Hospitality

Här börjar du

Översikt

På en minut

Hospitality är cateringdelen av BmyGuest. Du bygger upp en katalog med mat och dryck och använder den i ett av två lägen: antingen väljer gästerna själva innan de kommer, eller så gör värden en beställning för hela mötet.

Läget väljs per plats, och en plats kör det ena eller det andra, aldrig båda. I listan över tilläggsmoduler heter den Hospitality, inställningssidan har rubriken Visitor Catering och de vardagliga skärmarna säger Catering.

Vem gör vad

Hospitality omfattar fler roller än de flesta tilläggsmoduler, och varje roll ser något annat.

Så hittar du dit

• Inställningar: Locations → din plats → Add-ons → Hospitality.
• Catering orders: en egen arbetsyta, för de utsedda användarna i kantin och ekonomi och för katalogadministratörerna. Sidan Setup där har katalogen och betalaruppgifterna för katalogadministratörer och ekonomi. Välj den i arbetsytemenyn uppe till höger. För den som inte har något annat är den det enda i menyn.
• Hospitality i menyn: en administratör eller receptionist utan arbetsytan Catering orders har i stället Hospitality i Reception-menyn. Det öppnar platsens Hospitality-inställningar för en administratör och en kort sida om vem som ser beställningarna för en receptionist. Det har märket Add-on när ingen av deras platser använder Hospitality än, och visar då vad Hospitality gör och hur ni får det.
• Värdens sida: mötesformuläret, och Catering-panelen och cateringrutorna i ett möte på startsidan, My guests och My meetings.
• Gästens sida: länken i gästens e-postmeddelande, eller My visits när gästen är inloggad.

Setup för kantinchefen och ekonomi

Catering orders → Setup låter dem som står närmast maten och pengarna sköta sin del av Hospitality utan att vara administratörer. Sidan visar en plats i taget; den som är utsedd på flera platser väljer plats uppe till höger.

• En katalogadministratör, oftast kantinchefen, får Categories, Products och Menus, och Payer details där platsen använder mötesbeställning.
• Ekonomi får Payer details där platsen använder mötesbeställning.

Administratören utser dem under Catalogue administrators och Finance access. Resten ligger kvar hos administratören på inställningssidan för Hospitality: läget, aviseringarna, vem som gör vad, beställningsfristerna och innehållsspråket. På så sätt kan ingen ge sig själv mer åtkomst.

Konfiguration

Slå på Hospitality

Hospitality slås på per plats. Ett företag med tre kontor kan använda det på ett av dem, och två kontor som båda använder det kan köra olika lägen.

1. Hospitality måste vara tillgängligt för er plats. Om det inte finns bland platsens tilläggsmoduler frågar du BmyGuest.
2. Gå till Locations, öppna platsen och sedan Add-ons och Hospitality, och tryck på Activate AddOn.
3. Ställ in Content language och tryck på Save changes.
4. Bygg upp katalogen: kategorier först, sedan produkter, sedan menyer.
5. Välj läge under Meeting orders (Mødebestilling), och fyll i det avsnittet om du väljer mötesbeställningar.

Du stänger av med Switch off längst ned på sidan. Ingenting raderas: katalogen, valen och beställningarna finns kvar, och inställningarna också.

Innehållsspråk

Varje namn har två fält: namnet på ert eget språk och ett valfritt engelskt namn. Content language anger vilket språk det första fältet är skrivet på. Den som läser det språket ser ert namn. Alla andra ser det engelska namnet, eller ert namn om det engelska fältet är tomt.

Katalogen

Tre avsnitt på inställningssidan och, för en katalogadministratör, under Catering orders → Setup, i den ordning du bör fylla i dem. Varje avsnitt har en knapp Add och, på varje rad, Edit och en papperskorg.

Kategorier

Grupper för era produkter: varma drycker, kalla drycker, frukost, lunch. Gästens sida och valreglerna är uppbyggda kring dem, så dela upp dem så som du vill att gästen ska tillfrågas. En kategori har ett namn, ett engelskt namn och en sorteringsordning. En kategori som fortfarande har produkter kan inte raderas.

Produkter

Menyer

En meny är ett urval av produkter plus regler. Vid gästval är det den som gästen får se. Vid mötesbeställning grupperar den värdens produktlista och kan ha en egen beställningsfrist.

Du kan ha hur många menyer som helst: frukost, lunch, eftermiddagskaffe. Ett möte har högst en.

När gästerna väljer

Gästval

Läget som alla platser börjar i. En meny kopplas till ett möte, varje gäst väljer ur den och köket läser av summan på mötet.

Koppla en meny

I mötesformuläret väljer du en Catering menu, eller No catering. Fältet visas när platsen har menyer och använder gästval, både när du skapar ett möte och när du ändrar det. Val som redan har gjorts behålls om du byter meny senare.

Det här får gästen

• Påminnelsen via e-post en timme före innehåller en länk, så länge mötet har en meny och gästen inte har valt än.
• Förregistrering: en gäst som fyller i sina uppgifter före besöket får cateringsidan som sista steg, om inte tidsgränsen har passerat.
• My visits: en gäst som är inloggad har knappen Choose catering på besöket.

Sidan kräver ingen inloggning och är gjord för en mobil. Den har en egen språkväljare, er instruktionstext, ett block per kategori med en ledtext som följer era regler (”Pick one”, ”Pick one (optional)”) och ett kort per produkt med bild, beskrivning och märkningar. Gästen trycker på det den vill ha, lägger till eventuella allergier eller kommentarer och trycker på Save. Gästen kan komma tillbaka via samma länk och ändra sig fram till tidsgränsen.

Här syns valen

• Gästens cateringruta (en kopp) visar en bock när gästen har valt.
• Att göra-raden i mötet räknar de gäster som inte har valt: ”No catering chosen by 1 of 3”.
• Mötets Catering-panel visar alla gästers val sammanräknade. Det är den listan som köket arbetar efter i det här läget.
• Via e-post till adresserna på menyn, med gästen, mötet, det som valts och eventuell kommentar, varje gång en gäst väljer.
• I Microsoft Teams eller Slack får värden besked när en gäst har valt, där ert företag använder BmyGuest-appen.

Välja åt en gäst

Gäster glömmer, eller ringer i stället. Värden, och receptionen på platsen, kan svara åt dem.

1. Öppna mötet och tryck på gästens cateringruta. I receptionsvyn använder du cateringknappen på gästens rad.
2. Skriv ett antal bredvid varje produkt. Antalen måste hålla sig inom menyns regler för varje kategori.
3. Lägg till eventuella allergier eller kommentarer och tryck på Save.

• Gästens egen tidsgräns stoppar inte värden eller receptionen. Panelen talar om när den har passerat. När mötet är slut kan värden och receptionen inte längre välja.
• Där menyn inte tillåter det (Host/reception may choose on the visitor’s behalf avslaget) förklarar panelen att gästen måste svara själv.
• Ett svar som värden ger registreras som ett värdsvar, så att du kan skilja det från gästens eget.

När värden beställer

Mötesbeställningar

Kantinmodellen. Gästen får aldrig se någon meny. Värden beställer för hela rummet, köket får besked via e-post och arbetar efter en dagslista, och ekonomiavdelningen reglerar i efterhand.

Två avsnitt på inställningssidan, vart och ett med en egen knapp Save changes. Meeting orders (Mødebestilling) har läget, aviseringarna, vem som gör vad och beställningsfristerna, och bara en administratör kan spara det. Payer details visas när platsen använder mötesbeställning; katalogadministratörer och ekonomi kan också sköta det, under Catering orders → Setup.

Värden beställer

När mötet skapas

Catering for this meeting visas i formuläret New meeting för en värd som får beställa på den platsen. Fyll i det så sparas det med mötet, eller lämna produkterna tomma och lägg till catering senare.

På ett befintligt möte

Öppna mötet och tryck på Order catering i mötets Catering-panel (Change order när det redan finns en beställning), eller tryck på en gästs cateringruta. Panelen visar beställningsfristen högst upp.

• Produktlistan är grupperad efter kategori. Produkter vars beställningsfrist redan har passerat för det här mötet visas inte, och panelen talar om det.
• Köket får e-post inom några sekunder, med leveransen som en kalenderinbjudan.
• Mötets Catering-panel listar sedan beställningen så att alla ser den, med Change order.

Ändra och avbeställa

• Sparar du igen ersätts hela beställningen. Statusen blir Changed och köket får ett nytt e-postmeddelande.
• Cancel catering tar bort beställningen och drar tillbaka kalenderposten hos köket.
• Efter beställningsfristen är panelen skrivskyddad och värden ombeds kontakta köket. En reglerad beställning kan ingen ändra.
• När mötet är slut kan värden och receptionen inte längre beställa, ändra eller avbeställa, inte ens om kantinen har öppnat beställningen igen. Kantinen kan fortfarande rätta det som levererades.
• Flyttas mötet följer beställningen med, beställningsfristen räknas om och köket får besked, oavsett om mötet flyttades i BmyGuest eller i Outlook. Det gäller även efter beställningsfristen, och då får den som beställde ett mejl om att kontakta köket om beställningen inte längre passar. Får mötet ett annat rum följer leveransplatsen med, så länge den är rummets namn.
• Raderas mötet avbeställs dess beställning. Efter beställningsfristen blir den Cancelled after deadline, så att köket kan ta ställning till mat som redan är lagad, och värden ombeds ringa köket.

Så fungerar beställningsfristen

Den räknas om varje gång beställningen sparas, utifrån de produkter som finns på den just då.

1. Varje meny som innehåller någon av de beställda produkterna och har en beställningsfrist är en kandidat.
2. Finns det inga är platsens förvalda beställningsfrist den enda kandidaten. Finns det ingen förvald frist heller låses beställningen aldrig.
3. Varje kandidat räknas bakåt från mötets datum, i platsens egen tidszon, till sitt klockslag. Räknar den arbetsdagar hoppas helger och stängda dagar över.
4. Den strängaste gäller. Blandar du en produkt med två dagars frist och en med en dags frist måste hela beställningen vara inne två dagar i förväg.

Kökets dag

Catering orders visar en plats i taget. Välj Day eller Week, bläddra med pilarna eller Today, eller välj ett datum.

• Rutorna: beställningar, deltagare och artiklar under perioden, och hur många som avbeställdes (ett rött märke när det skedde efter beställningsfristen).
• To produce: alla produkter sammanräknade, grupperade efter när de ska vara klara. Det här är produktionslistan.
• Meetings: en rad per beställning med tid, möte, rum, deltagare och artiklar, och märket Locked när värden inte längre kan ändra den. Open visar hela beställningen.
• Cancelled orders: ligger kvar längst ned, så att köket ser vad som ställdes in.

Week visar samma sak för hela veckan, med ett avsnitt per dag och en länk Open day, tillräckligt för att beställa varor och planera personal. Print (dagsvyn) ger ett utskriftsblad för dagen, och varje beställning kan också skrivas ut för sig.

Levererade antal och reglering

Det som levererades är inte alltid det som beställdes. Rättelsen görs på beställningen efter mötet, och det är den som faktureras.

1. Öppna beställningen från dagslistan.
2. Fyll i Delivered på de rader som skiljer sig. Lämna en rad tom för att fakturera det som beställdes.
3. Tryck på Save delivered quantities. Både kantinen och ekonomiavdelningen kan göra det.
4. När perioden är avslutad bockar ekonomiavdelningen i beställningarna i dagslistan och trycker på Mark as settled.

Referens

Statusar och historik

History på en beställning listar varje händelse med tid och namn: gjord, ändrad, flyttad med mötet, avbeställd, öppnad igen, levererade antal rättade och reglerad. Ingenting skrivs över, så en ifrågasatt faktura kan alltid spåras.

En beställning finns kvar när mötet är borta. När ett möte raderas behåller beställningen mötets titel och tid, så att köket fortfarande kan se den och ekonomiavdelningen fortfarande kan fakturera den.

Vem får göra vad

Exporten och e-postmeddelandena

Export på Catering orders laddar ned den visade perioden som en CSV-fil för Excel, en rad per beställningsrad: mötet, syfte, värd och leveransplats, interna och externa deltagare, kostnadsställe, projekt och fakturamottagare, produkt, beställt, levererat och fakturerat antal, samt status och kommentarer. Priser och belopp tas bara med för dem som får se dem, och de externa gästernas namn bara för ekonomiavdelningen. En cell som börjar med =, +, – eller @ görs ofarlig så att den inte kan köras som en formel.

Kökets e-postmeddelanden innehåller hela beställningen, en länk till den och leveransen som en kalenderpost, som uppdateras vid en ändring och dras tillbaka vid en avbeställning. De skrivs på platsens innehållsspråk. Texten ställs in i e-postmallarna, inte på tilläggsmodulens sida.

Begränsningar och egenheter

• Ett läge per plats. Det går inte att låta gästerna välja på vissa möten medan värden beställer till andra.
• Skärmarna för kantin och ekonomi gäller bara mötesbeställningar. Vid gästval arbetar köket utifrån varje mötes Catering-panel och aviseringarna via e-post.
• Gästens länk finns bara i påminnelsen en timme före, inte i e-postmeddelandet 24 timmar före.
• Gästens egen sida har incheckningssidornas utseende, med platsens logotyp och färger, liksom de andra sidor som en gäst öppnar från ett e-postmeddelande.
• Inga produktions- eller leveransstatusar. En beställning är gjord, ändrad, avbeställd eller reglerad. Det finns ingen status ”i produktion”.
• Ett pris per produkt, och listorna för betalaruppgifterna sköts för hand, utan kontroll mot ett ekonomisystem.
• En reglerad beställning flyttas inte med sitt möte. Den har redan fakturerats.
• Inga sms. Bara e-post, Teams och Slack.

Hjälp

Felsökning

Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.