Här börjar du Före besöket Logga in Bjud in en gäst Ge en digital dörrnyckel Möten från din kalender När gästen kommer Så får du besked Checka in eller ut en gäst Låna ut något till en gäst En dörr går inte att öppna Dina egna saker Din startsida Dina försändelser Dina lån Vem som får dina aviseringar Kom igång På en minut Som värd bjuder du in gäster, vet när de kommer och ser till att de kommer in. BmyGuest sköter pappersarbetet: receptionen vet vem som kommer, dina gäster får en påminnelse innan de kommer och du får besked i samma stund som de checkar in. Allt en värd behöver fungerar på en mobil, och de flesta värdar använder BmyGuest så. Den här guiden följer Grace Adeyemi, värd på det påhittade företaget Northgate Group, genom en vanlig dag. I menynVad den är till förHomeDin startsida: vem som just har kommit, vem som är på väg, vad som behöver din uppmärksamhet och vad som händer senare.My guestsAlla gäster du väntar, vem som är i byggnaden nu och vem som har varit där.My MeetingsDina möten med gäster: i dag, kommande och tidigare.My visitsDina egna besök hos andra företag som använder BmyGuest.My loansDet du har lånat i en reception. Bara med Lend & Lease.My deliveriesPaket och brev som väntar på dig. Bara med Mailroom.SettingsDin profil, dina värduppgifter och vem som får dina aviseringar. Allt gäller inte dig Vissa delar av den här guiden gäller tilläggsmoduler som ert företag kanske inte använder på din plats: digitala dörrnycklar (passerkontroll), Lend & Lease och Mailroom. Det står överst i de kapitlen. Om en knapp eller ett menyval från den här guiden saknas på din skärm använder ert företag inte den tilläggsmodulen där du arbetar, och du kan hoppa över kapitlet. Logga in BmyGuest använder inget lösenord. Du loggar in med din e-postadress och en länk eller kod som skickas dit, eller med ert företags Microsoft- eller Google-konto. Öppna BmyGuest i mobilens webbläsare och skriv din e-postadress på jobbet. Tryck på Next. Tryck på Send magic link. BmyGuest skickar en inloggningslänk och en inloggningskod till dig via e-post. Öppna e-postmeddelandet och tryck på länken, eller skriv in koden på inloggningssidan och tryck på Next. Eller tryck på Log in with your Microsoft account eller Log in with your Google account och använd ditt företagskonto. Vissa företag kräver det, och då står det på sidan. Inloggning på en mobil: din e-postadress, sedan koden från e-postmeddelandet. Tips Lägg till BmyGuest på mobilens hemskärm (via webbläsarens dela- eller menyknapp: ”Add to Home Screen”). Då öppnas det som en app. Länkar i e-postmeddelanden från BmyGuest loggar oftast in dig direkt. Din startsida Home visar det som är viktigt just nu, det mest brådskande först. Ett avsnitt visas bara när det finns något i det, så en lugn dag är sidan kort. Den håller sig själv uppdaterad: när en gäst checkar in ändras sidan utan att du behöver ladda om den. AvsnittVad det visarJust arrivedGäster som har checkat in under de senaste 15 minuterna. Dags att gå och möta dem.On the wayGäster som väntas inom en timme, eller som är sena, med nedräkning. Du kan ringa dem eller checka in dem härifrån.Needs your attentionFörsändelser som väntar på dig, lån som är försenade eller ska lämnas tillbaka i dag, och försändelser som du får hämta åt en kollega. Varje rad öppnar sidan som den gäller.In the buildingDina gäster som är incheckade nu, med en knapp för att checka ut.Later today och TomorrowDina kommande möten, en rad per möte, vid mötets starttid. Menyn (tryck på knappen uppe till vänster) och översta delen av Graces startsida. Högst upp finns New meeting och, där du får låna ut saker till gäster, New loan. Längst ned öppnar All my guests och My meetings de fullständiga listorna. Öppna ett möte Tryck på en rad så öppnas mötet direkt där, utan att du lämnar sidan. Du ser alla gäster på mötet, med företag, befattning, e-postadress och telefonnummer, och vad som återstår att göra före eller under besöket. Att göra före besöket: en rad högst upp i mötet listar vad som saknas, till exempel ”No door key for 1 of 2” eller ”Visitor terms not accepted”. vCard sparar gästen i mobilens kontakter. Check in eller Check out checkar in eller ut gästen. Rutorna under varje gäst visar de extrafunktioner som gästen har eller kan få, som ikoner på en mobil. Se Ikoner i korthet i slutet av den här guiden. Add a guest to the meeting lägger till ytterligare en person. Vill du ändra tid eller uppgifter öppnar du mötet i My Meetings och trycker på pennan (Edit meeting). Ett öppnat möte: en gäst har ingen dörrnyckel än. Till höger: resten av startsidan. Dina gäster Bjuda in gäster Ett besök börjar med ett möte. Tryck på New meeting på startsidan, i My guests eller i My Meetings, fyll i formuläret och tryck på Create meeting. Receptionen ser dina gäster på dagen. Dina gäster och e-post BmyGuest skickar ingen inbjudan till dina gäster: bjud in dem från din egen kalender som vanligt. Det BmyGuest skickar är en påminnelse en timme före mötet, med en länk där de kan fylla i sina uppgifter och snabbt checka in, och där ert företag har aktiverat det, även en dagen före. Mötesuppgifter Subject of meeting: det som receptionen och dina gäster ser, till exempel ”Leverantörsbesök: Fjordline Print”. Location: kontoret som gästerna kommer till. Meeting location: rummet, som receptionen och dina gäster ser. Digital door key: visas där din plats använder dörrnycklar. Välj den behörighet som alla gäster på mötet ska få, eller ”No access level assigned”. Se Digitala dörrnycklar. Internal note: bara för receptionen; dina gäster ser den aldrig. Tid Datum, starttid och sluttid. Ett möte som pågår flera dagar kan skapa en incheckning för varje dag: slå på Recurring check-ins? och välj veckodagarna. Deltagare Lägg till varje gäst med e-postadress, namn, telefonnummer och företag. Add attendee lägger till en rad till; papperskorgen tar bort en. Din plats avgör vilka fält som är obligatoriska. Attendance talar om för receptionen om gästen kommer på plats eller deltar på distans. Online meeting markerar hela mötet som ett distansmöte. Har du en lång lista laddar du upp en fil med gästerna (Click here to download a .csv sample visar hur den ska se ut). Du kontrollerar resultatet innan gästerna läggs till. New meeting på en mobil: uppgifter med en dörrnyckel för alla gäster, deltagaralternativen och gästerna. Beroende på ert företag har formuläret också Settings (till exempel texten på den utskrivna besöksetiketten) och catering för mötet. Möten från din kalender Bokar du i Outlook? Lägg till [email protected] i inbjudan tillsammans med dina gäster. BmyGuest registrerar de externa gästerna i den på din Primary location (se Din profil och dina aviseringar); kollegor i inbjudan räknas inte som gäster. Det fungerar när inbjudan skickas från den e-postadress som står i din profil i BmyGuest, och ett möte som du ställer in i Outlook ställs också in i BmyGuest. Där ert företag har kopplat sina mötesrum till BmyGuest visas också ett möte med externa gäster, som du bokar i något av de rummen, automatiskt. Tid och ämne följer då Outlook; du kan fortfarande lägga till gäster och dörrnycklar i BmyGuest. My guests och My Meetings Startsidan visar de närmaste timmarna. De här två sidorna visar allt. My guests listar dina gäster efter var de befinner sig: förregistrerade och på väg, incheckade nu, kommande de närmaste sju dagarna och, under History, de som har checkat ut. Varje lista har en egen sökruta. My Meetings listar dina möten: i dag, kommande (de närmaste 30 dagarna, eller en period du väljer) och tidigare möten. Räknaren på varje möte visar hur många av mötets gäster som har kommit. Tryck på en gäst eller ett möte så öppnas det, med samma uppgifter och knappar som på startsidan. My guests och My Meetings på Graces mobil. När din gäst kommer När en gäst checkar in, vid en kiosk, med QR-koden vid entrén eller i receptionen, får du besked direkt. Ert företag bestämmer hur: via e-post, via sms eller i Microsoft Teams eller Slack. Gästen flyttas också till Just arrived på din startsida. Om någon annan ska få beskedet i stället för dig, till exempel en assistent, lägger du till den personen under Send notifications to i Settings. Checka in eller ut en gäst själv Du kan själv checka in och ut dina gäster, till exempel när du möter dem vid dörren. På startsidan har raden On the way en knapp för att checka in; en öppnad gäst har Check in eller Check out. BmyGuest visar vem som kommer att checkas in och ber dig bekräfta. Henrik checkas in från startsidan. Digitala dörrnycklar Bara där din plats använder digitala dörrnycklar (passerkontroll). Med en digital dörrnyckel kan din gäst öppna låsta dörrar med mobilen. Du bestämmer vilka dörrar genom att välja en behörighetsnivå, och nyckeln gäller bara så länge besöket varar. Behörighetsnivåer Ert företag lägger upp behörighetsnivåerna, till exempel ”Huvudentré och våning 3” eller ”Parkeringsgrind”, och bestämmer vilka av dem värdar får ge. Du ser bara de nivåer som du får ge. Behöver du en nivå som du inte ser frågar du den som är fastighetsansvarig eller en administratör. Hur länge en nyckel gäller En nyckel som ges för ett besök börjar gälla en timme innan gästen väntas och slutar gälla när mötet slutar. Den slutar fungera av sig själv, så du behöver inte komma ihåg att dra tillbaka den. Ge åtkomst Det finns tre sätt. Välj det som passar mötet. När du skapar mötet. Välj en Digital door key i formuläret New meeting, så får alla gäster på mötet den. För alla gäster på ett möte på en gång. Tryck på hänglåsknappen på mötet i My guests eller på startsidan och välj Give access to all. Menyn listar varje gäst med Issued eller Not assigned, och Revoke access from all tar tillbaka nycklarna. För en gäst. Öppna mötet, tryck på hänglåsrutan under gästen, välj en Access level och tryck på Save access. I samma panel ändrar du en nyckel, och No access drar tillbaka den. Åtkomst för alla tre gästerna på Brand workshop, och en nyckel bara för Sofia. Att göra-raden i mötet räknar de gäster som fortfarande saknar nyckel (”No door key for 2 of 3”), och hänglåsrutan visar läget för varje gäst: en grön bock när en nyckel är utfärdad, ett plus när det inte finns någon. Det här får din gäst När nyckeln gäller direkt får gästen ett sms: ”Your host, Grace, has given you a Digital Door Key to open locked doors while visiting us.” med en länk. När nyckeln börjar gälla senare visas dörrarna i BmyGuest på gästens mobil när besöket börjar, till exempel efter att gästen har checkat in. Gästens dörrsida har en knapp Open för varje dörr som nivån omfattar. Vid dörrarna kan det också finnas en QR-kod som gästen kan skanna. Det här ser Daniel på sin mobil: en knapp för varje dörr som hans nyckel öppnar. Bra att veta En dörrnyckel är personlig och kräver gästens egen profil, så en gäst som registrerades manuellt i receptionen, utan e-postadress, kan inte få någon. En gäst som har checkat ut kan inte få en nyckel eller få den ändrad. Om hänglåsrutan säger att passersystemet inte gick att nå försöker du igen om en stund, eller frågar receptionen. Ingenting ändras förrän systemet har bekräftat det. Tilläggsmoduler Låna och låna ut (Lend & Lease) Bara där ert företag använder Lend & Lease. Lend & Lease håller reda på det som en reception lånar ut: datorer, laddare, passerkort, paraplyer. Som värd ser du vad du själv har lånat, och där din plats tillåter det kan du låna ut saker till dina gäster. Det du har lånat My loans listar det du har lånat, med det som ska lämnas tillbaka snarast först: försenade saker i rött, saker som ska lämnas tillbaka i dag i gult. Din startsida visar också en rad Overdue loan eller Due back today. Lämna tillbaka en sak i den reception där du lånade den. Receptionen bekräftar återlämningen, och saken flyttas till Returned. Så länge en sak är försenad får du en påminnelse via e-post. Klockknappen pausar påminnelserna (Pause reminders) för allt som ska lämnas tillbaka vid samma tidpunkt; tryck på den igen för att fortsätta. Låna ut till din gäst Tryck på New loan på startsidan, eller tryck på nyckelrutan under en gäst. Välj Location, vem lånet gäller under Register to (en av dina gäster eller dig själv), Items och Expected return. Bara saker som din plats låter värdar låna ut visas. Tryck på Register loan. Nyckelrutan under gästen visar nu hur många saker gästen har. Graces egna lån, varav ett är försenat, och en gästdator som lånas ut till Sofia. När du checkar ut en gäst som fortfarande har något lånat listar BmyGuest sakerna så att du kan bocka för dem som gästen har lämnat tillbaka. Gästen checkas ut i vilket fall som helst; saker som inte är ibockade förblir utlånade. Daniel checkas ut: bocka för Guest laptop 2 om han har lämnat tillbaka den. Lend & Lease-guiden beskriver receptionens del i sin helhet. Försändelser (Mailroom) Bara där ert företag använder Mailroom. När receptionen registrerar ett paket eller brev åt dig får du oftast ett e-postmeddelande, och raden Deliveries waiting for you visas på din startsida. Allt finns på My deliveries, som Mailroom-guiden beskriver i Hämta dina egna. Waiting for you listar dina försändelser, äldst först, var och en med sin hämtkod (till exempel P-156). Tryck på en för att se fotot av etiketten, avsändaren och var den ska hämtas. Visa hämtkoden i receptionen, eller hämta försändelsen där den väntar. När du har fått den trycker du på Picked up. Collect for a colleague listar försändelser som receptionen har ordnat så att du hämtar åt någon annan. Där din plats tillåter det kan du också söka fram en kollegas försändelse med dess nummer eller hämtkod och markera den som Collected. Se Hämta åt någon annan. Earlier deliveries visar dina senaste 50. My deliveries, och en försändelse öppnad med foto och hämtkod. Mailroom-guiden beskriver receptionens del i sin helhet. Din profil Din profil och dina aviseringar Settings i menyn innehåller din profil. Ändringar sparas med knappen Save i varje avsnitt. Basic profile: ditt namn, din profilbild och ditt mobilnummer. Mobilnumret används för att skicka aviseringar till dig och visas inte för andra. My host profile: din befattning och ditt kontor, och din Primary location, dit gäster från dina kalendermöten bjuds in. Display phone number for guests? och Display email for guests? avgör om dina gäster ser hur de når dig. Send notifications to: personer som ska få aviseringarna om dina gäster i stället för dig, var och en med sitt eget schema. Står ingen på listan får du dem själv. Notifications: där din plats erbjuder det kan du välja att få ett e-postmeddelande när en av dina besökare checkas ut. My visitor profile och Privacy and terms: dina uppgifter för när du besöker andra företag, och de policyer och villkor som du har godkänt. Graces värdprofil och listan över personer som får hennes aviseringar. Synkroniserade profiler Om ert företag har sina medarbetare i Microsoft Entra ID (Azure AD) kommer vissa fält därifrån och kan inte ändras i BmyGuest. Be er IT-avdelning att rätta dem där. Besök hos andra företag My visits listar dina egna besök hos andra företag som använder BmyGuest: var du är väntad, var du är nu och var du har varit. Öppna ett besök för att se vem du ska träffa och hur du når personen. Hjälp Ikoner i korthet På en mobil är rutorna under en gäst och knapparna på en rad ikoner. De betyder: IkonBetydelseHänglåsDigital dörrnyckel. En grön bock: gästen har en nyckel. Ett plus: tryck för att ge en. Bredvid ett möte öppnar hänglåset Give access to all.NyckelLån. En siffra: hur många saker gästen har lånat. Tryck för att låna ut något.Pil in i en dörrChecka in gästen.Pil ut ur en dörr (röd)Checka ut gästen.TelefonRing gästen.Överstruken klockaPå My loans: pausa påminnelserna via e-post för det lånet.Grön prick på initialernaGästen är incheckad.Personer och en siffraPå My Meetings: hur många av mötets gäster som har kommit, till exempel 2/2. Felsökning Jag ser inte New loan, My loans eller My deliveries. De kräver Lend & Lease eller Mailroom på din plats, och för New loan måste värdar få låna ut. Menyn skapas när du loggar in, så logga ut och in igen när ert företag har slagit på någon av dem. Hänglåsrutan är grå, eller säger att jag inte kan ge en nyckel. Passersystemet erbjuder dig ingen nivå att ge: be din administratör om en. Systemet gick inte att nå: försök igen om en stund. Gästen har checkat ut, eller registrerades utan profil. Min gäst fick inget sms med dörrnyckeln. Sms:et skickas bara när nyckeln gäller direkt. En nyckel som ges för ett senare besök visas på gästens mobil när besöket börjar. Kontrollera också att gästens telefonnummer finns med i uppgifterna. Min gäst säger att en dörr inte går att öppna. Kontrollera att nyckelns behörighetsnivå omfattar den dörren och att besöket har börjat (nycklar börjar gälla en timme innan gästen väntas). Stämmer båda kontaktar du receptionen. Jag får inget besked när mina gäster kommer. Kontrollera Send notifications to i Settings: så länge någon på den listan är aktiv får den personen aviseringarna i stället för dig. Kontrollera också ditt mobilnummer. Hur aviseringar skickas (e-post, sms, Teams eller Slack) ställer ert företag in. Ett möte från min kalender finns inte i BmyGuest. Bara möten med externa gäster importeras: sådana med [email protected] i inbjudan, eller som är bokade i ett mötesrum som ert företag har kopplat. Inbjudan måste komma från den e-postadress som står i din profil i BmyGuest, och gästerna hamnar på din Primary location, så kontrollera båda i Settings. Inloggningslänken fungerar inte. En länk fungerar en gång och under en begränsad tid. Be om en ny, eller skriv in koden från e-postmeddelandet i stället. Om ert företag använder inloggning med Microsoft eller Google använder du den knappen. Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group, på en mobil.