Vertsguide

Her begynner du

Kom i gang

På ett minutt

Som vert inviterer du gjester, vet når de kommer, og sørger for at de kommer inn. BmyGuest tar seg av papirarbeidet: resepsjonen vet hvem som kommer, gjestene får en påminnelse før de kommer, og du får beskjed i det øyeblikket de sjekker inn.

Alt en vert trenger, fungerer på mobilen, og de fleste verter bruker BmyGuest slik. Denne veiledningen følger Grace Adeyemi, vert i det fiktive selskapet Northgate Group, gjennom en vanlig dag.

Logge inn

BmyGuest bruker ikke passord. Du logger inn med e-postadressen din og en lenke eller kode som sendes dit, eller med Microsoft- eller Google-kontoen fra bedriften din.

1. Åpne BmyGuest i nettleseren på telefonen og skriv inn e-postadressen du har på jobben. Trykk på Next.
2. Trykk på Send magic link. BmyGuest sender deg en innloggingslenke og en innloggingskode på e-post.
3. Åpne e-posten, trykk på lenken, og trykk deretter på Log in på siden som åpnes. Eller skriv inn koden på innloggingssiden og trykk på Next.

Du kan også trykke på Log in with your Microsoft account eller Log in with your Google account og bruke bedriftskontoen din. Noen bedrifter krever dette, og da står det på siden.

Startsiden din

Home viser det som er viktig akkurat nå, det som haster mest, først. En del vises bare når det er noe i den, så en rolig dag er siden kort. Den holder seg oppdatert av seg selv: når en gjest sjekker inn, endres siden uten at du må laste den inn på nytt.

Øverst finner du New meeting og, der du kan låne ut gjenstander til gjester, New loan. Nederst åpner All my guests og My meetings de fullstendige listene.

Åpne et møte

Trykk på en linje for å åpne møtet der du er, uten å forlate siden. Du ser alle gjestene i møtet med bedrift, stillingstittel, e-post og telefonnummer, og hva som fortsatt må gjøres før eller under besøket.

• Må gjøres før besøket: en linje øverst i møtet viser hva som mangler, for eksempel «No door key for 1 of 2» eller «Visitor terms not accepted».
• vCard lagrer gjesten i kontaktene på telefonen. Check in eller Check out sjekker gjesten inn eller ut.
• Flisene under hver gjest viser ekstratjenestene gjesten har eller kan få, som ikoner på en telefon. Se Ikoner i korthet på slutten av denne veiledningen.
• Add a guest to the meeting legger til en person til. Med knappen Edit meeting øverst i møtet endrer du møtet til det er over. Den åpner på gjestene, med Online meeting øverst; Meeting details, Time og Settings ligger brettet sammen under, én linje hver: trykk på en for å endre den. På en datamaskin står de tre sammenbrettede linjene i stedet øverst, over gjestene. Copy meeting nederst i Edit meeting starter et nytt møte med samme emne, gjester og kolleger, i dag på samme tidspunkt: velg dato, og trykk på Create meeting.

Dine gjester

Invitere gjester

Et besøk begynner med et møte. Trykk på New meeting på startsiden, i My guests eller i My Meetings, fyll ut skjemaet og trykk på Create meeting. Resepsjonen ser gjestene dine på dagen. Lukker du skjemaet før du har lagret, spør BmyGuest først: Keep editing eller Discard changes.

Møtedetaljer

• Subject of meeting: det resepsjonen og gjestene ser, for eksempel «Leverandørbesøk: Fjordline Print».
• Location: kontoret gjestene kommer til. Meeting location: rommet, som resepsjonen og gjestene dine ser.
• Digital door key: vises der lokasjonen din bruker dørnøkler. Velg tilgangen alle gjestene i møtet skal få, eller «No access level assigned». Se Digitale dørnøkler.
• Internal note: bare for resepsjonen; gjestene ser den aldri.

Tidspunkt

Dato, starttid og sluttid. Et møte som går over flere dager, kan opprette en innsjekking for hver dag: slå på Recurring check-ins? og velg ukedagene. På startsiden og i My guests vises hver dag da som et eget møte, og når du sjekker inn gjestene i møtet, gjelder det bare den dagen. Når du redigerer møtet senere, gjelder endringene alle dagene. Vil du bare endre én dag, velger du den under Meeting series øverst og trykker på Edit this day only: dagen blir et eget møte med den dagens gjester, og alt i skjemaet kan deretter endres for akkurat den dagen. Senere endringer i serien når ikke dagen, og sletter du serien, slettes dagen også hvis den ikke har begynt.

Deltakere

• Under Guests legger du til hver gjest med e-post, navn, telefonnummer og bedrift. Add guest legger til en ny rad; søppelbøtta fjerner en. Lokasjonen din bestemmer hvilke felt som er påkrevd.
• Skriver du e-postadressen til en kollega, spør BmyGuest hvordan kollegaen deltar, og du velger før du lagrer. Add as colleague flytter kollegaen til Colleagues: kollegaen deltar i møtet uten å bli registrert og sjekker ikke inn i resepsjonen. Register as guest beholder kollegaen på gjestelisten, for eksempel en kollega fra et annet kontor som trenger et navneskilt eller en dørnøkkel. Not a guest after all angrer det til kollegaen har sjekket inn.
• Attendance forteller resepsjonen om gjesten møter opp eller deltar digitalt. Online meeting markerer at hele møtet er digitalt.
• Har du en lang liste, kan du laste opp en fil med gjestene (Click here to download a .csv sample viser oppsettet). Gjestene legges til i listen med en gang, der du kontrollerer og endrer dem som alle andre; Undo på linjen under opplastingsfeltet fjerner dem igjen.
• På en datamaskin er skjemaet bredt, og hver gjest får plass på én linje. Notatknappen på linjen åpner et notat til gjesten; har gjesten et notat, vises det.

Avhengig av bedriften din har skjemaet også Settings (for eksempel teksten på den utskrevne besøksetiketten) og servering til møtet.

Fra et møte i Outlook

Hvis bedriften deres bruker BmyGuest for Outlook, legger du til besøkende fra selve møtet, på en datamaskin: i Outlook på nettet, nye og klassiske Outlook for Windows og Outlook for Mac.

1. Opprett eller åpne et møte du er arrangør av, og velg BmyGuest og deretter Visitors. I Outlook på nettet ligger det under Apper-knappen. Sjekk Location: de besøkende registreres der. Booker du et av bedriftens møterom, følger stedet møterommet.
2. Legg til de besøkende. Søk etter noen som har vært på besøk før, kryss av for personene utenfra som allerede er med i invitasjonen, og registrer dem med knappen under listen, eller skriv et navn. E-postadressen er valgfri, så du kan legge til noen du ikke har adressen til. Bruker stedet besøkstyper, kan du også velge en Type; den er valgfri og starter på typen møtets besøkende vanligvis har. Kryss av for Also invite to the meeting in Outlook, så får en besøkende med e-postadresse også møteinvitasjonen. Kolleger i invitasjonen vises, men de er ikke besøkende. Er møtet allerede i BmyGuest, fra en rombooking eller fra [email protected], viser panelet de besøkende det har, og det du legger til, endrer eller fjerner, lagres i BmyGuest med én gang.
3. Tar stedet imot bestillinger av servering, kan du også bestille servering til møtet: trykk på Order catering, velg produkter og antall, sjekk leveringstid og -sted, fyll ut betalingsfeltene merket * og trykk på Save order. Leveringstiden starter ved møtets start, og stedet er møterommet du har booket. Flytter du møtet eller bytter rom i Outlook, følger bestillingen med, med mindre du selv har skrevet et annet sted. Servering til et gjentakende møte bestilles for hver dag i BmyGuest.
4. Send invitasjonen. Et møte som ikke allerede var i BmyGuest, registreres noen minutter senere, og da ser resepsjonen de besøkende dine. Samtidig får kjøkkenet bestillingen av servering. Kan bestillingen ikke legges inn da, for eksempel fordi bestillingsfristen er passert, får du en e-post om hvorfor.

Første gang kan du bli bedt om å trykke på Connect og logge inn i BmyGuest i det lille vinduet. Det skjer bare én gang. Endringer i et møte som allerede er i BmyGuest, lagres med én gang; besøkende som venter på at du sender invitasjonen, er merket Not sent yet. Bytter du sted, flyttes møtet med de besøkende, til den første har ankommet. Så lenge servering er bestilt, blir møtet på stedet sitt. Flyttes møtet etter bestillingsfristen, flyttes bestillingen likevel med, og kjøkkenet får beskjed. Du får en e-post: kontakt kjøkkenet hvis bestillingen ikke lenger passer. Panelet viser når de besøkende ankommer. Vil du endre noe annet ved møtet, bruker du Open this meeting in BmyGuest.

Del en påmeldingslenke

I stedet for å legge til hver gjest selv kan du dele en lenke som gjestene bruker til å melde seg på selv. Det passer for et møte med mange eksterne gjester, eller et der du ikke har opplysningene til alle.

1. Slå på Join link under Online meeting blant deltakerne: når du oppretter møtet med New meeting, eller i et møte du åpner igjen, for eksempel fra My Meetings.
2. Trykk på Copy, og lim inn lenken i invitasjonen, en e-post eller en chat. Et nytt møte viser lenken så snart du har trykket på Create meeting.
3. Den som åpner lenken, ser stedet, dato og klokkeslett og navnet ditt, fyller ut opplysningene sine og trykker på Sign me up. Gjesten trenger ingen konto og blir aldri bedt om å logge inn.

Hver gjest som melder seg på, kommer på møtets gjesteliste og får en bekreftelse på e-post, med besøket til kalenderen sin. Du får også en e-post for hver gjest, og på gjestekortene dine er de merket Joined via link, i resepsjonen med et lenkesymbol. Påmeldingssiden nevner møtets emne bare hvis du krysser av for Show the meeting title on the join page; ellers viser den bare stedet, tidspunktet og verten. Høyst 100 personer kan melde seg på via et møtes lenke, og lenken slutter å virke når møtet er over.

My guests og My Meetings

Startsiden viser de neste timene. Disse to sidene viser alt.

• My guests viser gjestene dine etter hvor de er: forhåndsregistrert og på vei, sjekket inn nå, ventet i løpet av de neste sju dagene, og under History de som har sjekket ut. Hver liste har sitt eget søkefelt.
• My Meetings viser møtene dine: i dag, kommende (de neste 30 dagene, eller en periode du velger) og tidligere møter. Telleren på hvert møte viser hvor mange av gjestene som har kommet, og et kamera med et tall viser hvor mange som deltar digitalt.

Trykk på en gjest eller et møte for å åpne det, med de samme opplysningene og knappene som på startsiden.

Gjester som deltar digitalt

Et åpnet møte i My Meetings viser også gjestene som deltar digitalt, under Attending online. Resepsjonen venter dem ikke, og de har ingen knapp for innsjekking. Til møtet er over, har hver gjest som ikke har kommet, et valg mellom On site og Online, slik at du kan endre hvordan én gjest deltar uten å redigere møtet. Endringen lagres med én gang.

På et møte som er merket Online meeting, deltar alle gjestene digitalt. Skal noen møte opp, slår du av Online meeting under Edit meeting.

Når gjesten kommer

Når en gjest sjekker inn, ved en selvbetjeningskiosk, med QR-koden ved inngangen eller i resepsjonen, får du beskjed med én gang. Bedriften din bestemmer hvordan: på e-post, på SMS eller i Microsoft Teams eller Slack. Gjesten flyttes også til Just arrived på startsiden din, og lenken i SMS-en åpner nettopp den siden.

Skal noen andre også få beskjed, eller få den i stedet for deg, for eksempel en assistent, legger du dem til under Send notifications to i Settings.

Sjekke en gjest inn eller ut selv

Du kan sjekke dine egne gjester inn og ut selv, for eksempel når du tar imot dem i døra. På startsiden har linjen On the way en knapp for innsjekking, og linjene Just arrived og In the building en knapp for utsjekking; en åpnet gjest har Check in eller Check out. BmyGuest viser hvem som blir sjekket inn eller ut, og ber deg bekrefte.

Når du blir minnet på å sjekke ut

Der bedriften din har slått det på, minner BmyGuest deg på det når en gjest fortsatt er sjekket inn en stund etter at møtet er slutt, eller, ved et besøk uten møte, en stund etter at gjesten sjekket inn. Påminnelsen kommer på e-post, og i Microsoft Teams eller Slack hvis du får varslene dine der. Lenken i den åpner Check out your guests: gjestene som fortsatt er sjekket inn hos deg, hver med en Check out-knapp, og Check all out når det er flere. Sjekk ut dem som har gått.

Digitale dørnøkler

Bare der lokasjonen din bruker digitale dørnøkler (adgangskontroll).

En digital dørnøkkel lar gjesten åpne låste dører med telefonen sin. Du bestemmer hvilke dører ved å velge et tilgangsnivå, og nøkkelen varer bare så lenge besøket varer.

Tilgangsnivåer

Bedriften din setter opp tilgangsnivåene, for eksempel «Hovedinngang og 3. etasje» eller «Parkeringsport», og bestemmer hvilke av dem verter kan gi. Du ser bare nivåene du har lov til å gi. Trenger du et nivå du ikke ser, spør du driftsansvarlig eller administratoren.

Hvor lenge en nøkkel varer

En nøkkel som gis for et besøk, gjelder fra en time før gjesten er ventet til møtet slutter. Den slutter å virke av seg selv, så du trenger ikke huske å trekke den tilbake.

Gi tilgang

Det finnes tre måter; bruk den som passer til møtet.

1. Når du oppretter møtet. Velg en Digital door key i skjemaet New meeting, så får alle gjestene i møtet den.
2. For alle gjestene i et møte på én gang. I My guests eller på startsiden trykker du på hengelåsknappen på møtet og velger Give access to all. Menyen viser hver gjest med Issued eller Not assigned, og Revoke access from all tar nøklene tilbake.
3. For én gjest. Åpne møtet, trykk på hengelåsflisen under gjesten, velg et Access level og trykk på Save access. I det samme panelet kan du endre en nøkkel, og No access trekker den tilbake.

Gjøremålslinjen i møtet teller gjestene som fortsatt mangler nøkkel («No door key for 2 of 3»), og hengelåsflisen viser status for hver gjest: en grønn hake når en nøkkel er utstedt, et pluss når det ikke er noen.

Hva gjesten får

• Når nøkkelen gjelder med én gang, får gjesten en SMS: «Your host, Grace, has given you a Digital Door Key to open locked doors while visiting us.» med en lenke.
• Når nøkkelen gjelder fra senere, dukker dørene opp i BmyGuest på telefonen til gjesten når besøket begynner, for eksempel etter at gjesten har sjekket inn.
• På dørsiden har gjesten én knapp, Open, for hver dør nivået dekker. Ved dørene kan det også henge en QR-kode som gjesten kan skanne.

Tilleggsmoduler

Låne og låne ut (Lend & Lease)

Bare der bedriften din bruker Lend & Lease.

Lend & Lease holder oversikt over det en resepsjon låner ut: bærbare PC-er, ladere, adgangskort, paraplyer. Som vert ser du hva du selv har lånt, og der lokasjonen din tillater det, kan du låne ut gjenstander til gjestene dine.

Hva du har lånt

My loans viser det du har lånt, med det som skal leveres tilbake først, øverst: forfalte gjenstander i rødt og gjenstander som skal tilbake i dag, i gult. Startsiden viser også en linje Overdue loan eller Due back today.

• Lever en gjenstand i resepsjonen der du lånte den. Resepsjonen bekrefter returen, og gjenstanden flyttes til Returned.
• Så lenge en gjenstand er forfalt, får du påminnelser på e-post. Bjelleknappen setter disse påminnelsene på pause (Pause reminders) for alt som skal leveres tilbake på samme tidspunkt; trykk på den igjen for å slå dem på igjen.

Låne ut til gjesten

1. Trykk på New loan på startsiden, eller trykk på nøkkelflisen under en gjest.
2. Velg Location, hvem lånet skal stå på under Register to (en av gjestene dine eller deg selv), Items og Expected return. Bare gjenstander som lokasjonen lar verter låne ut, vises, og en gjenstand som allerede er lånt ut, er merket «on loan» og kan ikke velges.
3. Trykk på Register loan. Nøkkelflisen under gjesten viser nå hvor mange gjenstander gjesten har.

Når du sjekker ut en gjest som fortsatt har lånt noe, viser BmyGuest gjenstandene, så du kan krysse av for dem gjesten har levert tilbake. Gjesten sjekkes ut uansett; gjenstander uten hake forblir utlånt.

Lend & Lease-veiledningen beskriver arbeidet i resepsjonen i sin helhet.

Forsendelser (Mailroom)

Bare der bedriften din bruker Mailroom.

Når resepsjonen registrerer en pakke eller et brev til deg, får du som regel en e-post, og linjen Deliveries waiting for you vises på startsiden. Alt ligger på My deliveries, som Mailroom-veiledningen beskriver i Hente dine egne forsendelser.

• Waiting for you viser forsendelsene dine, eldste først, hver med sin hentekode (for eksempel P-156). Trykk på en for å se bildet av etiketten, avsenderen og hvor den skal hentes.
• Vis hentekoden i resepsjonen, eller hent forsendelsen der den venter. Når du har den, trykker du på Picked up.
• Collect for a colleague viser forsendelser som resepsjonen har avtalt at du skal hente for noen andre. Der lokasjonen tillater det, kan du også slå opp en kollegas forsendelse med nummer eller hentekode og markere den som Collected. Se Hente for noen andre.
• Earlier deliveries viser de siste 50.

Mailroom-veiledningen beskriver arbeidet i resepsjonen i sin helhet.

Din profil

Profilen din og varsler

Settings i menyen inneholder profilen din. Endringer lagres med Save-knappen i hver del.

• Basic profile: navnet ditt, profilbildet og mobilnummeret. Mobilnummeret brukes til å varsle deg og vises ikke for andre.
• My host profile: stillingstittel og kontor, og din Primary location, som gjestene fra kalendermøtene dine blir invitert til. Display phone number for guests? og Display email for guests? bestemmer om gjestene dine ser hvordan de kan nå deg.
• Send notifications to: personer som skal få varslene om gjestene dine, for eksempel en assistent, hver med sin egen tidsplan og sine egne kanaler. Velg om de skal få dem i stedet for deg (Instead of me) eller i tillegg til deg (As well as me) mens de er aktive. Står det ingen på listen, eller er ingen aktive, får du dem selv.
• Notifications: der lokasjonen din tilbyr det, kan du velge å få en e-post når en av de besøkende dine blir sjekket ut.
• My visitor profile og Privacy and terms: opplysningene dine for når du besøker andre bedrifter, og retningslinjene og vilkårene du har godtatt.

Varsler i Teams og Slack

Bare der bedriften din sender varsler til Microsoft Teams eller Slack. My chat notifications i menyen viser hvor varslene dine kommer fram, og hvilke du får.

• Microsoft Teams: åpne BmyGuest-appen i Teams og send den en melding én gang. Teams-administratoren i bedriften din må kanskje gjøre appen tilgjengelig for deg først.
• Slack: som regel trenger du ikke gjøre noe. BmyGuest finner deg i bedriftens Slack-arbeidsområde ut fra jobb-e-postadressen din, og varslene dine kommer som direktemeldinger fra BmyGuest-appen. Finner ikke BmyGuest deg, for eksempel fordi Slack-kontoen din bruker en annen adresse, viser startsiden Get your notifications in Slack: trykk på Connect Slack og logg inn med Slack. Not now skjuler påminnelsen i en måned i den nettleseren. Disconnect under My chat notifications stopper meldingene, og bedriften kobler deg ikke til igjen av seg selv.
• Under Notifications gjelder hver bryter både Teams og Slack. En bryter du endrer, er ditt eget valg; Follow my organisation's default angrer det. Endringer lagres med én gang.

Besøke andre bedrifter

My visits viser dine egne besøk hos andre bedrifter som bruker BmyGuest: hvor du er ventet, hvor du er nå, og hvor du har vært. Åpne et besøk for å se hvem du skal møte, og hvordan du når dem.

Hjelp

Ikoner i korthet

På en telefon er flisene under en gjest og knappene på en linje ikoner. De betyr:

Feilsøking

Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group, på en telefon.