Administratorveiledning

Her begynner du

Oversikt

På ett minutt

Som administrator bestemmer du hvordan BmyGuest fungerer for bedriften din: hvilke lokasjoner dere har og hvordan besøkende sjekker inn på hver av dem, hvem som er verter, hvem som betjener resepsjonen, og hva BmyGuest er koblet til.

Alt en administrator setter opp, ligger i menyen under Reception, i gruppen Company settings nederst. Verter, altså personene de besøkende kommer for å treffe, har sin egen side i samme meny.

Hvem kan hva

Alle roller i BmyGuest gis til en som allerede er vert i bedriften din, så legg til personen som vert først.

Lokasjoner

Sette opp en lokasjon

Company settings, Locations viser alle kontorene med adresse, resepsjonister, tilleggsmoduler og besøksvilkår. Åpne et kontor for å endre innstillingene, eller trykk på Setup guide for å gå gjennom det viktigste trinn for trinn.

For å legge til et kontor trykker du på Create location og gir det et navn. Create and set it up step by step åpner oppsettsguiden; Create and open settings går rett til innstillingssiden. Alt annet fylles ut etterpå.

Oppsettsguiden

Oppsettsguiden tar en lokasjon fra ingenting til den første besøkende i ni korte trinn. Hvert trinn forklarer tanken bak og spør bare om det som betyr noe. Du kan gå ut når som helst med Skip for now, og alt kan endres senere på innstillingssiden. Går du ut av et trinn med endringer som ikke er lagret, lagres de for deg, og listen til venstre krysser av for det som er gjort.

Resepsjonssiden tilbyr også oppsettsguiden (Get this location ready for visitors) på en lokasjon der ingen har sjekket inn ennå.

Innstillingene for en lokasjon

Alt om en lokasjon ligger på innstillingssiden for den: Company settings, Locations og deretter lokasjonen. Find a setting finner en innstilling ut fra navnet eller hjelpeteksten. Hver del lagres for seg med Save changes, og knappen viser det når det finnes endringer som ikke er lagret. Går du til en annen side før du har lagret, spør BmyGuest først: Save and leave, Leave without saving eller Stay on this page.

Generelt: logoer og resepsjonister

• Company logo vises på innsjekkingssidene og på resepsjonssiden. Company logo (Light) er en versjon for mørk bakgrunn. Badge print logo er en svart-hvitt-versjon til besøksetikettene: etikettskrivere skriver ut i én farge.
• Receptionists velges blant vertene. Receptionists can edit location lar dem også endre innstillingene for denne lokasjonen.

Innsjekkingsopplevelse

QR-koden er det besøkende skanner ved inngangen. Download poster and QR code gir deg en A4-plakat med bedriftens logo, klar til utskrift, og selve koden for seg. Open check-in page viser siden de besøkende ser. Vil dere ha et nettbrett ved inngangen, slår du på tilleggsmodulen Kiosk mode. BmyGuest kan også levere et trykt skilt i tre, metall eller akryl: skriv til [email protected].

Lenger ned bestemmer du hva besøkende blir spurt om:

• Enable simple check-in: besøkende velger ingen vert, og ingen vert får beskjed. For et bygg der folk bare registrerer seg.
• Optional company name, Ask for visitor photo og Allow skip visitor photo.
• Enable marketing consent: en avkrysningsboks med en tekst dere skriver selv, for besøkende som vil høre fra dere.
• Custom check-in message og Custom check-out message: vises etter at en besøkende har sjekket inn eller ut, for eksempel hvor vedkommende skal vente, passordet til Wi-Fi, eller hvor besøksetiketten skal legges igjen. Show a pop-up after check-in legger til en melding som den besøkende må lukke. Preview as visitor under hver av de tre tekstene viser den på den besøkendes side.

Meldingene etter innsjekking og utsjekking er valgfrie: uten en egen melding ser besøkende BmyGuests standardmelding, som finnes på alle språk. Translations under teksten til markedsføringssamtykket og under hver av de tre meldingene er også valgfritt og gir teksten på andre språk. Besøkende ser den på språket de sjekker inn på, og et språk som står tomt, viser teksten slik den er skrevet. For en melding velger du språket i fanene og skriver teksten i tekstfeltet under dem. En prikk på en fane viser at språket har en tekst, og Preview as visitor under feltet viser siden på det språket.

Besøksvilkår

Sikkerhetsregler, en taushetserklæring eller husregler som besøkende godtar før de sjekker inn. Trykk på New term, gi vilkåret en tittel, velg hvor ofte det må godtas, og skriv teksten. Preview as visitor åpner vilkåret ved siden av teksten (under den på en mindre skjerm) slik en besøkende ser det på en telefon, og følger med mens du skriver. Larger viser det også i en datamaskins bredde.

• How often must visitors accept it? Ved hver innsjekking, én gang i uka, måneden, halvåret eller året, eller et antall dager du velger.
• Ask visitors to accept this before they arrive: en forhåndsregistrert besøkende får en lenke til vilkårene på e-post før besøket, så innsjekkingen går raskere. Det tilbys ikke for et vilkår som godtas ved hver innsjekking, og ingen som allerede har godtatt, får e-posten.
• Visitors must read to the end and accept: vilkåret åpnes uten lukkeknapp, og den besøkende kommer bare videre ved å godta det, noe som først går når den besøkende har rullet ned til slutten av teksten. Det tilbys ikke for et vilkår som signeres med Scrive.
• Med tilleggsmodulen Scrive kan et vilkår i stedet signeres elektronisk. En video fra YouTube, Vimeo, SharePoint eller Microsoft Stream kan bygges inn i teksten.

Accept history viser hvem som godtok hvilket vilkår, og når, for en periode du velger. Godtakelser som er eldre enn lagringstiden til bedriften din, vises som Anonymized, uten navn og e-postadresse.

Innsjekkingsdesign

En lokasjon som allerede har sin egen stil (egen CSS eller et bakgrunnsbilde), beholder utseendet til du trykker på Switch to the BmyGuest design. Da beholdes CSS-en deres og lastes inn oppå, og bildet dempes slik at teksten fortsatt er lett å lese.

Innsjekkingssidene bruker BmyGuest-designet i bedriftens farger. Start fra ett av utseendene (Warm, Slate eller Mono), velg de to merkevarefargene, og legg til logoen og et bakgrunnsbilde. Advanced styling har resten: farger på side og kort, bakteppet, hjørner og skygger, skrifttyper og ekstra CSS. BmyGuest advarer deg når en farge gjør teksten vanskelig å lese. Trinnet Make it yours i oppsettsguiden har det viktigste.

E-poster til besøkende

Hva en besøkende får tilsendt før og etter et besøk her. BmyGuest sender ikke noen invitasjon: vertene inviterer gjestene sine selv.

• Påminnelsen en time før går til alle forhåndsregistrerte gjester, med en lenke der de kan fylle ut opplysningene sine og sjekke inn raskt (hva gjesten ser). Disable 1-hour reminder email slår den av.
• Påminnelsen dagen før sendes når landingssiden er slått på: bedriftens egen side med veibeskrivelse, parkering og hva de skal ta med, som påminnelsen lenker til. Disable 24-hour reminder email for same-day meetings hopper over den for møter som er booket samme dag.
• Send a custom welcome email: bedriftens egen e-post til en besøkende etter vedkommendes første innsjekking hos dere.
• Send check-in confirmation to visitor: en e-post som forteller den besøkende at vedkommende er sjekket inn, med tidspunktet og verten.
• Email – company display name erstatter navnet på bedriften i disse e-postene, og Replace guest names in emails utelater navnene på de besøkende i dem.

Emnet og innholdet i velkomst-e-posten og landingssiden har også Translations, som virker som for meldingene etter innsjekking. Velkomst-e-posten sendes på den besøkendes eget språk hvis vedkommende har valgt et, og ellers på språket bedriftens e-poster sendes på. Landingssiden vises på språket den besøkende bruker BmyGuest på.

Varsler til verter

When a visitor checks in, tell the host by velger kanalene: SMS, e-post og, der bedriften har satt det opp, Microsoft Teams eller Slack. Alle kanalene du krysser av for, brukes. SMS krever vertens mobilnummer.

• Mail the host when a guest is pre-registered for them: en bekreftelse til verten, med én gang eller 24 timer før møtet.
• Enable Check-out reminder: verten får en påminnelse om å sjekke ut besøkende som fortsatt er sjekket inn, et antall minutter etter at møtet slutter eller etter innsjekkingen. Lenken i påminnelsen åpner Check out your guests, der hver besøkende har en knapp for å sjekke ut.
• Notify host when a visitor is checked out: en e-post til verten når den besøkende går, og en melding i Microsoft Teams der bedriften har satt det opp. Verter kan slå av e-posten på sin egen profil.

En vert som er borte, kan la noen andre få varslene sine: se Send notifications to i kapitlet Verter.

Resepsjon

• Enable slim visitor list og Enable full-width visitor list endrer hvordan resepsjonssiden viser de besøkende.
• Don’t require last name: resepsjonen kan registrere en gjest med bare ett navn.
• Enable visitor badge printer og Default printer: etiketter skrives ut når besøkende sjekker inn. Se Etikettskriver.
• Ignore visitors with following domains: personer fra disse domenene utelates når møter importeres fra kalendere. Legg til bedriftens eget domene, så kolleger i en invitasjon ikke registreres som gjester. Resepsjonen og vertene kan fortsatt registrere dem manuelt.

Tilleggsmoduler

Tilleggsmodulene en lokasjon kan bruke, vises i tre grupper:

• In use: slått på her. Configure åpner innstillingene.
• Ready to set up: inkludert i abonnementet. Set up åpner innstillingene; når du lagrer dem, slås modulen på.
• More add-ons: ikke med i abonnementet. Contact sales åpner en e-post til BmyGuest om modulen i e-postprogrammet ditt.

Alle sidene for tilleggsmoduler er bygd opp på samme måte: innstillingene i kort, hvert med Save and switch on (eller Save changes), og nederst Switch off this add-on, som beholder innstillingene til senere. Integrasjonene for parkering og dører (Q-Park, Parkeringskompagniet og Vitani) er unntaket: de lagres med Save and connect, og Remove this integration sletter innstillingene deres. PARQO parking begynner med PARQO-kontoen: Connect prøver e-postadressen og passordet hos PARQO og henter kontoens parkeringsprodukter, og når du har valgt produktet bilene registreres på, slår Save and switch on modulen på. Med Allow 24-hour parking permit velger besøkende som selv registrerer bilen sin, mellom det produktet og det du velger som 24-timerstillatelse; resepsjonens registreringer bruker fortsatt det første. En parkering hos PARQO begynner når bilen registreres, og varer så lenge produktet sier; den stopper ikke når gjesten sjekker ut. Tilleggsmoduler for hele bedriften, som Microsoft Teams og Microsoft Entra ID, ligger i stedet på Company profile. Mailroom, Lend & Lease, Hospitality og Meeting rooms har egne veiledninger.

Spørsmål ved innsjekking

Skal besøkende svare på mer enn navnet sitt, legger du til spørsmål. Med tilleggsmodulen Visitor types har hver besøkstype sine egne, i delen Custom check-in fields på besøkstypen. Uten den stiller tilleggsmodulen Custom check-in fields de samme spørsmålene til alle besøkende på lokasjonen. Add field legger til et spørsmål, og pilene endrer rekkefølgen. Resepsjonens New guest stiller også besøkstypens spørsmål. Teksten i et spørsmål kan ikke endres etter at det er lagret.

Answer avgjør hvordan den besøkende svarer:

• Free text: den besøkende skriver svaret.
• Dropdown list (pick one) eller Radio buttons (pick one): den besøkende velger ett av svaralternativene deres.
• Checkboxes (pick any): den besøkende krysser av for alle som passer. Er spørsmålet obligatorisk, må minst ett være krysset av.

Add choice legger til et svaralternativ under Choices, og pilene endrer rekkefølgen. Du kan endre svartypen og svaralternativene senere; svar som allerede er gitt, blir stående som de er. Avkryssede svar lagres samlet, skilt med komma.

Translations under spørsmålet og under hvert svaralternativ gir dem på andre språk. Besøkende ser dem på språket de sjekker inn på, og et språk som står tomt, viser teksten slik den er skrevet. Svarene lagres alltid med deres egne ord, så de ser like ut i resepsjonen og i besøkshistorikken. Bryterne under hvert spørsmål, for eksempel Is required?, er forklart nederst på siden.

Personer

Verter

Verter er personene de besøkende kommer for å treffe. Hver vert har en primærlokasjon: der kalendermøtene deres registreres, og der de står oppført så besøkende kan velge dem. Administratorer og resepsjonister kan legge til, endre og fjerne verter.

• Filtrer på lokasjon eller på status: ikke bekreftet, synkronisert, ikke synkronisert eller skjult fra vertslisten. Søk på navn, e-postadresse, telefonnummer, stilling, kontor eller lokasjon.
• Listen viser 25 verter per side. Velg 50 per page eller 100 per page i menyen ved siden av filtrene for å se flere om gangen; valget huskes i den nettleseren.
• Åpne menyen til en vert for Edit host, Resend welcome email (for en som ikke har bekreftet kontoen sin ennå) og Remove as host. Fjerner du noen, mister de også rollene som administrator og resepsjonist, men BmyGuest-profilen deres beholdes.

Legge til en vert

Trykk på New host og fyll ut e-postadresse, navn og jobbmobil, og under Work stillingstittel, kontor og primærlokasjon. Den nye verten får en lenke på e-post for å sette opp kontoen sin, med mindre du krysser av for Don’t send welcome email; du kan sende den senere fra vertslisten. Hide from host list holder en person utenfor listene som besøkende og resepsjonen velger en vert fra.

Importere en liste

For mange verter på én gang bruker du et regneark. Importen ligger på siden Hosts (Import host list) og i trinnet Hosts i oppsettsguiden (Import a file):

1. Trykk på Download the template og åpne den i Excel. Den har kolonnene BmyGuest leser, og en eksempelrad.
2. Fyll ut én vert per rad. E-postadressen identifiserer en vert: en rad med en adresse dere allerede har, oppdaterer den verten.
3. Lagre den som CSV, velg filen og trykk på Check the file. BmyGuest viser hva hver rad vil gjøre: New, Update eller Error, og hvorfor.
4. Rett eventuelle feil, og trykk deretter på Import. Send new hosts a welcome e-mail avgjør om de får e-post. På siden Hosts er Location for new hosts the file gives none lokasjonen en ny vert får når raden ikke oppgir noen; i oppsettsguiden er det lokasjonen du setter opp.

Knappen Import host list på Hosts-siden åpner en eldre versjon av den samme importen, som leser den samme filen.

Endre en vert

Åpne en vert for å endre opplysningene, primærlokasjonen og kontaktopplysningene, eller for å skjule verten fra vertslisten.

Send notifications to nederst angir personer som får varslene om vertens besøkende, hver med sin egen tidsplan og sine egne kanaler, for eksempel en assistent mens verten er på reise. Mens noen på listen er aktive, får de varslene i stedet for verten (Instead of me, som er valgt fra start) eller i tillegg til verten (As well as me: verten får fortsatt alle varslene, og personene på listen får en kopi). Er ingen på listen aktive, får verten varslene som vanlig. Trykk på Save notification settings for å lagre endringene. Bare verten selv kan slå på Allow this person to act on your behalf?, fra sin egen profil.

For en vert som er synkronisert fra Microsoft Entra ID, kommer feltene merket med * fra katalogen og er låst, og neste synkronisering kan også overskrive de andre opplysningene. Endre dem i Entra ID i stedet. En slik vert kan heller ikke fjernes her: fjern vedkommende i katalogen.

Administratorer og resepsjonister

Administratorer

Company profile, Administrators: velg bedriftens administratorer blant vertene og trykk på Save changes. En person kan bare være administrator i én bedrift. Administratoren som har bedriftens kontakt-e-post som e-postadresse (under General), kan ikke fjernes; bytt kontaktperson først. En bedrift har alltid minst én administrator.

Resepsjonister

Resepsjonister velges per lokasjon, blant vertene: på innstillingssiden for lokasjonen under General, eller i trinnet Reception i oppsettsguiden. De ser resepsjonssiden for sine lokasjoner, sjekker besøkende inn og ut, og kan administrere verter. Med Receptionists can edit location slått på kan de også endre innstillingene for den lokasjonen og annullere et besøk, en forsendelse eller et lån som ble registrert ved en feil.

Assistenter

En vert kan la noen andre få varslene sine (Send notifications to), i stedet for verten eller i tillegg til verten. Med Allow this person to act on your behalf?, som bare verten selv kan slå på fra sin egen profil, kan den personen også jobbe i BmyGuest som verten og har da Act on behalf of øverst på siden.

Bedrift og IT

Bedriftsprofilen

Company settings, Company profile inneholder innstillingene for bedriften som helhet, fordelt på fem deler.

• General: bedriftens navn, adresse og MVA-nummer, kontaktperson og e-post, og logoen.
• Administrators: se ovenfor.
• Hosts: om nye verter starter med e-post og telefonnummer skjult for gjester (hver vert kan endre det på profilen sin), og Disable host emails for imported meetings, så verter ikke får e-post om møter som kommer inn fra en kalender.
• API keys: nøkler til BmyGuests offentlige API, for deres egne systemer. En nøkkel vises én gang, når den opprettes, og gir tilgang til hele bedriften, så ta like godt vare på den som på et passord. Slett en nøkkel som ikke brukes lenger.
• Add-ons: tilleggsmodulene for hele bedriften, i de samme tre gruppene som for en lokasjon, blant dem Microsoft Entra ID og Microsoft Teams.

Microsoft 365 og IT-avdelingen

Dette kapitlet er for den som har ansvar for Microsoft 365 i bedriften din. Det handler om å holde vertslisten i takt med Microsoft Entra ID, møter fra Outlook, varsler i Microsoft Teams og single sign-on.

Verter fra Microsoft Entra ID

BmyGuest kan lese vertene fra Microsoft Entra ID (tidligere Azure AD) hver natt, så personer som begynner eller slutter i bedriften, kommer inn i eller forsvinner fra BmyGuest av seg selv. BmyGuest leser katalogen deres gjennom en appregistrering som dere oppretter i deres egen tenant.

I Microsoft Entra admin center

1. Under App registrations oppretter du en ny registrering, for eksempel med navnet «BmyGuest vertssynkronisering».
2. Under API permissions legger du til Microsoft Graph-applikasjonstillatelsen User.Read.All og gir administratorsamtykke. Skal bare medlemmene av én gruppe synkroniseres, legger du også til GroupMember.Read.All (eller Group.Read.All hvis du oppgir navnet på gruppen i stedet for ID-en). Har noen av brukerne en e-postadresse på et annet domene enn navnet de logger inn med, må du også legge til Organization.Read.All, slik at BmyGuest kan lese domenene tenanten deres har verifisert.
3. Under Certificates & secrets oppretter du en klienthemmelighet og kopierer verdien (ikke ID-en). Den vises bare én gang. Noter når den utløper.
4. Fra oversiktssiden for registreringen kopierer du Application (client) ID og Directory (tenant) ID.

I BmyGuest

Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Entra ID (Azure AD). Bare en bedriftsadministrator kan åpne den. Fyll ut de to ID-ene og hemmeligheten, og velg:

• Who is imported: alle i katalogen, eller bare medlemmene av én gruppe (objekt-ID-en eller navnet på gruppen).
• Default mobile country code: settes foran mobilnumre som er lagret uten landskode i Entra ID, for eksempel +45.
• Set host location as: primærlokasjonen hver importerte vert får. Med flere lokasjoner gir A group per location medlemmene av en lokasjons gruppe den lokasjonen i stedet. Hosts may pick their own location lar en vert endre den på profilen sin.
• Import profile photos: hver verts bilde fra Microsoft 365 blir vertens profilbilde og følger med når det endres eller fjernes. Et bilde verten selv har valgt i BmyGuest, blir aldri erstattet.

Trykk på Save and connect. Vertene importeres natten etter, eller med én gang med Sync now, som kjører i bakgrunnen. Siden viser når siste synkronisering kjørte, og hvordan det gikk.

Dette gjør synkroniseringen:

• Den oppretter eller oppdaterer en vert for hver bruker med e-postadresse: navn, e-post, mobilnummer, stillingstittel og kontor, og primærlokasjonen. Disse vertene merkes Synchronised, og navnene deres er låst i BmyGuest.
• Der BmyGuest kan bekrefte at en adresse hører til tenanten deres, kan verten også logge inn med Microsoft-kontoen sin og få meldinger i Microsoft Teams. Der det ikke går, importeres personen uten innlogging med Microsoft, eller ikke i det hele tatt hvis adressen allerede har en konto i BmyGuest. Etter hver synkronisering viser siden hvor mange det gjelder, og navnene på de første.
• Med Import profile photos slått på blir hver verts bilde fra Microsoft 365 vertens profilbilde.
• Verter dere har lagt til manuelt eller fra en fil, blir ikke rørt, med mindre e-postadressen også står i katalogen og BmyGuest kan bekrefte at den tilhører dere: da tar synkroniseringen dem over.

Koble fra Microsoft Entra ID

Skal BmyGuest ikke lenger importere verter fra katalogen deres, åpner du siden Microsoft Entra ID (Azure AD), trykker på Delete settings nederst og bekrefter. Knappen finnes i det nye designet så lenge synkroniseringen er tilkoblet.

• Alle innstillingene på siden slettes, også hemmeligheten, og BmyGuest leser ikke lenger katalogen deres.
• Vertene som allerede er importert, blir værende, og det samme gjør innloggingen deres med Microsoft. De er ikke lenger merket Synchronised, så du kan endre og fjerne dem som alle andre verter. Synkroniserer Google Workspace eller en SFTP-fil også vertene deres, beholder de merkingen.
• Pågår det en synkronisering, venter du til den er ferdig.

Vil dere koble til igjen senere, fyller du ut innstillingene på nytt. Appregistreringen i Entra admin center blir ikke rørt: slett den der hvis dere ikke lenger trenger den.

Møter fra Outlook

En vert kan registrere gjestene i et møte som vedkommende booker i Outlook, ved å legge til [email protected] i invitasjonen. Ingenting må settes opp i tenanten deres for dette:

• Invitasjonen må sendes fra vertens kontakt-e-postadresse i BmyGuest.
• De eksterne deltakerne registreres på vertens primærlokasjon. Kolleger som er verter i BmyGuest, utelates, og det samme gjør alle fra et domene som lokasjonen ignorerer (Reception, Ignore visitors with following domains).
• Et møte som avlyses i Outlook, blir også avlyst i BmyGuest.

Med tilleggsmodulen Meeting rooms kommer møter med eksterne gjester som er booket i møterommene deres, inn av seg selv, gjennom en egen appregistrering. Den har sin egen veiledning. BmyGuest kan også levere en beskrivelse av dataene som leses fra Microsoft 365, og hvordan de beskyttes, til sikkerhetsgjennomgangen deres.

BmyGuest for Outlook

Med BmyGuest for Outlook legger vertene til et møtes besøkende fra selve møtet, i Outlook på nettet, nye og klassiske Outlook for Windows og Outlook for Mac, med eller uten den besøkendes e-postadresse. Company settings, Company profile, Add-ons, BmyGuest for Outlook. Siden leder deg gjennom det, og trinn 2 og 3 gjøres av noen som administrerer Microsoft 365 hos dere:

1. Slå på Activate.
2. Under trinn 2 trykker du på Approve in Microsoft Entra, eller på Copy the link og sender lenken til Microsoft 365-administratoren deres. En Global Administrator, Application Administrator eller Cloud Application Administrator logger inn og godtar. Tillegget ber bare om å logge inn brukeren og lese profilen: ingen e-post, ingen kalendere, ingen filer.
3. Under trinn 3 trykker du på Download the add-in file. I administrasjonssenteret for Microsoft 365, under Settings, Integrated apps, velger du Upload custom apps, Office Add-in, og laster opp filen. Velg hvem som får det: begynn med noen få verter.

Outlook viser tillegget innen 24 timer, og knappen kan bruke opptil 72 timer på å dukke opp. Vertene installerer ingenting. Under What your hosts do finner du en kort melding du kan sende dem, og How it is going viser hvor mange verter som har brukt det.

Microsoft Teams

Verter kan få beskjed i Microsoft Teams når den besøkende kommer, når en forsendelse venter, og mer. Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Teams Bot:

1. Trykk på Download Teams app package.
2. I Microsoft Teams admin center, under Teams apps, Manage apps, trykker du på Upload new app og velger pakken. Med en policy for appoppsett kan appen festes eller forhåndsinstalleres for vertene.
3. Slå på Activate. Under Messages velger du hvilke av de ni meldingene verter får, og endrer ordlyden per språk.
4. På innstillingssiden for hver lokasjon, under Host notifications, krysser du av for Microsoft Teams.

Slack

Vertene kan få beskjed i Slack når gjesten deres ankommer, når en sending venter, og mye mer, med de samme meldingene som i Microsoft Teams. Company settings, Company profile, Add-ons, Slack Bot:

1. Trykk på Add to Slack, velg Slack-arbeidsområdet vertene deres bruker, og gi appen tilgang. Slack-administratoren deres må kanskje godkjenne den.
2. Slå på Activate. Under Messages velger du hvilke meldinger vertene får, akkurat som for Teams: de to appene deler dem.
3. På innstillingssiden for hver lokasjon, under Host notifications, sjekker du at det er krysset av for Slack. Det er det, med mindre noen har fjernet krysset.

De to første trinnene kan tas i hvilken som helst rekkefølge. Mer skal det ikke til: BmyGuest finner vertene deres i arbeidsområdet ut fra jobb-e-postadressen deres, og varslene deres kommer som direktemeldinger fra BmyGuest-appen. Vertene trenger ikke gjøre noe selv. Siden viser hvor mange av vertene deres BmyGuest når i Slack. BmyGuest leter igjen hver time, og Match hosts now leter med én gang.

Single sign-on

Alle kan logge inn i BmyGuest med en lenke eller kode som sendes til e-postadressen deres, eller med Microsoft- eller Google-knappen på innloggingssiden. Innlogging med Microsoft fungerer for verter som er synkronisert fra Microsoft Entra ID, og som BmyGuest har kunnet bekrefte adressen til (se Dette gjør synkroniseringen); innlogging med Google fungerer for alle som har en e-postadresse som er en Google-konto.

BmyGuest kan også kreve at verter, administratorer og resepsjonister i bedriften bare logger inn med single sign-on. Be BmyGuest-support om å slå det på. Da kan verter ikke lenger legges til manuelt eller fra en fil: de kommer fra katalogen deres. Lenken i meldingen verten får når en besøkende kommer, åpner da en innloggingsside med bare Microsoft- og Google-knappene, og etter innloggingen kommer verten til sin egen side.

Etikettskriver

Besøksetikettene skrives ut på en Zebra-etikettskriver i resepsjonen. BmyGuest-support setter opp skriveren og kobler den til lokasjonene deres; dette stiller du inn selv:

• Enable visitor badge printer og Default printer i delen Reception for lokasjonen. Da skrives det ut en etikett når en besøkende sjekker inn.
• Badge print logo i delen General: en enkel svart-hvitt-logo gir best utskrift.
• Label print text på et møte erstatter vertens navn på etikettene for møtet, og Don’t print labels when guests check in hopper over dem for det møtet. En besøkstype kan også hoppe over etiketter.

Resepsjonen kan skrive ut etiketter, eller skrive dem ut på nytt, fra resepsjonssiden, som også viser om skriveren er tilkoblet. Etikettene for et møte kan også skrives ut fra selve møtet, under Name tags.

Når skriveren ikke skriver ut

• Sjekk at skriveren er slått på, at lampen lyser grønt, og at den har etiketter.
• Sjekk nettverkskabelen eller Wi-Fi, og at ingenting annet er endret i resepsjonen, for eksempel en ny ruter.
• Slå skriveren av og på igjen, og skriv ut en etikett fra resepsjonssiden.

Innføring og data

Informere de ansatte

Før dere starter, bør du fortelle kollegene dine hva som endres for dem. Her er en e-post du kan tilpasse: bytt ut teksten i hakeparentes.

Data om besøkende

• Hver innsjekking lagres i besøkshistorikken, som resepsjonen og administratorer åpner fra resepsjonssiden. Export der laster ned besøkene i en periode som en CSV-fil for Excel.
• Hvor lenge opplysninger om besøkende lagres før de anonymiseres, avtales med BmyGuest. Anonymiserte besøk blir stående i historikken, men uten opplysningene om personen. Be BmyGuest-support om å endre perioden.
• Vilkårene besøkende har godtatt, lagres med dato; se Accept history.

Hjelp

Feilsøking

Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group.