Mötesrum

Här börjar du

Översikt

På en minut

Värdarna bokar mötesrum i Outlook precis som tidigare. BmyGuest läser era rums kalendrar, så när en värd bokar ett rum för ett möte med externa gäster registreras gästerna automatiskt hos receptionen. Receptionen får en kalender över dagen i alla rum: vem som sitter i vilket rum och var gäster väntas.

Tilläggsmodulen gäller hela företaget. BmyGuest gör den tillgänglig på begäran, och sedan slår en administratör på den.

Från rumsbokning till besök

Med några minuters mellanrum läser BmyGuest kalendern för varje rum som har en plats i BmyGuest, för de kommande tre veckorna (upp till 90 dagar, enligt ert val). Alla bokningar visas i rumskalendern. En bokning blir dessutom ett möte i BmyGuest, med gästerna registrerade, när:

• organisatören är värd i BmyGuest, med samma e-postadress som i Outlook, och
• minst en deltagare är gäst: inte organisatören, inte ett rum, inte en kollega som är värd i BmyGuest (kollegor läggs till som interna deltagare, som inte checkar in, om inte någon registrerar dem som gäster i BmyGuest) och inte någon som har tackat nej.

Det innebär följande:

• Mötet registreras på rummets plats. Gästerna väntas i receptionen, får de vanliga påminnelserna och kan checka in sig själva.
• Om rummet har en besökstyp under Guests are får gästerna den typen. En typ som någon har valt manuellt behålls.
• Personer från domäner som platsen ignorerar (platsens inställningar, Reception, Ignore visitors with following domains) och adresser på tilläggsmodulens lista över ignorerade adresser utelämnas. Lägg till ert eget företags domäner i platsens lista.
• Ändringar i Outlook, en ny tid eller andra deltagare, följer med till BmyGuest. Ett möte som ställs in i Outlook tas bort från BmyGuest.
• Mötets tid, ämne och rum följer Outlook: i BmyGuest kan du lägga till gäster och dörrnycklar, men inte ändra tid, ämne eller rum. Receptionen kan byta värd, och senare synkroniseringar behåller den värd som receptionen har valt.
• En privat bokning kommer in utan ämne.
• Värden får ett e-postmeddelande om det nya mötet, om inte företaget har stängt av det (Company profile, Hosts, Disable host emails for imported meetings).

Konfiguration

Så ställer du in det

I Microsoft 365 (IT)

BmyGuest läser rummen via en appregistrering i er egen klientorganisation (tenant). Den är skild från den som synkroniserar era värdar, om ni använder en sådan.

1. Kontrollera att mötesrummen är rumspostlådor i Exchange Online, vilket de är när man bokar dem i Outlook.
2. I Microsoft Entra admin center, under App registrations, skapar du en registrering, till exempel ”BmyGuest mötesrum”.
3. Under API permissions lägger du till följande programbehörigheter för Microsoft Graph och beviljar administratörsmedgivande:

4. Under Certificates & secrets skapar du en klienthemlighet och kopierar dess värde. Anteckna när den går ut.
5. Kopiera Directory (tenant) ID och Application (client) ID från registreringens översiktssida.
6. Om er klientorganisation begränsar vilka postlådor appar får läsa (en application access policy eller RBAC for Applications i Exchange), ger du appen åtkomst till rumspostlådorna. Om receptionen får flytta möten måste organisatörernas postlådor också tillåtas. En ändring där kan ta upp till 30 minuter att slå igenom.

I BmyGuest (administratör)

Du hittar den under Company settings, Company profile, Add-ons, Meeting Rooms. Den står under Ready to set up tills den har slagits på, och sedan under In use.

1. Under Microsoft 365 fyller du i Tenant ID, Application ID och Client secret. Om BmyGuest bara ska se vissa rum lägger du dem i en grupp och anger gruppens id under Custom user Group ID.
2. Under Sync går du igenom alternativen (se nedan) och slår på Enable the meeting rooms overview? för att få mötesrumsöversikten.
3. Tryck på Save and switch on och sedan på Sync now. Rummen importeras, och deras kalendrar följer inom några minuter.
4. Under Imported meeting rooms ger du varje rum en Location. En Description (våning, antal sittplatser, utrustning) och en Background colour hjälper receptionen att skilja rummen åt. Om alla gäster i ett rum är samma sorts besökare väljer du deras besökstyp under Guests are (se nedan). Ändringar här sparas löpande.

Synkroniseringsalternativen

• Don’t import visitors: rummen och deras kalendrar läses, men ingen bokning blir ett möte med gäster. För ett företag som bara använder rummen för kalendern eller incidentmodulen.
• Days ahead to sync: hur långt framåt kalendrarna läses, upp till 90 dagar (21 när fältet är tomt). Översikten bokar bara rum så långt fram.
• Skip meeting series?: återkommande möten blir inte besök. De visas fortfarande i kalendern.
• Enable the meeting rooms overview?: mötesrumsöversikten för receptionen, med bokning av rum i värdarnas Outlook-kalendrar. Tills den är påslagen har Meeting rooms i Reception-menyn märket Add-on.
• Disable move meeting time: i rumskalendern kan receptionen fortfarande dra ett möte till ett annat rum, men aldrig till en annan tid. Avstängt som standard.
• Use webhooks (instant sync)?: Microsoft 365 meddelar BmyGuest om ändringar direkt, i stället för att BmyGuest tittar efter var femte minut.
• Ignored guest email addresses: adresser som aldrig blir gäster, till exempel en funktionsbrevlåda som bjuds in till många möten.

Rum läggs till, byter namn och tas bort vid den nattliga rumssynkroniseringen (eller med Sync now) i takt med att de ändras i Microsoft 365. Rum som kan slås ihop, som A, B och A+B, är separata rum för BmyGuest.

I vardagen

Mötesrumsöversikten

Receptionen öppnar översikten med Meeting rooms i Reception-menyn. Alla administratörer och receptionister har menyvalet. Tills Enable the meeting rooms overview? är påslaget för ert företag har det märket Add-on och öppnar en sida om tillägget, där en administratör hittar vägen till tilläggets sida om ert företag redan har det. Märket skapas när du loggar in, så logga ut och in igen när översikten är påslagen. Du kan också öppna översikten från receptionsvyn: tryck på den runda knappen längst ned till höger för att få dagens översikt, och tryck sedan på Open meeting rooms i kortet Meeting rooms. Kortet visar redan nästa bokning i varje rum och vilka rum som används.

Sidan visar en plats och en dag i två vyer som du växlar mellan högst upp och som enheten kommer ihåg: Timeline, med en rad per rum och timmarna på bredden, och för i dag Right now, med ett kort per rum. Varje rum visar sitt antal sittplatser, och när Microsoft 365 känner till rummens våningar grupperas rummen efter våning, och listan bredvid sökfältet visar en våning i taget (All floors visar alla). Sittplatser och våningar läses från Microsoft 365 tillsammans med rummen varje natt (eller med Sync now). Receptionister ser sina egna platser, administratörer alla företagets platser.

• Rutorna: i dag Free now (av alla rum), In use now, Starting within 30 min och Visitors arrived (av dagens gäster som väntas på plats). Tryck på en ruta för att bara se de rummen (för Visitors arrived: rum med ett möte där inte alla gäster har kommit), och tryck igen för att se alla. Sidan öppnas alltid med alla rum. En annan dag är de All rooms, Booked, Free all day och Expecting visitors.
• Varje rum visar sin färg, sitt namn, sitt antal sittplatser och om det används eller är ledigt, och till när. På tidslinjen visas beskrivningen när du pekar på rummet.
• Varje bokning visar ämne, tid och organisatör. Grön: gäster väntas på plats, med hur många som har kommit (2/3). Gul: mötet har börjat och några av gästerna har inte kommit. En bärbar dator: deltagare på distans. Private meeting med ett hänglås: en privat bokning. En mörk kant: pågår nu. Blekt: avslutad. En cirkelformad pil: del av en serie.
• Right now visar för varje rum mötet som pågår, hur långt det har kommit och hur lång tid som är kvar, och om gästerna har kommit. Ett ledigt rum visar hur länge det är ledigt, och Book now. Längst ned på kortet står rummets nästa bokning.
• Sökningen hittar rum på namn och bokningar på möte, organisatör, gäst, företag eller rum, och listar bokningarna den hittar under fältet: klicka på en för att öppna den. På tidslinjen markeras bokningarna som hittas, och de andra bleknar. Now rullar till aktuell tid, förstoringsglasen visar färre eller fler timmar och pilarna högst upp byter dag. När sidan visar i dag uppdateras den av sig själv varannan minut, och en skärm som står öppen över natten går vidare till den nya dagen.

Livelistan

I dag visar en lista bredvid rummen (under dem på en smal skärm), Live, next 60 min, vad receptionen behöver ta hand om: möten som börjar inom den närmaste timmen, och möten som har börjat medan några av gästerna inte har kommit, i upp till 45 minuter. Varje möte listar sina gäster på plats, och om var och en har kommit, väntas eller är sen, och hur mycket. Under den listar Later today resten av dagens bokningar. Klicka på ett möte för att öppna det.

Gäster checkas in i receptionsvyn, som vanligt: Check visitors in on the reception desk tar dig dit.

En boknings detaljer

Klicka på en bokning för att se dess rum, tid och organisatör, dess gäster och om de har kommit, och dess möte i BmyGuest:

• Registered in BmyGuest, med antalet gäster på plats och på distans: Open meeting visar mötet på sidan Meetings, och Edit / add attendees öppnar det så att du kan lägga till en gäst som inte fanns med i inbjudan.
• Not registered in BmyGuest, när ingen extern person är inbjuden än: om organisatören är värd registrerar Create meeting & add attendees mötet så att du kan lägga till gäster.
• En bokning vars organisatör inte är värd i BmyGuest kan inte registreras härifrån.

När du redigerar mötet är datum och tid låsta: de kommer från Outlook och ändras där, eller genom att du flyttar bokningen i den här kalendern. Receptionen på mötets plats, och administratörer, kan välja en annan Host. BmyGuest frågar först Are you sure?, och senare synkroniseringar behåller den värd du har valt. Väljer du organisatören från Outlook igen följer mötet Outlook på nytt.

Flytta ett möte

När ett rum är dubbelbokat, eller ett möte behöver ett större rum, drar du bokningen till ett annat rum (uppåt eller nedåt) eller till en annan tid (i sidled, i steg om 15 minuter). BmyGuest visar vad som kommer att ändras och varnar om det nya rummet redan är bokat då. Tryck på Move meeting för att bekräfta. Du kan också flytta en bokning från dess detaljer: under Move to another room listas de rum som är lediga vid dess tid, med sina sittplatser, de med färre sittplatser än det finns gäster på plats markeras, och Move here flyttar den efter samma bekräftelse. Om er administratör har slagit på Disable move meeting time kan du bara dra en bokning uppåt eller nedåt till ett annat rum, och den behåller sin tid. Ovanför kalendern står det då ”Drag a meeting to another room”.

• Flytten sparas i Outlook, i organisatörens kalender, så att alla i inbjudan ser den. Det kräver behörigheten Calendars.ReadWrite.
• Bara möten som organiseras av någon av era värdar kan flyttas. Att dra kräver en mus; på en pekskärm använder du Move to another room i bokningens detaljer.
• För ett möte i en serie flyttar ett byte av rum hela serien och behåller tiderna. Ett byte av tid flyttar bara det enskilda mötet.
• Mötet i BmyGuest och en eventuell cateringbeställning följer med flytten.

Sidan ställer inte in och kortar inte möten: det görs i Outlook. Ett möte som är slut, och mötena en dag som har passerat, kan inte flyttas. Rum kan bara bokas så många dagar fram som deras kalendrar läses (Days ahead to sync). Gäster checkas in i receptionsvyn, som vanligt.

Boka ett rum

Receptionen kan boka ett rum åt en värd, till exempel för ett möte som bokas vid disken. Mötet hamnar i värdens egen Outlook-kalender med rummet inbjudet, som om värden själv hade bokat det, och rummet accepterar det enligt sina egna bokningsregler. Bara i dag och senare dagar.

1. Tryck på Book a room högst upp, klicka på en ledig del av ett rums rad på tidslinjen, eller tryck på Book now på ett ledigt rums kort.
2. Välj Host och ge mötet ett ämne. Reglaget Private döljer titeln på skärmar och på den här sidan, och Add a Teams meeting link for remote attendees lägger till en Teams-länk i mötet.
3. Välj start och slut, eller en längd från 30 min till 2 h. Rumslistan visar varje rums sittplatser och våning, och ett rum som är upptaget då kan inte väljas.
4. Tryck på Book room. Om gäster kommer trycker du i stället på Book and add visitors: BmyGuest registrerar också mötet och öppnar det, så att du kan lägga till dem.

För värdar

• Boka rummet i Outlook och bjud in dina gäster, som vanligt. Inom några minuter finns mötet i BmyGuest, under My Meetings, med dina gäster registrerade på rummets plats.
• Du kan lägga till gäster och dörrnycklar på mötet i BmyGuest. Tid, ämne och rum följer Outlook, så ändra dem där.
• Bjuder du in kollegor som är värdar i BmyGuest visas de för sig under Colleagues när du redigerar mötet, och de checkar inte in. Behöver någon av dem ett gästkort eller en dörrnyckel trycker du på Register as guest. Då förblir personen gäst även när mötet synkroniseras igen.
• I My Meetings har varje gäst som inte har kommit ett val mellan On site och Online. För ett stort möte där ingen ska komma till receptionen slår du i stället på Online meeting på mötet i BmyGuest.
• Utan mötesrum registreras gästerna på samma sätt om du lägger till [email protected] i inbjudan. Se värdguiden.

Med incidentmodulen

Där ert företag använder BmyGuests incidentmodul kan varje rum kopplas till sitt område i modulen. När en reparation i ett kopplat rum planeras kan den som planerar då skicka e-post till dem som har bokat rummet under den perioden. BmyGuest slår på de här aviseringarna för ett företag på begäran.

Hjälp

Felsökning

Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.