Här börjar du

Kom igång

På en minut

Som värd bjuder du in gäster, vet när de kommer och ser till att de kommer in. BmyGuest sköter pappersarbetet: receptionen vet vem som kommer, dina gäster får en påminnelse innan de kommer och du får besked i samma stund som de checkar in.

Allt en värd behöver fungerar på en mobil, och de flesta värdar använder BmyGuest så. Den här guiden följer Grace Adeyemi, värd på det påhittade företaget Northgate Group, genom en vanlig dag.

I menyn	Vad den är till för
Home	Din startsida: vem som just har kommit, vem som är på väg, vad som behöver din uppmärksamhet och vad som händer senare.
My guests	Alla gäster du väntar, vem som är i byggnaden nu och vem som har varit där.
My Meetings	Dina möten med gäster: i dag, kommande och tidigare.
My visits	Dina egna besök hos andra företag som använder BmyGuest.
My loans	Det du har lånat i en reception. Bara med Lend & Lease.
My deliveries	Paket och brev som väntar på dig. Bara med Mailroom.
My chat notifications	Vilka aviseringar du får i Microsoft Teams och Slack, och kopplingen till ditt Slack-konto. Bara där ert företag använder dem.
Settings	Din profil, dina värduppgifter och vem som får dina aviseringar.

Allt gäller inte dig

Vissa delar av den här guiden gäller tilläggsmoduler som ert företag kanske inte använder på din plats: digitala dörrnycklar (passerkontroll), Lend & Lease och Mailroom. Det står överst i de kapitlen. Om en knapp eller ett menyval från den här guiden saknas på din skärm använder ert företag inte den tilläggsmodulen där du arbetar, och du kan hoppa över kapitlet.

Den nya designen

Den här guiden visar BmyGuests nya design. Där ert företag tillåter det har sidan överst en BETA-list med Turn off the new design, som tar dig tillbaka till den gamla designen, som guiden inte beskriver. I den gamla designen tar Turn on the new design överst på sidan tillbaka den nya. Ditt val sparas på ditt konto, så det följer med dig till mobilen och alla webbläsare.

Logga in

BmyGuest använder inget lösenord. Du loggar in med din e-postadress och en länk eller kod som skickas dit, eller med ert företags Microsoft- eller Google-konto.

Öppna BmyGuest i mobilens webbläsare och skriv din e-postadress på jobbet. Tryck på Next.
Tryck på Send magic link. BmyGuest skickar en inloggningslänk och en inloggningskod till dig via e-post.
Öppna e-postmeddelandet, tryck på länken och tryck sedan på Log in på sidan som öppnas. Eller skriv in koden på inloggningssidan och tryck på Next.

Eller tryck på Log in with your Microsoft account eller Log in with your Google account och använd ditt företagskonto. Vissa företag kräver det, och då står det på sidan.

Inloggning på en mobil: din e-postadress, sedan koden från e-postmeddelandet.

Tips

Lägg till BmyGuest på mobilens hemskärm (via webbläsarens dela- eller menyknapp: ”Add to Home Screen”). Då öppnas det som en app. Adressen app.bmyguest.eu/h öppnar alltid din egen startsida, även om du arbetar i en reception, så den är bra att spara. Länkar i e-post och sms från BmyGuest loggar in dig: om du inte redan är inloggad trycker du på Log in på sidan som öppnas.

Din startsida

Home visar det som är viktigt just nu, det mest brådskande först. Ett avsnitt visas bara när det finns något i det, så en lugn dag är sidan kort. Den håller sig själv uppdaterad: när en gäst checkar in ändras sidan utan att du behöver ladda om den.

Avsnitt	Vad det visar
My guests now	Dina gäster som är incheckade nu. Gäster som har kommit under de senaste 15 minuterna står först, med en grön prick och hur länge sedan de kom: dags att gå och möta dem. Varje rad har en knapp för att checka ut.
My guests today	Gäster som ska komma i dag. Först de som väntas inom en timme eller är sena, med nedräkning eller hur sena de är. Du kan ringa dem eller checka in dem härifrån. Sedan dina möten senare i dag, en rad per möte, vid mötets starttid.
Needs your attention	Försändelser som väntar på dig, lån som är försenade eller ska lämnas tillbaka i dag, och försändelser som du får hämta åt en kollega. Varje rad öppnar sidan som den gäller.
Did not arrive	Gäster som väntades i dag men aldrig checkade in. En gäst står under My guests today tills mötet slutar (utan möte: en timme efter den tid gästen väntades) och flyttas sedan hit till dagens slut. Om gästen ändå kommer kan du öppna raden och checka in gästen.
From tomorrow	Hur många gäster som kommer i morgon och dagarna därefter, med en länk till dem på My guests.
My visit now, My visits today och My visits from tomorrow	Dina egna besök, där du själv är gäst. Varje rad öppnar My visits.

Menyn (tryck på knappen uppe till vänster) och översta delen av Graces startsida.

Högst upp finns New meeting och, där du får låna ut saker till gäster, New loan. Längst ned öppnar All my guests och My meetings de fullständiga listorna.

Öppna ett möte

Tryck på en rad så öppnas mötet direkt där, utan att du lämnar sidan. Du ser alla gäster på mötet, med företag, befattning, e-postadress och telefonnummer, och vad som återstår att göra före eller under besöket.

Att göra före besöket: en rad högst upp i mötet listar vad som saknas, till exempel ”No door key for 1 of 2” eller ”Visitor terms not accepted”.
vCard sparar gästen i mobilens kontakter. Check in eller Check out checkar in eller ut gästen.
Rutorna under varje gäst visar de extrafunktioner som gästen har eller kan få, som ikoner på en mobil. Se Ikoner i korthet i slutet av den här guiden.
Add a guest to the meeting lägger till ytterligare en person. Med knappen Edit meeting högst upp i mötet ändrar du mötet tills det är slut. Den öppnar på gästerna, med Online meeting överst; Meeting details, Time och Settings ligger hopfällda nedanför, en rad var: tryck på en för att ändra den. På en dator står de tre hopfällda raderna i stället överst, ovanför gästerna. Copy meeting längst ned i Edit meeting startar ett nytt möte med samma ämne, gäster och kollegor, i dag vid samma tider: välj datum och tryck på Create meeting.

Ett öppnat möte: en gäst har ingen dörrnyckel än. Till höger: resten av startsidan.

Dina gäster

Bjuda in gäster

Ett besök börjar med ett möte. Tryck på New meeting på startsidan, i My guests eller i My Meetings, fyll i formuläret och tryck på Create meeting. Receptionen ser dina gäster på dagen. Stänger du formuläret innan du har sparat frågar BmyGuest först: Keep editing eller Discard changes.

Dina gäster och e-post

BmyGuest skickar ingen inbjudan till dina gäster: bjud in dem från din egen kalender som vanligt. Det BmyGuest skickar är en påminnelse en timme före mötet, med en länk där de kan fylla i sina uppgifter och snabbt checka in, och där ert företag har aktiverat det, även en dagen före.

Mötesuppgifter

Subject of meeting: det som receptionen och dina gäster ser, till exempel ”Leverantörsbesök: Fjordline Print”.
Location: kontoret som gästerna kommer till. Meeting location: rummet, som receptionen och dina gäster ser.
Digital door key: visas där din plats använder dörrnycklar. Välj den behörighet som alla gäster på mötet ska få, eller ”No access level assigned”. Se Digitala dörrnycklar.
Internal note: bara för receptionen; dina gäster ser den aldrig.

Tid

Datum, starttid och sluttid. Ett möte som pågår flera dagar kan skapa en incheckning för varje dag: slå på Recurring check-ins? och välj veckodagarna. På startsidan och i My guests visas varje dag då som ett eget möte, och när du checkar in mötets gäster gäller det bara den dagen. När du redigerar mötet senare gäller ändringarna alla dagar. Vill du bara ändra en dag väljer du den under Meeting series högst upp och trycker på Edit this day only: dagen blir ett eget möte med den dagens gäster, och allt i formuläret kan sedan ändras för just den dagen. Senare ändringar av serien når inte dagen, och tar du bort serien tas dagen också bort om den inte har börjat.

Deltagare

Under Guests lägger du till varje gäst med e-postadress, namn, telefonnummer och företag. Add guest lägger till en rad till; papperskorgen tar bort en. Din plats avgör vilka fält som är obligatoriska.
Om du skriver en kollegas e-postadress frågar BmyGuest hur kollegan deltar, och du väljer innan du sparar. Add as colleague flyttar kollegan till Colleagues: kollegan deltar i mötet utan att registreras och checkar inte in i receptionen. Register as guest behåller kollegan på gästlistan, till exempel en kollega från ett annat kontor som behöver en namnbricka eller en dörrnyckel. Not a guest after all ångrar det tills kollegan har checkat in.
Attendance talar om för receptionen om gästen kommer på plats eller deltar på distans. Online meeting markerar hela mötet som ett distansmöte.
Har du en lång lista laddar du upp en fil med gästerna (Click here to download a .csv sample visar hur den ska se ut). Gästerna läggs till i listan direkt, där du kontrollerar och ändrar dem som alla andra; Undo på raden under uppladdningsfältet tar bort dem igen.
På en dator är formuläret brett och varje gäst får plats på en rad. Anteckningsknappen på raden öppnar en anteckning för gästen; har gästen en anteckning visas den.

New meeting på en mobil: uppgifter med en dörrnyckel för alla gäster, deltagaralternativen och gästerna.

Beroende på ert företag har formuläret också Settings (till exempel texten på den utskrivna besöksetiketten) och catering för mötet.

Möten från din kalender

Bokar du i Outlook? Lägg till [email protected] i inbjudan tillsammans med dina gäster. BmyGuest registrerar de externa gästerna i den på din Primary location (se Din profil och dina aviseringar); kollegor i inbjudan deltar som kollegor, inte som gäster, om du inte registrerar någon av dem som gäst i mötet. Det fungerar när inbjudan skickas från den e-postadress som står i din profil i BmyGuest, och ett möte som du ställer in i Outlook ställs också in i BmyGuest.

Där ert företag har kopplat sina mötesrum till BmyGuest visas också ett möte med externa gäster, som du bokar i något av de rummen, automatiskt. Tid och ämne följer då Outlook; du kan fortfarande lägga till gäster och dörrnycklar i BmyGuest.

Från ett möte i Outlook

Om ert företag använder BmyGuest for Outlook lägger du till besökare direkt från mötet, på en dator: i Outlook på webben, nya och klassiska Outlook för Windows och Outlook för Mac.

Skapa eller öppna ett möte som du är organisatör för, och välj BmyGuest och sedan Visitors. I Outlook på webben finns det under knappen Appar. Kontrollera Location: dina besökare registreras där. Bokar du ett av företagets mötesrum följer platsen mötesrummet.
Lägg till dina besökare. Sök efter någon som har varit på besök förut, bocka för de externa personer som redan finns i inbjudan och registrera dem med knappen under listan, eller skriv ett namn. E-postadressen är frivillig, så du kan lägga till någon vars adress du inte har. Om platsen använder besökstyper kan du också välja en Type; den är frivillig och börjar på den typ som mötets besökare brukar ha. Bocka för Also invite to the meeting in Outlook så får en besökare med e-postadress också mötesinbjudan. Kolleger i inbjudan visas, men de är inte besökare. Finns mötet redan i BmyGuest, från en rumsbokning eller från [email protected], visar panelen dess besökare, och det du lägger till, ändrar eller tar bort sparas direkt i BmyGuest.
Om platsen tar emot beställningar av förtäring kan du också beställa mötets förtäring: tryck på Order catering, välj produkter och antal, kontrollera leveranstid och leveransplats, fyll i betalningsfälten märkta * och tryck på Save order. Leveranstiden börjar vid mötets start och platsen är det mötesrum du har bokat. Flyttar du mötet eller byter rum i Outlook följer beställningen med, om du inte själv har skrivit en annan plats. Förtäring till ett återkommande möte beställs för varje dag i BmyGuest.
Skicka inbjudan. Ett möte som inte redan fanns i BmyGuest registreras några minuter senare, och då ser receptionen dina besökare. Samtidigt får köket beställningen av förtäring. Om beställningen inte kan läggas då, till exempel för att beställningstiden har gått ut, får du ett mejl om varför.

Första gången kan du bli ombedd att trycka på Connect och logga in i BmyGuest i det lilla fönstret. Det sker bara en gång. Ändringar i ett möte som redan finns i BmyGuest sparas direkt; besökare som väntar på att du skickar inbjudan är märkta Not sent yet. Byter du plats flyttas mötet med sina besökare, tills den första har anlänt. Så länge förtäring är beställd stannar mötet på sin plats. Flyttas mötet efter beställningstiden följer beställningen ändå med, och köket får besked. Du får ett mejl: kontakta köket om beställningen inte längre passar. Panelen visar när dina besökare anländer. Vill du ändra något annat i mötet använder du Open this meeting in BmyGuest.

Låt BmyGuest stå kvar i inbjudan

När du lägger till den första besökaren eller beställer förtäring lägger BmyGuest till en deltagare som heter BmyGuest visitor registration i inbjudan. Låt den stå kvar, även om Outlook kallar adressen okänd: genom den flyttar BmyGuest besöken när du flyttar mötet och ställer in dem när du ställer in mötet, från vilken enhet som helst. Ingen får mejl från den. Tar du bort den ställs besöken in i BmyGuest, och är inbjudan inte skickad än blir de aldrig registrerade. Panelen varnar dig om den tas bort: tryck på Put it back. Lägger du till ytterligare en besökare kommer den också tillbaka. Mötets tid och ämne kommer från Outlook, så dem ändrar du i Outlook.

Möten som skapats i Teams

Knappen BmyGuest finns inte i Teams-kalendern. Ett möte som du skapar i Teams finns också i din Outlook-kalender, så öppna det där, på en dator, för att lägga till besökare. När BmyGuest visitor registration finns i inbjudan kan du flytta eller ställa in mötet i Teams precis som i Outlook.

Dela en anmälningslänk

I stället för att själv lägga till varje gäst kan du dela en länk som gästerna använder för att anmäla sig själva. Det passar ett möte med många externa gäster, eller ett där du inte har allas uppgifter.

Slå på Join link under Online meeting bland deltagarna: när du skapar mötet med New meeting, eller i ett möte som du öppnar igen, till exempel från My Meetings.
Tryck på Copy och klistra in länken i din inbjudan, ett mejl eller en chatt. Ett nytt möte visar länken så snart du har tryckt på Create meeting.
Den som öppnar länken ser platsen, datum och tid och ditt namn, fyller i sina uppgifter och trycker på Sign me up. Gästen behöver inget konto och blir aldrig ombedd att logga in.

Varje gäst som anmäler sig hamnar på mötets gästlista och får en bekräftelse via e-post, med besöket för sin kalender. Du får också ett mejl för varje gäst, och på dina gästkort är de markerade Joined via link, i receptionen med en länksymbol. Anmälningssidan nämner mötets ämne bara om du bockar för Show the meeting title on the join page; annars visar den bara platsen, tiden och värden. Högst 100 personer kan anmäla sig via ett mötes länk, och länken slutar fungera när mötet är över.

Bra att veta

Alla som får tag på länken kan anmäla sig, så dela den bara med dem den är till för. Stänger du av Join link slutar länken fungera. Make a new link ersätter den: den gamla slutar fungera direkt, och gästerna som redan har anmält sig står kvar på mötet. En gäst som anmäler sig via länken får dörrnyckel eller parkering först när gästen checkar in. Uppgifterna är gästens egna, och ingen har kontrollerat dem. Anmäler sig någon med en adress som inte är deras kan adressens ägare ta bort besöket från bekräftelsemejlet.

My guests och My Meetings

Startsidan visar de närmaste timmarna. De här två sidorna visar allt.

My guests listar dina gäster efter var de befinner sig: förregistrerade och på väg, incheckade nu, kommande de närmaste sju dagarna och, under History, de som har checkat ut. Varje lista har en egen sökruta.
My Meetings listar dina möten: i dag, kommande (de närmaste 30 dagarna, eller en period du väljer) och tidigare möten. Räknaren på varje möte visar hur många av mötets gäster som har kommit, och en kamera med en siffra visar hur många som deltar på distans.

Tryck på en gäst eller ett möte så öppnas det, med samma uppgifter och knappar som på startsidan.

My guests och My Meetings på Graces mobil.

Gäster som deltar på distans

Ett öppnat möte i My Meetings listar också de gäster som deltar på distans, under Attending online. Receptionen väntar dem inte, och de har ingen knapp för incheckning. Tills mötet är slut har varje gäst som inte har kommit ett val mellan On site och Online, så att du kan ändra hur en gäst deltar utan att redigera mötet. Ändringen sparas direkt.

På ett möte som är markerat som Online meeting deltar alla gäster på distans. Ska någon komma på plats stänger du av Online meeting under Edit meeting.

När din gäst kommer

När en gäst checkar in, vid en kiosk, med QR-koden vid entrén eller i receptionen, får du besked direkt. Ert företag bestämmer hur: via e-post, via sms eller i Microsoft Teams eller Slack. Gästen flyttas också till Just arrived på din startsida, och länken i sms:et öppnar just den sidan.

Om någon annan också ska få beskedet, eller få det i stället för dig, till exempel en assistent, lägger du till den personen under Send notifications to i Settings.

Checka in eller ut en gäst själv

Du kan själv checka in och ut dina gäster, till exempel när du möter dem vid dörren. På startsidan har raden On the way en knapp för att checka in, och raderna Just arrived och In the building en knapp för att checka ut; en öppnad gäst har Check in eller Check out. BmyGuest visar vem som kommer att checkas in eller ut och ber dig bekräfta.

När du får en påminnelse om att checka ut

Där ert företag har slagit på det påminner BmyGuest dig när en gäst fortfarande är incheckad en stund efter att mötet har slutat, eller, vid ett besök utan möte, en stund efter att gästen checkade in. Påminnelsen kommer via e-post, och i Microsoft Teams eller Slack om du får dina aviseringar där. Länken i den öppnar Check out your guests: de gäster som fortfarande är incheckade hos dig, var och en med en Check out-knapp, och Check all out när de är flera. Checka ut dem som har gått.

Digitala dörrnycklar

Bara där din plats använder digitala dörrnycklar (passerkontroll).

Med en digital dörrnyckel kan din gäst öppna låsta dörrar med mobilen. Du bestämmer vilka dörrar genom att välja en behörighetsnivå, och nyckeln gäller bara så länge besöket varar.

Behörighetsnivåer

Ert företag lägger upp behörighetsnivåerna, till exempel ”Huvudentré och våning 3” eller ”Parkeringsgrind”, och bestämmer vilka av dem värdar får ge. Du ser bara de nivåer som du får ge. Behöver du en nivå som du inte ser frågar du den som är fastighetsansvarig eller en administratör.

Hur länge en nyckel gäller

En nyckel som ges för ett besök börjar gälla en timme innan gästen väntas och slutar gälla när mötet slutar. Den slutar fungera av sig själv, så du behöver inte komma ihåg att dra tillbaka den.

Ge åtkomst

Det finns tre sätt. Välj det som passar mötet.

När du skapar mötet. Välj en Digital door key i formuläret New meeting, så får alla gäster på mötet den.
För alla gäster på ett möte på en gång. Tryck på hänglåsknappen på mötet i My guests eller på startsidan och välj Give access to all. Menyn listar varje gäst med Issued eller Not assigned, och Revoke access from all tar tillbaka nycklarna.
För en gäst. Öppna mötet, tryck på hänglåsrutan under gästen, välj en Access level och tryck på Save access. I samma panel ändrar du en nyckel, och No access drar tillbaka den.

Åtkomst för alla tre gästerna på Brand workshop, och en nyckel bara för Sofia.

Att göra-raden i mötet räknar de gäster som fortfarande saknar nyckel (”No door key for 2 of 3”), och hänglåsrutan visar läget för varje gäst: en grön bock när en nyckel är utfärdad, ett plus när det inte finns någon.

Det här får din gäst

När nyckeln gäller direkt får gästen ett sms: ”Your host, Grace, has given you a Digital Door Key to open locked doors while visiting us.” med en länk.
När nyckeln börjar gälla senare visas dörrarna i BmyGuest på gästens mobil när besöket börjar, till exempel efter att gästen har checkat in.
Gästens dörrsida har en knapp Open för varje dörr som nivån omfattar. Vid dörrarna kan det också finnas en QR-kod som gästen kan skanna.

Det här ser Daniel på sin mobil: en knapp för varje dörr som hans nyckel öppnar.

Bra att veta

En dörrnyckel är personlig och kräver gästens egen profil, så en gäst som registrerades manuellt i receptionen, utan e-postadress, kan inte få någon. En gäst som har checkat ut kan inte få en nyckel eller få den ändrad.

Om hänglåsrutan säger att passersystemet inte gick att nå försöker du igen om en stund, eller frågar receptionen. Ingenting ändras förrän systemet har bekräftat det.

Tilläggsmoduler

Låna och låna ut (Lend & Lease)

Bara där ert företag använder Lend & Lease.

Lend & Lease håller reda på det som en reception lånar ut: datorer, laddare, passerkort, paraplyer. Som värd ser du vad du själv har lånat, och där din plats tillåter det kan du låna ut saker till dina gäster.

Det du har lånat

My loans listar det du har lånat, med det som ska lämnas tillbaka snarast först: försenade saker i rött, saker som ska lämnas tillbaka i dag i gult. Din startsida visar också en rad Overdue loan eller Due back today.

Lämna tillbaka en sak i den reception där du lånade den. Receptionen bekräftar återlämningen, och saken flyttas till Returned.
Så länge en sak är försenad får du en påminnelse via e-post. Klockknappen pausar påminnelserna (Pause reminders) för allt som ska lämnas tillbaka vid samma tidpunkt; tryck på den igen för att fortsätta.

Låna ut till din gäst

Tryck på New loan på startsidan, eller tryck på nyckelrutan under en gäst.
Välj Location, vem lånet gäller under Register to (en av dina gäster eller dig själv), Items och Expected return. Bara saker som din plats låter värdar låna ut visas, och en sak som redan är utlånad är märkt ”on loan” och kan inte väljas.
Tryck på Register loan. Nyckelrutan under gästen visar nu hur många saker gästen har.

Graces egna lån, varav ett är försenat, och en gästdator som lånas ut till Sofia.

När du checkar ut en gäst som fortfarande har något lånat listar BmyGuest sakerna så att du kan bocka för dem som gästen har lämnat tillbaka. Gästen checkas ut i vilket fall som helst; saker som inte är ibockade förblir utlånade.

Daniel checkas ut: bocka för Guest laptop 2 om han har lämnat tillbaka den.

Lend & Lease-guiden beskriver receptionens del i sin helhet.

Försändelser (Mailroom)

Bara där ert företag använder Mailroom.

När receptionen registrerar ett paket eller brev åt dig får du oftast ett e-postmeddelande, och raden Deliveries waiting for you visas på din startsida. Allt finns på My deliveries, som Mailroom-guiden beskriver i Hämta dina egna.

Waiting for you listar dina försändelser, äldst först, var och en med sin hämtkod (till exempel P-156). Tryck på en för att se fotot av etiketten, avsändaren och var den ska hämtas.
Visa hämtkoden i receptionen, eller hämta försändelsen där den väntar. När du har fått den trycker du på Picked up.
Collect for a colleague listar försändelser som receptionen har ordnat så att du hämtar åt någon annan. Där din plats tillåter det kan du också söka fram en kollegas försändelse med dess nummer eller hämtkod och markera den som Collected. Se Hämta åt någon annan.
Earlier deliveries visar dina senaste 50.

My deliveries, och en försändelse öppnad med foto och hämtkod.

Mailroom-guiden beskriver receptionens del i sin helhet.

Din profil

Din profil och dina aviseringar

Settings i menyn innehåller din profil. Ändringar sparas med knappen Save i varje avsnitt.

Basic profile: ditt namn, din profilbild och ditt mobilnummer. Mobilnumret används för att skicka aviseringar till dig och visas inte för andra.
My host profile: din befattning och ditt kontor, och din Primary location, dit gäster från dina kalendermöten bjuds in. Display phone number for guests? och Display email for guests? avgör om dina gäster ser hur de når dig.
Send notifications to: personer som ska få aviseringarna om dina gäster, till exempel en assistent, var och en med sitt eget schema och sina egna kanaler. Välj om de ska få dem i stället för dig (Instead of me) eller samtidigt som du (As well as me) medan de är aktiva. Står ingen på listan, eller är ingen aktiv, får du dem själv.
Notifications: där din plats erbjuder det kan du välja att få ett e-postmeddelande när en av dina besökare checkas ut.
My visitor profile och Privacy and terms: dina uppgifter för när du besöker andra företag, och de policyer och villkor som du har godkänt.

Graces värdprofil och listan över personer som får hennes aviseringar.

Synkroniserade profiler

Om ert företag har sina medarbetare i Microsoft Entra ID (Azure AD) kommer vissa fält därifrån och kan inte ändras i BmyGuest. Be er IT-avdelning att rätta dem där. Där ert företag har slagit på det blir din Microsoft 365-bild också din profilbild, om du inte har valt en själv.

Aviseringar i Teams och Slack

Bara där ert företag skickar aviseringar till Microsoft Teams eller Slack. My chat notifications i menyn visar var dina aviseringar kommer fram och vilka du får.

Microsoft Teams: öppna BmyGuest-appen i Teams och skicka ett meddelande till den en gång. Ert företags Teams-administratör kan behöva göra appen tillgänglig för dig först.
Slack: oftast behöver du inte göra något. BmyGuest hittar dig i ert företags Slack-arbetsyta via din e-postadress på jobbet, och dina aviseringar kommer som direktmeddelanden från BmyGuest-appen. Om BmyGuest inte hittar dig, till exempel för att ditt Slack-konto använder en annan adress, visar startsidan Get your notifications in Slack: tryck på Connect Slack och logga in med Slack. Not now döljer påminnelsen i en månad i den webbläsaren. Disconnect under My chat notifications stoppar meddelandena, och ert företag kopplar inte in dig igen av sig självt.
Under Notifications gäller varje reglage både Teams och Slack. Ett reglage som du ändrar är ditt eget val; Follow my organisation's default ångrar det. Ändringar sparas direkt.

Besök hos andra företag

My visits listar dina egna besök hos andra företag som använder BmyGuest: var du är väntad, var du är nu och var du har varit. Öppna ett besök för att se vem du ska träffa och hur du når personen.

Hjälp

Ikoner i korthet

På en mobil är rutorna under en gäst och knapparna på en rad ikoner. De betyder:

Ikon	Betydelse
Hänglås	Digital dörrnyckel. En grön bock: gästen har en nyckel. Ett plus: tryck för att ge en. Bredvid ett möte öppnar hänglåset Give access to all.
Nyckel	Lån. En siffra: hur många saker gästen har lånat. Tryck för att låna ut något.
Pil in i en dörr	Checka in gästen.
Pil ut ur en dörr (röd)	Checka ut gästen.
Telefon	Ring gästen.
Överstruken klocka	På My loans: pausa påminnelserna via e-post för det lånet.
Grön prick på initialerna	Gästen är incheckad.
Personer och en siffra	På My Meetings: hur många av mötets gäster som har kommit, till exempel 2/2.
Kamera	På My Meetings: gäster som deltar på distans. En siffra: hur många.

Felsökning

Hänglåsrutan är grå, eller säger att jag inte kan ge en nyckel.

Passersystemet erbjuder dig ingen nivå att ge: be din administratör om en.
Systemet gick inte att nå: försök igen om en stund.
Gästen har checkat ut, eller registrerades utan profil.

Min gäst fick inget sms med dörrnyckeln.

Sms:et skickas bara när nyckeln gäller direkt. En nyckel som ges för ett senare besök visas på gästens mobil när besöket börjar. Kontrollera också att gästens telefonnummer finns med i uppgifterna.

Min gäst säger att en dörr inte går att öppna.

Kontrollera att nyckelns behörighetsnivå omfattar den dörren och att besöket har börjat (nycklar börjar gälla en timme innan gästen väntas). Stämmer båda kontaktar du receptionen.

Jag får inget besked när mina gäster kommer.

Kontrollera Send notifications to i Settings: så länge någon på den listan är aktiv och Instead of me är valt får den personen aviseringarna i stället för dig. Välj As well as me så får du dem också. Kontrollera också ditt mobilnummer. Hur aviseringar skickas (e-post, sms, Teams eller Slack) ställer ert företag in. För Teams och Slack, se My chat notifications i menyn: Slack når dig först när du har kopplat ditt konto.

Ett möte från min kalender finns inte i BmyGuest.

Bara möten med externa gäster importeras: sådana med [email protected] i inbjudan, eller som är bokade i ett mötesrum som ert företag har kopplat. Inbjudan måste komma från den e-postadress som står i din profil i BmyGuest, och gästerna hamnar på din Primary location, så kontrollera båda i Settings.

Mina skärmar ser annorlunda ut än i guiden.

Du kan ha stängt av den nya designen. Tryck på Turn on the new design överst på sidan.

Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group, på en mobil.

Värdguide