Bmg Scan

Visitor Management

Digital besökshantering som ger organisationen överblick - utan onödig administration.

BmyGuest Visitor Management samlar och förenklar hanteringen av besökare – från besöksregistrering, åtkomstkrav och dokumentation till incidenthantering – i en enda digital process. Det ger organisationen bättre kontroll över besökare och stödjer arbetet med GDPR och krav på dataskydd, fysisk säkerhet, beredskap och relevanta EU-krav.

  • Digital registrering via QR-kod. Ingen skärm eller terminal krävs – incheckningen sker på gästens egen enhet.
  • En professionell, säker och tidsbesparande upplevelse för gästen.
  • Uppgifterna krypteras och lagras på servrar i EU. Uppgifterna delas inte med tredjeländer.

Lösningen kan integreras med vår BmyGuest Lend & Lease Management och BmyGuest Mailroom Management , vilket ger receptionen en fullständig översikt.

Prova Visitor Management själv –
skanna QR-koden eller klicka här.

EA1F1018-A649-4A10-87A7-A4750384A697

Säkerhet och regelefterlevnad integrerad i besökshanteringen

BmyGuest Visitor Management gör incheckningen av besökare till en integrerad del av organisationens arbete med säkerhet och regelefterlevnad.

Vid incheckningen presenteras besökaren för relevanta åtkomstkrav och policyer – t.ex. NDA och hygienregler – som måste godkännas innan besökaren får tillträde till företaget. Organisationen säkerställer därmed att besökarna är informerade om och har godkänt gällande riktlinjer.

Organisationen får historisk överblick och spårbarhet för revisioner samt en realtidsöverblick över registrerade gäster som kan användas vid en evakuering.

BmyGuest stödjer organisationens arbete med GDPR, fysisk säkerhet och dokumentation samt relevanta krav enligt NIS2 och CER.

Layer-3

Automatiserad besökshantering

BmyGuest automatiserar de manuella uppgifterna kring besökshanteringen och minskar arbetsbördan för receptionen.

När möten skapas kan BmyGuest automatiskt förhandsregistrera de externa mötesdeltagarna, t.ex. genom att läsa av Microsoft 365/Entra ID. Medarbetarna behöver inte göra något – det sker helt av sig självt. Företag som använder Google Workspace / Calendar kan också få sina externa mötesdeltagare förhandsregistrerade som besökare direkt från kalenderbokningen.

Det innebär att värdar och receptionen lägger mindre tid på att registrera besökare, uppdatera uppgifter och samordna besök. Besöksdata och relevant information finns redan på plats för alla innan besökaren anländer.

Mindre manuell administration. Färre uppgifter i receptionen. En mer enhetlig besökshantering.

istockphoto-625736338-612×612

En bra upplevelse för besökaren

Besökaren skannar en QR-kod med sin egen telefon och genomför registreringen med några få klick.

Som en naturlig förlängning av registreringen kan besökaren också registrera parkering, få en personlig Wi-Fi-åtkomst, ta emot relevant information om besöket och godkänna de krav och dokument som gäller för besöket. Värden får automatiskt besked när besökaren har checkat in och kan sedan ge besökaren tillträde till t.ex. dörrar eller områden direkt via BmyGuest.

Förhandsregistrerade besökare kan gå direkt till incheckningen, eftersom uppgifterna redan finns på plats.

Inga delade terminaler. Inga köer. Inga försenade möten.

Hur checkar gäster in med Visitor Management?

Alla gäster skannar en QR-kod med sin mobiltelefon, anger sina kontaktuppgifter, väljer en värd och är nu incheckade. Förhandsregistrerade gäster skannar helt enkelt QR-koden med sin telefon och klickar på "checka in"!
Alla gäster kan checka in samtidigt – inga fler köer vid terminalerna, stressade receptionister och försenade möten.
"Ganska fantastiskt, eller hur?"

check-in-new

Skanna QR-koden

fill-in-new

Ange dina kontaktuppgifter

select-host-new

Välj värd från listan

Om gästen inte har förhandsregistrerat sig

enjoy-new

Incheckning

notify-sms-new

Värden kommer att underrättas

Funktioner

BmyGuest samlar funktionerna för att hantera besökare, från inbjudan och registrering till tillträde, dokumentation och beredskap.

Klicka nedan för mer information om funktionerna:

Läs mer om funktionerna här

nda
Godkännande av åtkomstkrav och policyer

Visitor Management gör det möjligt att informera besökare om tillträdeskrav och policyer som en del av incheckningsprocessen.

customized-checkin-flow
Anpassat incheckningsflöde

Anpassa incheckningsprocessen för besökare med VisitorTypes. Besökarna får se relevanta frågor, instruktioner och liknande som är anpassade efter syftet med besöket.

doorbell
Dörrklocka

Ett förenklat incheckningsförfarande som vanligtvis används vid leveranser, där gästen ska registreras men inte behöver söka upp värden eller godkänna sekretessavtalet m.m. före incheckningen.

acces-controll
passerkontrollsystem

Skapa en säker, effektiv och automatiserad vardag för era medarbetare och besökare genom integration med ert passerkontrollsystem.

BmyGuest Visitor Management , funktion för evakueringsmeddelanden
Evakuering

Skicka fördefinierade instruktioner till personal och besökare via SMS och e-post med ett enda klick på EVAKUERING-knappen.

notification
Automatisk avisering till värden

När gästerna har checkat in får värdarna automatiskt ett meddelande via SMS, e-post och/eller Microsoft Teams.

integration-cisco-ise
Kontroll av gästers tillgång till WiFi

BmyGuest skapar automatiskt personliga Wi-Fi-åtkomstuppgifter åt besökare som en del av incheckningsprocessen.

photo_function
Förhandsregistrering av besökare

Enkel förhandsregistrering av externa mötesdeltagare och större grupper av besökare, direkt i mötesinbjudan i Outlook eller Google.

parking
Gästparkering

Låt gästerna registrera bilens registreringsnummer som en del av incheckningsprocessen, med eller utan utskrift av parkeringsbiljett till vindrutan.

microsoft-Entra
Microsoft Entra ID

Automatisk uppdatering av medarbetaruppgifter via integration med Microsoft Entra ID och Google Workspace.

microsoft_login
Inloggning med Microsoft och Google

BmyGuest stöder SSO (single sign-on) via Microsoft 365 och Google. Det ökar säkerheten och gör inloggningen snabb och enkel.

printer-zd421-1
Skriv ut personligt gästkort

Ett gästkort kan skrivas ut när gästen har checkat in. Layout och information som företagslogotyp, gästens namn, WiFi-lösenord m.m. kan anpassas efter era önskemål.

visitor-historik
Besökshistorik

Fullständig historik över alla besökare, godkända policyer m.m. Tack vare den fullständiga händelseloggen är dokumentationen redo för revisioner.

functions_design
Anpassa layouten efter ditt företags behov

Skapa ett starkt visuellt första intryck. Anpassa layouten och utformningen i incheckningsflödet så att det stämmer överens med företagets designprofil.

language
Stöder flera språk

BmyGuest stöder flera språk. Dina gäster kan därmed checka in på sitt eget språk när de anländer till din verksamhet.

Värde för organisationen

Visitor Management skapar värde för hela organisationen – inte bara för receptionen.

guest

Gästen

  • Inga köer i receptionen – checka in med din egen telefon.
  • Registrera parkering direkt i mobilen.
  • Återkommande gäster kommer ihåg – incheckningen tar bara några sekunder.
  • Börja mötet med en mental fördel, eftersom incheckningen har gått smidigt, snabbt och problemfritt.

employees

Den anställde

  • Förregistrera gäster direkt i mötesinbjudan.
  • Automatiskt e-postmeddelande till gästerna med praktisk information före besöket.
  • Få besked när gäster har checkat in.
  • Fullständig gästhistorik med kontaktuppgifter etc.

secratary

Receptionen

  • Minimerat administrativt arbete i samband med hanteringen av gäster.
  • Snabb översikt över dagens besökare.
  • Värdar får automatiskt ett meddelande när gästen har registrerat sig. 
  • Listan över medarbetare uppdateras automatiskt (integration med Microsoft Entra ID (Azure AD) och Google Workspace).
  • Enkel registrering av gästparkering.

skilt

Ledning

Förteckning över IT-utrustning, såsom kortläsare och skärmar, med angivande av placering

IT

  • Få koll på IT-utrustningens placering, historik och livscykel.
  • Fatta bättre beslut om ny IT-utrustning utifrån data om befintlig utrustning och behov.
  • Samla flera Workplace Management-processer på samma BmyGuest-plattform och minska systemkomplexiteten och administrationsarbetet.

Medarbetarens egna felrapporter och deras status på mobilen

Medarbetare

  • Rapportera enkelt fel på kontorets eller dina egna tillgångar när du upptäcker dem.
  • Slipp att lägga tid på att hitta rätt person eller följa upp ett fel.
  • Du kan vara säker på att all utrustning i det mötesrum du har bokat fungerar. Om fel rapporteras kommer du att få besked så att du kan boka ett annat rum.

Frågor och svar om besökarhantering

JA. BmyGuest-lösningar kan implementeras på en enda plats eller flera platser och över landsgränser. Utbyggnad till nya platser sker i takt med att era behov uppstår. 

BmyGuest Visitor Management dokumentation, spårbarhet och standardiserade processer som stödjer krav på regelefterlevnad, revisioner och externa kontrollkrav.

BmyGuest Visitor Management säkerheten genom en översikt i realtid och historisk insyn i besökare, inklusive godkända policyer och regler, över olika platser, ingångar och zoner. Det gör säkerhetsrutinerna genomförbara, mätbara och dokumenterbara. Samtidigt stärker det evakueringssäkerheten vid kritiska händelser jämfört med manuella processer.

GDPR-efterlevnad innebär att data samlas in på ett lagligt, säkert och strukturerat sätt samt lagras korrekt och raderas automatiskt enligt gällande policyer. Data kan endast nås av behöriga användare. Hos BmyGuest krypteras all data och lagras på servrar inom EU, och data delas inte med tredjeländer.  

BmyGuest skapar mervärde genom att minska administrativa kostnader, säkerställa ökad säkerhet och regelefterlevnad, smidig och problemfri incheckning och gästupplevelse samt data för att optimera den dagliga driften.  

JA. BmyGuest är särskilt lämpligt för företag med obemannade receptioner, låsta portar och ingångar. BmyGuest integreras med passersystem och fungerar utan behov av hårdvara, vilket gör det till en idealisk lösning för företag med obemannade receptioner och låsta ingångar.

Vill du veta mer?

Boka en icke-bindande demonstration. Vi går igenom era behov och visar lösningen. För att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt är du välkommen att skriva några rader nedan om vad du söker.

Boka en demonstration

Fält markerade med * är obligatoriska.
och helst

Tack för ditt meddelande.

Vi återkommer till dig så snart som möjligt.

Kontakt När du kontaktar oss börjar vi med ett kort, icke-bindande samtal om din nuvarande situation och dina behov. Om det finns en bra matchning bokar vi ett möte – annars har du fått några hjälpsamma råd längs vägen.
Boka en demo Boka en demo utan förpliktelser. Vi går igenom dina behov och visar dig lösningen. För att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt, ber vi dig skriva lite om vad du söker nedan.
Bli partner Är du intresserad av ett partnerskap? Låt oss prata.
Prata med oss Berätta kort vad du behöver, till exempel fler platser, passerkontroll, mötesrum, Teams, API eller badgeskrivare. Sedan hör vårt säljteam av sig.