Hvor skal du starte?

Kom i gang

På ét minut

Som vært inviterer du gæster, ved hvornår de kommer, og sørger for, at de kan komme ind. BmyGuest klarer papirarbejdet: receptionen ved, hvem der kommer, dine gæster får en påmindelse, før de kommer, og du får besked i det øjeblik, de tjekker ind.

Alt, hvad en vært har brug for, virker på en telefon, og de fleste værter bruger BmyGuest sådan. Vejledningen følger Grace Adeyemi, vært i den opdigtede virksomhed Northgate Group, gennem en helt almindelig dag.

I menuen	Hvad det bruges til
Home	Din startside: hvem der lige er kommet, hvem der er på vej, hvad der kræver din opmærksomhed, og hvad der kommer senere.
My guests	Alle de gæster, du venter, hvem der er i huset lige nu, og hvem der har været her.
My Meetings	Dine møder med gæster: i dag, kommende og tidligere.
My visits	Dine egne besøg hos andre virksomheder, der bruger BmyGuest.
My loans	Det, du har lånt i en reception. Kun med Lend & Lease.
My deliveries	Pakker og breve, der venter på dig. Kun med Mailroom.
My chat notifications	Hvilke beskeder du får i Microsoft Teams og Slack, og forbindelsen til din Slack-konto. Kun hvor jeres virksomhed bruger dem.
Settings	Din profil, dine værtsoplysninger, og hvem der får dine beskeder.

Ikke alt gælder dig

Nogle dele af vejledningen afhænger af tilkøbsmoduler, som jeres virksomhed måske ikke bruger på din lokation: digitale dørnøgler (adgangskontrol), Lend & Lease og Mailroom. Deres kapitler siger det øverst. Mangler en knap eller et menupunkt fra vejledningen på din skærm, bruger jeres virksomhed ikke det tilkøbsmodul, dér hvor du arbejder, og du kan springe kapitlet over.

Det nye design

Denne vejledning viser BmyGuests nye design. Hvor jeres virksomhed tillader det, har siden øverst en BETA-bjælke med Turn off the new design, som tager dig tilbage til det gamle design, som vejledningen ikke beskriver. I det gamle design henter Turn on the new design øverst på siden det nye tilbage. Dit valg huskes på din konto, så det følger dig til telefonen og alle browsere.

Sådan logger du ind

BmyGuest bruger ikke adgangskode. Du logger ind med din e-mailadresse og et link eller en kode, der bliver sendt til den, eller med virksomhedens Microsoft- eller Google-konto.

Åbn BmyGuest i telefonens browser, og skriv din arbejds-e-mail. Tryk på Next.
Tryk på Send magic link. BmyGuest sender dig et login-link og en kode på e-mail.
Åbn e-mailen, tryk på linket, og tryk så på Log in på den side, der åbner. Eller skriv koden på login-siden, og tryk på Next.

Eller tryk på Log in with your Microsoft account eller Log in with your Google account, og brug din virksomhedskonto. Nogle virksomheder kræver det, og så siger siden det.

Login på en telefon: din e-mailadresse og derefter koden fra e-mailen.

Tip

Læg BmyGuest på telefonens hjemmeskærm (i browserens del- eller menuknap: »Add to Home Screen«). Så åbner den som en app. Adressen app.bmyguest.eu/h åbner altid din egen startside, også hvis du arbejder i en reception, så den er god at gemme. Links i de e-mails og sms’er, BmyGuest sender dig, logger dig ind: er du ikke allerede logget ind, så tryk på Log in på den side, der åbner.

Din startside

Home viser det, der betyder noget lige nu, det vigtigste først. Et afsnit vises kun, når der er noget i det, så en stille dag er siden kort. Den holder sig selv opdateret: når en gæst tjekker ind, ændrer siden sig, uden at du skal genindlæse den.

Afsnit	Hvad det viser
My guests now	Dine gæster, der er tjekket ind nu. Gæster, der er kommet inden for de seneste 15 minutter, står øverst med en grøn prik og hvor længe siden de kom: tid til at gå ud og tage imod dem. Hver linje har en knap til at tjekke ud.
My guests today	Gæster, der stadig skal komme i dag. Først dem, der kommer inden for en time eller er forsinkede, med nedtælling eller hvor forsinkede de er. Du kan ringe til dem eller tjekke dem ind herfra. Derefter dine møder senere i dag, én linje pr. møde ved dets starttidspunkt.
Needs your attention	Forsendelser, der venter på dig, lån, der er forfaldne eller skal afleveres i dag, og forsendelser, du må hente for en kollega. Hver linje åbner den side, den handler om.
Did not arrive	Gæster, der var ventet i dag, men aldrig tjekkede ind. En gæst står under My guests today, indtil mødet slutter (uden et møde: en time efter det tidspunkt, gæsten var ventet), og flytter derefter hertil til dagens slutning. Kommer gæsten alligevel, kan du åbne linjen og tjekke gæsten ind.
From tomorrow	Hvor mange gæster der kommer i morgen og de følgende dage, med et link til dem på My guests.
My visit now, My visits today og My visits from tomorrow	Dine egne besøg, hvor du selv er gæst. Hver linje åbner My visits.

Menuen (tryk på knappen øverst til venstre) og toppen af Graces startside.

Øverst er New meeting og, hvor du må låne ting ud til gæster, New loan. Nederst åbner All my guests og My meetings de fulde lister.

Åbn et møde

Tryk på en linje for at åbne mødet lige dér, uden at forlade siden. Du ser alle mødets gæster med firma, stillingsbetegnelse, e-mail og telefonnummer, og hvad der stadig skal ordnes før eller under besøget.

Det, der mangler før besøget: en linje øverst i mødet viser, hvad der mangler, for eksempel »No door key for 1 of 2« eller »Visitor terms not accepted«.
vCard gemmer gæsten i telefonens kontakter. Check in eller Check out gør præcis det for gæsten.
Felterne under hver gæst viser de ekstra ting, gæsten har eller kan få, som ikoner på en telefon. Se Ikonerne kort sidst i vejledningen.
Add a guest to the meeting tilføjer en mere. Knappen Edit meeting øverst i mødet ændrer mødet, indtil det er slut. Den åbner på gæsterne med Online meeting øverst, og Meeting details, Time og Settings står foldet sammen nedenunder, én linje hver: tryk på en af dem for at ændre den. På en computer står de tre foldede linjer i stedet øverst, over gæsterne. Copy meeting nederst i Edit meeting starter et nyt møde med samme emne, gæster og kolleger, i dag på samme tidspunkt: vælg datoen, og tryk på Create meeting.

Et åbnet møde: én gæst har endnu ingen dørnøgle. Til højre: resten af startsiden.

Dine gæster

Invitér gæster

Et besøg starter med et møde. Tryk på New meeting på din startside, på My guests eller på My Meetings, udfyld formularen, og tryk på Create meeting. Receptionen ser dine gæster på dagen. Lukker du formularen, før du har gemt, spørger BmyGuest først: Keep editing eller Discard changes.

Dine gæster og e-mail

BmyGuest sender ikke dine gæster en invitation: invitér dem fra din egen kalender, som du plejer. Det, BmyGuest sender dem, er en påmindelse en time før mødet med et link, hvor de kan udfylde deres oplysninger og hurtigt tjekke ind, og hvor jeres virksomhed har slået det til, også en dagen før.

Mødets oplysninger

Subject of meeting: det, receptionen og dine gæster ser, for eksempel »Leverandørbesøg: Fjordline Print«.
Location: det kontor, gæsterne kommer til. Meeting location: lokalet, som receptionen og dine gæster ser.
Digital door key: vises, hvor din lokation bruger dørnøgler. Vælg den adgang, alle mødets gæster får, eller »No access level assigned«. Se Digitale dørnøgler.
Internal note: kun til receptionen; dine gæster ser den aldrig.

Tidspunkt

Dato, starttidspunkt og sluttidspunkt. Et møde over flere dage kan oprette et tjek-ind for hver dag: slå Recurring check-ins? til, og vælg ugedagene. På din startside og i My guests vises hver dag så som et møde for sig, og når du tjekker mødets gæster ind, gælder det kun den dag. Når du redigerer mødet bagefter, gælder ændringerne alle dagene. Vil du kun ændre én dag, så vælg den under Meeting series øverst, og tryk på Edit this day only: dagen bliver et møde for sig med den dags gæster, og alt i formularen kan derefter ændres for netop den dag. Senere ændringer af serien når ikke dagen, og sletter du serien, slettes dagen også, hvis den ikke er begyndt.

Deltagere

Under Guests tilføjer du hver gæst med e-mail, navn, telefonnummer og firma. Add guest tilføjer en række mere; skraldespanden fjerner en. Din lokation bestemmer, hvilke felter der skal udfyldes.
Skriver du en kollegas e-mailadresse, spørger BmyGuest, hvordan vedkommende deltager, og du vælger, før du gemmer. Add as colleague flytter kollegaen til Colleagues: vedkommende deltager i mødet uden at blive registreret og tjekker ikke ind i receptionen. Register as guest beholder kollegaen på gæstelisten, for eksempel en kollega fra et andet kontor, der skal have et gæstekort eller en dørnøgle. Not a guest after all fortryder det, indtil vedkommende har tjekket ind.
Attendance fortæller receptionen, om gæsten kommer på stedet eller deltager online. Online meeting markerer hele mødet som online.
Er listen lang, så upload en fil med gæsterne (Click here to download a .csv sample viser opsætningen). Gæsterne bliver sat på listen med det samme, hvor du tjekker og retter dem som alle andre; Undo på linjen under upload-feltet tager dem ud igen.
På en computer er formularen bred, og hver gæst står på én linje. Noteknappen på linjen åbner en note til gæsten; har gæsten en note, bliver den vist.

New meeting på en telefon: oplysninger med en dørnøgle til alle gæster, deltagerindstillingerne og gæsterne.

Afhængigt af jeres virksomhed har formularen også Settings (for eksempel teksten på den printede gæsteetiket) og forplejning til mødet.

Møder fra din kalender

Booker du i Outlook? Tilføj [email protected] til invitationen sammen med dine gæster. BmyGuest registrerer de eksterne gæster på den til din Primary location (se Din profil og dine beskeder); kolleger på invitationen deltager som kolleger, ikke som gæster, medmindre du registrerer en af dem som gæst i mødet. Det virker, når invitationen bliver sendt fra den e-mailadresse, der står på din profil i BmyGuest, og et møde, du aflyser i Outlook, bliver også aflyst i BmyGuest.

Hvor jeres virksomhed har forbundet sine mødelokaler med BmyGuest, dukker et møde med eksterne gæster, som du booker i et af de lokaler, også op af sig selv. Tidspunkt og emne følger så Outlook; du kan stadig tilføje gæster og dørnøgler i BmyGuest.

Fra et møde i Outlook

Hvis jeres virksomhed bruger BmyGuest for Outlook, tilføjer du besøgende fra selve mødet, på en computer: i Outlook på nettet, det nye og det klassiske Outlook til Windows og Outlook til Mac.

Opret eller åbn et møde, du er arrangør af, og vælg BmyGuest og derefter Visitors. I Outlook på nettet ligger det under knappen Apps. Tjek Location: dine besøgende registreres dér. Booker du et af jeres mødelokaler, følger stedet mødelokalet.
Tilføj dine besøgende. Søg efter en, der har været på besøg før, sæt flueben ved de personer udefra, der allerede er med i invitationen, og registrer dem med knappen under listen, eller skriv et navn. En e-mailadresse er valgfri, så du kan tilføje en, hvis adresse du ikke har. Bruger stedet besøgstyper, kan du også vælge en Type; den er valgfri og starter på den type, mødets besøgende plejer at have. Sæt flueben i Also invite to the meeting in Outlook, så får en besøgende med e-mailadresse også mødeindkaldelsen. Kolleger i invitationen vises, men de er ikke besøgende. Er mødet allerede i BmyGuest, fra en lokalebooking eller fra [email protected], viser panelet dets besøgende, og det, du tilføjer, ændrer eller fjerner, gemmes i BmyGuest med det samme.
Tager stedet imod bestillinger af forplejning, kan du også bestille mødets forplejning: tryk på Order catering, vælg varer og antal, tjek leveringstid og -sted, udfyld betalingsfelterne mærket * og tryk på Save order. Leveringstiden starter ved mødets start, og stedet er det mødelokale, du har booket. Flytter du mødet eller skifter lokale i Outlook, følger bestillingen med, medmindre du selv har skrevet et andet sted. Forplejning til et gentaget møde bestilles for hver dag i BmyGuest.
Send invitationen. Et møde, der ikke allerede var i BmyGuest, registreres et par minutter efter, og så ser receptionen dine besøgende. Samtidig får køkkenet bestillingen af forplejning. Kan bestillingen ikke afgives på det tidspunkt, for eksempel fordi bestillingsfristen er overskredet, får du en e-mail om hvorfor.

Første gang bliver du måske bedt om at trykke på Connect og logge ind på BmyGuest i det lille vindue. Det sker kun én gang. Ændringer i et møde, der allerede er i BmyGuest, gemmes med det samme; besøgende, der venter på, at du sender invitationen, er mærket Not sent yet. Skifter du sted, flytter mødet med sine besøgende, indtil den første er ankommet. Mens der er bestilt forplejning, bliver mødet på sin lokation. Flyttes mødet efter bestillingsfristen, flytter bestillingen stadig med, og køkkenet får besked. Du får en e-mail: kontakt køkkenet, hvis bestillingen ikke længere passer. Panelet viser, når dine besøgende ankommer. Vil du ændre noget andet ved mødet, så brug Open this meeting in BmyGuest.

Lad BmyGuest blive i invitationen

Når du tilføjer den første besøgende eller bestiller forplejning, sætter BmyGuest en deltager ved navn BmyGuest visitor registration i invitationen. Lad den blive der, også selvom Outlook kalder adressen ukendt: gennem den flytter BmyGuest besøgene, når du flytter mødet, og aflyser dem, når du aflyser det, fra hvilken som helst enhed. Ingen får e-mails fra den. Fjerner du den, aflyses besøgene i BmyGuest, og er invitationen ikke sendt endnu, bliver de aldrig registreret. Panelet advarer dig, hvis den bliver fjernet: tryk på Put it back. Tilføjer du en besøgende mere, kommer den også tilbage. Mødets tid og emne kommer fra Outlook, så dem ændrer du i Outlook.

Møder oprettet i Teams

Knappen BmyGuest findes ikke i Teams-kalenderen. Et møde, du opretter i Teams, ligger også i din Outlook-kalender, så åbn det dér, på en computer, for at tilføje besøgende. Når BmyGuest visitor registration står i invitationen, kan du flytte eller aflyse mødet i Teams, præcis som i Outlook.

Del et tilmeldingslink

I stedet for selv at tilføje hver gæst kan du dele et link, som gæsterne bruger til at tilmelde sig selv. Det passer til et møde med mange eksterne gæster, eller et hvor du ikke kender alles oplysninger.

Slå Join link til under Online meeting i deltagerne, når du opretter mødet med New meeting, eller i et møde, du åbner igen, for eksempel fra My Meetings.
Tryk på Copy, og sæt linket ind i din invitation, en mail eller en chat. Et nyt møde viser linket, så snart du har trykket på Create meeting.
Den, der åbner linket, ser stedet, dato og tidspunkt og dit navn, udfylder sine oplysninger og trykker på Sign me up. Gæsten skal ikke have en konto og bliver aldrig bedt om at logge ind.

Hver gæst, der tilmelder sig, kommer på mødets gæsteliste og får en bekræftelse på e-mail med besøget til sin kalender. Du får også en e-mail for hver gæst, og på dine gæstekort er de markeret Joined via link, i receptionen med et linksymbol. Tilmeldingssiden nævner kun mødets emne, hvis du sætter flueben ved Show the meeting title on the join page; ellers viser den kun stedet, tidspunktet og værten. Højst 100 personer kan tilmelde sig via et mødes link, og linket holder op med at virke, når mødet er slut.

Godt at vide

Alle, der får fat i linket, kan tilmelde sig, så del det kun med dem, det er til. Slår du Join link fra, virker linket ikke længere. Make a new link erstatter det: det gamle holder op med at virke med det samme, og de gæster, der allerede har tilmeldt sig, bliver på mødet. En gæst, der tilmelder sig via linket, får først en dørnøgle eller parkering, når vedkommende tjekker ind. Oplysningerne er gæstens egne, og ingen har kontrolleret dem. Tilmelder nogen sig med en adresse, der ikke er deres, kan ejeren af adressen fjerne besøget fra bekræftelsesmailen.

My guests og My Meetings

Startsiden viser de næste par timer. De to sider her viser det hele.

My guests viser dine gæster efter, hvor de er: forhåndsregistrerede og på vej, tjekket ind nu, kommende inden for de næste syv dage og, under History, dem, der har tjekket ud. Hver liste har sit eget søgefelt.
My Meetings viser dine møder: i dag, kommende (de næste 30 dage eller en periode, du vælger) og tidligere møder. Tælleren på hvert møde viser, hvor mange af gæsterne der er kommet, og et kamera med et tal viser, hvor mange der deltager online.

Tryk på en gæst eller et møde for at åbne det, med de samme oplysninger og knapper som på startsiden.

My guests og My Meetings på Graces telefon.

Gæster, der deltager online

Et åbnet møde i My Meetings viser også de gæster, der deltager online, under Attending online. Receptionen venter dem ikke, og de har ingen tjek-ind-knap. Indtil mødet er slut, har hver gæst, der ikke er kommet, et valg mellem On site og Online, så du kan ændre, hvordan én gæst deltager, uden at redigere mødet. Ændringen gemmes med det samme.

På et møde, der er markeret som Online meeting, deltager alle gæster online. Skal nogen komme på stedet, så slå Online meeting fra under Edit meeting.

Når din gæst kommer

Når en gæst tjekker ind, ved en kiosk, med QR-koden ved indgangen eller ved receptionsskranken, får du besked med det samme. Jeres virksomhed bestemmer hvordan: på e-mail, på sms eller i Microsoft Teams eller Slack. Gæsten rykker også op under Just arrived på din startside, og linket i sms’en åbner netop den side.

Skal en anden også have besked, eller have den i stedet for dig, for eksempel en assistent, så tilføj vedkommende under Send notifications to i Settings.

Tjek selv en gæst ind eller ud

Du kan selv tjekke dine gæster ind og ud, for eksempel når du tager imod dem ved døren. På startsiden har linjen under On the way en tjek-ind-knap, og linjerne under Just arrived og In the building har en tjek-ud-knap; en åbnet gæst har Check in eller Check out. BmyGuest viser, hvem der bliver tjekket ind eller ud, og beder dig bekræfte.

Når du bliver mindet om at tjekke ud

Hvor jeres virksomhed har slået det til, minder BmyGuest dig om det, når en gæst stadig er tjekket ind et stykke tid efter, at mødet er slut, eller, ved et besøg uden møde, et stykke tid efter, at gæsten tjekkede ind. Påmindelsen kommer på e-mail og i Microsoft Teams eller Slack, hvis du får dine beskeder der. Linket i den åbner Check out your guests: de gæster, der stadig er tjekket ind hos dig, hver med en Check out-knap, og Check all out, når der er flere. Tjek dem ud, der er gået.

Digitale dørnøgler

Kun hvor din lokation bruger digitale dørnøgler (adgangskontrol).

En digital dørnøgle lader din gæst åbne låste døre med sin telefon. Du bestemmer hvilke døre ved at vælge et adgangsniveau, og nøglen gælder kun, så længe besøget varer.

Adgangsniveauer

Jeres virksomhed opretter adgangsniveauerne, for eksempel »Hovedindgang og 3. sal« eller »Parkeringsport«, og bestemmer, hvilke værter må give. Du ser kun de niveauer, du må give. Har du brug for et niveau, du ikke ser, så spørg jeres facility manager eller administrator.

Hvor længe en nøgle gælder

En nøgle til et besøg starter en time, før gæsten er ventet, og slutter, når mødet slutter. Den holder op med at virke af sig selv, så der er intet at huske at trække tilbage.

Giv adgang

Der er tre måder; brug den, der passer til mødet.

Når du opretter mødet. Vælg en Digital door key i formularen New meeting, så får alle mødets gæster den.
Til alle et mødes gæster på én gang. Tryk på hængelåsknappen på mødet i My guests eller på din startside, og vælg Give access to all. Menuen viser hver gæst med Issued eller Not assigned, og Revoke access from all tager nøglerne tilbage.
Til én gæst. Åbn mødet, tryk på hængelåsfeltet under gæsten, vælg et Access level, og tryk på Save access. Samme panel ændrer en nøgle, og No access trækker den tilbage.

Adgang til alle tre gæster på Brand-workshoppen og en nøgle til Sofia alene.

Mødets linje med det, der mangler, tæller de gæster, der stadig er uden nøgle (»No door key for 2 of 3«), og hængelåsfeltet viser hver gæsts tilstand: et grønt flueben, når en nøgle er udstedt, og et plus, når der ingen er.

Det får din gæst

Starter nøglen med det samme, får gæsten en sms: “Your host, Grace, has given you a Digital Door Key to open locked doors while visiting us.” med et link.
Starter nøglen senere, dukker dørene op i BmyGuest på gæstens telefon, når besøget begynder, for eksempel når gæsten har tjekket ind.
Gæstens dørside har én Open-knap pr. dør, som niveauet dækker. Ved dørene kan der også hænge en QR-kode, som gæsten kan scanne.

Det, Daniel ser på sin telefon: én knap pr. dør, hans nøgle åbner.

Godt at vide

En dørnøgle er personlig og kræver gæstens egen profil, så en gæst, der er registreret i hånden ved skranken uden e-mailadresse, kan ikke få en. En gæst, der har tjekket ud, kan ikke få eller ændre en nøgle.

Siger hængelåsfeltet, at adgangskontrolsystemet ikke kunne nås, så prøv igen om lidt, eller spørg receptionen. Intet bliver ændret, før systemet har bekræftet det.

Tilkøbsmoduler

Lån og udlån (Lend & Lease)

Kun hvor jeres virksomhed bruger Lend & Lease.

Lend & Lease holder styr på de ting, en reception låner ud: bærbare, opladere, adgangskort, paraplyer. Som vært ser du, hvad du selv har lånt, og hvor din lokation tillader det, kan du låne ting ud til dine gæster.

Det, du har lånt

My loans viser det, du har lånt, med det, der først skal afleveres, øverst: forfaldne ting i rødt, ting, der skal afleveres i dag, i ravgult. Din startside viser også en linje Overdue loan eller Due back today.

Aflevér tingen i den reception, du lånte den i. Receptionen bekræfter afleveringen, og tingen flytter til Returned.
Mens en ting er forfalden, får du en påmindelse på e-mail. Klokkeknappen sætter påmindelserne på pause (Pause reminders) for alt, der skal afleveres samtidig; tryk igen for at genoptage dem.

Lån ud til din gæst

Tryk på New loan på din startside, eller tryk på nøglefeltet under en gæst.
Vælg Location, hvem lånet er Register to (en af dine gæster eller dig selv), Items og Expected return. Kun de ting, din lokation lader værter låne ud, bliver vist, og en ting, der allerede er lånt ud, står som »on loan« og kan ikke vælges.
Tryk på Register loan. Nøglefeltet under gæsten viser nu, hvor mange ting vedkommende har.

Graces egne lån, et af dem forfaldent, og udlån af en gæstecomputer til Sofia.

Når du tjekker en gæst ud, der stadig har noget lånt, viser BmyGuest tingene, så du kan sætte flueben ved dem, gæsten har afleveret. Gæsten bliver tjekket ud under alle omstændigheder; ting uden flueben forbliver udlånt.

Daniel tjekkes ud: sæt flueben ved Guest laptop 2, hvis han har afleveret den.

Lend & Lease-vejledningen beskriver receptionens side i detaljer.

Forsendelser (Mailroom)

Kun hvor jeres virksomhed bruger Mailroom.

Når receptionen registrerer en pakke eller et brev til dig, får du som regel en e-mail, og en linje Deliveries waiting for you dukker op på din startside. Det hele ligger på My deliveries, som Mailroom-vejledningen beskriver i Hent dine egne.

Waiting for you viser dine forsendelser, ældste først, hver med sin afhentningskode (for eksempel P-156). Tryk på en for at se billedet af etiketten, afsenderen, og hvor den skal hentes.
Vis afhentningskoden i receptionen, eller hent forsendelsen dér, hvor den venter. Når du har den, så tryk på Picked up.
Collect for a colleague viser forsendelser, som receptionen har aftalt, at du henter for en anden. Hvor din lokation tillader det, kan du også slå en kollegas forsendelse op på dens nummer eller afhentningskode og markere den som Collected. Se Hent for en anden.
Earlier deliveries viser dine seneste 50.

My deliveries og én forsendelse åbnet med billede og afhentningskode.

Mailroom-vejledningen beskriver receptionens side i detaljer.

Din profil

Din profil og dine beskeder

Settings i menuen rummer din profil. Ændringer gemmes med Save-knappen i hvert afsnit.

Basic profile: dit navn, profilbillede og mobilnummer. Mobilnummeret bruges til at give dig besked og vises ikke for andre.
My host profile: din stillingsbetegnelse og dit kontor og din Primary location, som gæster fra dine kalendermøder bliver inviteret til. Display phone number for guests? og Display email for guests? bestemmer, om dine gæster kan se, hvordan de når dig.
Send notifications to: personer, der skal have beskederne om dine gæster, for eksempel en assistent, hver med sin egen tidsplan og sine egne kanaler. Vælg, om de får dem i stedet for dig (Instead of me) eller sammen med dig (As well as me), mens de er aktive. Står der ingen på listen, eller er ingen aktiv, får du dem selv.
Notifications: hvor din lokation tilbyder det, kan du vælge at få en e-mail, når en af dine gæster bliver tjekket ud.
My visitor profile og Privacy and terms: dine oplysninger til, når du besøger andre virksomheder, og de politikker og vilkår, du har accepteret.

Graces værtsprofil og listen over dem, der får hendes beskeder.

Synkroniserede profiler

Har jeres virksomhed sine medarbejdere i Microsoft Entra ID (Azure AD), kommer nogle felter derfra og kan ikke ændres i BmyGuest. Bed jeres it-afdeling om at rette dem ved kilden. Hvor jeres virksomhed har slået det til, bliver dit Microsoft 365-billede også dit profilbillede, hvis du ikke selv har valgt et.

Beskeder i Teams og Slack

Kun hvor jeres virksomhed sender beskeder til Microsoft Teams eller Slack. My chat notifications i menuen viser, hvor dine beskeder kommer frem, og hvilke du får.

Microsoft Teams: åbn BmyGuest-appen i Teams, og send den en besked én gang. Jeres Teams-administrator skal måske først gøre appen tilgængelig for dig.
Slack: som regel skal du ikke gøre noget. BmyGuest finder dig i jeres virksomheds Slack-arbejdsområde ud fra din arbejds-e-mailadresse, og dine beskeder kommer som direkte beskeder fra BmyGuest-appen. Kan BmyGuest ikke finde dig, for eksempel fordi din Slack-konto bruger en anden adresse, viser din startside Get your notifications in Slack: tryk på Connect Slack, og log ind med Slack. Not now skjuler påmindelsen i en måned i den browser. Disconnect under My chat notifications stopper beskederne, og jeres virksomhed forbinder dig ikke igen af sig selv.
Under Notifications gælder hver kontakt både Teams og Slack. En kontakt, du ændrer, er dit eget valg; Follow my organisation's default fortryder det. Ændringer gemmes med det samme.

Når du selv er på besøg

My visits viser dine egne besøg hos andre virksomheder, der bruger BmyGuest: hvor du er ventet, hvor du er nu, og hvor du har været. Åbn et besøg for at se, hvem du skal mødes med, og hvordan du når dem.

Hjælp

Ikonerne kort

På en telefon er felterne under en gæst og knapperne på en linje ikoner. De betyder:

Ikon	Betydning
Hængelås	Digital dørnøgle. Et grønt flueben: gæsten har en nøgle. Et plus: tryk for at give en. Ved siden af et møde åbner hængelåsen Give access to all.
Nøgle	Lån. Et tal: hvor mange ting gæsten har lånt. Tryk for at låne noget ud.
Pil ind ad en dør	Tjek gæsten ind.
Pil ud ad en dør (rød)	Tjek gæsten ud.
Telefon	Ring til gæsten.
Klokke med en streg over	På My loans: sæt påmindelser for lånet på pause.
Grøn prik på initialerne	Gæsten er tjekket ind.
Personer og et tal	På My Meetings: hvor mange af mødets gæster der er kommet, for eksempel 2/2.
Kamera	På My Meetings: gæster, der deltager online. Et tal: hvor mange.

Fejlfinding

Hængelåsfeltet er gråt eller siger, at jeg ikke kan give en nøgle.

Adgangskontrolsystemet giver dig ikke noget niveau at give: bed din administrator om et.
Systemet kunne ikke nås: prøv igen om lidt.
Gæsten har tjekket ud eller er registreret uden profil.

Min gæst har ikke fået sms’en med dørnøglen.

Sms’en sendes kun, når nøglen starter med det samme. En nøgle til et senere besøg dukker op på gæstens telefon, når besøget begynder. Tjek også, at gæstens telefonnummer står i oplysningerne.

Min gæst siger, at en dør ikke vil åbne.

Tjek, at nøglens adgangsniveau dækker den dør, og at besøget er begyndt (nøgler starter en time, før gæsten er ventet). Passer begge dele, så kontakt receptionen.

Jeg får ikke besked, når mine gæster kommer.

Tjek Send notifications to i Settings: så længe nogen på listen er aktiv, og Instead of me er valgt, får de beskederne i stedet for dig. Vælg As well as me, så får du dem også. Tjek også dit mobilnummer. Hvordan beskederne sendes (e-mail, sms, Teams eller Slack), sætter jeres virksomhed op. For Teams og Slack kan du se My chat notifications i menuen: Slack når dig først, når du har forbundet din konto.

Et møde fra min kalender er ikke i BmyGuest.

Kun møder med eksterne gæster bliver hentet ind: dem med [email protected] på invitationen, eller dem, der er booket i et mødelokale, som jeres virksomhed har forbundet. Invitationen skal komme fra den e-mailadresse, der står på din profil i BmyGuest, og gæsterne havner på din Primary location, så tjek begge dele i Settings.

Mine skærmbilleder ser anderledes ud end i vejledningen.

Du har måske slået det nye design fra. Tryk på Turn on the new design øverst på siden.

Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group, på en telefon.

Værtsguide