Her begynner du

Oversikt

På ett minutt

Vertene fortsetter å booke møterom i Outlook, slik de alltid har gjort. BmyGuest leser kalenderne til rommene deres, så når en vert booker et rom til et møte med eksterne gjester, blir gjestene registrert hos resepsjonen av seg selv. Resepsjonen får en kalender over dagen i hvert rom: hvem som er i hvilket rom, og hvor det er ventet gjester.

Hvem	Hva de gjør
IT	Én gang: gir BmyGuest lesetilgang til romkalenderne i Microsoft 365, via en appregistrering.
Administrator	Én gang: kobler til tilleggsmodulen i BmyGuest og knytter hvert rom til en lokasjon.
Verter	Booker rom i Outlook, med gjestene sine i invitasjonen. Ingenting annet endres.
Resepsjon	Ser gjestene på resepsjonssiden som vanlig, og alle rommene i romkalenderen.

Tilleggsmodulen gjelder for hele bedriften. BmyGuest gjør den tilgjengelig på forespørsel; deretter slår en administrator den på.

Fra rombooking til besøk

Med noen minutters mellomrom leser BmyGuest kalenderen til hvert rom som har en lokasjon i BmyGuest, for de neste tre ukene (opptil 90 dager, etter eget valg). Alle bookinger vises i romkalenderen. En booking blir også et møte i BmyGuest, med gjestene registrert, når:

arrangøren er vert i BmyGuest, med samme e-postadresse som i Outlook, og
minst én deltaker er gjest: ikke arrangøren, ikke et rom, ikke en kollega som er vert i BmyGuest (kolleger legges til som interne deltakere, som ikke sjekker inn, med mindre noen registrerer dem som gjester i BmyGuest), og ikke noen som har takket nei.

Det har disse følgene:

Møtet registreres på lokasjonen til rommet. Gjestene er ventet i resepsjonen, får de vanlige påminnelsene og kan sjekke seg inn selv.
Har rommet en besøkstype under Guests are, får gjestene den typen. En type som noen har valgt manuelt, beholdes.
Personer fra domener som lokasjonen ignorerer (innstillingene for lokasjonen, Reception, Ignore visitors with following domains), og adresser på listen over ignorerte adresser i tilleggsmodulen, blir utelatt. Legg bedriftens egne domener inn på listen til lokasjonen.
Endringer i Outlook, som et nytt tidspunkt eller andre deltakere, følger med over i BmyGuest. Et møte som avlyses i Outlook, fjernes fra BmyGuest.
Tidspunktet, emnet og rommet for møtet følger Outlook: i BmyGuest kan du legge til gjester og dørnøkler, men ikke endre disse. Resepsjonen kan bytte vert, og senere synkroniseringer beholder verten resepsjonen har valgt.
En privat booking kommer inn uten emne.
Verten får en e-post om det nye møtet, med mindre bedriften har slått det av (Company profile, Hosts, Disable host emails for imported meetings).

Et rom trenger en lokasjon

Rom kommer inn i BmyGuest uten lokasjon. Før en administrator har gitt rommet en, blir kalenderen ikke lest, og bookingene blir ikke til besøk.

Oppsett

Sette opp tilleggsmodulen

I Microsoft 365 (IT)

BmyGuest leser rommene via en appregistrering i deres egen tenant. Den er atskilt fra den som synkroniserer vertene deres, hvis dere bruker det.

Kontroller at møterommene er rompostbokser i Exchange Online, slik de er når folk booker dem i Outlook.
I Microsoft Entra admin center oppretter du en registrering under App registrations, for eksempel «BmyGuest møterom».
Under API permissions legger du til disse programtillatelsene for Microsoft Graph og gir administratorsamtykke:

Tillatelse	Hva den brukes til
`Place.Read.All`	Liste opp møterommene deres.
`Calendars.Read`	Lese kalenderne til rommene: bookingene og deltakerne på dem.
`Calendars.ReadWrite`	Bare hvis resepsjonen skal kunne flytte møter eller booke rom i romkalenderen: en flytting lagres i arrangørens egen kalender, og en booking i vertens.
`GroupMember.Read.All`	Bare for å begrense BmyGuest til rommene i én gruppe.

Under Certificates & secrets oppretter du en klienthemmelighet og kopierer verdien. Noter når den utløper.
Kopier Directory (tenant) ID og Application (client) ID fra oversiktssiden til registreringen.
Hvis tenanten deres begrenser hvilke postbokser apper kan lese (en application access policy, eller RBAC for Applications i Exchange), gir du appen tilgang til rompostboksene. Skal resepsjonen kunne flytte møter, må også postboksene til arrangørene tillates. En endring der kan ta opptil 30 minutter.

Når klienthemmeligheten utløper

Når hemmeligheten går ut, slutter BmyGuest å lese rommene: bookinger kommer ikke lenger inn, og kalenderen slutter å endre seg. I det nye designet ser administratorer og resepsjonister da et varsel øverst på hver side: administratorens gir årsaken og har Open settings, og resepsjonister blir bedt om å kontakte en administrator. Opprett en ny hemmelighet før den gamle utløper, og legg den inn i BmyGuest. Når du lagrer den, forsvinner varselet, og rommene blir lest igjen i løpet av noen minutter.

I BmyGuest (administrator)

Company settings, Company profile, Add-ons, Meeting Rooms. Den står under Ready to set up til den er slått på, og deretter under In use.

Tilleggsmodulene til bedriften, med Meeting Rooms i bruk.

Under Microsoft 365 fyller du ut Tenant ID, Application ID og Client secret. Skal BmyGuest bare se noen av rommene, legger du dem i en gruppe og skriver inn ID-en til gruppen under Custom user Group ID.
Under Sync går du gjennom valgene (se nedenfor) og slår på Enable the meeting rooms overview? for å få møteromsoversikten.
Trykk på Save and switch on og deretter på Sync now. Rommene blir importert; kalenderne deres følger i løpet av noen minutter.
Under Imported meeting rooms gir du hvert rom en Location. En Description (etasje, antall plasser, utstyr) og en Background colour hjelper resepsjonen med å skille rommene fra hverandre. Er alle gjestene i et rom samme slags besøkende, velger du besøkstypen deres under Guests are (se nedenfor). Endringer her lagres fortløpende.

Synkroniseringsvalgene

Don’t import visitors: rommene og kalenderne deres leses, men ingen booking blir et møte med gjester. For en bedrift som bare bruker rommene til kalenderen eller hendelsesmodulen.
Days ahead to sync: hvor langt fram i tid kalenderne leses, opptil 90 dager (21 når feltet er tomt). Oversikten booker bare rom så langt fram.
Skip meeting series?: gjentakende møter blir ikke til besøk. De vises fortsatt i kalenderen.
Enable the meeting rooms overview?: møteromsoversikten for resepsjonen, med booking av rom i vertenes Outlook-kalendere. Til den er slått på, har Meeting rooms i Reception-menyen merket Add-on.
Disable move meeting time: i romkalenderen kan resepsjonen fortsatt dra et møte til et annet rom, men aldri til et annet tidspunkt. Slått av som standard.
Use webhooks (instant sync)?: Microsoft 365 sier fra til BmyGuest om endringer med én gang, i stedet for at BmyGuest ser etter hvert femte minutt.
Ignored guest email addresses: adresser som aldri blir gjester, for eksempel en delt postboks som blir invitert til mange møter.

De importerte rommene: hvert med en beskrivelse, en farge og sin lokasjon.

Den nattlige romsynkroniseringen (eller Sync now) legger til, gir nytt navn til og fjerner rom etter hvert som de endres i Microsoft 365. Rom som kan slås sammen, for eksempel A, B og A+B, er separate rom for BmyGuest.

Guests are

Besøkstype, per rom

Gir gjestene på alle møter som bookes i dette rommet, en besøkstype, slik at et rom kan stå for én slags besøkende. Opprett for eksempel en rompostboks som heter Leverandører, i Microsoft 365, gi den en lokasjon her, og sett Guests are til besøkstypen dere bruker for leverandører. Da inviterer vertene det rommet til møtene sine med leverandører.

Velg Location for rommet først; listen viser besøkstypene til den lokasjonen. Når du velger en type, får de kommende gjestene i rommet som ikke har en type ennå, den med én gang. En type som noen har valgt manuelt, beholdes. En booking med to rom med hver sin type får ingen type, og et rom som flyttes til en lokasjon uten typen, mister den.

I hverdagen

Møteromsoversikten

Resepsjonen åpner oversikten med Meeting rooms i Reception-menyen. Alle administratorer og resepsjonister har menypunktet. Til Enable the meeting rooms overview? er slått på for virksomheten deres, har det merket Add-on og åpner en side om tillegget, der en administrator finner veien til siden for tillegget hvis virksomheten deres allerede har det. Merket settes opp når du logger inn, så logg ut og inn igjen når oversikten er slått på. Du kan også åpne oversikten fra resepsjonssiden: trykk på den runde knappen nederst til høyre for å se oversikten over dagen, og trykk på Open meeting rooms på kortet Meeting rooms. Kortet viser allerede neste booking i hvert rom, og hvilke rom som er i bruk.

Kortet Meeting rooms i oversikten på resepsjonssiden.

Siden viser én lokasjon og én dag i to visninger som du bytter mellom øverst, og som enheten husker: Timeline, med én rad per rom og timene bortover, og for i dag Right now, med ett kort per rom. Hvert rom viser antall sitteplasser, og når Microsoft 365 kjenner etasjene til rommene, er rommene gruppert etter etasje, og listen ved siden av søkefeltet viser én etasje om gangen (All floors viser alle). Sitteplasser og etasjer hentes fra Microsoft 365 sammen med rommene hver natt (eller med Sync now). Resepsjonister ser sine egne lokasjoner; administratorer ser alle lokasjonene i bedriften.

Rommene hos Northgate Copenhagen i formiddag, etasje for etasje med antall sitteplasser. Den røde streken viser tidspunktet nå.

Flisene: i dag Free now (av alle rommene), In use now, Starting within 30 min og Visitors arrived (av dagens gjester som er ventet på stedet). Trykk på en flis for å se bare de rommene (for Visitors arrived: rom med et møte der ikke alle gjestene har kommet), og trykk igjen for å se alle. Siden åpnes alltid med alle rommene. Viser siden en annen dag, er de All rooms, Booked, Free all day og Expecting visitors.
Hvert rom viser farge, navn, antall sitteplasser og om rommet er i bruk eller ledig, og til når. På tidslinjen vises beskrivelsen når du holder pekeren over rommet.
Hver booking viser emne, tidspunkt og arrangør. Grønn: det er ventet gjester på stedet, med hvor mange som har kommet (2/3). Gul: møtet har begynt, og noen av gjestene har ikke kommet. En bærbar PC: deltakere som er med digitalt. Private meeting med en hengelås: en privat booking. En mørk kant: pågår nå. Nedtonet: avsluttet. En sirkelpil: del av en serie.
Right now viser for hvert rom møtet som pågår, hvor langt det har kommet og hvor lang tid som er igjen, og om gjestene har kommet. Et ledig rom viser hvor lenge det er ledig, og Book now. Nederst på kortet står rommets neste booking.
Søket finner rom på navn og bookinger på møte, arrangør, gjest, firma eller rom, og viser bookingene det finner under feltet: klikk på en for å åpne den. På tidslinjen blir bookingene som er funnet, markert, og de andre blir nedtonet. Now blar til tidspunktet akkurat nå, forstørrelsesglassene viser færre eller flere timer, og pilene øverst bytter dag. Når siden viser i dag, oppdaterer den seg selv hvert andre minutt, og en skjerm som står åpen over natten, går videre til den nye dagen.

Right now: ett kort for hvert rom, etasje for etasje. Et rom i bruk viser hvor langt møtet har kommet og hvor lang tid som er igjen, et ledig rom viser Book now, og neste møte står under hvert kort.

Livelisten

I dag viser en liste ved siden av rommene (under dem på en smal skjerm), Live, next 60 min, hva resepsjonen må ta seg av: møter som begynner i løpet av den neste timen, og møter som har begynt mens noen av gjestene ikke har kommet, i opptil 45 minutter. Hvert møte viser gjestene sine på stedet, og om hver av dem har kommet, er ventet eller er forsinket, og hvor mye. Under den viser Later today resten av dagens bookinger. Klikk på et møte for å åpne det.

Gjestene sjekkes inn på resepsjonssiden, som alltid: Check visitors in on the reception desk tar deg dit.

Livelisten: møter som begynner innen en time, og møter der gjester er forsinket, med hver gjests ankomst, og deretter Check visitors in on the reception desk og Later today.

Detaljer om en booking

Klikk på en booking for å se rommet, tidspunktet og arrangøren, gjestene og om de har kommet, og møtet i BmyGuest:

Registered in BmyGuest, med antall gjester på stedet og digitalt: Open meeting viser møtet på Meetings-siden, og Edit / add attendees åpner det, så du kan legge til en gjest som ikke var med i invitasjonen.
Not registered in BmyGuest, når ingen eksterne er invitert ennå: hvis arrangøren er vert, registrerer Create meeting & add attendees møtet, så du kan legge til gjester.
En booking der arrangøren ikke er vert i BmyGuest, kan ikke registreres herfra.

Når du redigerer møtet, er datoen og tidspunktet låst: de kommer fra Outlook og endres der, eller ved at du flytter bookingen i denne kalenderen. Resepsjonen på lokasjonen til møtet, og administratorer, kan velge en annen Host. BmyGuest spør først Are you sure?, og senere synkroniseringer beholder verten du har valgt. Velger du arrangøren fra Outlook igjen, følger møtet Outlook på nytt.

En booking med tre gjester på stedet, og en uten gjester.

Flytte et møte

Når et rom er dobbeltbooket, eller et møte trenger et større rom, drar du bookingen til et annet rom (opp eller ned) eller til et annet tidspunkt (sidelengs, i trinn på 15 minutter). BmyGuest viser hva som vil endres, og advarer hvis det nye rommet allerede er booket på det tidspunktet. Trykk på Move meeting for å bekrefte. Du kan også flytte en booking fra detaljene: under Move to another room står rommene som er ledige på tidspunktet, med antall sitteplasser, de med færre sitteplasser enn det er gjester på stedet, er merket, og Move here flytter den etter den samme bekreftelsen. Har administratoren slått på Disable move meeting time, kan du bare dra en booking opp eller ned til et annet rom, og den beholder tidspunktet sitt. Over kalenderen står det da «Drag a meeting to another room».

Sales weekly flyttes til Meeting room Fjord, med en dobbeltbooking som bør sjekkes først.

Flyttingen lagres i Outlook, i arrangørens kalender, så alle i invitasjonen ser den. Den krever tillatelsen Calendars.ReadWrite.
Bare møter der arrangøren er en av vertene deres, kan flyttes. Å dra krever mus; på en berøringsskjerm bruker du Move to another room i detaljene for bookingen.
For et møte i en serie flytter et nytt rom hele serien og beholder tidspunktene; et nytt tidspunkt flytter bare det ene møtet.
Møtet i BmyGuest og en eventuell cateringbestilling blir flyttet med.

Siden avlyser eller forkorter ikke møter: det gjør du i Outlook. Et møte som er slutt, og møtene på en dag som er passert, kan ikke flyttes. Rom kan bare bookes så mange dager frem som kalenderne deres leses (Days ahead to sync). Gjestene sjekkes inn på resepsjonssiden, som alltid.

Booke et rom

Resepsjonen kan booke et rom for en vert, for eksempel til et møte som avtales ved skranken. Møtet havner i vertens egen Outlook-kalender med rommet invitert, som om verten hadde booket det selv, og rommet godtar det etter sine egne bookingregler. Bare i dag og senere dager.

Trykk på Book a room øverst, klikk på en ledig del av raden til et rom på tidslinjen, eller trykk på Book now på kortet til et ledig rom.
Velg Host, og gi møtet et emne. Bryteren Private skjuler tittelen på skjermer og på denne siden, og Add a Teams meeting link for remote attendees legger til en Teams-lenke i møtet.
Velg start og slutt, eller en varighet fra 30 min til 2 h. Romlisten viser antall sitteplasser og etasje for hvert rom, og et rom som er opptatt da, kan ikke velges.
Trykk på Book room. Kommer det gjester, trykker du i stedet på Book and add visitors: BmyGuest registrerer også møtet og åpner det, så du kan legge dem til.

Book a room for Grace Adeyemi: emne, tidspunkt med knappene fra 30 min til 2 h og et ledig rom, og deretter Book room eller Book and add visitors.

Dette krever en booking

Tillatelsen Calendars.ReadWrite, som når du flytter møter, og en vert med en e-postadresse som har en kalender i deres Microsoft 365. BmyGuest viser bookingen med en gang. Avslår rommet den, forsvinner den fra siden neste gang kalenderen til rommet leses, og verten har fortsatt møtet i Outlook.

For verter

Book rommet i Outlook og inviter gjestene dine, som vanlig. I løpet av noen minutter ligger møtet i BmyGuest, under My Meetings, med gjestene dine registrert på lokasjonen til rommet.
Du kan legge til gjester og dørnøkler på møtet i BmyGuest. Tidspunktet, emnet og rommet følger Outlook, så dem endrer du der.
Inviterer du kolleger som er verter i BmyGuest, står de for seg under Colleagues når du redigerer møtet, og de sjekker ikke inn. Trenger en av dem et gjestekort eller en dørnøkkel, trykker du på Register as guest. Da forblir vedkommende gjest også når møtet synkroniseres på nytt.
I My Meetings har hver gjest som ikke har kommet, et valg mellom On site og Online. For et stort møte der ingen kommer til resepsjonen, slår du i stedet på Online meeting på møtet i BmyGuest.
Uten møterom registreres gjestene på samme måte hvis du legger til [email protected] i invitasjonen; se Vertsveiledningen.

Med hendelsesmodulen

Der bedriften din bruker hendelsesmodulen i BmyGuest, kan hvert rom kobles til sitt område i modulen. Når en reparasjon i et koblet rom planlegges, kan planleggeren da sende e-post til dem som har booket rommet i den perioden. BmyGuest slår på disse varslene for en bedrift på forespørsel.

Hjelp

Feilsøking

En booking står ikke i kalenderen.

Sjekk at rommet har en lokasjon under Imported meeting rooms, og at bookingen ligger innenfor Days ahead to sync. Nye bookinger dukker opp i løpet av noen minutter. Endres ingenting i det hele tatt, kan klienthemmeligheten ha utløpt, eller det kan mangle en tillatelse. Når Microsoft 365 avviser BmyGuests pålogging (for eksempel en utløpt eller feil klienthemmelighet), ser administratorer og resepsjonister i det nye designet et varsel øverst på hver side, og administratorens gir årsaken. Med Use webhooks (instant sync)? slått på blir et rom som Microsoft 365 har avvist, prøvd igjen stadig sjeldnere, til slutt bare én gang i døgnet. Når du har rettet årsaken, trykker du på Save changes på siden til tilleggsmodulen, så prøver BmyGuest alle rommene igjen med én gang.

Et møte med gjester kom ikke inn i BmyGuest.

Arrangøren må være vert i BmyGuest med samme e-postadresse som i Outlook, og minst én deltaker må være en gjest som ikke har takket nei. Sjekk de ignorerte domenene for lokasjonen og de ignorerte adressene i tilleggsmodulen, og Skip meeting series? hvis det er et gjentakende møte.

Kolleger blir registrert som gjester.

De er ikke verter i BmyGuest. Legg e-postdomenene til bedriften din inn i Ignore visitors with following domains for lokasjonen.

Et rom mangler.

Det må være en rompostboks i Microsoft 365, og ligge i gruppen hvis dere har oppgitt en. Nye rom kommer inn med den nattlige romsynkroniseringen, eller med Sync now.

Når jeg flytter et møte, står det at endringen ikke kunne lagres i Outlook.

Appregistreringen trenger Calendars.ReadWrite, og en application access policy må gi den tilgang til postboksen til arrangøren. Møter med en arrangør utenfor bedriften deres kan ikke flyttes.

Jeg kan bare dra et møte til et annet rom, ikke til et annet tidspunkt.

Disable move meeting time er slått på for bedriften deres, under Sync på siden til tilleggsmodulen. Endre tidspunktet i Outlook i stedet. Står det når du flytter et møte, at møter bare kan flyttes til et annet rom, ble innstillingen slått på mens kalenderen var åpen: oppdater kalenderen og dra møtet på nytt.

Et rom jeg booket, forsvant fra siden.

Postboksen til rommet avslo bookingen etter sine egne bookingregler, for eksempel på grunn av en dobbeltbooking i Outlook eller fordi bare noen får booke rommet. BmyGuest viser en booking med en gang og fjerner den neste gang kalenderen til rommet leses, hvis rommet ikke har godtatt den. Møtet blir liggende i vertens Outlook-kalender: book et annet rom til det der eller her.

Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group.

Møterom