Här börjar du

Översikt

På en minut

I receptionen ser du vem som väntas i dag, vem som är i byggnaden och vem som har gått. Du checkar in och ut gäster, registrerar dem som bara dyker upp och ser till att värdarna vet att deras besökare har kommit.

De flesta gäster checkar in själva med QR-koden vid entrén eller på en surfplatta, och deras värd får besked direkt. Receptionsvyn visar allt medan det händer: du kliver in när en gäst behöver hjälp, inte är förregistrerad eller har något som behöver ordnas, till exempel besöksvillkor, en dörrnyckel eller en lånad sak.

I menyn	Vad den är till för
Visitors	Receptionsvyn: dagens gäster, grupperade efter möte.
Meetings	Platsens möten, i dag och kommande.
Meeting rooms	Mötesrummen: vilka som är lediga och används, gästerna på väg, och att boka ett rum åt en värd. Har märket Add-on när ert företag inte använder det än, och visar då vad det gör och hur ni får det. Guiden Mötesrum berättar mer.
Hosts	Personerna som gästerna kommer för att träffa: lägg till eller ändra dem.
Parking	Där er plats registrerar bilar: alla bilar som har registrerats en viss dag, och New parking för någon som inte är besökare.
Digital door keys	Där er plats öppnar dörrar med BmyGuest: alla nycklar som har utfärdats, och nya.
Live monitor	En skärm som visar vem som väntas och vem som är inne, för en väggskärm eller en extra bildskärm.
Lend & Lease, Mailroom	Saker som lånas ut till gäster och kollegor, och försändelser. Med märket Add-on när ingen av era platser använder dem än: då visar de vad de gör och hur ni får dem. Båda har en egen guide: Lend & Lease och Mailroom.
Hospitality	Catering till möten, när du inte har någon roll i beställningarna: platsens Hospitality-inställningar för en administratör och en kort sida om vem som ser beställningarna för en receptionist. Den som är utsedd för kantin, ekonomi eller katalog har i stället arbetsytan Catering orders. Har märket Add-on när ingen av era platser använder det än. Guiden Hospitality berättar mer.
Evacuation	Står i rött längst ned i menyn, där er plats använder det. Se Evakuering.

Nora Vangs meny hos Northgate Copenhagen.

Den här guiden följer Nora Vang, receptionist på Köpenhamnskontoret hos det påhittade företaget Northgate Group, under en hektisk eftermiddag.

Receptionsvyn

Så ser receptionsvyn ut

Öppna Visitors. Högst upp finns platsens logotyp, markeringen Live och klockan (båda bara för i dag), platsen (om du arbetar på flera), dagen och två reglage som ändrar hur vyn ser ut.

Rutorna

Live: alla som är aktuella just nu: på väg, inne, senare i dag och sena. Det är här vyn öppnas.
Expected: förregistrerade gäster som inte har kommit än.
Checked in: gäster som är i byggnaden.
All: hela dagen, även gäster som har gått.

New guest registrerar och checkar in någon som just har dykt upp, eller registrerar en gäst som väntas senare (se En gäst som väntas senare). En kommande dag registrerar den gäster för den dagen. New meeting registrerar gäster som kommer senare. New loan lånar ut något, där er plats använder Lend & Lease. En senare dag lånar den ut till den dagens gäster, så att du kan lägga undan något innan de kommer. Return item tar emot det som lämnas tillbaka, utifrån nummer eller namn, och kan checka ut gästen samtidigt.
Search hittar en gäst via namn, företag, e-postadress, telefonnummer, registreringsnummer eller värd, och ett möte via titel eller rum. Den hittar också gäster som den ruta du har valt döljer.
Expand all öppnar uppgifterna för alla gäster.
Ikonerna till höger: tidslinjen över ankomster (visa eller dölj), skicka en incheckningslänk via sms, besökshistoriken, de digitala dörrnycklarna och skrivaren för gästkort (se Gästkort).

Tidslinjen visar dagen som staplar: grått för gäster som har gått, grönt för gäster som är inne, rött för sena, gult för dem som snart ska komma och blått för väntade. Klicka på en stapel för att hoppa till dess gäster.

Avsnitten

Avsnitt	Vem som finns där
Arriving now	Gäster som väntas inom den närmaste timmen, eller som är upp till 45 minuter sena.
Checked in	Gäster som är i byggnaden nu. Oldest first eller Newest first, som du vill.
Later today	Gäster som väntas efter den närmaste timmen.
No-shows	Mer än 45 minuter sena och inte incheckade. Hopfällt: tryck på Show.
Checked out	Besök som har avslutats i dag (under All).
Cancelled	Registreringar som har annullerats i dag, om det finns några.

Gästerna flyttas mellan avsnitten av sig själva allteftersom tiden går och när de checkar in och ut. Du behöver inte ladda om sidan: när en gäst checkar in vid entrén visar vyn det inom några sekunder, med ett kort meddelande. Om anslutningen bryts syns det på Live-markeringen, och vyn kommer ikapp när anslutningen är tillbaka. En vy som står öppen över natten går själv vidare till den nya dagen.

Tryck på datumet för att titta på en annan dag. En annan dag kan du bara titta på: där går det inte att checka in eller ut gäster, men gästkort kan fortfarande skrivas ut.

Hjälp i receptionsvyn

Knappen ? uppe till höger i receptionsvyn, bredvid reglaget Details, öppnar en meny med tre saker:

Show me around the desk: en kort rundtur, steg för steg. Tills du har gått igenom den eller tackat nej erbjuder vyn den också av sig själv, högst en gång om dagen och tre gånger totalt.
Try the guest cards with demo guests: listan visar påhittade gäster, så att du kan prova vad en gästrad gör. Inget du gör sparas, och dina riktiga gäster kommer tillbaka när du trycker på End demo. Bara i dagens vy.
Where is ...?: skriv det du letar efter, även med det namn det hade i den gamla vyn, så visar BmyGuest var det finns.

Möten och gäster

Gäster på samma möte visas tillsammans, under mötet: mötets tid, titel och rum, och värden. Gäster utan möte, till exempel spontana gäster, har en egen rad.

Ett möte som har börjat med två av fyra gäster: de sena först och, när du klickar på rubrikraden, de två som redan är inne.

Färger: gult när ett möte börjar inom 15 minuter, rött när det har börjat och gäster fortfarande saknas. 2 missing under tiden visar hur många.
2 of 4 räknar de gäster som har kommit. Klicka på mötets rubrikrad för att se alla på mötet, även gästerna som står i ett annat avsnitt.
Knapparna till höger: ändra mötet (pennan), mötets uppgifter (knappen i, med värd, catering, rum och anteckningar, och Edit meeting längst ned), skicka en incheckningslänk via sms, skriv ut gästkort, och Check all in eller Check all out. Pilen bredvid Check all in checkar in en gäst i taget.
Add a guest to the meeting, den gröna personen med ett plus i slutet av räknaren, lägger till någon på mötet.
Rubrikraden kan ha två egna markeringar, bara när det finns något: en anteckning (peka på den för att läsa mötets anteckning; ett klick öppnar mötets uppgifter) och catering (förtäring har beställts till mötet eller någon av gästerna; ett klick öppnar beställningen, eller mötets uppgifter där varje gäst väljer själv).

Varje gästrad visar var gästen befinner sig: ”In 10 min”, ”Late 21 min”, ”No-show”, ”Inside 20 min” eller ”Visit 1 h 15 min”, med tiderna för incheckning och utcheckning till höger. Klicka på en gäst för att öppna gästens uppgifter: foto, e-postadress, telefonnummer, vCard, Edit och en rad med rutor för allt som gästen har eller kan få.

Eva Lindqvist öppnad: hennes kontaktuppgifter och rutorna för dörrnyckel, lån, villkor, catering, gästkort och anteckning.

Enkelt läge och Details

Reglaget uppe till höger i receptionsvyn avgör hur mycket en gästrad visar. Avslaget (enkelt läge) visar en rad bara det som kräver din insats, i ord: ”Terms missing”, ”1 overdue”, ”Note”. Påslaget (Details) visas varje markering som en ikon, mötets titel och rum står på rubrikraden och varje rad har en knapp Edit. Markeringarna står i samma ordning som rutorna i gästens uppgifter och har samma färger: grön när det är klart, gul när något behöver göras, grå när det inte finns något och röd när något har gått fel. Vyn kommer ihåg ditt val.

Samma gäster, i enkelt läge (till vänster) och med Details påslaget (till höger).

Markering	Vad den betyder, och vad ett klick gör
Door key	Om en digital dörrnyckel är utfärdad eller inte. Öppnar dörrnyckelpanelen.
Loan	Saker som gästen har lånat, rött när något är försenat. Lånar ut något nytt.
Terms	Grön när gästen har godkänt platsens besöksvillkor, gul så länge gästen inte har gjort det. Öppnar villkorspanelen.
Needs confirmation	Ett svar som gästen gav vid incheckningen behöver kontrolleras, till exempel en legitimation. Öppna gästen.
Catering	Förtäring som har beställts till mötet.
Parking	Grön när gästens bil är registrerad, röd när registreringen misslyckades, gul när det finns ett registreringsnummer men bilen ännu inte är registrerad i parkeringssystemet, och annars grå. Öppnar panelen för registreringsnummer.
Badge	Grön när gästkortet har skrivits ut, gul så länge gästen väntas och kortet inte har skrivits ut. Ett klick skriver ut det (igen).
Note	En anteckning för receptionen och värden; gästen ser den aldrig. Öppnar anteckningen.

Rätta en gästs uppgifter

Edit öppnar gästens uppgifter i en panel. Knappen finns på gästens rad när Details är påslaget, i gästens uppgifter och i menyn … i Table. Rätta e-postadressen, namnet, telefonnumret, företaget eller titeln, välj en annan värd, eller skriv anteckningen till receptionen och värden, och tryck på Save changes. Receptionsvyn visar de nya uppgifterna direkt.

Nästa gång: för en gäst som inte själv har bekräftat sina uppgifter hos er sparas telefonnumret och företaget du anger även till gästens nästa besök. BmyGuest fyller i dem när du skriver gästens e-postadress under New guest, och när du väljer gästen bland förslagen medan du registrerar ett möte eller lägger till en gäst på ett. Ett fält som du lämnar tomt tar inte bort det som BmyGuest redan har.
En gäst som själv har bekräftat sina uppgifter hos er, till exempel genom att checka in själv vid entrén eller på sin egen telefon, behåller sina egna: det du sparar gäller bara det här besöket. Gästen ändrar själv sitt telefonnummer och företag under Settings, i My visitor profile.
Email address: du kan rätta den så länge adressen inte är gästens egen inloggning. När gästen har bekräftat adressen, eller har ett eget BmyGuest-konto, visas den gråtonad med ett hänglås och kan inte ändras här.
Där er plats registrerar besökarnas bilar ändrar du registreringsnumret i rutan Parking, inte här.
Note: samma anteckning som i rutan Note i gästens uppgifter. Om någon annan ändrade den medan du hade panelen öppen sparas ingenting, och panelen visar den andras anteckning ovanför din; tryck på Save changes igen för att ersätta den med din.

Så gör du

Checka in och ut gäster

Incheckning

Tryck på den gröna knappen Check in på gästens rad. Har gästen godkänt besöksvillkoren, eller har platsen inga, checkas gästen in med det enda klicket. Saknas villkoren visar BmyGuest först vem som kommer att checkas in, och du bekräftar med Approve and check in. Värden får besked via de kanaler som er plats använder, och gästkortet skrivs ut där er plats har en skrivare för gästkort.

En gäst vars besöksvillkor saknas, och ett helt möte.

Check all in på ett möte checkar in alla gäster på mötet som inte har kommit, direkt när alla har godkänt besöksvillkoren.
När villkoren saknas står det Approve and check in på knappen: du bekräftar att gästen har läst och godkänt dem. Vill du registrera godkännandet på gästen använder du Mark as accepted i villkorspanelen; se Besöksvillkor.
För en gäst utan namn, eller på en plats som ställer extra frågor vid incheckningen, öppnas formuläret New guest i stället, så att du kan fylla i det som saknas.

Utcheckning

Tryck på Check out på gästens rad, eller på Check all out på mötet (knappen visar hur många, till exempel Check all 2 out). Gäster utan lån checkas ut direkt. Om gästen har lånat något listar BmyGuest det först: bocka i det som gästen har lämnat tillbaka. Gästen checkas ut i vilket fall som helst; saker som du inte bockar i förblir utlånade.

Kasper checkar ut och har fortfarande ett nyckelkort för besökare lånat.

Ingen automatisk utcheckning

Gäster checkas inte ut av sig själva i slutet av dagen. Checka ut dem som fortfarande är inne när de går, så att receptionsvyn, och en evakueringslista, visar vem som verkligen är i byggnaden.

En gäst som bara dyker upp

Tryck på New guest, fyll i gästens uppgifter, välj värd och tryck på Check-in. Gästen registreras och checkas in direkt, och värden får besked.

En spontan gäst: namn, telefonnummer, företag och värd. Det går också att ge en dörrnyckel.

E-mail address är valfritt men värt att fråga efter: då känner BmyGuest igen gästen nästa gång, fyller i det som systemet redan vet och hittar gästens förregistrering. Om det visar sig att gästen väntas inom de närmaste tre timmarna, eller senare i dag hos den värd du väljer, checkas det förregistrerade besöket in i stället för ett nytt.
Full name: för- och efternamn, om inte er plats bara frågar efter ett namn.
Door key: där er plats använder dem, en digital dörrnyckel för besöket.
Loan: där er plats använder Lend & Lease, det som gästen lånar, till exempel ett gästkort. Det är listan från New loan: skriv ett nummer eller ett namn. Expected return följer sakerna du väljer. En sak som är utlånad till någon annan är markerad med ”on loan”; du kan ändå välja den, och du får frågan innan den tas tillbaka.
Där er plats använder besökstyper väljer du typ först: typen kan bestämma värden och lägga till frågor.

En spontan gästs rad har Put on a meeting, den gröna knappen med en person och ett plus. Välj One of today’s för att flytta gästen till ett av dagens möten, eller A new meeting för att starta ett möte kring gästen med gästens egen värd. Tryck sedan på Put on the meeting eller Start the meeting. Gästen checkas varken in eller ut. Om mötet har en annan värd tar den värden över besöket, och panelen visar om värden får besked: direkt om gästen checkade in inom de senaste 10 minuterna, när gästen checkar in om det inte har skett än, och annars inte alls, så då får du meddela värden själv.

Med en mus kan du också dra en spontan gästs rad i greppet till vänster: till ett möte, till en annan spontan gäst för att ge de två ett eget möte, eller till New meeting, som visas längst ned på skärmen medan du drar, för att starta ett möte kring gästen. Släpper du raden på ett möte eller på en annan spontan gäst får du bekräfta först. Esc avbryter. Det fungerar i läget Meetings, inte i Table; på en pekskärm använder du knappen.

En gäst som väntas senare

En gäst som du vet kommer, men som inte är här än, registrerar du i samma panel. Tryck på New guest och välj Expected later högst upp. Fyll i dagen, Start Time och End time under Time (sluttiden följer starttiden en timme senare tills du ändrar den), sedan gästens uppgifter och värden som för en spontan gäst, och tryck på Pre-register.

Gästen förregistreras men checkas inte in. När gästen kommer checkar hen in som vilken förregistrerad gäst som helst: med QR-koden vid entrén, på en surfplatta eller med Check in på gästens rad.
BmyGuest lägger gästen på ett eget möte, med gästens namn som titel. Du ser det som ett möte i receptionsvyn, och värden ser det bland sina möten. Du kan lägga till fler gäster senare, som på vilket möte som helst.
Gästen får samma e-postmeddelanden som en gäst som är inbjuden till ett möte: påminnelserna före besöket, där er plats skickar dem. Inget skickas i samma stund som du registrerar gästen.
Värden får besked som vid ett nytt möte: genom meddelandet om förregistrering, om er plats skickar det.
Door key: nyckeln fungerar från en timme före besöket till en timme efter att det slutar. Ett registreringsnummer sparas på gästen och fylls i när gästen checkar in själv; parkeringen registreras vid incheckningen, inte nu. Lån erbjuds inte här: låna ut när gästen checkar in.

En kommande dag öppnar New guest direkt på Expected later med den dagen ifylld. Där er plats checkar in gäster utan värd kan gäster inte registreras i förväg.

New guest på Expected later: dagen och tiden gästen väntas, gästens uppgifter och värd, och Pre-register.

Registrera ett möte

Att registrera gäster i förväg gör deras ankomst snabbare: de finns i receptionsvyn, deras värd är angiven och de kan checka in själva. Tryck på New meeting (för en enstaka gäst går Expected later i New guest snabbare):

Meeting details: ämne, plats, värd och rum. Byter du plats efter att du har valt värd står värden kvar om värden kan hålla mötet där; annars tömmer BmyGuest värdfältet och skriver varför under det. Där er plats använder dem även en digital dörrnyckel för alla gäster, catering och en Label print text som skrivs ut på gästkorten i stället för värdens namn. En Internal note är bara för receptionen.
Time: datum, start och slut. Ett möte som pågår flera dagar kan ha en incheckning för varje dag (Recurring check-ins?). I receptionsvyn är varje dag då ett eget möte, och Check all in checkar bara in den dagens gäster. Ett möte kan inte börja bakåt i tiden.
Attendees: under Guests varje gästs e-postadress, namn, telefonnummer och företag. BmyGuest föreslår gäster som systemet redan känner till medan du skriver. Har du en lång lista laddar du upp en fil, till exempel en CSV-fil: gästerna läggs till i listan direkt, där du kontrollerar och ändrar dem som alla andra, och Undo på raden under uppladdningsfältet tar bort dem igen. På en dator är panelen bred och varje gäst får plats på en rad; anteckningsknappen på raden öppnar gästens anteckning. Online meeting markerar alla som deltagare på distans: ingen väntas i receptionen.
Colleagues är värdar i BmyGuest som deltar i mötet utan att checka in i receptionen. Skriver du en kollegas adress på en gästrad frågar BmyGuest: Add as colleague, eller Register as guest när kollegan behöver ett gästkort eller en dörrnyckel, till exempel vid besök från en annan plats.

New meeting: uppgifterna och tiden, sedan deltagarna, med en känd gäst som förslag.

Tryck på Create meeting. Gästerna är förregistrerade, inte incheckade. Stänger du panelen innan du har sparat, med ett klick bredvid den, Esc, krysset eller Cancel, frågar BmyGuest först: Keep editing eller Discard changes. Du ändrar ett möte med pennan på dess rubrikrad (Edit meeting); Add a guest to the meeting lägger till ytterligare en gäst utan att röra de andra. På en dator visar ett möte som du har öppnat med pennan Meeting details, Time och Settings hopfällda till en rad var överst, med deltagarna nedanför; på en mobil kommer deltagarna först. Copy meeting längst ned i ett möte som du har öppnat med pennan startar ett nytt möte med samma ämne, värd, plats, gäster och kollegor, i dag vid samma tider: välj datum och tryck på Create meeting. På ett möte som pågår flera dagar (Recurring check-ins?) gäller det du ändrar med pennan alla dagar. Vill du bara ändra en dag väljer du den under Meeting series högst upp och trycker på Edit this day only: dagen blir ett eget möte med den dagens gäster, och allt i det kan sedan ändras för just den dagen. Öppnar du mötet från disken är dagen på skärmen vald. Senare ändringar av serien når inte dagen, och tar du bort serien tas dagen också bort om den inte har börjat. Ett möte som har importerats från ett mötesrums kalender kan få fler gäster, men datum, tid och ämne följer kalendern och kan bara ändras där. Du kan ge mötet en annan värd: BmyGuest frågar först Are you sure?, och en senare synkronisering behåller den värd du har valt. Den nya värden får inget besked, och gäster som redan har checkat in behåller sin värd.

Gäster som anmäler sig själva

Ett möte kan också ha en Join link, som värden eller receptionen slår på under Online meeting, i New meeting eller i mötet, öppnat med pennan, och delar med gästerna (se Dela en anmälningslänk i värdguiden). En gäst som anmäler sig via länken finns på disken som vilken förhandsregistrerad gäst som helst, med en länksymbol vid namnet. Uppgifterna är gästens egna och inte kontrollerade, och gästen får ingen dörrnyckel före ankomsten: ge en vid disken när gästen checkar in, om den behövs.

Besöksvillkor

Där er plats ber gästerna att godkänna besöksvillkor har en gäst som inte har godkänt dem markeringen Terms missing. Klicka på den:

Mark as accepted: när gästen har godkänt villkoren på annat sätt, till exempel på papper i receptionen.
Send link: gästen får ett e-postmeddelande med en länk för att läsa och godkänna villkoren på mobilen. Länken fungerar för en gäst som är incheckad i dag.

Gäster som checkar in själva vid entrén eller på en surfplatta godkänner villkoren som en del av incheckningen, och markeringen ändras till Approved.

En incheckningslänk via sms

En gäst som inte kan skanna QR-koden, eller som väntar utanför, kan få incheckningslänken via sms: tryck på pratbubblan i verktygsfältet (eller på ett möte eller en gäst), kontrollera telefonnumret och tryck på Send. Med ett självbetjäningsabonnemang skickar BmyGuest inga incheckningslänkar via sms, så pratbubblan finns inte där.

Incheckningslänken skickas till en gästs mobil.

Gästkort

Där er plats har en skrivare för gästkort skrivs ett gästkort ut när en gäst checkar in, om inte mötet eller besökstypen säger något annat. Du kan också skriva ut dem själv:

Skrivarikonen i verktygsfältet: Print missing pre-registrations för dagens väntade gäster som saknar gästkort, eller Print all pre-registrations. Pricken på ikonen visar om skrivaren är ansluten.
Skrivarknappen på ett möte skriver ut gästkorten för det mötet; markeringen eller rutan för gästkort på en gäst skriver ut gästens eget, igen om det behövs.
Ett mötes uppgifter (knappen i på rubrikraden) och Edit meeting börjar med Name tags: hur många av mötets gästkort för dagen som inte har skrivits ut än, med Print missing for this meeting och Print all for this meeting. I Table kommer du dit genom att klicka på mötets namn eller på Edit meeting i gästens öppnade rad.
10 to print bredvid ett avsnitts namn räknar gästerna där som saknar gästkort.

Om skrivaren inte är ansluten kontrollerar du att den är påslagen och har etiketter, och frågar din administratör. Administratörsguiden har en checklista.

Mer i receptionen

Andra vyer av dagen

Tabell

Knappen Table högst upp visar dagens gäster i en tabell, som den gamla receptionslistan gjorde. Rutorna är också den gamla listans: Live (gäster som är inne, och gäster som väntas från en halvtimme sedan till om en halvtimme), All, där tabellen öppnas, Pre-registered, Checked in och Checked out. Klicka på en kolumnrubrik för att sortera, och välj hur många gäster en sida visar. Varje rad har gästens knapp Check in eller Check out och en meny … med resten. Vill du checka in eller ut flera gäster på en gång bockar du i rutan först på deras rader (rutan i rubriken bockar i alla gäster som visas). En rad med knappar under tabellen erbjuder då Check in och Check out för de ibockade gästerna, och BmyGuest listar dem så att du bekräftar en gång; Clear tar bort alla bockar. En gäst som först måste gå igenom formuläret New guest har ingen ruta. Klicka på en gäst, eller på pilen i slutet av raden, för att öppna gästens uppgifter, och på ett mötes namn, eller Edit meeting i den öppnade raden, för att ändra mötet. På en smalare skärm försvinner ingenting: tiderna för incheckning och utcheckning flyttar in under den väntade tiden, mötet in under värden, och det som fortfarande inte får plats står överst i den öppnade raden. Meetings byter tillbaka.

Hela dagen

Tryck på All för att även se gästerna som har gått, under Checked out, och på Show för att fälla ut No-shows.

No-shows utfällt, och besöken som har avslutats i dag.

I dag i korthet

Den runda knappen nere till höger öppnar en sammanfattning av platsens dag: hur många gäster som väntas, har kommit och är på plats, försändelser som väntar och försenade lån, ankomster timme för timme, vad som behöver uppmärksamhet och de senaste in- och utcheckningarna. Siffran på knappen räknar det som behöver uppmärksamhet.

Sök i allt

Sökrutan högst upp på varje sida hittar gäster, värdar, möten, besök, försändelser och lån på alla dina platser. Ctrl+K tar dig dit. Tryck på Enter, eller Show all, för att se alla resultat.

Så annullerar du en registrering

En gäst som inte kommer kan annulleras i stället för att raderas, så att registreringen finns kvar: öppna menyn … på gästens rad och välj Cancel registration. Gästen kan inte längre checka in med den, gästens dörrnyckel för besöket dras in och ingen får besked. En annullerad gäst står kvar på sitt möte, överstruken, när du öppnar mötet. Ett annullerat besök utan möte, eller ett möte där alla gäster är annullerade, hamnar i avsnittet Cancelled längst ned, hopfällt. Undo cancellation tar tillbaka registreringen, men inte dörrnyckeln. Administratörer kan alltid annullera; receptionister kan det där platsen låter dem ändra platsens inställningar.

Evakuering

Där er plats använder det står Evacuation i rött längst ned i menyn. Det skickar ett meddelande till alla gäster och värdar på platsen om att lämna byggnaden, och ger dig listan över gäster som inte har checkat ut.

Tryck på Evacuation och sedan på Yes, evacuate. Meddelandena skickas direkt, via e-post och sms så som er plats har ställt in det.
Evakueringslistan visar alla gäster som har checkat in i dag och inte har checkat ut, med värd och telefonnummer. Skriv ut den med Print, som ger ett ark med en ruta för att bocka av varje gäst, eller ha den öppen på en mobil eller surfplatta och hitta en gäst med sökfältet.
Allteftersom gästerna är avprickade trycker du på Mark as safe: då checkas de ut. Listan uppdateras av sig själv.
När alla är ute trycker du på All clear. En evakuering avslutas av sig själv efter två timmar.

Bara i en nödsituation

Yes, evacuate meddelar alla på platsen direkt och kan inte ångras. Listan är aldrig bättre än utcheckningarna, vilket är ännu ett skäl att checka ut gäster när de går.

Andra sidor som receptionen använder

Live monitor

En skärm som håller sig själv uppdaterad: vem som är inne och vem som väntas, till att börja med från en halvtimme sedan till om en halvtimme. Expected within anger hur långt framåt den tittar, upp till Rest of the day, och Keep late guests for hur länge en sen gäst står kvar, upp till All day. Raderna har knapparna Check in och Check out. Copy link ger dig en adress att öppna på en väggskärm, med samma filter och tider, och Full screen döljer allt annat. Filtrera på plats eller besökstyp.

Besökshistorik

Klockikonen i receptionsvyns verktygsfält öppnar besökshistoriken: alla besök på platsen under en period du väljer, med sökning och ett diagram som visar när det kommer flest besökare. Export laddar ned perioden som en CSV-fil för Excel. Besök som är äldre än den tid ert företag sparar uppgifter visas som Anonymized.

Digitala dörrnycklar

Där er plats öppnar dörrar med BmyGuest listar Digital door keys alla utfärdade nycklar och dem som börjar gälla senare. New digital door key ger en nyckel till någon som inte är besökare, till exempel en hantverkare eller en kollega, för en period och en behörighetsnivå som du väljer. Gäster får sina nycklar av sin värd, via mötet eller av dig på sin rad.

Dörrnycklarna som har utfärdats hos Northgate Copenhagen i dag.

Mailroom, Lend & Lease och parkering

Försändelser och utlåning har egna sidor och guider: Mailroom och Lend & Lease. Där er plats registrerar besökarnas bilar öppnar du gästen och använder rutan Parking för att se om bilen är registrerad och för att skriva in registreringsnumret: Save plate, Register parking eller båda. Medan du skriver föreslår BmyGuest registreringsnummer som har registrerats på platsen tidigare, med det namn och mobilnummer som användes senast. Parking i menyn listar alla bilar som har registrerats en viss dag, och New parking där registrerar en bil för någon som inte är besökare, till exempel en anställd.

Hjälp

Felsökning

En gäst har checkat in vid entrén men syns inte i receptionsvyn.

Titta på markeringen bredvid klockan. Updates waiting betyder att en panel eller en fråga som du har öppen håller tillbaka listan: stäng den. Om det står Your session has ended på sidan trycker du på Sign in again. Står det något annat än Live laddar du om sidan. Kontrollera också att du tittar på rätt plats och på dagens datum.

Värden säger att inget besked har kommit.

Kontrollera värdens mobilnummer och e-postadress under Hosts. Hur värdar får besked ställs in per plats av din administratör. En värd kan också låta någon annan få sina aviseringar.

En gäst finns inte på listan.

Sök efter gästen: den ruta du har valt kan dölja gästen. Om gästen inte är registrerad använder du New guest. Om gästen registrerades på en annan plats finns gästen i den platsens receptionsvy.

Jag kan inte checka in en gäst.

Incheckning fungerar bara i dag. En annullerad registrering måste först återställas med Undo cancellation.

Gästkortet skrevs inte ut.

Titta på pricken på skrivarikonen. Om skrivaren inte är ansluten kontrollerar du att den är påslagen och har etiketter, och skriver sedan ut gästkortet igen från gästens rad.

En gäst från i går checkade aldrig ut.

Receptionsvyn visar en dag i taget, så gästen finns inte på dagens lista och räknas varken som inne i dag eller på en evakueringslista. Besöket visas utan utcheckningstid i besökshistoriken.

Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.

Receptionsguide

Här börjar du

Varje dag

När en gäst behöver dig

Behåll överblicken

På en minut