Her begynner du Et nytt kontor Opprett en lokasjon Gå gjennom oppsettsguiden Skriv ut QR-plakaten Informer de ansatte Personer Legg til en vert Importer en liste over verter Velg resepsjonister Velg administratorer Microsoft 365 Verter fra katalogen deres Gjester fra Outlook-invitasjoner Meldinger i Microsoft Teams Logg inn med Microsoft Oversikt På ett minutt Som administrator bestemmer du hvordan BmyGuest fungerer for bedriften din: hvilke lokasjoner dere har og hvordan besøkende sjekker inn på hver av dem, hvem som er verter, hvem som betjener resepsjonen, og hva BmyGuest er koblet til. Alt en administrator setter opp, ligger i menyen under Reception, i gruppen Company settings nederst. Verter, altså personene de besøkende kommer for å treffe, har sin egen side i samme meny. I menyenHva det er tilCompany settings, LocationsBedriftens kontorer. For hvert av dem: innsjekkingen og QR-koden, hva besøkende og verter får tilsendt, resepsjonssiden og tilleggsmodulene for lokasjonen. En ny lokasjon starter med en oppsettsguide.Company settings, Company profileBedriften som helhet: navn, logo og kontaktperson, hvem som er administratorer, hva nye verter starter med, API-nøkler og tilleggsmodulene for hele bedriften, blant dem Microsoft Entra ID og Microsoft Teams.HostsAlle som kan ta imot besøkende: legg dem til én og én, importer en liste, eller la Microsoft Entra ID holde listen oppdatert.VisitorsResepsjonssiden. Som administrator kan du bruke den på alle lokasjoner; resepsjonsveiledningen forklarer den. Menyen med Company settings åpnet. Knappen øverst til venstre folder menyen sammen til ikoner. Hvem kan hva Alle roller i BmyGuest gis til en som allerede er vert i bedriften din, så legg til personen som vert først. RolleHvor den gisHva de kan gjøreVertHosts-siden, en filimport eller Microsoft Entra IDInvitere gjester og ta imot dem. Vertsveiledningen forklarer hvordan.ResepsjonistInnstillingene for en lokasjon (General), eller oppsettsguidenBruke resepsjonssiden på den lokasjonen og administrere verter. Med Receptionists can edit location slått på kan de også endre innstillingene for den lokasjonen.AdministratorCompany profile, AdministratorsAlt i denne veiledningen, på alle lokasjonene i bedriften.BmyGuest-supportPå forespørselHvilke tilleggsmoduler bedriften din kan bruke, single sign-on, etikettskrivere og etikettoppsett, og hvor lenge data om besøkende lagres. Nye menyer etter ny innlogging En du nettopp har gjort til administrator eller resepsjonist, ser den nye menyen sin neste gang vedkommende logger inn. Selve rollen virker med én gang. Lokasjoner Sette opp en lokasjon Company settings, Locations viser alle kontorene med adresse, resepsjonister, tilleggsmoduler og besøksvilkår. Åpne et kontor for å endre innstillingene, eller trykk på Setup guide for å gå gjennom det viktigste trinn for trinn. De tre lokasjonene til Northgate. Northgate Aarhus er under oppsett. For å legge til et kontor trykker du på Create location og gir det et navn. Create and set it up step by step åpner oppsettsguiden; Create and open settings går rett til innstillingssiden. Alt annet fylles ut etterpå. Opprette en lokasjon: et navn er alt som trengs for å begynne. Oppsettsguiden Oppsettsguiden tar en lokasjon fra ingenting til den første besøkende i ni korte trinn. Hvert trinn forklarer tanken bak og spør bare om det som betyr noe. Du kan gå ut når som helst med Skip for now, og alt kan endres senere på innstillingssiden. Går du ut av et trinn med endringer som ikke er lagret, lagres de for deg, og listen til venstre krysser av for det som er gjort. Resepsjonssiden tilbyr også oppsettsguiden (Get this location ready for visitors) på en lokasjon der ingen har sjekket inn ennå. Trinn 1, How it works: hvordan et besøk foregår, og hva guiden skal sette opp. TrinnHva du gjør2. BasicsAdressen, tidssonen og landet for telefonnumre på lokasjonen, logoen og et bakgrunnsbilde til innsjekkingssiden. En telefon viser innsjekkingssiden underveis.3. HostsLegg til personene besøkende kommer for å treffe: én og én, fra en fil eller fra Microsoft Entra ID. Se Verter.4. Tell the hostHvordan en vert får beskjed om at den besøkende har kommet: e-post, SMS, Microsoft Teams. Verter uten mobilnummer listes opp, siden de ikke får SMS.5. ReceptionHvem som betjener resepsjonssiden, og hvilke e-postdomener som ikke er besøkende (bedriftens egne), så kolleger i en kalenderinvitasjon ikke registreres som gjester.6. Check-inHva besøkende blir spurt om: om bedriftsnavnet er valgfritt, et bilde, meldingen etter innsjekking, og vilkår som skal godtas. Besøkstyper og en iPad ved inngangen slås også på herfra.7. Make it yoursFarger og logo på innsjekkingssidene, med forhåndsvisning i sanntid.8. Inviting guestsHvordan verter registrerer gjestene sine, og påminnelsene BmyGuest sender dem på e-post.9. Try itSjekk inn en testbesøkende med telefonen din, og last ned plakaten med QR-koden til inngangen. Trinn 2, Basics, med innsjekkingssiden på en telefon ved siden av innstillingene. Trinn 4, Tell the host: e-post og SMS er slått på, og én vert har ikke mobilnummer. Trinn 5, Reception: Sara Lund jobber i resepsjonen. Det foreslåtte domenet er bedriftens eget. Trinn 6, Check-in: spørsmål, meldingen etter innsjekking, besøksvilkår og tilleggsmoduler for mer. Trinn 7, Make it yours: et utgangspunkt, to merkevarefarger, logoen og et bilde. Trinn 9, Try it: guiden venter på testinnsjekkingen din og sier fra når den har virket. Teste innsjekkingen Sjekk inn med telefonen din, eller i et privat nettleservindu, og med en e-postadresse som ikke er din egen: er du logget inn som deg selv, sjekker BmyGuest deg inn som deg. Velg en vert du kan spørre om vedkommende fikk beskjed. Innstillingene for en lokasjon Alt om en lokasjon ligger på innstillingssiden for den: Company settings, Locations og deretter lokasjonen. Find a setting finner en innstilling ut fra navnet eller hjelpeteksten. Hver del lagres for seg med Save changes, og knappen viser det når det finnes endringer som ikke er lagret. Innstillingssiden for Northgate Copenhagen, med delene til venstre. DelHva den inneholderGeneralNavn, adresse, tidssone og land for telefonnumre; logoene; hvem som betjener resepsjonen.Check-in experienceQR-koden og plakaten, hva besøkende blir spurt om, besøksvilkårene, og meldingene etter innsjekking og utsjekking.Check-in designFarger, skrifttyper, former og bilder på innsjekkingssidene, med forhåndsvisning.Visitor emailsPåminnelsene besøkende får, en velkomst-e-post, en innsjekkingsbekreftelse og en landingsside.Host notificationsHvordan verter får beskjed om de besøkende sine, og påminnelser om å sjekke dem ut.ResepsjonListen over besøkende, etikettskriveren, og hvilke e-postdomener kalenderimporten utelater.Add-onsDet denne lokasjonen bruker utover det grunnleggende. Generelt: logoer og resepsjonister Company logo vises på innsjekkingssidene og på resepsjonssiden. Company logo (Light) er en versjon for mørk bakgrunn. Badge print logo er en svart-hvitt-versjon til besøksetikettene: etikettskrivere skriver ut i én farge. Receptionists velges blant vertene. Receptionists can edit location lar dem også endre innstillingene for denne lokasjonen. Logoene og resepsjonistene hos Northgate Copenhagen. Innsjekkingsopplevelse QR-koden er det besøkende skanner ved inngangen. Download poster and QR code gir deg en A4-plakat med bedriftens logo, klar til utskrift, og selve koden for seg. Open check-in page viser siden de besøkende ser. Vil dere ha et nettbrett ved inngangen, slår du på tilleggsmodulen Kiosk mode. BmyGuest kan også levere et trykt skilt i tre, metall eller akryl: skriv til [email protected]. QR-koden for lokasjonen, innsjekkingslenken og plakaten. Lenger ned bestemmer du hva besøkende blir spurt om: Enable simple check-in: besøkende velger ingen vert, og ingen vert får beskjed. For et bygg der folk bare registrerer seg. Optional company name, Ask for visitor photo og Allow skip visitor photo. Enable marketing consent: en avkrysningsboks med en tekst dere skriver selv, for besøkende som vil høre fra dere. Custom check-in message og Custom check-out message: vises etter at en besøkende har sjekket inn eller ut, for eksempel hvor vedkommende skal vente, passordet til Wi-Fi, eller hvor besøksetiketten skal legges igjen. Show a pop-up after check-in legger til en melding som den besøkende må lukke. Besøksvilkår Sikkerhetsregler, en taushetserklæring eller husregler som besøkende godtar før de sjekker inn. Trykk på New term, gi vilkåret en tittel, velg hvor ofte det må godtas, og skriv teksten. Preview as visitor viser det slik en besøkende vil lese det. Northgate Copenhagen ber om aksept av husreglene én gang i året. How often must visitors accept it? Ved hver innsjekking, én gang i uka, måneden, halvåret eller året, eller et antall dager du velger. Ask visitors to accept this before they arrive: en forhåndsregistrert besøkende får en lenke til vilkårene på e-post før besøket, så innsjekkingen går raskere. Med tilleggsmodulen Scrive kan et vilkår i stedet signeres elektronisk. En video fra YouTube, Vimeo, SharePoint eller Microsoft Stream kan bygges inn i teksten. Et vilkår: tittel, hvor ofte og teksten. Endre et vilkår Når du redigerer et vilkår, blir det en ny versjon av det, og alle besøkende godtar den nye versjonen ved neste innsjekking. Rett små feil med én gang, før mange besøkende har godtatt. Accept history viser hvem som godtok hvilket vilkår, og når, for en periode du velger. Godtatte besøksvilkår hos Northgate Copenhagen den siste måneden. Innsjekkingsdesign Innsjekkingssidene bruker BmyGuest-designet i bedriftens farger. Start fra ett av utseendene (Warm, Slate eller Mono), velg de to merkevarefargene, og legg til logoen og et bakgrunnsbilde. Advanced styling har resten: farger på side og kort, bakteppet, hjørner og skygger, skrifttyper og ekstra CSS. BmyGuest advarer deg når en farge gjør teksten vanskelig å lese. Trinnet Make it yours i oppsettsguiden har det viktigste. E-poster til besøkende Hva en besøkende får tilsendt før og etter et besøk her. BmyGuest sender ikke noen invitasjon: vertene inviterer gjestene sine selv. Påminnelsen en time før går til alle forhåndsregistrerte gjester, med en lenke der de kan fylle ut opplysningene sine og sjekke inn raskt (hva gjesten ser). Disable 1-hour reminder email slår den av. Påminnelsen dagen før sendes når landingssiden er slått på: bedriftens egen side med veibeskrivelse, parkering og hva de skal ta med, som påminnelsen lenker til. Disable 24-hour reminder email for same-day meetings hopper over den for møter som er booket samme dag. Send a custom welcome email: bedriftens egen e-post til en besøkende etter vedkommendes første innsjekking hos dere. Send check-in confirmation to visitor: en e-post som forteller den besøkende at vedkommende er sjekket inn, med tidspunktet og verten. Email – company display name erstatter navnet på bedriften i disse e-postene, og Replace guest names in emails utelater navnene på de besøkende i dem. Første del av Visitor emails: avsendernavnet og påminnelsene. Varsler til verter When a visitor checks in, tell the host by velger kanalene: SMS, e-post og, der bedriften har satt det opp, Microsoft Teams. Alle kanalene du krysser av for, brukes. SMS krever vertens mobilnummer. Vertene hos Northgate Aarhus får beskjed på SMS og e-post. Mail the host when a guest is pre-registered for them: en bekreftelse til verten, med én gang eller 24 timer før møtet. Enable Check-out reminder: verten får en påminnelse om å sjekke ut besøkende som fortsatt er sjekket inn, et antall minutter etter at møtet slutter eller etter innsjekkingen. Notify host when a visitor is checked out: en e-post til verten når den besøkende går. Verter kan slå den av på sin egen profil. En vert som er borte, kan la noen andre få varslene sine: se Send notifications to i kapitlet Verter. Resepsjon Enable slim visitor list og Enable full-width visitor list endrer hvordan resepsjonssiden viser de besøkende. Don’t require last name: resepsjonen kan registrere en gjest med bare ett navn. Enable visitor badge printer og Default printer: etiketter skrives ut når besøkende sjekker inn. Se Etikettskriver. Ignore visitors with following domains: personer fra disse domenene utelates når møter importeres fra kalendere. Legg til bedriftens eget domene, så kolleger i en invitasjon ikke registreres som gjester. Resepsjonen og vertene kan fortsatt registrere dem manuelt. Delen Reception: listen over besøkende, etiketter og kalenderimporten. Tilleggsmoduler Tilleggsmodulene en lokasjon kan bruke, vises i tre grupper: In use: slått på her. Configure åpner innstillingene. Ready to set up: inkludert i abonnementet. Set up åpner innstillingene; når du lagrer dem, slås modulen på. More add-ons: ikke med i abonnementet. Contact sales sender en e-post til BmyGuest. Alle sidene for tilleggsmoduler er bygd opp på samme måte: innstillingene i kort, hvert med Save and switch on (eller Save changes), og nederst Switch off this add-on, som beholder innstillingene til senere. Tilleggsmoduler for hele bedriften, som Microsoft Teams og Microsoft Entra ID, ligger i stedet på Company profile. Mailroom, Lend & Lease, Hospitality og Meeting rooms har egne veiledninger. Tilleggsmoduler hos Northgate Copenhagen: fem i bruk, og flere klare til å settes opp. Personer Verter Verter er personene de besøkende kommer for å treffe. Hver vert har en primærlokasjon: der kalendermøtene deres registreres, og der de står oppført så besøkende kan velge dem. Administratorer og resepsjonister kan legge til, endre og fjerne verter. Hosts-siden. Synkroniserte verter kommer fra Microsoft Entra ID. Filtrer på lokasjon eller på status: ikke bekreftet, synkronisert, ikke synkronisert eller skjult fra vertslisten. Åpne menyen til en vert for Edit host, Resend welcome email (for en som ikke har bekreftet kontoen sin ennå) og Remove as host. Fjerner du noen, mister de også rollene som administrator og resepsjonist, men BmyGuest-profilen deres beholdes. Legge til en vert Trykk på New host og fyll ut e-postadresse, navn og jobbmobil, og under Work stillingstittel, kontor og primærlokasjon. Den nye verten får en lenke på e-post for å sette opp kontoen sin, med mindre du krysser av for Don’t send welcome email; du kan sende den senere fra vertslisten. Hide from host list holder en person utenfor listene som besøkende og resepsjonen velger en vert fra. En ny vert hos Northgate Aarhus. Importere en liste For mange verter på én gang bruker du et regneark. Importen ligger i trinnet Hosts i oppsettsguiden (Import a file): Trykk på Download the template og åpne den i Excel. Den har kolonnene BmyGuest leser, og en eksempelrad. Fyll ut én vert per rad. E-postadressen identifiserer en vert: en rad med en adresse dere allerede har, oppdaterer den verten. Lagre den som CSV, velg filen og trykk på Check the file. BmyGuest viser hva hver rad vil gjøre: New, Update eller Error, og hvorfor. Rett eventuelle feil, og trykk deretter på Import. Send new hosts a welcome e-mail avgjør om de får e-post. En kontrollert fil: to nye verter, én som skal oppdateres, og en rad med en feil. KolonneHva som skal stå i denemailVertens e-postadresse på jobben. Påkrevd.firstname, lastnameNavnet. Påkrevd.jobtitle, physicalofficeValgfritt.phone, phonecountrycodeMobilnummeret og landskoden, for eksempel +45. Et nummer må ha landskode.primaryLocationNavnet på lokasjonen, nøyaktig som i BmyGuest. Står feltet tomt, får verten lokasjonen du setter opp. Knappen Import host list på Hosts-siden åpner en eldre versjon av den samme importen, som leser den samme filen. Endre en vert Åpne en vert for å endre opplysningene, primærlokasjonen og kontaktopplysningene, eller for å skjule verten fra vertslisten. Send notifications to nederst angir personer som får varslene om vertens besøkende i stedet, hver med sin egen tidsplan, for eksempel en assistent mens verten er på reise. Tom Fletcher kommer fra Microsoft Entra ID, så navnet hans er låst her. For en vert som er synkronisert fra Microsoft Entra ID, kommer feltene merket med * fra katalogen og er låst, og neste synkronisering kan også overskrive de andre opplysningene. Endre dem i Entra ID i stedet. En slik vert kan heller ikke fjernes her: fjern vedkommende i katalogen. Administratorer og resepsjonister Administratorer Company profile, Administrators: velg bedriftens administratorer blant vertene og trykk på Save changes. En person kan bare være administrator i én bedrift. Administratoren som har bedriftens kontakt-e-post som e-postadresse (under General), kan ikke fjernes; bytt kontaktperson først. En bedrift har alltid minst én administrator. Administratoren i Northgate Group. Resepsjonister Resepsjonister velges per lokasjon, blant vertene: på innstillingssiden for lokasjonen under General, eller i trinnet Reception i oppsettsguiden. De ser resepsjonssiden for sine lokasjoner, sjekker besøkende inn og ut, og kan administrere verter. Med Receptionists can edit location slått på kan de også endre innstillingene for den lokasjonen. Assistenter En vert kan la noen andre få varslene sine (Send notifications to), og med Allow this person to act on your behalf? også jobbe i BmyGuest som verten: den personen har da Act on behalf of øverst på siden. Bedrift og IT Bedriftsprofilen Company settings, Company profile inneholder innstillingene for bedriften som helhet, fordelt på fem deler. General: bedriftens navn, adresse og MVA-nummer, kontaktperson og e-post, og logoen. Administrators: se ovenfor. Hosts: om nye verter starter med e-post og telefonnummer skjult for gjester (hver vert kan endre det på profilen sin), og Disable host emails for imported meetings, så verter ikke får e-post om møter som kommer inn fra en kalender. API keys: nøkler til BmyGuests offentlige API, for deres egne systemer. En nøkkel vises én gang, når den opprettes, og gir tilgang til hele bedriften, så ta like godt vare på den som på et passord. Slett en nøkkel som ikke brukes lenger. Add-ons: tilleggsmodulene for hele bedriften, i de samme tre gruppene som for en lokasjon, blant dem Microsoft Entra ID og Microsoft Teams. Delen General i bedriftsprofilen. Tilleggsmodulene for bedriften: Microsoft Entra ID er i bruk, Microsoft Teams er klar til å settes opp. Microsoft 365 og IT-avdelingen Dette kapitlet er for den som har ansvar for Microsoft 365 i bedriften din. Det handler om å holde vertslisten i takt med Microsoft Entra ID, møter fra Outlook, varsler i Microsoft Teams og single sign-on. Verter fra Microsoft Entra ID BmyGuest kan lese vertene fra Microsoft Entra ID (tidligere Azure AD) hver natt, så personer som begynner eller slutter i bedriften, kommer inn i eller forsvinner fra BmyGuest av seg selv. BmyGuest leser katalogen deres gjennom en appregistrering som dere oppretter i deres egen tenant. I Microsoft Entra admin center Under App registrations oppretter du en ny registrering, for eksempel med navnet «BmyGuest vertssynkronisering». Under User.Read.All API permissions legger du til Microsoft Graph-applikasjonstillatelsenog gir administratorsamtykke. Skal bare medlemmene av én gruppe synkroniseres, legger du også til GroupMember.Read.All (eller Group.Read.Allhvis du oppgir navnet på gruppen i stedet for ID-en). Under Certificates & secrets oppretter du en klienthemmelighet og kopierer verdien (ikke ID-en). Den vises bare én gang. Noter når den utløper. Fra oversiktssiden for registreringen kopierer du Application (client) ID og Directory (tenant) ID. I BmyGuest Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Entra ID (Azure AD). Bare en bedriftsadministrator kan åpne den. Fyll ut de to ID-ene og hemmeligheten, og velg: Who is imported: alle i katalogen, eller bare medlemmene av én gruppe (objekt-ID-en eller navnet på gruppen). Default mobile country code: settes foran mobilnumre som er lagret uten landskode i Entra ID, for eksempel +45. Set host location as: primærlokasjonen hver importerte vert får. Med flere lokasjoner gir A group per location medlemmene av en lokasjons gruppe den lokasjonen i stedet. Hosts may pick their own location lar en vert endre den på profilen sin. Trykk på Save and connect. Vertene importeres natten etter, eller med én gang med Sync now, som kjører i bakgrunnen. Siden viser når siste synkronisering kjørte, og hvordan det gikk. Appregistreringen, og hvem som importeres. Importerte verter, én gruppe per lokasjon, og siste synkronisering. Dette gjør synkroniseringen: Den oppretter eller oppdaterer en vert for hver bruker med e-postadresse: navn, e-post, mobilnummer, stillingstittel og kontor, og primærlokasjonen. Disse vertene merkes Synchronised, og navnene deres er låst i BmyGuest. Der BmyGuest kan bekrefte at en adresse hører til tenanten deres, kan verten også logge inn med Microsoft-kontoen sin og få meldinger i Microsoft Teams. Verter dere har lagt til manuelt eller fra en fil, blir ikke rørt. Synkroniseringen fjerner også verter Hver synkronisering får de synkroniserte vertene til å stemme med katalogen deres: en som ikke lenger er i den, eller ikke lenger er i den valgte gruppen, slutter å være vert og mister dermed en eventuell administrator- eller resepsjonistrolle i BmyGuest. Sjekk gruppen før du endrer den: en tom gruppe fjerner alle synkroniserte verter. Når klienthemmeligheten utløper En klienthemmelighet har en utløpsdato. Når den er utløpt, stopper synkroniseringen, og siden viser siste kjøring i rødt. Opprett en ny hemmelighet i Entra admin center før den gamle utløper, og lim inn verdien i Client secret. La feltet stå tomt for å beholde den som er lagret. Møter fra Outlook En vert kan registrere gjestene i et møte som vedkommende booker i Outlook, ved å legge til [email protected] i invitasjonen. Ingenting må settes opp i tenanten deres for dette: Invitasjonen må sendes fra vertens kontakt-e-postadresse i BmyGuest. De eksterne deltakerne registreres på vertens primærlokasjon. Kolleger som er verter i BmyGuest, utelates, og det samme gjør alle fra et domene som lokasjonen ignorerer (Reception, Ignore visitors with following domains). Et møte som avlyses i Outlook, blir også avlyst i BmyGuest. Med tilleggsmodulen Meeting rooms kommer møter med eksterne gjester som er booket i møterommene deres, inn av seg selv, gjennom en egen appregistrering. Den har sin egen veiledning. BmyGuest kan også levere en beskrivelse av dataene som leses fra Microsoft 365, og hvordan de beskyttes, til sikkerhetsgjennomgangen deres. Microsoft Teams Verter kan få beskjed i Microsoft Teams når den besøkende kommer, når en forsendelse venter, og mer. Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Teams Bot: Trykk på Download Teams app package. I Microsoft Teams admin center, under Teams apps, Manage apps, trykker du på Upload new app og velger pakken. Med en policy for appoppsett kan appen festes eller forhåndsinstalleres for vertene. Slå på Activate. Under Messages velger du hvilke av de ni meldingene verter får, og endrer ordlyden per språk. På innstillingssiden for hver lokasjon, under Host notifications, krysser du av for Microsoft Teams. Microsoft Teams-siden: installere appen og slå den på. Hvem som får Teams-meldinger Teams-meldinger når fram til verter som er synkronisert fra Microsoft Entra ID, når de har åpnet BmyGuest-appen i Teams og sendt den en melding. Andre verter får fortsatt e-post og SMS. Hver vert velger hvilke meldinger vedkommende vil ha, under My chat notifications. Single sign-on Alle kan logge inn i BmyGuest med en lenke eller kode som sendes til e-postadressen deres, eller med Microsoft- eller Google-knappen på innloggingssiden. Innlogging med Microsoft fungerer for verter som er synkronisert fra Microsoft Entra ID; innlogging med Google fungerer for alle som har en e-postadresse som er en Google-konto. BmyGuest kan også kreve at verter, administratorer og resepsjonister i bedriften bare logger inn med single sign-on. Be BmyGuest-support om å slå det på. Da kan verter ikke lenger legges til manuelt eller fra en fil: de kommer fra katalogen deres. Koble til og synkroniser først Sett opp Microsoft Entra ID og la det kjøre før dere ber om single sign-on. Når single sign-on er slått på, erstatter synkroniseringen en BmyGuest-konto som ennå ikke er koblet til katalogen deres, med en ny, og rollene til den gamle kontoen forsvinner med den, også en administrators. Etikettskriver Besøksetikettene skrives ut på en Zebra-etikettskriver i resepsjonen. BmyGuest-support setter opp skriveren og kobler den til lokasjonene deres; dette stiller du inn selv: Enable visitor badge printer og Default printer i delen Reception for lokasjonen. Da skrives det ut en etikett når en besøkende sjekker inn. Badge print logo i delen General: en enkel svart-hvitt-logo gir best utskrift. Label print text på et møte erstatter vertens navn på etikettene for møtet, og Don’t print labels when guests check in hopper over dem for det møtet. En besøkstype kan også hoppe over etiketter. Resepsjonen kan skrive ut etiketter, eller skrive dem ut på nytt, fra resepsjonssiden, som også viser om skriveren er tilkoblet. Når skriveren ikke skriver ut Sjekk at skriveren er slått på, at lampen lyser grønt, og at den har etiketter. Sjekk nettverkskabelen eller Wi-Fi, og at ingenting annet er endret i resepsjonen, for eksempel en ny ruter. Slå skriveren av og på igjen, og skriv ut en etikett fra resepsjonssiden. Ikke tilbakestill skriveren selv En tilbakestilling til fabrikkinnstillinger fjerner også innstillingene som kobler skriveren til BmyGuest. Hjelper ikke kontrollene ovenfor, kontakter du BmyGuest-support. Innføring og data Informere de ansatte Før dere starter, bør du fortelle kollegene dine hva som endres for dem. Her er en e-post du kan tilpasse: bytt ut teksten i hakeparentes. E-post til alle ansatte Emne: Nå tar vi imot besøkende med BmyGuest Hei alle sammen, Fra [dato] registrerer vi besøkende med BmyGuest. For deg som vert betyr det: Når du venter en gjest, oppretter du et møte i BmyGuest (New meeting), eller legger til [email protected] i Outlook-invitasjonen din. Da vet resepsjonen hvem som kommer. Når gjesten din kommer, sjekker vedkommende inn ved inngangen eller i resepsjonen, og du får beskjed med én gang på [e-post / SMS / Microsoft Teams]. Du finner gjestene og møtene dine på app.bmyguest.eu, på telefonen eller datamaskinen. Logg inn med e-postadressen du har på jobben: BmyGuest sender deg en lenke på e-post, og det er ikke noe passord. [Eller: bruk Log in with your Microsoft account.] Veiledningen for verter finner du på www.bmyguest.eu/support. Spørsmål? Kontakt [navn, e-post]. Data om besøkende Hver innsjekking lagres i besøkshistorikken, som resepsjonen og administratorer åpner fra resepsjonssiden. Export der laster ned besøkene i en periode som en CSV-fil for Excel. Hvor lenge opplysninger om besøkende lagres før de anonymiseres, avtales med BmyGuest. Anonymiserte besøk blir stående i historikken, men uten opplysningene om personen. Be BmyGuest-support om å endre perioden. Vilkårene besøkende har godtatt, lagres med dato; se Accept history. Hjelp Feilsøking Jeg har gjort noen til resepsjonist, men vedkommende ser ikke resepsjonssiden. Den nye menyen vises etter at vedkommende har logget inn på nytt. Jeg kan ikke velge noen som administrator eller resepsjonist. Alle roller gis til en vert i bedriften din. Legg personen til som vert først. En person kan bare være administrator i én bedrift. En ny vert har ikke fått velkomst-e-posten. Bruk Resend welcome email i menyen til verten, og be vedkommende se i søppelpostmappen. Verten kan også ganske enkelt logge inn med e-postadressen sin. Verter får ikke beskjed når de besøkende kommer. Sjekk Host notifications på innstillingssiden for lokasjonen: minst én kanal må være krysset av. SMS krever vertens mobilnummer, og Teams krever en vert som er synkronisert fra Microsoft Entra ID og har åpnet appen. Sjekk også vertens egen Send notifications to. Synkroniseringen med Microsoft Entra ID mislyktes. Siden viser feilen. Som regel har klienthemmeligheten utløpt, eller en tillatelse mangler eller har ikke administratorsamtykke. Rett opp registreringen i Entra admin center, lagre den nye hemmeligheten og trykk på Sync now. En vert forsvant etter synkroniseringen. Verten er ikke lenger i katalogen, eller ikke lenger i den valgte gruppen. Legg vedkommende til der, så kommer verten tilbake ved neste synkronisering. Et møte fra Outlook kom ikke inn i BmyGuest. Sjekk at [email protected] var med i invitasjonen, at den ble sendt fra vertens kontakt-e-postadresse i BmyGuest, og at gjestene ikke er fra et domene som lokasjonen ignorerer. Gjestene registreres på vertens primærlokasjon. En tilleggsmodul viser Contact sales. Den er ikke med i abonnementet. Contact sales sender BmyGuest en e-post om den. Besøkende blir bedt om å godta vilkårene våre på nytt. Vilkåret ble endret, og det gir en ny versjon for alle. Eller så har perioden i How often must visitors accept it? løpt ut. Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group.