Administratörsguide

Här börjar du

Översikt

På en minut

Som administratör bestämmer du hur BmyGuest fungerar för ert företag: vilka platser ni har och hur besökarna checkar in på var och en av dem, vilka era värdar är, vem som arbetar i receptionen och vad BmyGuest är kopplat till.

Allt som en administratör ställer in finns i menyn under Reception, i gruppen Company settings längst ned. Värdarna, alltså de personer som era besökare kommer för att träffa, har en egen sida i samma meny.

Vem kan göra vad

Varje roll i BmyGuest ges till någon som redan är värd i ert företag, så lägg först till personen som värd.

Platser

Lägga upp en plats

Company settings, Locations visar alla kontor med adress, receptionister, tilläggsmoduler och besöksvillkor. Öppna ett kontor för att ändra dess inställningar, eller tryck på Setup guide för att gå igenom det viktigaste steg för steg.

För att lägga till ett kontor trycker du på Create location och ger det ett namn. Create and set it up step by step öppnar installationsguiden; Create and open settings går direkt till inställningssidan. Allt annat fylls i efteråt.

Installationsguiden

Installationsguiden tar en plats från ingenting till den första besökaren i nio korta steg. Varje steg förklarar tanken bakom det och frågar bara efter det som spelar roll. Du kan när som helst gå ur guiden med Skip for now, och allt kan ändras senare på inställningssidan. Ett steg som du lämnar med osparade ändringar sparas åt dig, och listan till vänster bockar av det som är klart.

Receptionsvyn erbjuder också installationsguiden (Get this location ready for visitors) på en plats där ingen har checkat in än.

Inställningarna för en plats

Allt om en plats finns på dess inställningssida: Company settings, Locations och sedan platsen. Find a setting hittar en inställning via dess namn eller hjälptext. Varje avsnitt sparas för sig med Save changes, och knappen visar när det finns osparade ändringar.

General: logotyper och receptionister

• Company logo visas på incheckningssidorna och i receptionsvyn. Company logo (Light) är en version för mörka bakgrunder. Badge print logo är en svartvit version för besöksbrickor: etikettskrivare skriver ut i en färg.
• Receptionists väljs bland era värdar. Receptionists can edit location låter dem också ändra platsens inställningar.

Incheckningsupplevelsen

QR code är koden som besökarna skannar vid entrén. Download poster and QR code ger dig en A4-affisch med er logotyp, klar att skriva ut, och koden för sig. Open check-in page visar sidan som era besökare ser. För en surfplatta vid entrén slår du på tilläggsmodulen Kiosk mode. BmyGuest kan också leverera en tryckt skylt i trä, metall eller akryl: fråga på [email protected].

Längre ned bestämmer du vad besökarna tillfrågas om:

• Enable simple check-in: besökarna väljer ingen värd, och ingen värd får besked. För en byggnad där besökarna bara registrerar sig.
• Optional company name, Ask for visitor photo och Allow skip visitor photo.
• Enable marketing consent: en kryssruta med er egen text, för besökare som vill få utskick från er.
• Custom check-in message och Custom check-out message: visas efter att en besökare har checkat in eller ut, till exempel var besökaren ska vänta, lösenordet till wifi eller var besöksbrickan ska lämnas. Show a pop-up after check-in lägger till ett meddelande som besökaren måste stänga.

Besöksvillkor

Säkerhetsregler, ett sekretessavtal eller ordningsregler som besökarna godkänner innan de checkar in. Tryck på New term, ge villkoret en rubrik, välj hur ofta det måste godkännas och skriv texten. Preview as visitor visar det så som en besökare kommer att läsa det.

• How often must visitors accept it? Vid varje incheckning, en gång per vecka, månad, halvår eller år, eller efter ett antal dagar som du väljer.
• Ask visitors to accept this before they arrive: en förregistrerad besökare får en länk till villkoren via e-post före besöket, så att incheckningen går snabbare.
• Med tilläggsmodulen Scrive kan ett villkor i stället signeras elektroniskt. En video från YouTube, Vimeo, SharePoint eller Microsoft Stream kan bäddas in i texten.

Accept history listar vem som godkände vilket villkor, och när, för en period som du väljer.

Design för incheckningen

Incheckningssidorna använder BmyGuests design i era färger. Börja från ett av utseendena (Warm, Slate eller Mono), ställ in era två varumärkesfärger och lägg till er logotyp och ett bakgrundsfoto. Advanced styling har resten: färger för sida och kort, bakgrundsytan, hörn och skuggor, typsnitt och extra CSS. BmyGuest varnar dig när en färg gör texten svårläst. Installationsguidens steg Make it yours har det viktigaste.

E-post till besökare

Det som en besökare får före och efter ett besök här. BmyGuest skickar ingen inbjudan: värdarna bjuder in sina gäster själva.

• Påminnelsen en timme före går till alla förregistrerade gäster, med en länk där de kan fylla i sina uppgifter och snabbt checka in (det här ser gästen). Disable 1-hour reminder email stänger av den.
• Påminnelsen dagen före skickas när landningssidan är påslagen: er egen sida med vägbeskrivning, parkering och vad besökaren ska ta med sig, som påminnelsen länkar till. Disable 24-hour reminder email for same-day meetings hoppar över den för möten som bokas samma dag.
• Send a custom welcome email: ert eget e-postmeddelande till en besökare efter besökarens första incheckning hos ert företag.
• Send check-in confirmation to visitor: ett e-postmeddelande som bekräftar att besökaren är incheckad, med tid och värd.
• Email – company display name ersätter ert företagsnamn i de här e-postmeddelandena, och Replace guest names in emails utelämnar besökarnas namn i dem.

Aviseringar till värdar

When a visitor checks in, tell the host by väljer kanalerna: sms, e-post och, där ert företag har ställt in det, Microsoft Teams. Alla kanaler som du bockar i används. Sms kräver värdens mobilnummer.

• Mail the host when a guest is pre-registered for them: en bekräftelse till värden, direkt eller 24 timmar före mötet.
• Enable Check-out reminder: värden påminns om att checka ut besökare som fortfarande är incheckade, ett antal minuter efter att mötet har slutat eller efter incheckningen.
• Notify host when a visitor is checked out: ett e-postmeddelande till värden när besökaren går. Värdarna kan stänga av det i sin egen profil.

En värd som är borta kan låta någon annan få sina aviseringar: se Send notifications to under Värdar.

Reception

• Enable slim visitor list och Enable full-width visitor list ändrar hur receptionsvyn listar besökare.
• Don’t require last name: receptionen kan registrera en gäst med bara ett namn.
• Enable visitor badge printer och Default printer: besöksbrickor skrivs ut när besökare checkar in. Se Badgeskrivare.
• Ignore visitors with following domains: personer från de här domänerna utelämnas när möten importeras från kalendrar. Lägg till ert eget företags domän, så att kollegor i en inbjudan inte registreras som gäster. Receptionen och värdarna kan fortfarande registrera dem för hand.

Tilläggsmoduler

De tilläggsmoduler som en plats kan använda listas i tre grupper:

• In use: påslagna här. Configure öppnar modulens inställningar.
• Ready to set up: ingår i ert abonnemang. Set up öppnar modulens inställningar, och när du sparar dem slås modulen på.
• More add-ons: ingår inte i ert abonnemang. Contact sales skickar ett e-postmeddelande till BmyGuest.

Varje sida för en tilläggsmodul är uppbyggd på samma sätt: inställningarna i kort, vart och ett med Save and switch on (eller Save changes), och längst ned Switch off this add-on, som sparar inställningarna till senare. Tilläggsmoduler för hela företaget, som Microsoft Teams och Microsoft Entra ID, finns i stället i Company profile. Mailroom, Lend & Lease, Hospitality och Meeting rooms har egna guider.

Personer

Värdar

Värdar är de personer som era besökare kommer för att träffa. Var och en har en primär plats: där värdens kalendermöten registreras och där värden finns med i listan som besökarna väljer från. Administratörer och receptionister kan lägga till, ändra och ta bort värdar.

• Filtrera på plats eller på status: inte bekräftad, synkroniserad, inte synkroniserad eller dold i värdlistan.
• Öppna en värds meny för Edit host, Resend welcome email (för någon som inte har bekräftat sitt konto än) och Remove as host. Att ta bort någon som värd tar också bort personens roller som administratör och receptionist, men personens profil i BmyGuest finns kvar.

Lägga till en värd

Tryck på New host och fyll i e-postadress, namn och jobbmobil, och under Work befattning, kontor och primär plats. Den nya värden får ett e-postmeddelande med en länk för att skapa sitt konto, om du inte bockar i Don’t send welcome email; du kan skicka det senare från värdlistan. Hide from host list håller någon utanför de listor som besökare och receptionen väljer en värd från.

Importera en lista

Vid många värdar på en gång använder du ett kalkylark. Importen finns i installationsguidens steg Hosts (Import a file):

1. Tryck på Download the template och öppna mallen i Excel. Den har de kolumner som BmyGuest läser och en exempelrad.
2. Fyll i en värd per rad. E-postadressen identifierar en värd: en rad med en adress som redan finns uppdaterar den värden.
3. Spara filen som CSV, välj filen och tryck på Check the file. BmyGuest visar vad varje rad kommer att göra: New, Update eller Error, och varför.
4. Rätta eventuella fel och tryck sedan på Import. Send new hosts a welcome e-mail avgör om de nya värdarna får ett e-postmeddelande.

Knappen Import host list på sidan Hosts öppnar en äldre version av samma import, som läser samma fil.

Ändra en värd

Öppna en värd för att ändra personens uppgifter, primära plats och kontaktuppgifter, eller för att dölja personen i värdlistan. Send notifications to längst ned anger personer som får aviseringarna om värdens besökare i stället, var och en med sitt eget schema, till exempel en assistent medan värden är på resa.

För en värd som synkroniseras från Microsoft Entra ID kommer fälten som är markerade med * från katalogen och är låsta, och nästa synkronisering kan även skriva över de andra uppgifterna. Ändra dem i Entra ID i stället. En sådan värd kan inte heller tas bort här: ta bort personen i katalogen.

Administratörer och receptionister

Administratörer

Company profile, Administrators: välj företagets administratörer bland dess värdar och tryck på Save changes. En person kan bara vara administratör för ett företag. Den administratör vars e-postadress är företagets kontaktadress (under General) kan inte tas bort; byt först kontaktperson. Ett företag har alltid minst en administratör.

Receptionister

Receptionister väljs per plats, bland era värdar: på platsens inställningssida under General, eller i installationsguidens steg Reception. De ser receptionsvyn för sina platser, checkar in och ut besökare och kan hantera värdar. Med Receptionists can edit location påslaget kan de också ändra platsens inställningar.

Assistenter

En värd kan låta någon annan få sina aviseringar (Send notifications to), och med Allow this person to act on your behalf? också arbeta i BmyGuest som värden: den personen har då Act on behalf of högst upp på sidan.

Företag och IT

Företagsprofilen

Company settings, Company profile har inställningarna för företaget som helhet, i fem avsnitt.

• General: företagets namn, adress och momsregistreringsnummer, kontaktperson och kontaktadress för e-post, och logotypen.
• Administrators: se ovan.
• Hosts: om nya värdar börjar med sin e-postadress och sitt telefonnummer dolda för gäster (varje värd kan ändra det i sin profil), och Disable host emails for imported meetings, så att värdar inte får e-post om möten som kommer in från en kalender.
• API keys: nycklar till BmyGuests publika API, för era egna system. En nyckel visas en gång, när den skapas, och ger åtkomst till hela företaget, så förvara den lika säkert som ett lösenord. Radera en nyckel som inte längre används.
• Add-ons: tilläggsmodulerna för hela företaget, i samma tre grupper som för en plats, bland dem Microsoft Entra ID och Microsoft Teams.

Microsoft 365 och er IT-avdelning

Det här kapitlet är för den som ansvarar för Microsoft 365 i ert företag. Det handlar om att hålla värdlistan i takt med Microsoft Entra ID, möten från Outlook, aviseringar i Microsoft Teams och single sign-on.

Värdar från Microsoft Entra ID

BmyGuest kan läsa in era värdar från Microsoft Entra ID (tidigare Azure AD) varje natt, så att personer som börjar eller slutar i företaget också kommer till eller försvinner från BmyGuest av sig själva. BmyGuest läser er katalog via en appregistrering som ni skapar i er egen klientorganisation (tenant).

I Microsoft Entra-administrationscentret

1. Under App registrations skapar du en ny registrering, till exempel med namnet ”BmyGuest värdsynkronisering”.
2. Under User.Read.All API permissions lägger du till Microsoft Graph-programbehörighetenoch beviljar administratörsmedgivande. Om bara medlemmarna i en grupp ska synkroniseras lägger du också till GroupMember.Read.All (eller Group.Read.Allom du anger gruppens namn i stället för dess id).
3. Under Certificates & secrets skapar du en klienthemlighet och kopierar dess värde (inte dess id). Värdet visas bara en gång. Notera när hemligheten går ut.
4. Kopiera Application (client) ID och Directory (tenant) ID från registreringens översiktssida.

I BmyGuest

Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Entra ID (Azure AD). Bara en företagsadministratör kan öppna sidan. Fyll i de två id:na och hemligheten, och välj:

• Who is imported: alla i katalogen, eller bara medlemmarna i en grupp (gruppens objekt-id eller namn).
• Default mobile country code: sätts framför mobilnummer som är sparade utan landsnummer i Entra ID, till exempel +45.
• Set host location as: den primära plats som varje importerad värd får. Med flera platser ger A group per location i stället medlemmarna i gruppen för en plats just den platsen. Hosts may pick their own location låter en värd ändra den i sin profil.

Tryck på Save and connect. Värdarna importeras under natten, eller direkt med Sync now, som körs i bakgrunden. Sidan visar när den senaste synkroniseringen kördes och hur den gick.

Det här gör synkroniseringen:

• Den skapar eller uppdaterar en värd för varje användare med en e-postadress: namn, e-postadress, mobilnummer, befattning och kontor, och den primära platsen. De värdarna markeras som Synchronised, och deras namn är låsta i BmyGuest.
• Där BmyGuest kan bekräfta att en adress hör till er klientorganisation kan värden också logga in med sitt Microsoft-konto och få meddelanden i Microsoft Teams.
• Värdar som du har lagt till för hand eller från en fil lämnas orörda.

Möten från Outlook

En värd kan registrera gästerna på ett möte som värden bokar i Outlook genom att lägga till [email protected] i inbjudan. Ingenting behöver ställas in i er klientorganisation för det:

• Inbjudan måste skickas från värdens kontaktadress för e-post i BmyGuest.
• De externa deltagarna registreras på värdens primära plats. Kollegor som är värdar i BmyGuest utelämnas, och det gör också alla från en domän som platsen ignorerar (Reception, Ignore visitors with following domains).
• Ett möte som ställs in i Outlook ställs också in i BmyGuest.

Med tilläggsmodulen Meeting rooms kommer möten med externa gäster som bokas i era mötesrum in av sig själva, via en egen appregistrering. Den har en egen guide. BmyGuest kan också ta fram en beskrivning av vilka data BmyGuest läser från Microsoft 365 och hur de skyddas, till er säkerhetsgranskning.

Microsoft Teams

Värdar kan få besked i Microsoft Teams när deras besökare kommer, när en försändelse väntar med mera. Company settings, Company profile, Add-ons, Microsoft Teams Bot:

1. Tryck på Download Teams app package.
2. I Microsoft Teams-administrationscentret, under Teams apps, Manage apps, trycker du på Upload new app och väljer paketet. Med en princip för appkonfiguration kan du fästa eller förinstallera appen för era värdar.
3. Slå på Activate. Under Messages väljer du vilka av de nio meddelandena som värdarna får, och ändrar formuleringen per språk.
4. Bocka i Microsoft Teams under Host notifications på inställningssidan för varje plats.

Single sign-on

Alla kan logga in i BmyGuest med en länk eller kod som skickas till deras e-postadress, eller med knappen för Microsoft eller Google på inloggningssidan. Inloggning med Microsoft fungerar för värdar som synkroniseras från Microsoft Entra ID; inloggning med Google fungerar för alla vars e-postadress är ett Google-konto.

BmyGuest kan också kräva att era värdar, administratörer och receptionister bara loggar in med single sign-on. Be BmyGuest-supporten att slå på det. Värdar kan då inte längre läggas till för hand eller från en fil: de kommer från er katalog.

Badgeskrivare

Besöksbrickorna skrivs ut på en Zebra-etikettskrivare i receptionen. BmyGuest-supporten ställer in skrivaren och kopplar den till era platser; det här ställer du in själv:

• Enable visitor badge printer och Default printer i platsens avsnitt Reception. En besöksbricka skrivs då ut när en besökare checkar in.
• Badge print logo i avsnittet General: en enkel svartvit logotyp ger bäst utskrift.
• Label print text på ett möte ersätter värdens namn på mötets besöksbrickor, och Don’t print labels when guests check in hoppar över dem för det mötet. En besökstyp kan också hoppa över besöksbrickor.

Receptionen kan skriva ut besöksbrickor, även på nytt, från receptionsvyn, som också visar om skrivaren är ansluten.

När skrivaren inte skriver ut

• Kontrollera att skrivaren är påslagen, att lampan lyser grönt och att det finns etiketter i den.
• Kontrollera nätverkskabeln eller wifi-anslutningen, och att inget annat har ändrats i receptionen, till exempel en ny router.
• Stäng av skrivaren, slå på den igen och skriv ut en besöksbricka från receptionsvyn.

Införande och data

Informera era medarbetare

Berätta för dina kollegor vad som ändras för dem innan ni börjar. Här är ett e-postmeddelande som du kan anpassa: ersätt texten inom hakparentes.

Besöksdata

• Varje incheckning sparas i besökshistoriken, som receptionen och administratörerna öppnar från receptionsvyn. Export där laddar ned besöken under en period som en CSV-fil för Excel.
• Hur länge besökarnas uppgifter sparas innan de anonymiseras kommer ni överens om med BmyGuest. Anonymiserade besök finns kvar i historiken, men utan personens uppgifter. Be BmyGuest-supporten om ni vill ändra perioden.
• De villkor som besökarna har godkänt sparas med datum; se Accept history.

Hjälp

Felsökning

Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.