Här börjar du IT och administratör Registrera appen i Microsoft 365 Anslut tilläggsmodulen i BmyGuest Välj vad som synkroniseras Ge varje rum en plats Reception Öppna rumskalendern Se vem en bokning gäller Flytta ett möte till ett annat rum Om en bokning saknas Värdar Boka ett rum med gäster Så blir en bokning ett besök Om kollegor visas som gäster Om dina gäster inte kom in i BmyGuest Översikt På en minut Värdarna bokar mötesrum i Outlook precis som tidigare. BmyGuest läser era rums kalendrar, så när en värd bokar ett rum för ett möte med externa gäster registreras gästerna automatiskt hos receptionen. Receptionen får en kalender över dagen i alla rum: vem som sitter i vilket rum och var gäster väntas. VemVad de görITEn gång: ger BmyGuest läsbehörighet till rumskalendrarna i Microsoft 365, via en appregistrering.AdministratörEn gång: ansluter tilläggsmodulen i BmyGuest och placerar varje rum på en plats.VärdarBokar rum i Outlook, med sina gäster i inbjudan. Inget annat ändras.ReceptionSer gästerna i receptionsvyn som vanligt, och alla rum i rumskalendern. Tilläggsmodulen gäller hela företaget. BmyGuest gör den tillgänglig på begäran, och sedan slår en administratör på den. Från rumsbokning till besök Med några minuters mellanrum läser BmyGuest kalendern för varje rum som har en plats i BmyGuest, för de kommande tre veckorna (upp till 90 dagar, enligt ert val). Alla bokningar visas i rumskalendern. En bokning blir dessutom ett möte i BmyGuest, med gästerna registrerade, när: organisatören är värd i BmyGuest, med samma e-postadress som i Outlook, och minst en deltagare är gäst: inte organisatören, inte ett rum, inte en kollega som är värd i BmyGuest (kollegor läggs till som interna deltagare, som inte checkar in) och inte någon som har tackat nej. Det innebär följande: Mötet registreras på rummets plats. Gästerna väntas i receptionen, får de vanliga påminnelserna och kan checka in sig själva. Personer från domäner som platsen ignorerar (platsens inställningar, Reception, Ignore visitors with following domains) och adresser på tilläggsmodulens lista över ignorerade adresser utelämnas. Lägg till ert eget företags domäner i platsens lista. Ändringar i Outlook, en ny tid eller andra deltagare, följer med till BmyGuest. Ett möte som ställs in i Outlook tas bort från BmyGuest. Mötets tid, ämne och rum följer Outlook: i BmyGuest kan du lägga till gäster och dörrnycklar, men inte ändra tid, ämne eller rum. En privat bokning kommer in utan ämne. Värden får ett e-postmeddelande om det nya mötet, om inte företaget har stängt av det (Company profile, Hosts, Disable host emails for imported meetings). Ett rum behöver en plats Rummen kommer in i BmyGuest utan plats. Tills en administratör ger ett rum en plats läses inte dess kalender, och dess bokningar blir inte besök. Konfiguration Så ställer du in det I Microsoft 365 (IT) BmyGuest läser rummen via en appregistrering i er egen klientorganisation (tenant). Den är skild från den som synkroniserar era värdar, om ni använder en sådan. Kontrollera att mötesrummen är rumspostlådor i Exchange Online, vilket de är när man bokar dem i Outlook. I Microsoft Entra admin center, under App registrations, skapar du en registrering, till exempel ”BmyGuest mötesrum”. Under API permissions lägger du till följande programbehörigheter för Microsoft Graph och beviljar administratörsmedgivande: BehörighetVad den används tillPlace.Read.AllListar era mötesrum.Calendars.ReadLäser rummens kalendrar: bokningarna och deras deltagare.Calendars.ReadWriteBara om receptionen får flytta möten i rumskalendern: flytten sparas i organisatörens egen kalender.GroupMember.Read.AllBara för att begränsa BmyGuest till rummen i en grupp. Under Certificates & secrets skapar du en klienthemlighet och kopierar dess värde. Anteckna när den går ut. Kopiera Directory (tenant) ID och Application (client) ID från registreringens översiktssida. Om er klientorganisation begränsar vilka postlådor appar får läsa (en application access policy eller RBAC for Applications i Exchange), ger du appen åtkomst till rumspostlådorna. Om receptionen får flytta möten måste organisatörernas postlådor också tillåtas. En ändring där kan ta upp till 30 minuter att slå igenom. När klienthemligheten går ut När hemligheten har gått ut slutar BmyGuest att läsa rummen: bokningar kommer inte längre in och kalendern slutar att ändras. Skapa en ny hemlighet innan den gamla går ut och ange den i BmyGuest. I BmyGuest (administratör) Du hittar den under Company settings, Company profile, Add-ons, Meeting Rooms. Den står under Ready to set up tills den har slagits på, och sedan under In use. Företagets tilläggsmoduler, med Meeting Rooms i bruk. Under Microsoft 365 fyller du i Tenant ID, Application ID och Client secret. Om BmyGuest bara ska se vissa rum lägger du dem i en grupp och anger gruppens id under Custom user Group ID. Under Sync går du igenom alternativen (se nedan) och slår på Enable calendar view? för att få rumskalendern. Tryck på Save and switch on och sedan på Sync now. Rummen importeras, och deras kalendrar följer inom några minuter. Under Imported meeting rooms ger du varje rum en Location. En Description (våning, antal sittplatser, utrustning) och en Background colour hjälper receptionen att skilja rummen åt. Ändringar här sparas löpande. Anslutningen till Microsoft 365 och synkroniseringsalternativen. Synkroniseringsalternativen Don’t import visitors: rummen och deras kalendrar läses, men ingen bokning blir ett möte med gäster. För ett företag som bara använder rummen för kalendern eller incidentmodulen. Days ahead to sync: hur långt framåt kalendrarna läses, upp till 90 dagar. Skip meeting series?: återkommande möten blir inte besök. De visas fortfarande i kalendern. Enable calendar view?: rumskalendern för receptionen. Use webhooks (instant sync)?: Microsoft 365 meddelar BmyGuest om ändringar direkt, i stället för att BmyGuest tittar efter var femte minut. Ignored guest email addresses: adresser som aldrig blir gäster, till exempel en funktionsbrevlåda som bjuds in till många möten. De importerade rummen: vart och ett med en beskrivning, en färg och sin plats. Rum läggs till, byter namn och tas bort vid den nattliga rumssynkroniseringen (eller med Sync now) i takt med att de ändras i Microsoft 365. Rum som kan slås ihop, som A, B och A+B, är separata rum för BmyGuest. I vardagen Rumskalendern Receptionen öppnar rumskalendern från receptionsvyn: tryck på den runda knappen längst ned till höger för att få dagens översikt, och tryck sedan på Open calendar i kortet Meeting rooms. Kortet visar redan nästa bokning i varje rum och vilka rum som används. Kortet Meeting rooms i receptionsvyns översikt. Kalendern visar en plats och en dag, med en rad per rum och timmarna på bredden. Receptionister ser sina egna platser, administratörer alla företagets platser. Rummen hos Northgate Copenhagen i eftermiddag. Den röda linjen visar tiden just nu. Rutorna: All rooms, In use now, Free now och Expecting visitors: rummen med en bokning där gäster är på väg. En annan dag blir In use och Free i stället Booked och Free. Varje rum visar sin färg, sitt namn och om det används eller är ledigt, och till när. Beskrivningen visas när du pekar på rummet. Varje bokning visar ämne, tid och organisatör. Grön: gäster väntas på plats, med antal. En bärbar dator: deltagare på distans. Busy med ett hänglås: en privat bokning. Blekt: avslutad. En cirkelformad pil: del av en serie. Sökningen hittar ett rum på namn eller beskrivning, eller på en boknings ämne eller organisatör. Now rullar till aktuell tid, förstoringsglasen visar färre eller fler timmar och pilarna högst upp byter dag. Kalendern uppdateras av sig själv varannan minut. Expecting visitors: bara rummen med gäster på väg. En boknings detaljer Klicka på en bokning för att se dess rum, tid och organisatör, och dess möte i BmyGuest: Registered in BmyGuest, med antalet gäster på plats och på distans: Open meeting visar mötet på sidan Meetings, och Edit / add attendees öppnar det så att du kan lägga till en gäst som inte fanns med i inbjudan. Not registered in BmyGuest, när ingen extern person är inbjuden än: om organisatören är värd registrerar Create meeting & add attendees mötet så att du kan lägga till gäster. En bokning vars organisatör inte är värd i BmyGuest kan inte registreras härifrån. En bokning med tre gäster på plats, och en utan gäster. Flytta ett möte När ett rum är dubbelbokat, eller ett möte behöver ett större rum, drar du bokningen till ett annat rum (uppåt eller nedåt) eller till en annan tid (i sidled, i steg om 15 minuter). BmyGuest visar vad som kommer att ändras och varnar om det nya rummet redan är bokat då. Tryck på Move meeting för att bekräfta. Sales weekly flyttas till Meeting room Fjord, med en krock att kontrollera först. Flytten sparas i Outlook, i organisatörens kalender, så att alla i inbjudan ser den. Det kräver behörigheten Calendars.ReadWrite. Bara möten som organiseras av någon av era värdar kan flyttas, och bara med mus, inte på en pekskärm. För ett möte i en serie flyttar ett byte av rum hela serien och behåller tiderna. Ett byte av tid flyttar bara det enskilda mötet. Mötet i BmyGuest och en eventuell cateringbeställning följer med flytten. Kalendern bokar inte, ställer inte in och kortar inte möten: det görs i Outlook. Gäster checkas in i receptionsvyn, som vanligt. För värdar Boka rummet i Outlook och bjud in dina gäster, som vanligt. Inom några minuter finns mötet i BmyGuest, under My Meetings, med dina gäster registrerade på rummets plats. Du kan lägga till gäster och dörrnycklar på mötet i BmyGuest. Tid, ämne och rum följer Outlook, så ändra dem där. För ett stort möte där ingen ska komma till receptionen slår du på Online meeting på mötet i BmyGuest. Utan mötesrum registreras gästerna på samma sätt om du lägger till [email protected] i inbjudan. Se värdguiden. Med incidentmodulen Där ert företag använder BmyGuests incidentmodul kan varje rum kopplas till sitt område i modulen. När en reparation i ett kopplat rum planeras kan den som planerar då skicka e-post till dem som har bokat rummet under den perioden. BmyGuest slår på de här aviseringarna för ett företag på begäran. Hjälp Felsökning En bokning finns inte i kalendern. Kontrollera att rummet har en plats under Imported meeting rooms och att bokningen ligger inom Days ahead to sync. Nya bokningar visas inom några minuter. Om ingenting ändras alls kan klienthemligheten ha gått ut, eller så saknas en behörighet. Ett möte med gäster kom inte in i BmyGuest. Organisatören måste vara värd i BmyGuest med samma e-postadress som i Outlook, och minst en deltagare måste vara en gäst som inte har tackat nej. Kontrollera platsens ignorerade domäner och tilläggsmodulens ignorerade adresser, och Skip meeting series? om mötet är återkommande. Kollegor registreras som gäster. De är inte värdar i BmyGuest. Lägg till ert företags e-postdomäner i platsens Ignore visitors with following domains. Ett rum saknas. Rummet måste vara en rumspostlåda i Microsoft 365, och finnas i gruppen om ni har angett en. Nya rum kommer in med den nattliga rumssynkroniseringen, eller med Sync now. När jag flyttar ett möte står det att ändringen inte kunde sparas i Outlook. Appregistreringen behöver Calendars.ReadWrite, och en application access policy måste tillåta den på organisatörens postlåda. Möten som organiseras utanför ert företag kan inte flyttas. Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.