Ved I, hvem der er i jeres bygning lige nu?

De fleste virksomheder har brugt de seneste år på at styrke deres it-sikkerhed. Firewalls, to-faktor-login og phishing-kurser er blevet hverdag. Men hvad med den fysiske sikkerhed?

For selvom de digitale systemer er godt beskyttet, kan mennesker stadig få adgang til virksomhedens bygninger og områder gennem hoveddøren, porten eller receptionen.

Har I styr på, hvem der kommer ind, hvorfor de er der, og hvor de må færdes?

Trusselsbilledet har ændret sig

Danmark står over for et mere alvorligt trusselsbillede end for få år siden.

I sin efterretningsmæssige risikovurdering UDSYN 2025, december, beskriver Forsvarets Efterretningstjeneste (FE), hvordan Danmark står over for flere og alvorligere trusler og sikkerhedspolitiske udfordringer end i mange år.

Truslerne vedrører ikke kun myndigheder og kritisk infrastruktur. Virksomheder, forskningsinstitutioner og leverandører kan også være mål, hvis de har viden, teknologi eller adgang til følsomme områder.

Det betyder, at fysisk sikkerhed ikke kun er relevant for de største virksomheder.

Også mindre virksomheder og underleverandører kan have oplysninger eller adgangsforhold, der kræver særlig beskyttelse.

Hvorfor den fysiske sikkerhed betyder noget

Spionage, informationslæk og sikkerhedshændelser foregår ikke kun digitalt.

En person med adgang til virksomhedens lokaler kan eksempelvis se fortrolige oplysninger på skærme og whiteboards, fotografere dokumenter eller få kendskab til bygningens indretning og daglige rutiner.

Derfor er det vigtigt at have faste procedurer for, hvordan gæster, leverandører og andre besøgende registreres og får adgang.

Samtidig stiller lovgivningen større krav til visse virksomheder.

Med CER-loven er der indført skærpede krav til sikkerheden hos virksomheder, der er identificeret som kritiske enheder. De skal blandt andet arbejde systematisk med fysisk beskyttelse, adgangskontrol og klare adgangsrettigheder.

For disse virksomheder er dokumenterede sikkerhedsprocedurer ikke kun god praksis. De indgår i de lovpligtige sikkerhedsforanstaltninger, som skal tilpasses virksomhedens risici.

Men også for virksomheder, der ikke er omfattet af CER-loven, giver det god mening at have styr på den fysiske adgang.

Tre spørgsmål, enhver virksomhed bør kunne svare på

1. Hvem er i bygningen lige nu?

Ved brand eller en anden nødsituation er det vigtigt hurtigt at kunne få overblik over, hvilke gæster der er registreret i bygningen. Det giver et bedre grundlag for evakuering og opfølgning.

2. Hvem har inviteret dem, og hvor må de færdes?

Hver gæst bør have en ansvarlig vært, og det skal være tydeligt, hvilke områder gæsten må opholde sig i. Det skaber klare rammer for både gæster og medarbejdere.

3. Kan I dokumentere besøget bagefter?

Ved en sikkerhedshændelse eller en audit kan det være nødvendigt at dokumentere, hvem der har besøgt virksomheden, hvornår besøget fandt sted, og hvilke sikkerhedsregler gæsten har accepteret.

Mange virksomheder bruger stadig manuelle registreringsprocedurer. Andre har receptioner, som ikke altid er bemandede.

Det kan gøre det vanskeligt at sikre ensartet registrering og et opdateret overblik over besøgende.

Her gør digital Visitor Management en forskel

Et digitalt visitor management-system gør gæsteregistrering til en fast og dokumenteret proces.

Det betyder, at virksomhedens procedurer kan følges på samme måde hver gang, uanset hvem der bemander receptionen, eller hvilken indgang gæsten benytter.

Med BmyGuest Visitor Management kan I:

• Lade gæster tjekke ind på deres egen smartphone. Ingen behov for tablets eller fælles tjek-ind-standere.
• Give værten automatisk besked. Når gæsten tjekker ind, får den ansvarlige medarbejder besked via eksempelvis SMS, e-mail eller Microsoft Teams.
• Dokumentere accept af sikkerhedsregler. Gæster kan blive præsenteret for relevante adgangskrav, sikkerhedspolitikker og fortrolighedserklæringer, som skal accepteres som en del af tjek-ind-processen.
• Integrere med adgangskontrol, Wi-Fi og badgeprint. Gæsteregistreringen kan kobles til virksomhedens øvrige systemer, så adgang og gæstehåndtering hænger bedre sammen.
• Understøtte virksomhedens evakueringsberedskab. Få overblik over registrerede gæster på lokationen, og send evakueringsbeskeder via SMS og e-mail.
• Skabe dokumentation og sporbarhed. Besøgshistorik, registreringer og accepterede politikker dokumenteres automatisk og kan anvendes ved audits og sikkerhedshændelser.

Data opbevares krypteret på servere i EU, og løsningen understøtter virksomhedens arbejde med GDPR.

Har I flere lokationer, ubemandede receptioner eller en fælles reception med andre virksomheder? BmyGuest gør det muligt at samle gæstehåndteringen og arbejde med fælles procedurer på tværs af organisationen.

Start ved hoveddøren

Fysisk sikkerhed handler ikke om at gøre virksomheden til en fæstning.

Det handler om at have styr på, hvem der kommer ind, hvem der har ansvaret for besøget, og hvilke regler der gælder.

Når gæsteregistrering bliver en naturlig del af virksomhedens sikkerhedsprocedurer, får I bedre overblik, tydeligere ansvar og dokumentation, når der er brug for det.

Samtidig bliver det nemmere og mere professionelt at være gæst.

God sikkerhed og en god gæsteoplevelse behøver ikke være modsætninger.

Vil I vide, hvordan BmyGuest Visitor Management kan styrke den fysiske sikkerhed i jeres virksomhed?

Kontakt os for en uforpligtende demonstration.