbetjent afhentning kræver, at Allow a recipient to pick up other people’s deliveries? er slået til på den lokation, og personen skal høre til lokationens virksomhed. Kun forsendelser, der stadig venter, kan findes, på den valgte lokation. Forsendelsesnumre skal passe præcist. Afhentningskoder matches på cifrene, så præfikset kan udelades. Nogen har udleveret den forkerte forsendelse. Find den i historikken, og tryk på Back to waiting. Den vender tilbage til listen over ventende; den forkerte post bliver stående i statusloggen med vilje. To forsendelser har samme afhentningskode. Det er forventet, når de er på forskellige lokationer eller af forskellige typer på samme lokation. Giv hver type et Pickup number prefix, så de ser forskellige ud på hylden. Kameraet åbner ikke på telefonen. Scanneren fortæller, hvad der gik galt: siden kræver en sikker forbindelse (https), kameraet kan være blokeret for siden i browserens indstillinger, eller der blev ikke fundet noget kamera. Choose photo virker altid som nødløsning: tag billedet med den almindelige kamera-app, og vælg det. Der bliver ikke tilbudt nogen stregkode, efter at fotoet er taget. På telefoner, der læser stregkoden fra fotoet (blandt dem iPhones), så tag billedet tættere på, så stregkoden fylder en god del af det, eller skriv nummeret. En etiket med flere stregkoder tilbyder hver af dem: tryk på fragtfirmaets trackingnummer. Hvad er ændret fra det gamle design Til dem, der brugte Packages i det gamle design: hvor alt er blevet af. Gammelt designNyt designPackages, under More i topmenuenMailroom i Reception-menuenNew Package i telefonmenuenScan deliveries i Reception-menuen, med stregkodelæsning direkte fra kameraet, hvor telefonen understøtter detMailroom Management med fanerne By recipient og All packagesÉn Mailroom-side: tællere og derefter ét kort pr. modtager. Søgningen finder et forsendelsesnummer, en afhentningskode eller en afsender og åbner det rigtige kort.Register ItemRegister delivery, et panel med foto og Keep open for the next deliveryChange package statusHanded out på hver forsendelse; Returned to sender og Disposed i dens ⋯-menuEdit packageEdit i ⋯-menuen, med modtageren udfyldtAssign picker, fra afkrydsningsfelter på All packagesArrange pickup på en modtagers kort eller en enkelt forsendelseItem history, med Copy, CSV og ExcelHistory under listen over ventende, med en periodemenu og CSV-eksport via ExportReady for pickup, til at genåbne en forsendelseBack to waiting i historikkenRefresh listIkke nødvendig: siden tegner sig selv op efter alt, hvad du gør.Download Pick-up QR codePickup QR posterPick up packages og Packages-blokken på forsidens dashboardMy deliveries og linjerne under Needs your attention på startsidenEnable SMS notifications?Fjernet. Den sendte aldrig noget.Et afhentningssted var påkrævet, når der var oprettet to eller flereEn valgfri liste med afhentningssteder, så snart der er oprettet nogenFandtes ikkeCancel registration og Restore, vinduet med afhentningskoden og statusloggen i hver forsendelses detaljer Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.