Her begynner du IT og administrator Registrer appen i Microsoft 365 Koble til tilleggsmodulen i BmyGuest Velg hva som synkroniseres Gi hvert rom en lokasjon Resepsjon Åpne romkalenderen Se hvem en booking er for Flytt et møte til et annet rom Hvis en booking mangler Verter Book et rom med gjester Slik blir en booking et besøk Hvis kolleger dukker opp som gjester Hvis gjestene dine ikke kom inn i BmyGuest Oversikt På ett minutt Vertene fortsetter å booke møterom i Outlook, slik de alltid har gjort. BmyGuest leser kalenderne til rommene deres, så når en vert booker et rom til et møte med eksterne gjester, blir gjestene registrert hos resepsjonen av seg selv. Resepsjonen får en kalender over dagen i hvert rom: hvem som er i hvilket rom, og hvor det er ventet gjester. HvemHva de gjørITÉn gang: gir BmyGuest lesetilgang til romkalenderne i Microsoft 365, via en appregistrering.AdministratorÉn gang: kobler til tilleggsmodulen i BmyGuest og knytter hvert rom til en lokasjon.VerterBooker rom i Outlook, med gjestene sine i invitasjonen. Ingenting annet endres.ResepsjonSer gjestene på resepsjonssiden som vanlig, og alle rommene i romkalenderen. Tilleggsmodulen gjelder for hele bedriften. BmyGuest gjør den tilgjengelig på forespørsel; deretter slår en administrator den på. Fra rombooking til besøk Med noen minutters mellomrom leser BmyGuest kalenderen til hvert rom som har en lokasjon i BmyGuest, for de neste tre ukene (opptil 90 dager, etter eget valg). Alle bookinger vises i romkalenderen. En booking blir også et møte i BmyGuest, med gjestene registrert, når: arrangøren er vert i BmyGuest, med samme e-postadresse som i Outlook, og minst én deltaker er gjest: ikke arrangøren, ikke et rom, ikke en kollega som er vert i BmyGuest (kolleger legges til som interne deltakere, som ikke sjekker inn), og ikke noen som har takket nei. Det har disse følgene: Møtet registreres på lokasjonen til rommet. Gjestene er ventet i resepsjonen, får de vanlige påminnelsene og kan sjekke seg inn selv. Personer fra domener som lokasjonen ignorerer (innstillingene for lokasjonen, Reception, Ignore visitors with following domains), og adresser på listen over ignorerte adresser i tilleggsmodulen, blir utelatt. Legg bedriftens egne domener inn på listen til lokasjonen. Endringer i Outlook, som et nytt tidspunkt eller andre deltakere, følger med over i BmyGuest. Et møte som avlyses i Outlook, fjernes fra BmyGuest. Tidspunktet, emnet og rommet for møtet følger Outlook: i BmyGuest kan du legge til gjester og dørnøkler, men ikke endre disse. En privat booking kommer inn uten emne. Verten får en e-post om det nye møtet, med mindre bedriften har slått det av (Company profile, Hosts, Disable host emails for imported meetings). Et rom trenger en lokasjon Rom kommer inn i BmyGuest uten lokasjon. Før en administrator har gitt rommet en, blir kalenderen ikke lest, og bookingene blir ikke til besøk. Oppsett Sette opp tilleggsmodulen I Microsoft 365 (IT) BmyGuest leser rommene via en appregistrering i deres egen tenant. Den er atskilt fra den som synkroniserer vertene deres, hvis dere bruker det. Kontroller at møterommene er rompostbokser i Exchange Online, slik de er når folk booker dem i Outlook. I Microsoft Entra admin center oppretter du en registrering under App registrations, for eksempel «BmyGuest møterom». Under API permissions legger du til disse programtillatelsene for Microsoft Graph og gir administratorsamtykke: TillatelseHva den brukes tilPlace.Read.AllListe opp møterommene deres.Calendars.ReadLese kalenderne til rommene: bookingene og deltakerne på dem.Calendars.ReadWriteBare hvis resepsjonen skal kunne flytte møter i romkalenderen: flyttingen lagres i arrangørens egen kalender.GroupMember.Read.AllBare for å begrense BmyGuest til rommene i én gruppe. Under Certificates & secrets oppretter du en klienthemmelighet og kopierer verdien. Noter når den utløper. Kopier Directory (tenant) ID og Application (client) ID fra oversiktssiden til registreringen. Hvis tenanten deres begrenser hvilke postbokser apper kan lese (en application access policy, eller RBAC for Applications i Exchange), gir du appen tilgang til rompostboksene. Skal resepsjonen kunne flytte møter, må også postboksene til arrangørene tillates. En endring der kan ta opptil 30 minutter. Når klienthemmeligheten utløper Når hemmeligheten går ut, slutter BmyGuest å lese rommene: bookinger kommer ikke lenger inn, og kalenderen slutter å endre seg. Opprett en ny hemmelighet før den gamle utløper, og legg den inn i BmyGuest. I BmyGuest (administrator) Company settings, Company profile, Add-ons, Meeting Rooms. Den står under Ready to set up til den er slått på, og deretter under In use. Tilleggsmodulene til bedriften, med Meeting Rooms i bruk. Under Microsoft 365 fyller du ut Tenant ID, Application ID og Client secret. Skal BmyGuest bare se noen av rommene, legger du dem i en gruppe og skriver inn ID-en til gruppen under Custom user Group ID. Under Sync går du gjennom valgene (se nedenfor) og slår på Enable calendar view? for å få romkalenderen. Trykk på Save and switch on og deretter på Sync now. Rommene blir importert; kalenderne deres følger i løpet av noen minutter. Under Imported meeting rooms gir du hvert rom en Location. En Description (etasje, antall plasser, utstyr) og en Background colour hjelper resepsjonen med å skille rommene fra hverandre. Endringer her lagres fortløpende. Tilkoblingen til Microsoft 365, og synkroniseringsvalgene. Synkroniseringsvalgene Don’t import visitors: rommene og kalenderne deres leses, men ingen booking blir et møte med gjester. For en bedrift som bare bruker rommene til kalenderen eller hendelsesmodulen. Days ahead to sync: hvor langt fram i tid kalenderne leses, opptil 90 dager. Skip meeting series?: gjentakende møter blir ikke til besøk. De vises fortsatt i kalenderen. Enable calendar view?: romkalenderen for resepsjonen. Use webhooks (instant sync)?: Microsoft 365 sier fra til BmyGuest om endringer med én gang, i stedet for at BmyGuest ser etter hvert femte minutt. Ignored guest email addresses: adresser som aldri blir gjester, for eksempel en delt postboks som blir invitert til mange møter. De importerte rommene: hvert med en beskrivelse, en farge og sin lokasjon. Den nattlige romsynkroniseringen (eller Sync now) legger til, gir nytt navn til og fjerner rom etter hvert som de endres i Microsoft 365. Rom som kan slås sammen, for eksempel A, B og A+B, er separate rom for BmyGuest. I hverdagen Romkalenderen Resepsjonen åpner romkalenderen fra resepsjonssiden: trykk på den runde knappen nederst til høyre for å se oversikten over dagen, og trykk på Open calendar på kortet Meeting rooms. Kortet viser allerede neste booking i hvert rom, og hvilke rom som er i bruk. Kortet Meeting rooms i oversikten på resepsjonssiden. Kalenderen viser én lokasjon og én dag, med én rad per rom og timene bortover. Resepsjonister ser sine egne lokasjoner; administratorer ser alle lokasjonene i bedriften. Rommene hos Northgate Copenhagen i ettermiddag. Den røde streken viser tidspunktet nå. Flisene: All rooms, In use now, Free now og Expecting visitors: rommene med en booking der det kommer gjester. Viser kalenderen en annen dag, blir In use og Free til Booked og Free. Hvert rom viser farge, navn og om rommet er i bruk eller ledig, og til når. Beskrivelsen vises når du holder pekeren over rommet. Hver booking viser emne, tidspunkt og arrangør. Grønn: det er ventet gjester på stedet, med antallet. En bærbar PC: deltakere som er med digitalt. Busy med en hengelås: en privat booking. Nedtonet: avsluttet. En sirkelpil: del av en serie. Søket finner et rom på navn eller beskrivelse, eller en booking på emne eller arrangør. Now blar til tidspunktet akkurat nå, forstørrelsesglassene viser færre eller flere timer, og pilene øverst bytter dag. Kalenderen oppdaterer seg selv hvert andre minutt. Expecting visitors: bare rommene med gjester på vei. Detaljer om en booking Klikk på en booking for å se rommet, tidspunktet og arrangøren, og møtet i BmyGuest: Registered in BmyGuest, med antall gjester på stedet og digitalt: Open meeting viser møtet på Meetings-siden, og Edit / add attendees åpner det, så du kan legge til en gjest som ikke var med i invitasjonen. Not registered in BmyGuest, når ingen eksterne er invitert ennå: hvis arrangøren er vert, registrerer Create meeting & add attendees møtet, så du kan legge til gjester. En booking der arrangøren ikke er vert i BmyGuest, kan ikke registreres herfra. En booking med tre gjester på stedet, og en uten gjester. Flytte et møte Når et rom er dobbeltbooket, eller et møte trenger et større rom, drar du bookingen til et annet rom (opp eller ned) eller til et annet tidspunkt (sidelengs, i trinn på 15 minutter). BmyGuest viser hva som vil endres, og advarer hvis det nye rommet allerede er booket på det tidspunktet. Trykk på Move meeting for å bekrefte. Sales weekly flyttes til Meeting room Fjord, med en dobbeltbooking som bør sjekkes først. Flyttingen lagres i Outlook, i arrangørens kalender, så alle i invitasjonen ser den. Den krever tillatelsen Calendars.ReadWrite. Bare møter der arrangøren er en av vertene deres, kan flyttes, og bare med mus, ikke på en berøringsskjerm. For et møte i en serie flytter et nytt rom hele serien og beholder tidspunktene; et nytt tidspunkt flytter bare det ene møtet. Møtet i BmyGuest og en eventuell cateringbestilling blir flyttet med. Kalenderen booker, avlyser eller forkorter ikke møter: det gjør du i Outlook. Gjestene sjekkes inn på resepsjonssiden, som alltid. For verter Book rommet i Outlook og inviter gjestene dine, som vanlig. I løpet av noen minutter ligger møtet i BmyGuest, under My Meetings, med gjestene dine registrert på lokasjonen til rommet. Du kan legge til gjester og dørnøkler på møtet i BmyGuest. Tidspunktet, emnet og rommet følger Outlook, så dem endrer du der. For et stort møte der ingen kommer til resepsjonen, slår du på Online meeting på møtet i BmyGuest. Uten møterom registreres gjestene på samme måte hvis du legger til [email protected] i invitasjonen; se Vertsveiledningen. Med hendelsesmodulen Der bedriften din bruker hendelsesmodulen i BmyGuest, kan hvert rom kobles til sitt område i modulen. Når en reparasjon i et koblet rom planlegges, kan planleggeren da sende e-post til dem som har booket rommet i den perioden. BmyGuest slår på disse varslene for en bedrift på forespørsel. Hjelp Feilsøking En booking står ikke i kalenderen. Sjekk at rommet har en lokasjon under Imported meeting rooms, og at bookingen ligger innenfor Days ahead to sync. Nye bookinger dukker opp i løpet av noen minutter. Endres ingenting i det hele tatt, kan klienthemmeligheten ha utløpt, eller det kan mangle en tillatelse. Et møte med gjester kom ikke inn i BmyGuest. Arrangøren må være vert i BmyGuest med samme e-postadresse som i Outlook, og minst én deltaker må være en gjest som ikke har takket nei. Sjekk de ignorerte domenene for lokasjonen og de ignorerte adressene i tilleggsmodulen, og Skip meeting series? hvis det er et gjentakende møte. Kolleger blir registrert som gjester. De er ikke verter i BmyGuest. Legg e-postdomenene til bedriften din inn i Ignore visitors with following domains for lokasjonen. Et rom mangler. Det må være en rompostboks i Microsoft 365, og ligge i gruppen hvis dere har oppgitt en. Nye rom kommer inn med den nattlige romsynkroniseringen, eller med Sync now. Når jeg flytter et møte, står det at endringen ikke kunne lagres i Outlook. Appregistreringen trenger Calendars.ReadWrite, og en application access policy må gi den tilgang til postboksen til arrangøren. Møter med en arrangør utenfor bedriften deres kan ikke flyttes. Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group.