Hvor skal du starte? Før besøget Log ind Invitér en gæst Giv en digital dørnøgle Møder fra din kalender Når gæsten kommer Sådan får du besked Tjek en gæst ind eller ud Lån noget ud til en gæst En dør vil ikke åbne Dine egne ting Din startside Dine forsendelser Dine lån Hvem der får dine beskeder Kom i gang På ét minut Som vært inviterer du gæster, ved hvornår de kommer, og sørger for, at de kan komme ind. BmyGuest klarer papirarbejdet: receptionen ved, hvem der kommer, dine gæster får en påmindelse, før de kommer, og du får besked i det øjeblik, de tjekker ind. Alt, hvad en vært har brug for, virker på en telefon, og de fleste værter bruger BmyGuest sådan. Vejledningen følger Grace Adeyemi, vært i den opdigtede virksomhed Northgate Group, gennem en helt almindelig dag. I menuenHvad det bruges tilHomeDin startside: hvem der lige er kommet, hvem der er på vej, hvad der kræver din opmærksomhed, og hvad der kommer senere.My guestsAlle de gæster, du venter, hvem der er i huset lige nu, og hvem der har været her.My MeetingsDine møder med gæster: i dag, kommende og tidligere.My visitsDine egne besøg hos andre virksomheder, der bruger BmyGuest.My loansDet, du har lånt i en reception. Kun med Lend & Lease.My deliveriesPakker og breve, der venter på dig. Kun med Mailroom.SettingsDin profil, dine værtsoplysninger, og hvem der får dine beskeder. Ikke alt gælder dig Nogle dele af vejledningen afhænger af tilkøbsmoduler, som jeres virksomhed måske ikke bruger på din lokation: digitale dørnøgler (adgangskontrol), Lend & Lease og Mailroom. Deres kapitler siger det øverst. Mangler en knap eller et menupunkt fra vejledningen på din skærm, bruger jeres virksomhed ikke det tilkøbsmodul, dér hvor du arbejder, og du kan springe kapitlet over. Sådan logger du ind BmyGuest bruger ikke adgangskode. Du logger ind med din e-mailadresse og et link eller en kode, der bliver sendt til den, eller med virksomhedens Microsoft- eller Google-konto. Åbn BmyGuest i telefonens browser, og skriv din arbejds-e-mail. Tryk på Next. Tryk på Send magic link. BmyGuest sender dig et login-link og en kode på e-mail. Åbn e-mailen, og tryk på linket, eller skriv koden på login-siden, og tryk på Next. Eller tryk på Log in with your Microsoft account eller Log in with your Google account, og brug din virksomhedskonto. Nogle virksomheder kræver det, og så siger siden det. Login på en telefon: din e-mailadresse og derefter koden fra e-mailen. Tip Læg BmyGuest på telefonens hjemmeskærm (i browserens del- eller menuknap: »Add to Home Screen«). Så åbner den som en app. Links i de e-mails, BmyGuest sender dig, logger dig som regel ind med det samme. Din startside Home viser det, der betyder noget lige nu, det vigtigste først. Et afsnit vises kun, når der er noget i det, så en stille dag er siden kort. Den holder sig selv opdateret: når en gæst tjekker ind, ændrer siden sig, uden at du skal genindlæse den. AfsnitHvad det viserJust arrivedGæster, der har tjekket ind inden for de seneste 15 minutter. Tid til at gå ud og tage imod dem.On the wayGæster, der kommer inden for en time eller er forsinkede, med nedtælling. Du kan ringe til dem eller tjekke dem ind herfra.Needs your attentionForsendelser, der venter på dig, lån, der er forfaldne eller skal afleveres i dag, og forsendelser, du må hente for en kollega. Hver linje åbner den side, den handler om.In the buildingDine gæster, der er tjekket ind nu, med en knap til at tjekke ud.Later today og TomorrowDine møder, der ligger senere, én linje pr. møde ved dets starttidspunkt. Menuen (tryk på knappen øverst til venstre) og toppen af Graces startside. Øverst er New meeting og, hvor du må låne ting ud til gæster, New loan. Nederst åbner All my guests og My meetings de fulde lister. Åbn et møde Tryk på en linje for at åbne mødet lige dér, uden at forlade siden. Du ser alle mødets gæster med firma, stillingsbetegnelse, e-mail og telefonnummer, og hvad der stadig skal ordnes før eller under besøget. Det, der mangler før besøget: en linje øverst i mødet viser, hvad der mangler, for eksempel »No door key for 1 of 2« eller »Visitor terms not accepted«. vCard gemmer gæsten i telefonens kontakter. Check in eller Check out gør præcis det for gæsten. Felterne under hver gæst viser de ekstra ting, gæsten har eller kan få, som ikoner på en telefon. Se Ikonerne kort sidst i vejledningen. Add a guest to the meeting tilføjer en mere. Vil du ændre tidspunkt eller oplysninger, så åbn mødet i My Meetings, og tryk på blyanten (Edit meeting). Et åbnet møde: én gæst har endnu ingen dørnøgle. Til højre: resten af startsiden. Dine gæster Invitér gæster Et besøg starter med et møde. Tryk på New meeting på din startside, på My guests eller på My Meetings, udfyld formularen, og tryk på Create meeting. Receptionen ser dine gæster på dagen. Dine gæster og e-mail BmyGuest sender ikke dine gæster en invitation: invitér dem fra din egen kalender, som du plejer. Det, BmyGuest sender dem, er en påmindelse en time før mødet med et link, hvor de kan udfylde deres oplysninger og hurtigt tjekke ind, og hvor jeres virksomhed har slået det til, også en dagen før. Mødets oplysninger Subject of meeting: det, receptionen og dine gæster ser, for eksempel »Leverandørbesøg: Fjordline Print«. Location: det kontor, gæsterne kommer til. Meeting location: lokalet, som receptionen og dine gæster ser. Digital door key: vises, hvor din lokation bruger dørnøgler. Vælg den adgang, alle mødets gæster får, eller »No access level assigned«. Se Digitale dørnøgler. Internal note: kun til receptionen; dine gæster ser den aldrig. Tidspunkt Dato, starttidspunkt og sluttidspunkt. Et møde over flere dage kan oprette et tjek-ind for hver dag: slå Recurring check-ins? til, og vælg ugedagene. Deltagere Tilføj hver gæst med e-mail, navn, telefonnummer og firma. Add attendee tilføjer en række mere; skraldespanden fjerner en. Din lokation bestemmer, hvilke felter der skal udfyldes. Attendance fortæller receptionen, om gæsten kommer på stedet eller deltager online. Online meeting markerer hele mødet som online. Er listen lang, så upload en fil med gæsterne (Click here to download a .csv sample viser opsætningen). Du tjekker resultatet, før gæsterne bliver tilføjet. New meeting på en telefon: oplysninger med en dørnøgle til alle gæster, deltagerindstillingerne og gæsterne. Afhængigt af jeres virksomhed har formularen også Settings (for eksempel teksten på den printede gæsteetiket) og forplejning til mødet. Møder fra din kalender Booker du i Outlook? Tilføj [email protected] til invitationen sammen med dine gæster. BmyGuest registrerer de eksterne gæster på den til din Primary location (se Din profil og dine beskeder); kolleger på invitationen tæller ikke som gæster. Det virker, når invitationen bliver sendt fra den e-mailadresse, der står på din profil i BmyGuest, og et møde, du aflyser i Outlook, bliver også aflyst i BmyGuest. Hvor jeres virksomhed har forbundet sine mødelokaler med BmyGuest, dukker et møde med eksterne gæster, som du booker i et af de lokaler, også op af sig selv. Tidspunkt og emne følger så Outlook; du kan stadig tilføje gæster og dørnøgler i BmyGuest. My guests og My Meetings Startsiden viser de næste par timer. De to sider her viser det hele. My guests viser dine gæster efter, hvor de er: forhåndsregistrerede og på vej, tjekket ind nu, kommende inden for de næste syv dage og, under History, dem, der har tjekket ud. Hver liste har sit eget søgefelt. My Meetings viser dine møder: i dag, kommende (de næste 30 dage eller en periode, du vælger) og tidligere møder. Tælleren på hvert møde viser, hvor mange af gæsterne der er kommet. Tryk på en gæst eller et møde for at åbne det, med de samme oplysninger og knapper som på startsiden. My guests og My Meetings på Graces telefon. Når din gæst kommer Når en gæst tjekker ind, ved en kiosk, med QR-koden ved indgangen eller ved receptionsskranken, får du besked med det samme. Jeres virksomhed bestemmer hvordan: på e-mail, på sms eller i Microsoft Teams eller Slack. Gæsten rykker også op under Just arrived på din startside. Skal en anden have besked i stedet for dig, for eksempel en assistent, så tilføj vedkommende under Send notifications to i Settings. Tjek selv en gæst ind eller ud Du kan selv tjekke dine gæster ind og ud, for eksempel når du tager imod dem ved døren. På startsiden har linjen under On the way en tjek-ind-knap; en åbnet gæst har Check in eller Check out. BmyGuest viser, hvem der bliver tjekket ind, og beder dig bekræfte. Henrik tjekkes ind fra startsiden. Digitale dørnøgler Kun hvor din lokation bruger digitale dørnøgler (adgangskontrol). En digital dørnøgle lader din gæst åbne låste døre med sin telefon. Du bestemmer hvilke døre ved at vælge et adgangsniveau, og nøglen gælder kun, så længe besøget varer. Adgangsniveauer Jeres virksomhed opretter adgangsniveauerne, for eksempel »Hovedindgang og 3. sal« eller »Parkeringsport«, og bestemmer, hvilke værter må give. Du ser kun de niveauer, du må give. Har du brug for et niveau, du ikke ser, så spørg jeres facility manager eller administrator. Hvor længe en nøgle gælder En nøgle til et besøg starter en time, før gæsten er ventet, og slutter, når mødet slutter. Den holder op med at virke af sig selv, så der er intet at huske at trække tilbage. Giv adgang Der er tre måder; brug den, der passer til mødet. Når du opretter mødet. Vælg en Digital door key i formularen New meeting, så får alle mødets gæster den. Til alle et mødes gæster på én gang. Tryk på hængelåsknappen på mødet i My guests eller på din startside, og vælg Give access to all. Menuen viser hver gæst med Issued eller Not assigned, og Revoke access from all tager nøglerne tilbage. Til én gæst. Åbn mødet, tryk på hængelåsfeltet under gæsten, vælg et Access level, og tryk på Save access. Samme panel ændrer en nøgle, og No access trækker den tilbage. Adgang til alle tre gæster på Brand-workshoppen og en nøgle til Sofia alene. Mødets linje med det, der mangler, tæller de gæster, der stadig er uden nøgle (»No door key for 2 of 3«), og hængelåsfeltet viser hver gæsts tilstand: et grønt flueben, når en nøgle er udstedt, og et plus, når der ingen er. Det får din gæst Starter nøglen med det samme, får gæsten en sms: “Your host, Grace, has given you a Digital Door Key to open locked doors while visiting us.” med et link. Starter nøglen senere, dukker dørene op i BmyGuest på gæstens telefon, når besøget begynder, for eksempel når gæsten har tjekket ind. Gæstens dørside har én Open-knap pr. dør, som niveauet dækker. Ved dørene kan der også hænge en QR-kode, som gæsten kan scanne. Det, Daniel ser på sin telefon: én knap pr. dør, hans nøgle åbner. Godt at vide En dørnøgle er personlig og kræver gæstens egen profil, så en gæst, der er registreret i hånden ved skranken uden e-mailadresse, kan ikke få en. En gæst, der har tjekket ud, kan ikke få eller ændre en nøgle. Siger hængelåsfeltet, at adgangskontrolsystemet ikke kunne nås, så prøv igen om lidt, eller spørg receptionen. Intet bliver ændret, før systemet har bekræftet det. Tilkøbsmoduler Lån og udlån (Lend & Lease) Kun hvor jeres virksomhed bruger Lend & Lease. Lend & Lease holder styr på de ting, en reception låner ud: bærbare, opladere, adgangskort, paraplyer. Som vært ser du, hvad du selv har lånt, og hvor din lokation tillader det, kan du låne ting ud til dine gæster. Det, du har lånt My loans viser det, du har lånt, med det, der først skal afleveres, øverst: forfaldne ting i rødt, ting, der skal afleveres i dag, i ravgult. Din startside viser også en linje Overdue loan eller Due back today. Aflevér tingen i den reception, du lånte den i. Receptionen bekræfter afleveringen, og tingen flytter til Returned. Mens en ting er forfalden, får du en påmindelse på e-mail. Klokkeknappen sætter påmindelserne på pause (Pause reminders) for alt, der skal afleveres samtidig; tryk igen for at genoptage dem. Lån ud til din gæst Tryk på New loan på din startside, eller tryk på nøglefeltet under en gæst. Vælg Location, hvem lånet er Register to (en af dine gæster eller dig selv), Items og Expected return. Kun de ting, din lokation lader værter låne ud, bliver vist. Tryk på Register loan. Nøglefeltet under gæsten viser nu, hvor mange ting vedkommende har. Graces egne lån, et af dem forfaldent, og udlån af en gæstecomputer til Sofia. Når du tjekker en gæst ud, der stadig har noget lånt, viser BmyGuest tingene, så du kan sætte flueben ved dem, gæsten har afleveret. Gæsten bliver tjekket ud under alle omstændigheder; ting uden flueben forbliver udlånt. Daniel tjekkes ud: sæt flueben ved Guest laptop 2, hvis han har afleveret den. Lend & Lease-vejledningen beskriver receptionens side i detaljer. Forsendelser (Mailroom) Kun hvor jeres virksomhed bruger Mailroom. Når receptionen registrerer en pakke eller et brev til dig, får du som regel en e-mail, og en linje Deliveries waiting for you dukker op på din startside. Det hele ligger på My deliveries, som Mailroom-vejledningen beskriver i Hent dine egne. Waiting for you viser dine forsendelser, ældste først, hver med sin afhentningskode (for eksempel P-156). Tryk på en for at se billedet af etiketten, afsenderen, og hvor den skal hentes. Vis afhentningskoden i receptionen, eller hent forsendelsen dér, hvor den venter. Når du har den, så tryk på Picked up. Collect for a colleague viser forsendelser, som receptionen har aftalt, at du henter for en anden. Hvor din lokation tillader det, kan du også slå en kollegas forsendelse op på dens nummer eller afhentningskode og markere den som Collected. Se Hent for en anden. Earlier deliveries viser dine seneste 50. My deliveries og én forsendelse åbnet med billede og afhentningskode. Mailroom-vejledningen beskriver receptionens side i detaljer. Din profil Din profil og dine beskeder Settings i menuen rummer din profil. Ændringer gemmes med Save-knappen i hvert afsnit. Basic profile: dit navn, profilbillede og mobilnummer. Mobilnummeret bruges til at give dig besked og vises ikke for andre. My host profile: din stillingsbetegnelse og dit kontor og din Primary location, som gæster fra dine kalendermøder bliver inviteret til. Display phone number for guests? og Display email for guests? bestemmer, om dine gæster kan se, hvordan de når dig. Send notifications to: personer, der skal have beskederne om dine gæster i stedet for dig, hver med sin egen tidsplan. Står der ingen på listen, får du dem selv. Notifications: hvor din lokation tilbyder det, kan du vælge at få en e-mail, når en af dine gæster bliver tjekket ud. My visitor profile og Privacy and terms: dine oplysninger til, når du besøger andre virksomheder, og de politikker og vilkår, du har accepteret. Graces værtsprofil og listen over dem, der får hendes beskeder. Synkroniserede profiler Har jeres virksomhed sine medarbejdere i Microsoft Entra ID (Azure AD), kommer nogle felter derfra og kan ikke ændres i BmyGuest. Bed jeres it-afdeling om at rette dem ved kilden. Når du selv er på besøg My visits viser dine egne besøg hos andre virksomheder, der bruger BmyGuest: hvor du er ventet, hvor du er nu, og hvor du har været. Åbn et besøg for at se, hvem du skal mødes med, og hvordan du når dem. Hjælp Ikonerne kort På en telefon er felterne under en gæst og knapperne på en linje ikoner. De betyder: IkonBetydningHængelåsDigital dørnøgle. Et grønt flueben: gæsten har en nøgle. Et plus: tryk for at give en. Ved siden af et møde åbner hængelåsen Give access to all.NøgleLån. Et tal: hvor mange ting gæsten har lånt. Tryk for at låne noget ud.Pil ind ad en dørTjek gæsten ind.Pil ud ad en dør (rød)Tjek gæsten ud.TelefonRing til gæsten.Klokke med en streg overPå My loans: sæt påmindelser for lånet på pause.Grøn prik på initialerneGæsten er tjekket ind.Personer og et talPå My Meetings: hvor mange af mødets gæster der er kommet, for eksempel 2/2. Fejlfinding Jeg kan ikke se New loan, My loans eller My deliveries. De kræver Lend & Lease eller Mailroom på din lokation, og for New loan skal værter have lov til at låne ud. Menuen bliver lagt fast, når du logger ind, så log ud og ind igen, når jeres virksomhed har slået et af dem til. Hængelåsfeltet er gråt eller siger, at jeg ikke kan give en nøgle. Adgangskontrolsystemet giver dig ikke noget niveau at give: bed din administrator om et. Systemet kunne ikke nås: prøv igen om lidt. Gæsten har tjekket ud eller er registreret uden profil. Min gæst har ikke fået sms’en med dørnøglen. Sms’en sendes kun, når nøglen starter med det samme. En nøgle til et senere besøg dukker op på gæstens telefon, når besøget begynder. Tjek også, at gæstens telefonnummer står i oplysningerne. Min gæst siger, at en dør ikke vil åbne. Tjek, at nøglens adgangsniveau dækker den dør, og at besøget er begyndt (nøgler starter en time, før gæsten er ventet). Passer begge dele, så kontakt receptionen. Jeg får ikke besked, når mine gæster kommer. Tjek Send notifications to i Settings: så længe nogen på listen er aktiv, får de beskederne i stedet for dig. Tjek også dit mobilnummer. Hvordan beskederne sendes (e-mail, sms, Teams eller Slack), sætter jeres virksomhed op. Et møde fra min kalender er ikke i BmyGuest. Kun møder med eksterne gæster bliver hentet ind: dem med [email protected] på invitationen, eller dem, der er booket i et mødelokale, som jeres virksomhed har forbundet. Invitationen skal komme fra den e-mailadresse, der står på din profil i BmyGuest, og gæsterne havner på din Primary location, så tjek begge dele i Settings. Login-linket virker ikke. Et link virker én gang og i begrænset tid. Bed om et nyt, eller skriv koden fra e-mailen i stedet. Bruger jeres virksomhed Microsoft- eller Google-login, så brug den knap. Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group, på en telefon.