Her begynner du Før besøket Logg inn Inviter en gjest Gi en digital dørnøkkel Møter fra kalenderen din Når gjesten kommer Slik får du beskjed Sjekk en gjest inn eller ut Lån ut noe til en gjest En dør åpner seg ikke Dine egne ting Startsiden din Forsendelsene dine Lånene dine Hvem som får varslene dine Kom i gang På ett minutt Som vert inviterer du gjester, vet når de kommer, og sørger for at de kommer inn. BmyGuest tar seg av papirarbeidet: resepsjonen vet hvem som kommer, gjestene får en påminnelse før de kommer, og du får beskjed i det øyeblikket de sjekker inn. Alt en vert trenger, fungerer på mobilen, og de fleste verter bruker BmyGuest slik. Denne veiledningen følger Grace Adeyemi, vert i det fiktive selskapet Northgate Group, gjennom en vanlig dag. I menyenHva det er tilHomeStartsiden din: hvem som nettopp har kommet, hvem som er på vei, hva som trenger din oppmerksomhet, og hva som skjer senere.My guestsAlle gjester du venter, hvem som er i bygningen nå, og hvem som har vært der.My MeetingsMøtene dine med gjester: i dag, kommende og tidligere.My visitsDine egne besøk hos andre bedrifter som bruker BmyGuest.My loansDet du har lånt i en resepsjon. Bare med Lend & Lease.My deliveriesPakker og brev som venter på deg. Bare med Mailroom.SettingsProfilen din, vertsopplysningene dine og hvem som får varslene dine. Ikke alt gjelder deg Noen deler av denne veiledningen avhenger av tilleggsmoduler som bedriften din kanskje ikke bruker på lokasjonen din: digitale dørnøkler (adgangskontroll), Lend & Lease og Mailroom. Det står øverst i kapitlene det gjelder. Mangler en knapp eller et menypunkt fra denne veiledningen på skjermen din, bruker ikke bedriften din den tilleggsmodulen der du jobber, og du kan hoppe over kapitlet. Logge inn BmyGuest bruker ikke passord. Du logger inn med e-postadressen din og en lenke eller kode som sendes dit, eller med Microsoft- eller Google-kontoen fra bedriften din. Åpne BmyGuest i nettleseren på telefonen og skriv inn e-postadressen du har på jobben. Trykk på Next. Trykk på Send magic link. BmyGuest sender deg en innloggingslenke og en innloggingskode på e-post. Åpne e-posten og trykk på lenken, eller skriv inn koden på innloggingssiden og trykk på Next. Du kan også trykke på Log in with your Microsoft account eller Log in with your Google account og bruke bedriftskontoen din. Noen bedrifter krever dette, og da står det på siden. Innlogging på en telefon: e-postadressen din, deretter koden fra e-posten. Tips Legg BmyGuest til på startskjermen på telefonen (via dele- eller menyknappen i nettleseren: «Add to Home Screen»). Da åpnes den som en app. Lenkene i e-postene BmyGuest sender deg, logger deg som regel inn med én gang. Startsiden din Home viser det som er viktig akkurat nå, det som haster mest, først. En del vises bare når det er noe i den, så en rolig dag er siden kort. Den holder seg oppdatert av seg selv: når en gjest sjekker inn, endres siden uten at du må laste den inn på nytt. DelHva den viserJust arrivedGjester som har sjekket inn i løpet av de siste 15 minuttene. På tide å gå og ta imot dem.On the wayGjester som skal komme innen en time, eller som er forsinket, med nedtelling. Du kan ringe dem eller sjekke dem inn herfra.Needs your attentionForsendelser som venter på deg, lån som er forfalt eller skal leveres tilbake i dag, og forsendelser du kan hente for en kollega. Hver linje åpner siden den gjelder.In the buildingGjestene dine som er sjekket inn nå, med en knapp for å sjekke dem ut.Later today og TomorrowMøtene dine som gjenstår, én linje per møte, ved starttidspunktet. Menyen (trykk på knappen øverst til venstre) og toppen av startsiden til Grace. Øverst finner du New meeting og, der du kan låne ut gjenstander til gjester, New loan. Nederst åpner All my guests og My meetings de fullstendige listene. Åpne et møte Trykk på en linje for å åpne møtet der du er, uten å forlate siden. Du ser alle gjestene i møtet med bedrift, stillingstittel, e-post og telefonnummer, og hva som fortsatt må gjøres før eller under besøket. Må gjøres før besøket: en linje øverst i møtet viser hva som mangler, for eksempel «No door key for 1 of 2» eller «Visitor terms not accepted». vCard lagrer gjesten i kontaktene på telefonen. Check in eller Check out sjekker gjesten inn eller ut. Flisene under hver gjest viser ekstratjenestene gjesten har eller kan få, som ikoner på en telefon. Se Ikoner i korthet på slutten av denne veiledningen. Add a guest to the meeting legger til en person til. For å endre tidspunkt eller detaljer åpner du møtet i My Meetings og trykker på blyanten (Edit meeting). Et åpnet møte: én gjest har ikke fått dørnøkkel ennå. Til høyre: resten av startsiden. Dine gjester Invitere gjester Et besøk begynner med et møte. Trykk på New meeting på startsiden, i My guests eller i My Meetings, fyll ut skjemaet og trykk på Create meeting. Resepsjonen ser gjestene dine på dagen. Gjestene dine og e-post BmyGuest sender ikke gjestene en invitasjon: inviter dem fra din egen kalender som du pleier. Det BmyGuest sender dem, er en påminnelse en time før møtet, med en lenke der de kan fylle ut opplysningene sine og sjekke inn raskt, og der bedriften har slått det på, også en dagen før. Møtedetaljer Subject of meeting: det resepsjonen og gjestene ser, for eksempel «Leverandørbesøk: Fjordline Print». Location: kontoret gjestene kommer til. Meeting location: rommet, som resepsjonen og gjestene dine ser. Digital door key: vises der lokasjonen din bruker dørnøkler. Velg tilgangen alle gjestene i møtet skal få, eller «No access level assigned». Se Digitale dørnøkler. Internal note: bare for resepsjonen; gjestene ser den aldri. Tidspunkt Dato, starttid og sluttid. Et møte som går over flere dager, kan opprette en innsjekking for hver dag: slå på Recurring check-ins? og velg ukedagene. Deltakere Legg til hver gjest med e-post, navn, telefonnummer og bedrift. Add attendee legger til en ny rad; søppelbøtta fjerner en. Lokasjonen din bestemmer hvilke felt som er påkrevd. Attendance forteller resepsjonen om gjesten møter opp eller deltar digitalt. Online meeting markerer at hele møtet er digitalt. Har du en lang liste, kan du laste opp en fil med gjestene (Click here to download a .csv sample viser oppsettet). Du kontrollerer resultatet før gjestene legges til. New meeting på en telefon: detaljer med en dørnøkkel for alle gjestene, valgene for deltakere, og gjestene. Avhengig av bedriften din har skjemaet også Settings (for eksempel teksten på den utskrevne besøksetiketten) og servering til møtet. Møter fra kalenderen din Booker du i Outlook? Legg til [email protected] i invitasjonen sammen med gjestene dine. BmyGuest registrerer de eksterne gjestene på den for din Primary location (se Profilen din og varsler); kolleger i invitasjonen regnes ikke som gjester. Det fungerer når invitasjonen sendes fra e-postadressen som står på profilen din i BmyGuest, og et møte du avlyser i Outlook, blir også avlyst i BmyGuest. Der bedriften har koblet møterommene sine til BmyGuest, dukker også et møte med eksterne gjester, som du booker i et av de rommene, opp av seg selv. Tidspunktet og emnet følger da Outlook; du kan fortsatt legge til gjester og dørnøkler i BmyGuest. My guests og My Meetings Startsiden viser de neste timene. Disse to sidene viser alt. My guests viser gjestene dine etter hvor de er: forhåndsregistrert og på vei, sjekket inn nå, ventet i løpet av de neste sju dagene, og under History de som har sjekket ut. Hver liste har sitt eget søkefelt. My Meetings viser møtene dine: i dag, kommende (de neste 30 dagene, eller en periode du velger) og tidligere møter. Telleren på hvert møte viser hvor mange av gjestene som har kommet. Trykk på en gjest eller et møte for å åpne det, med de samme opplysningene og knappene som på startsiden. My guests og My Meetings på telefonen til Grace. Når gjesten kommer Når en gjest sjekker inn, ved en selvbetjeningskiosk, med QR-koden ved inngangen eller i resepsjonen, får du beskjed med én gang. Bedriften din bestemmer hvordan: på e-post, på SMS eller i Microsoft Teams eller Slack. Gjesten flyttes også til Just arrived på startsiden din. Skal noen andre få beskjed i stedet for deg, for eksempel en assistent, legger du dem til under Send notifications to i Settings. Sjekke en gjest inn eller ut selv Du kan sjekke dine egne gjester inn og ut selv, for eksempel når du tar imot dem i døra. På startsiden har linjen On the way en knapp for innsjekking; en åpnet gjest har Check in eller Check out. BmyGuest viser hvem som blir sjekket inn, og ber deg bekrefte. Henrik sjekkes inn fra startsiden. Digitale dørnøkler Bare der lokasjonen din bruker digitale dørnøkler (adgangskontroll). En digital dørnøkkel lar gjesten åpne låste dører med telefonen sin. Du bestemmer hvilke dører ved å velge et tilgangsnivå, og nøkkelen varer bare så lenge besøket varer. Tilgangsnivåer Bedriften din setter opp tilgangsnivåene, for eksempel «Hovedinngang og 3. etasje» eller «Parkeringsport», og bestemmer hvilke av dem verter kan gi. Du ser bare nivåene du har lov til å gi. Trenger du et nivå du ikke ser, spør du driftsansvarlig eller administratoren. Hvor lenge en nøkkel varer En nøkkel som gis for et besøk, gjelder fra en time før gjesten er ventet til møtet slutter. Den slutter å virke av seg selv, så du trenger ikke huske å trekke den tilbake. Gi tilgang Det finnes tre måter; bruk den som passer til møtet. Når du oppretter møtet. Velg en Digital door key i skjemaet New meeting, så får alle gjestene i møtet den. For alle gjestene i et møte på én gang. I My guests eller på startsiden trykker du på hengelåsknappen på møtet og velger Give access to all. Menyen viser hver gjest med Issued eller Not assigned, og Revoke access from all tar nøklene tilbake. For én gjest. Åpne møtet, trykk på hengelåsflisen under gjesten, velg et Access level og trykk på Save access. I det samme panelet kan du endre en nøkkel, og No access trekker den tilbake. Tilgang for alle tre gjestene i møtet Brand workshop, og en nøkkel bare til Sofia. Gjøremålslinjen i møtet teller gjestene som fortsatt mangler nøkkel («No door key for 2 of 3»), og hengelåsflisen viser status for hver gjest: en grønn hake når en nøkkel er utstedt, et pluss når det ikke er noen. Hva gjesten får Når nøkkelen gjelder med én gang, får gjesten en SMS: «Your host, Grace, has given you a Digital Door Key to open locked doors while visiting us.» med en lenke. Når nøkkelen gjelder fra senere, dukker dørene opp i BmyGuest på telefonen til gjesten når besøket begynner, for eksempel etter at gjesten har sjekket inn. På dørsiden har gjesten én knapp, Open, for hver dør nivået dekker. Ved dørene kan det også henge en QR-kode som gjesten kan skanne. Det Daniel ser på telefonen: én knapp for hver dør nøkkelen hans åpner. Godt å vite En dørnøkkel er personlig og krever at gjesten har en egen profil, så en gjest som ble registrert manuelt i skranken uten e-postadresse, kan ikke få en. En gjest som har sjekket ut, kan verken få eller endre en nøkkel. Står det på hengelåsflisen at adgangskontrollsystemet ikke kunne nås, prøver du igjen om litt, eller spør resepsjonen. Ingenting endres før systemet har bekreftet det. Tilleggsmoduler Låne og låne ut (Lend & Lease) Bare der bedriften din bruker Lend & Lease. Lend & Lease holder oversikt over det en resepsjon låner ut: bærbare PC-er, ladere, adgangskort, paraplyer. Som vert ser du hva du selv har lånt, og der lokasjonen din tillater det, kan du låne ut gjenstander til gjestene dine. Hva du har lånt My loans viser det du har lånt, med det som skal leveres tilbake først, øverst: forfalte gjenstander i rødt og gjenstander som skal tilbake i dag, i gult. Startsiden viser også en linje Overdue loan eller Due back today. Lever en gjenstand i resepsjonen der du lånte den. Resepsjonen bekrefter returen, og gjenstanden flyttes til Returned. Så lenge en gjenstand er forfalt, får du påminnelser på e-post. Bjelleknappen setter disse påminnelsene på pause (Pause reminders) for alt som skal leveres tilbake på samme tidspunkt; trykk på den igjen for å slå dem på igjen. Låne ut til gjesten Trykk på New loan på startsiden, eller trykk på nøkkelflisen under en gjest. Velg Location, hvem lånet skal stå på under Register to (en av gjestene dine eller deg selv), Items og Expected return. Bare gjenstander som lokasjonen lar verter låne ut, vises. Trykk på Register loan. Nøkkelflisen under gjesten viser nå hvor mange gjenstander gjesten har. Lånene til Grace, ett av dem forfalt, og utlån av en gjeste-PC til Sofia. Når du sjekker ut en gjest som fortsatt har lånt noe, viser BmyGuest gjenstandene, så du kan krysse av for dem gjesten har levert tilbake. Gjesten sjekkes ut uansett; gjenstander uten hake forblir utlånt. Daniel sjekkes ut: kryss av for Guest laptop 2 hvis han har levert den tilbake. Lend & Lease-veiledningen beskriver arbeidet i resepsjonen i sin helhet. Forsendelser (Mailroom) Bare der bedriften din bruker Mailroom. Når resepsjonen registrerer en pakke eller et brev til deg, får du som regel en e-post, og linjen Deliveries waiting for you vises på startsiden. Alt ligger på My deliveries, som Mailroom-veiledningen beskriver i Hente dine egne forsendelser. Waiting for you viser forsendelsene dine, eldste først, hver med sin hentekode (for eksempel P-156). Trykk på en for å se bildet av etiketten, avsenderen og hvor den skal hentes. Vis hentekoden i resepsjonen, eller hent forsendelsen der den venter. Når du har den, trykker du på Picked up. Collect for a colleague viser forsendelser som resepsjonen har avtalt at du skal hente for noen andre. Der lokasjonen tillater det, kan du også slå opp en kollegas forsendelse med nummer eller hentekode og markere den som Collected. Se Hente for noen andre. Earlier deliveries viser de siste 50. My deliveries, og en forsendelse åpnet med bilde og hentekode. Mailroom-veiledningen beskriver arbeidet i resepsjonen i sin helhet. Din profil Profilen din og varsler Settings i menyen inneholder profilen din. Endringer lagres med Save-knappen i hver del. Basic profile: navnet ditt, profilbildet og mobilnummeret. Mobilnummeret brukes til å varsle deg og vises ikke for andre. My host profile: stillingstittel og kontor, og din Primary location, som gjestene fra kalendermøtene dine blir invitert til. Display phone number for guests? og Display email for guests? bestemmer om gjestene dine ser hvordan de kan nå deg. Send notifications to: personer som skal få varslene om gjestene dine i stedet for deg, hver med sin egen tidsplan. Står det ingen på listen, får du dem selv. Notifications: der lokasjonen din tilbyr det, kan du velge å få en e-post når en av de besøkende dine blir sjekket ut. My visitor profile og Privacy and terms: opplysningene dine for når du besøker andre bedrifter, og retningslinjene og vilkårene du har godtatt. Vertsprofilen til Grace, og listen over personer som får varslene hennes. Synkroniserte profiler Har bedriften din de ansatte i Microsoft Entra ID (Azure AD), hentes noen felt derfra og kan ikke endres i BmyGuest. Be IT-avdelingen rette dem der. Besøke andre bedrifter My visits viser dine egne besøk hos andre bedrifter som bruker BmyGuest: hvor du er ventet, hvor du er nå, og hvor du har vært. Åpne et besøk for å se hvem du skal møte, og hvordan du når dem. Hjelp Ikoner i korthet På en telefon er flisene under en gjest og knappene på en linje ikoner. De betyr: IkonBetydningHengelåsDigital dørnøkkel. En grønn hake: gjesten har en nøkkel. Et pluss: trykk for å gi en. Ved siden av et møte åpner hengelåsen Give access to all.NøkkelLån. Et tall: hvor mange gjenstander gjesten har lånt. Trykk for å låne ut noe.Pil inn i en dørSjekk inn gjesten.Pil ut av en dør (rød)Sjekk ut gjesten.TelefonRing gjesten.Bjelle med strek overPå My loans: sett påminnelsene på e-post for det lånet på pause.Grønn prikk på initialeneGjesten er sjekket inn.Personer og et tallPå My Meetings: hvor mange av gjestene i møtet som har kommet, for eksempel 2/2. Feilsøking Jeg ser ikke New loan, My loans eller My deliveries. Disse krever Lend & Lease eller Mailroom på lokasjonen din, og for New loan må verter ha lov til å låne ut. Menyen settes opp når du logger inn, så logg ut og inn igjen etter at bedriften din har slått på en av dem. Hengelåsflisen er grå, eller sier at jeg ikke kan gi en nøkkel. Adgangskontrollsystemet har ikke noe nivå du kan gi: be administratoren om et. Systemet kunne ikke nås: prøv igjen om litt. Gjesten har sjekket ut, eller ble registrert uten profil. Gjesten min fikk ikke SMS-en med dørnøkkelen. SMS-en sendes bare når nøkkelen gjelder med én gang. En nøkkel som er gitt for et senere besøk, dukker opp på telefonen til gjesten når besøket begynner. Sjekk også at telefonnummeret til gjesten står i opplysningene. Gjesten min sier at en dør ikke åpner seg. Sjekk at tilgangsnivået på nøkkelen dekker den døra, og at besøket har begynt (nøkler gjelder fra en time før gjesten er ventet). Stemmer begge deler, kontakter du resepsjonen. Jeg får ikke beskjed når gjestene mine kommer. Sjekk Send notifications to i Settings: så lenge noen på den listen er aktive, får de varslene i stedet for deg. Sjekk mobilnummeret ditt også. Hvordan varslene sendes (e-post, SMS, Teams eller Slack), setter bedriften din opp. Et møte fra kalenderen min er ikke i BmyGuest. Bare møter med eksterne gjester blir importert: de med [email protected] i invitasjonen, eller som er booket i et møterom bedriften har koblet til. Invitasjonen må komme fra e-postadressen som står på profilen din i BmyGuest, og gjestene havner på din Primary location, så sjekk begge deler i Settings. Innloggingslenken virker ikke. En lenke virker én gang og i begrenset tid. Be om en ny, eller skriv inn koden fra e-posten i stedet. Bruker bedriften din innlogging med Microsoft eller Google, bruker du den knappen. Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group, på en telefon.