Här börjar du Reception Registrera en försändelse i receptionen Registrera från en mobil Lämna ut en försändelse Rätta ett misstag Administratör Slå på Mailroom Alla inställningar förklarade Försändelsetyper Egen text i e-postmeddelandena Medarbetare Så får du besked Hämta dina försändelser Hämta åt en kollega Inget e-postmeddelande kom Översikt På en minut Mailroom gör din reception till ett postrum där allt går att spåra. En försändelse kommer, någon registrerar den på personen den tillhör, personen får besked direkt och försändelsen avslutas när den lämnar receptionen. Sidan Mailroom hos Northgate Copenhagen: Reception-menyn till vänster, fyra räknare och sedan ett kort per mottagare, den som väntat längst först. Tilläggsmodulen består av fyra skärmar och ett bakgrundsjobb: SkärmVem använder denVad den är till förMailroomReceptionen och företagsadministratörerAllt som väntar på att hämtas, ett kort per mottagare, med historiken nedanför. Registrera, lämna ut, ordna en hämtning, rätta och avsluta försändelser.Scan deliveriesReceptionen, på en mobilFoto, streckkod och mottagare, en försändelse efter en annan, medan kuriren fortfarande står i dörren.My deliveriesAlla medarbetare som tar emot försändelserVad som väntar på dem, vad de får hämta åt en kollega och vad de har fått tidigare.Mailroom managementFöretagsadministratörerInställningarna för en plats: aviseringar, hämtkoder, hämtställen, försändelsetyper och egna e-postmeddelanden. Bakgrundsjobbet körs varje timme och påminner alla vars försändelse fortfarande väntar. Grundidé En försändelse tillhör alltid en värd: en person som redan finns upplagd i ert företag i BmyGuest. Du kan inte registrera en försändelse på ett namn som inte finns som värd. Om det kommer en försändelse till någon som inte finns i systemet lägger du först upp personen som värd. Vem gör vad Tre roller arbetar med Mailroom, och de ser olika saker. Företagsadministratör Slår på tilläggsmodulen för en plats och ställer in alla alternativ. Sköter postrummet på alla platser i det företag som administreras. Kan annullera en försändelse som registrerats av misstag, och återställa den igen. Receptionist Sköter postrummet på de platser där personen är receptionist: registrerar, lämnar ut, ordnar hämtningar, rättar och avslutar försändelser. Kan annullera och återställa en registrering bara där platsen har Receptionists can edit location påslaget. Kan inte ändra tilläggsmodulens inställningar, om inte personen också är företagsadministratör. Värd (medarbetare) Ser sina egna försändelser på My deliveries och på sin startsida, med hämtkoden som ska visas upp i receptionen. Markerar en försändelse som hämtad när värden har fått den. Hämtar försändelser åt en kollega där platsen tillåter det: de som receptionen har ordnat åt värden, eller sådana som värden söker fram med nummer eller hämtkod. Ser aldrig sidan Mailroom eller andras försändelser, förutom de som värden får hämta. Så hittar du dit Mailroom och Scan deliveries finns i Reception-menyn till vänster. De visas för administratörer och receptionister på en plats där tilläggsmodulen är påslagen. My deliveries finns i Host-menyn. Raderna under ”Needs your attention” på startsidan leder också dit, liksom knappen i e-postaviseringen. Menyn skapas när du loggar in. När tilläggsmodulen har slagits på för en plats behöver personal och värdar logga ut och in igen för att se de nya menyvalen. Säkerhet Varje åtgärd kontrolleras mot den plats som försändelsen tillhör, hämtad ur databasen, inte bara mot din roll. En receptionist i Köpenhamn kan inte öppna, ändra eller lämna ut en försändelse som registrerats i Aarhus, inte ens via en direktlänk. En värd ser bara sina egna försändelser och de som värden får hämta. Konfiguration Slå på Mailroom Mailroom slås på per plats, inte per företag. Ett företag med tre kontor kan använda det på ett av kontoren men inte på de andra. Öppna Company settings → Locations i Reception-menyn, öppna platsen och gå till avsnittet Add-ons. Leta upp tilläggsmodulen Mailroom och tryck på Set up (Configure om den redan är aktiv). En tilläggsmodul som inte ingår i ert abonnemang visar Contact sales i stället. Välj inställningar (se nästa avsnitt) och tryck på Save and switch on. Märket bredvid rubriken ändras till Active. Upprepa för varje plats som har ett postrum. Du stänger av den igen med kortet Switch off this add-on längst ned på samma sida. Inställningarna sparas, så du kan slå på den igen senare genom att spara. Redan registrerade försändelser raderas inte, men Mailroom-skärmarna slutar fungera för den platsen. Alla inställningar Alla inställningar för en plats finns på en sida, Mailroom management. Med menyn till vänster hoppar du mellan de fyra avsnitten (Notifications, Pickup, Delivery types, Custom emails), och Find a setting visar bara det som matchar det du skriver. Save changes längst ned sparar allt på en gång. Aviseringar Mailroom management hos Northgate Copenhagen: avsnittsmenyn till vänster, Notifications till höger. Enable e-mail notifications? På / av Skickar ett e-postmeddelande till mottagaren så fort en försändelse registreras. Det listar allt som har fyllts i (hämtkod, försändelsenummer, avsändare, typ, kommentar och hämtställe) och har en knapp som öppnar försändelsen på My deliveries. Är inställningen avslagen får ingen besked automatiskt: man ser då sina försändelser bara på startsidan och på My deliveries. Enable daily reminder e-mails to recipients? På / av Påminner dem som inte har hämtat. Ett bakgrundsjobb kontrollerar varje timme och skickar e-post till alla som har försändelser som fortfarande väntar, ett e-postmeddelande per person med alla försändelserna listade. Se När aviseringar skickas. Reminder hours Tal · standard 24 Hur länge systemet väntar efter det senaste e-postmeddelandet innan det påminner igen. 24 betyder högst en påminnelse per dag och person; 4 skulle ge flera påminnelser under en arbetsdag. Står den på 0 använder systemet 24. Hämtning Avsnittet Pickup med tre hämtställen. Enable auto-generated Pickup-code for recipients? På / av Ger varje ny försändelse ett kort löpnummer som används både på hyllan, av mottagaren och i receptionen. Det är mycket lättare att läsa upp över disken än en 20-siffrig streckkod från kuriren. Numren räknas upp per plats, och per försändelsetyp när du använder typer. Du kan alltså ha L-41 och P-41 samma dag, och det är därför typprefixet finns. Koden visas i stor stil direkt efter registreringen, på sidan Mailroom, i e-postmeddelandet och på mottagarens My deliveries. Allow a recipient to pick up other people’s deliveries? På / av Slår på självbetjäning för att hämta åt en kollega. Personer på den här platsen får avsnittet Collect for a colleague på My deliveries: de försändelser som receptionen har ordnat åt dem och en ruta där de kan söka fram en väntande försändelse med dess nummer eller hämtkod. Är inställningen avslagen hämtar alla bara sina egna. Receptionen kan fortfarande ordna en hämtning, men då hämtar kollegan försändelsen i receptionen. Pickup location names Lista med namn För platser där alla försändelser inte väntar på samma ställe: ”Reception”, ”Paketskåp”, ”Godsmottagning”. Add pickup location lägger till en rad; papperskorgen tar bort en. När det finns namn visar registreringsformuläret och mobilskannern listan Pickup location. Se Hämtställen nedan. Försändelsetyper och egna e-postmeddelanden De två sista avsnitten har egna kapitel: Försändelsetyper (valfria kategorier; så snart det finns en måste en typ väljas vid varje registrering) och Egna e-postmeddelanden (egen text i de två e-postmeddelandena). Inga sms Mailroom meddelar via e-post, och via ett meddelande i Microsoft Teams eller Slack där ert företag använder BmyGuest-boten. Det skickar inga sms. Den gamla designen visade ett sms-alternativ som aldrig skickade något; den nya inställningssidan har det inte. Försändelsetyper Med typer håller du isär rekommenderade brev, pallar och internpost. Varje typ har tre fält: FältVad det görDisplay nameDet som receptionen väljer vid registreringen och det som visas på sidan Mailroom, i historiken, i e-postmeddelanden och på My deliveries. Till exempel ”Rekommenderat brev”.Pickup number prefixEn kort text före hämtkoden: P- ger P-148. Eftersom varje typ har sin egen nummerserie är det prefixet som håller isär dem på hyllan.Disable reminder emailsFörsändelser av den här typen tas inte med i påminnelserna. Praktiskt för internpost, eller för sådant du inte vill jaga folk om. Add type lägger till en rad. Papperskorgen tar bort en typ, efter att du har bekräftat. Tryck sedan på Save changes. Fyra typer, fyra nummerserier. Internpost kommer aldrig med i en påminnelse. Se upp Så snart du lägger upp en typ blir typen obligatorisk vid alla framtida registreringar (fältet visar Type *). Vill du att typer ska vara valfria lägger du inte upp några. Att ta bort en typ ändrar inte försändelser som redan är registrerade med den: de behåller typen och dess prefix, och du kan fortfarande spara dem när du rättar andra uppgifter. Hämtställen Ett hämtställe är en etikett som anger var försändelsen faktiskt väntar. Den sparas med försändelsen, skrivs ut i e-postmeddelandet, visas på sidan Mailroom och i historiken, och visas för mottagaren som ”Pick up at” på My deliveries. Inga angivna: fältet visas aldrig, och e-postmeddelandena nämner bara platsen. Ett eller flera angivna: registreringsformuläret och mobilskannern visar listan Pickup location. Det är valfritt att välja; lämnas fältet tomt nämner e-postmeddelandet bara platsen. Det är en lista med namn, inte hyllor som systemet håller reda på. Ingenting kontrollerar att en försändelse verkligen ligger i paketskåpen. I mobilskannern sparas den typ och det hämtställe du valde på telefonen för platsen, så för en hög likadana försändelser behöver du bara ställa in dem en gång. Egna e-postmeddelanden Två e-postmeddelanden skickas: ny försändelse när en försändelse registreras, och påminnelse medan den fortfarande väntar. Båda har en genomtänkt standardtext. Vill du använda egen text fyller du i fälten under Custom emails; lämna dem tomma för att behålla standardtexten. Varje e-postmeddelande har tre fält: Email subject, Email body (HTML) och Link text, texten på knappen som tar mottagaren vidare till försändelserna. Ett eget e-postmeddelande används först när det har en brödtext; bara en ämnesrad ignoreras. Ovanför varje brödtext finns knappar för kopplingsfälten. Klicka på en så infogas fältet där markören står. Fälten för e-postmeddelandet om ny försändelse, med knapparna för kopplingsfält ovanför brödtexten. E-post om ny försändelse KopplingsfältBlir{{firstName}}Mottagarens förnamn.{{companyName}}Ert företagsnamn.{{locationName}}Platsen där försändelsen finns.{{packageInformationHtml}}En färdig lista med hämtkod, försändelsenummer, avsändare, typ, kommentar och hämtställe, för de uppgifter som har fyllts i.{{myPackageUrl}}Länken till den här försändelsen. Knappen i e-postmeddelandet använder den redan; skriv bara in den om du också vill ha länken i texten. E-post med påminnelse KopplingsfältBlir{{firstName}}Mottagarens förnamn.{{companyName}}Ert företagsnamn.{{locationNamesHtml}}En lista över de platser där personens försändelser finns.{{packagesInformationHtml}}En rad per väntande försändelse: plats, typ, hämtkod, försändelsenummer, avsändare och kommentar.{{myPackagesUrl}}Länken till personens startsida i BmyGuest. Liksom ovan använder knappen den redan. Formatering Brödtexten kan innehålla HTML, och radbrytningarna du skriver blir radbrytningar i e-postmeddelandet, så du kan skriva vanlig text och ändå få stycken. QR-affischen för hämtning Pickup QR poster högst upp på sidan Mailroom laddar ned en zip-fil med samma QR-kod som PNG, JPG och SVG. Koden öppnar självbetjäningssidan Pick up packages för den platsen. Skriv ut den och sätt upp den där försändelserna väntar. Medarbetarna skannar den med mobilen, loggar in och ser sina egna försändelser (och, där det är tillåtet, de försändelser de får hämta åt en kollega), klara att bocka av och hämta utan att köa i receptionen. Där kan man också lägga till en försändelse till någon annan med dess nummer. Använd SVG-filen för stora utskrifter: den förblir skarp i alla storlekar. Varje plats har sin egen kod, så återanvänd inte en affisch mellan olika platser. Sidan som affischen öppnar, på en mobil. Äldre utseende Sidan som affischen öppnar har inte flyttats till den nya designen än. Den fungerar som tidigare, men visar hämtkoder utan typprefix (”Pickup number 156” i stället för P-156). Allt den erbjuder finns också på My deliveries. Så gör du Registrera i receptionen Formuläret på sidan Mailroom, för en dator i receptionen, med eller utan USB-streckkodsläsare. Öppna Mailroom i Reception-menyn. Om du arbetar på flera platser väljer du rätt plats i platsmenyn uppe till höger. Sidan kommer ihåg ditt val. Tryck på Register delivery. En panel glider in med mottagarsökningen redo. Börja skriva mottagarens namn. Sökningen omfattar värdar på den här platsen; slå på Search the whole company för någon som sitter på en annan plats. Fyll i resten: Type: obligatoriskt så snart det finns någon typ. Pickup location: var försändelsen ska vänta, om du använder hämtställen. Delivery number: skriv in kurirens spårningsnummer, eller skanna det med en USB-streckkodsläsare som skriver in det åt dig. Sender och Comment: ”DHL”, ”Ömtåligt”, ”Två kartonger ihoptejpade”, allt som kan vara till nytta. Photo: valfritt. Ett foto av etiketten är det snabbaste sättet för mottagaren att känna igen försändelsen. Har du en hög försändelser bockar du i Keep open for the next delivery längst ned i formuläret. Efter varje sparning tömmer formuläret nummer, avsändare, kommentar och foto, behåller typ och hämtställe och är redo för nästa. Valet sparas på den datorn. Tryck på Register delivery. Om hämtkoder är påslagna visar fönstret Delivery registered koden i stor stil. Skriv den på försändelsen och tryck sedan på Written on the delivery. Registrering i receptionen: formuläret, och hämtkoden som ska skrivas på försändelsen. Mottagaren får e-post direkt, och försändelsen visas på sidan utan att den laddas om. Genväg: ett öppet mottagarkort har Another delivery for them, som öppnar formuläret med den personen redan vald. Registrera från en mobil Scan deliveries är gjort för att stå vid dörren med en hög försändelser: foto, streckkod, mottagare, registrera, nästa. Öppna Scan deliveries i Reception-menyn (eller Scanner på sidan Mailroom) och tillåt kameran när telefonen frågar. Har du flera platser väljer du en högst upp. Rikta kameran mot etiketten och tryck på Take photo. Retake tar ett nytt foto; Choose photo använder en bild du redan har. Fotot är valfritt. Streckkoden läses av åt dig och visas under Barcodes found. Tap the right one. En etikett har ofta flera koder, så tryck på kurirens spårningsnummer. Du kan alltid skriva in numret i stället.Telefoner vars webbläsare själv kan läsa streckkoder (de flesta Android-telefoner med Chrome) läser dem direkt från kameran. Andra, bland dem iPhone, läser streckkoden från fotot du tar, och sidan talar om det. Håll telefonen så nära att streckkoden fyller en stor del av bilden; om ingen kod visas skriver du in numret. Välj mottagare, precis som i receptionen. Personer du har registrerat försändelser för under det här besöket visas som snabbval under Just now. Type och Pickup location står kvar som du lämnade dem, sparade på den här telefonen för platsen. Sender and comment öppnar två fält till. Tryck på Register delivery. Hämtkoden visas i stor stil; skriv den på försändelsen och tryck på Written on the delivery. Formuläret nollställs för nästa, och försändelsen hamnar i listan Registered now längst ned. Scan deliveries på en mobil: kameran i realtid, sedan streckkoden avläst från fotot och mottagaren vald. Efter registreringen: hämtkoden, och försändelserna som registrerats under det här besöket. Vill du ändra en försändelse som registrerats från mobilen öppnar du den på sidan Mailroom. Det här får mottagaren Några sekunder efter registreringen har mottagaren fått: Ett e-postmeddelande (när e-postaviseringar är påslagna) som anger företag och plats, listar de uppgifter som fyllts i och har en knapp som öppnar försändelsen på My deliveries. Knappen loggar oftast in personen direkt, i 12 timmar. Den som loggar in med företagets single sign-on, eller vars e-postadress i värdprofilen inte är samma som inloggningsadressen, loggar först in som vanligt. Ett meddelande i Microsoft Teams eller Slack, om ert företag använder BmyGuest-boten och personen är kopplad till den. Detsamma gäller påminnelser. En rad under Needs your attention på startsidan i BmyGuest, Deliveries waiting for you, med plats och hämtställe. När receptionen har ordnat så att personen ska hämta en kollegas försändelse visas också en rad Collect for a colleague. Båda leder till My deliveries. En värds startsida med två försändelser som väntar och en att hämta åt en kollega. My deliveries finns i Host-menyn till vänster. Hämta dina egna Allt finns på My deliveries: i Host-menyn, bakom raderna på startsidan och bakom knappen i e-postmeddelandet. My deliveries: det som väntar på dig, det du ska hämta åt en kollega och tidigare försändelser. Waiting for you listar det som receptionen har registrerat åt dig, äldst först, var och en med sin hämtkod. Tryck på en försändelse för att se foto, försändelsenummer, typ, avsändare, var den ska hämtas och när den kom. Visa hämtkoden i receptionen, eller hämta försändelsen där den väntar. När du har fått den trycker du på Picked up. Väntar flera försändelser markerar All picked up högst upp i listan (den visar hur många) alla som hämtade, efter att du har bekräftat. En försändelse öppnad på My deliveries. Försändelsen flyttas sedan till Earlier deliveries (dina senaste 50) som Picked up by recipient, och receptionen ser den i historiken. Samma sida på en mobil. Bygger på förtroende Att markera en försändelse som hämtad bygger på eget intygande: personen uppger att försändelsen är hämtad, och ingenting kontrollerar det fysiskt. Behöver ni striktare kontroll över överlämningen förvarar ni försändelserna bakom disken och låter receptionen lämna ut dem (se Lämna ut i receptionen). Hämta åt någon annan Någon annan kan hämta en försändelse på två sätt. För att hämta via självbetjäning måste Allow a recipient to pick up other people’s deliveries? vara påslaget för platsen. Receptionen ordnar en hämtning För när någon ringer ned och säger ”min kollega kommer och hämtar den”, eller när en person hämtar hela teamets post. Öppna mottagarens kort på sidan Mailroom. Tryck på Arrange pickup längst ned på kortet för alla personens väntande försändelser, eller välj det i menyn ⋯ på en försändelse för bara den. Sök fram en eller flera värdar under Colleagues. May pick up now visar vilka som redan får hämta, var och en med × för att ta tillbaka det. Tryck på Arrange pickup. En hämtning ordnas för alla tre av Priyas försändelser. Tom får redan hämta en av dem. Kollegan ser nu försändelserna under Collect for a colleague på My deliveries, märkta med vems de är, och kan markera dem som Collected. Mottagaren är fortfarande mottagare. På sidan Mailroom visar kortet Pickup arranged och försändelsen Pickup: name. Överenskommelsen upphör när försändelsen lämnas ut eller avslutas. Där självbetjäning är avslagen säger panelen det: kollegan kommer då till receptionen, som lämnar ut försändelsen. Sök fram med nummer För när någon redan står vid hyllan med en kollegas försändelse i handen. Skriv försändelsenumret eller hämtkoden (med eller utan prefix) under Collect for a colleague på My deliveries och tryck på Find. Om du arbetar på flera platser som tillåter det väljer du först plats. Försändelsen läggs till i listan tillsammans med vem den är till, så att du kan kontrollera att det är rätt försändelse. När du har den trycker du på Collected, och kom ihåg att lämna över den. Hittad med sin hämtkod: Priyas försändelse, nu i Graces lista bredvid den som receptionen ordnade. Det här registreras Att hämta åt någon annan registreras som Picked up on behalf of recipient, tillsammans med namnet på den som hämtade. Det syns i försändelsens statuslogg och i historiken, så det finns alltid ett namn kopplat till en överlämning. Bara försändelser som fortfarande väntar kan hittas, och bara på platser i ditt eget företag som tillåter det. En försändelse som är adresserad till dig finns i stället i din egen lista. Lämna ut i receptionen Det klassiska sättet: personen kommer till receptionen, du letar fram försändelsen och lämnar över den. Skriv i rutan Search ovanför listan: ett namn, ett försändelsenummer, en hämtkod (som den läses upp, ”P-148” fungerar), en avsändare eller ett ord ur kommentaren. Kortet som matchar öppnas automatiskt. Lämna över försändelsen. Tryck på Handed out på försändelsens rad. All handed out på kortet lämnar ut allt som väntar på personen, efter att du har bekräftat. Priyas kort, hittat via sökning: hennes kontaktuppgifter, tre försändelser med sina hämtkoder och en hämtning som ordnats åt Tom. Försändelsen försvinner direkt från väntelistan, påminnelserna upphör och historiken visar den som Picked up by recipient med ditt namn. Misstag, returer och kassering Varje försändelserad har menyn ⋯ bredvid Handed out. Menyn på en försändelse. Cancel registration visas bara för dem som får annullera. Rätta en försändelse Edit öppnar registreringsformuläret, ifyllt. Du kan ändra mottagare, typ, hämtställe, försändelsenummer, avsändare och kommentar. Hämtkoden följer med försändelsen, och fotot kan inte bytas ut efter registreringen. Fel person Om du byter mottagare flyttas försändelsen till den nya personen, och det är den nya mottagaren som får ett nytt e-postmeddelande (när e-postaviseringar är påslagna). Den tidigare mottagaren får inget besked, så hör av dig själv om personen redan är på väg ned. Ingen hämtar försändelsen Vissa försändelser hämtas aldrig. Två avslutande statusar håller listan rättvisande i stället för att den bara växer: Returned to sender: du lämnade tillbaka den till kuriren eller avsändaren. Disposed: du slängde den, strimlade den eller förstörde den på annat sätt. Båda frågar först, tar bort försändelsen från väntelistan, stoppar påminnelserna och registreras med ditt namn och tidpunkten. Bra att komma överens om i förväg Systemet avgör inte när en försändelse är för gammal. Kom överens om en husregel, till exempel retur efter 30 dagar och kassering av oavhämtade försändelser efter 90, och låt färgerna påminna er: ett kort blir gult efter 5 dagar och rött efter 10. Utlämnad av misstag Öppna den under History nedanför väntelistan och tryck på Back to waiting. Rättelsen läggs till ovanpå: misstaget syns kvar i statusloggen, så spåret skrivs aldrig om. Registrerad av misstag Cancel registration tar bort en försändelse som aldrig borde ha registrerats, till exempel en dubblett. Den försvinner från sidan Mailroom och från historiken. Mottagaren får inget besked, och ett e-postmeddelande som redan har skickats dras inte tillbaka. Företagsadministratörer kan annullera; receptionister kan det där platsen har Receptionists can edit location påslaget. För att ångra slår du på Show cancelled i historiken, öppnar försändelsen och trycker på Restore. En annullerad registrering i historiken, med Show cancelled påslaget. Referens Sidan Mailroom Sidan visar en plats i taget: överst det som väntar på att hämtas, nedanför historiken. Allt du gör på sidan (registrera, lämna ut, ordna hämtning, rätta) uppdaterar sidan direkt, så det finns ingen uppdateringsknapp. Räknare RäknareRäknarwaitingAlla försändelser som är klara att hämtas på den här platsen.arrived todayVäntande försändelser som registrerats i dag, enligt platsens egen tidszon.waiting 5+ daysVäntande försändelser som är mellan 5 och 9 dagar gamla.waiting 10+ daysVäntande försändelser som är 10 dagar gamla eller äldre. Klicka på en räknare för att bara visa de mottagarna; klicka på waiting för att visa alla igen. Mottagarkort Ett kort per mottagare, den som väntat längst först, 25 kort per sida. Kortet visar när personens äldsta försändelse kom och hur länge den har väntat, namnet, försändelsenumren, hämtkoderna, Pickup arranged om en kollega får hämta, och hur många försändelser det är. Ett kort blir gult när en försändelse har väntat i 5 dagar, och rött efter 10. Öppnat visar kortet mottagarens befattning, e-postadress och arbetstelefon (klicka för att skriva eller ringa), och sedan en rad per försändelse: foto, hämtkod, försändelsenummer, typ, avsändare, hämtställe, när den kom och vem som registrerade den, eventuell ordnad hämtning och kommentaren. Försändelsedetaljer Klicka på en försändelses nummer eller foto för att öppna allt om den: fotot i full storlek, mottagaren, alla fält, när mottagaren senast fick besked (eller ”No e-mail sent”), vem som får hämta den och hela statusloggen med vem som gjorde vad och när. Försändelsedetaljer. Längre ned visar statusloggen att den här försändelsen lämnades ut av misstag och lades tillbaka. Två personer i receptionen Sidan uppdateras efter allt du gör, men den följer inte vad en kollega gör på en annan dator. Om två personer arbetar i receptionen samtidigt ska du ladda om sidan innan du utgår från att en försändelse fortfarande väntar. Försöker du lämna ut en försändelse som redan är borta nekas det, och sidan uppdateras med det aktuella läget. Historik och export Historiken ligger under väntelistan. Den listar alla försändelser som har haft aktivitet under perioden, det vill säga att deras senaste status ändrades då, så även försändelser som fortfarande väntar kommer med. Den öppnas med de senaste 30 dagarna. Periodmenyn erbjuder 7, 30, 90 eller 365 dagar, eller ett valfritt intervall. Historiken har en egen sökruta, skild från väntelistans. Öppna en rad för att se detaljer, vem som avslutade försändelsen och när, samt Back to waiting för en försändelse som avslutats av misstag. Details and status log öppnar hela sidopanelen. Sidan visar de senaste 500 försändelserna för en period. Export laddar ned alla som en CSV-fil: ankomst, mottagare och e-postadress, försändelsenummer, hämtkod, typ, avsändare, hämtställe, kommentar, registrerad av, status, samt när och av vem statusen ändrades. Show cancelled (för dem som får annullera) lägger till annullerade registreringar, även i exporten. Historiken med periodmenyn öppen. En öppnad rad i historiken: hämtad åt Priya av Tom nästa eftermiddag. Statusar En försändelses status är en logg, inte en strömbrytare: varje ändring läggs till med vem som gjorde den och när, och den senaste posten är den aktuella statusen. Ingenting skrivs över, så hela spåret går alltid att läsa i detaljerna. StatusSätts närEffektReady for pickupAutomatiskt vid registreringen, eller med Back to waiting efter ett misstag.Står på väntelistan, räknas med i påminnelser, kan hämtas.Picked up by recipientMottagaren markerar den som hämtad, eller receptionen trycker på Handed out.Försvinner från väntelistan. Påminnelserna upphör.Picked up on behalf of recipientEn kollega markerar den som hämtad på My deliveries eller på hämtsidan.Försvinner från väntelistan. Namnet på den som hämtade sparas och visas i historiken.Returned to senderReceptionen skickar tillbaka den.Försvinner från väntelistan. Påminnelserna upphör.DisposedReceptionen förstör eller slänger den.Försvinner från väntelistan. Påminnelserna upphör.CancelledRegistrerad av misstag och annullerad.Dold på sidan och i historiken tills Show cancelled slås på. Kan återställas. När aviseringar skickas Exakt när meddelanden skickas, och varför ett meddelande ibland inte skickas. E-post vid ankomst Skickas i samma stund som försändelsen registreras. Inget samlas ihop och inget fördröjs. Skickas igen, till den nya personen, om du byter mottagare för en försändelse. Skickas inte alls så länge Enable e-mail notifications? är avslaget för platsen. Knappen i meddelandet öppnar försändelsen på My deliveries. Påminnelse via e-post Ett bakgrundsjobb körs varje hel timme för alla platser där tilläggsmodulen är påslagen. Det hoppar över platser där Enable daily reminder e-mails to recipients? är avslaget. Det tittar bara på försändelser som fortfarande har status Ready for pickup, och hoppar över sådana vars typ har Disable reminder emails ibockat. En person påminns bara om det senaste meddelandet är äldre än Reminder hours, eller om personen aldrig har fått besked. Ett e-postmeddelande per person, med alla väntande försändelser listade med plats, typ, koder, avsändare och kommentar. Knappen i meddelandet öppnar personens startsida i BmyGuest. När påminnelsen skickas nollställs klockan för alla personens försändelser, så nästa påminnelse kommer först efter ytterligare ett helt intervall. En praktisk följd Påminnelserna styrs av ”när fick du senast besked”, inte av e-postmeddelandet vid ankomst. Du kan alltså stänga av e-post vid ankomst och slå på påminnelser, och folk blir ändå påminda, bara i påminnelsernas takt i stället för direkt. Begränsningar och egenheter Mottagare måste redan vara värdar. Det går inte att ”registrera på ett namn”. Lägg först upp personen som värd. Inga sms. Aviseringar skickas via e-post, samt via Teams eller Slack där ert företag använder BmyGuest-boten. Inget publikt API. Försändelser kan inte skapas eller läsas via BmyGuests publika REST API; allt görs via skärmarna. Hämtkoder är inte unika mellan platser. De räknas upp per plats, och per typ där typer används. Två platser kommer båda att ha en försändelse 41. Sidan bakom QR-affischen har det äldre utseendet. Den visar hämtkoder utan typprefix, så räkna med en och annan fråga i receptionen om ni använder prefix. På iPhone läses streckkoder från fotot. Håll telefonen nära streckkoden, eller skriv in numret. Foton kan inte bytas ut. Ett foto läggs till vid registreringen; när du rättar en försändelse behålls det. Ingenting går ut av sig självt. Gamla försändelser står kvar på väntelistan tills någon avslutar dem. Sidan följer inte en kollegas arbete. Ladda om innan du utgår från att en försändelse fortfarande väntar, när två personer arbetar i receptionen. Historiken visar 500 rader. Korta ned perioden, eller använd Export, som innehåller alla. Hjälp Felsökning Mailroom finns inte i min meny. Menyvalen kräver två saker: att du är företagsadministratör eller receptionist på en plats, och att tilläggsmodulen är påslagen där. Menyn skapas när du loggar in, så logga ut och in igen när tilläggsmodulen har slagits på eller din roll har ändrats. När jag öppnar Mailroom hamnar jag på startsidan igen. Oftast beror det på något av följande: du är inte administratör eller receptionist på den platsen; ditt användarkonto är inte bekräftat än; eller tilläggsmodulen är inte påslagen där. Administratörer arbetar i det företag de administrerar för tillfället, så byt först företag om du hanterar flera. Mailroom är inte tillgängligt för förvaltningsbolag med flera hus. Jag hittar inte mottagaren. Sökningen börjar med värdar på den här platsen. Slå på Search the whole company för att söka bredare. Om personen fortfarande saknas är den inte upplagd som värd än: lägg upp personen och registrera sedan försändelsen. Formuläret går inte att spara utan en typ. Ni har försändelsetyper upplagda, så en typ krävs vid varje registrering. Mottagaren säger att inget e-postmeddelande har kommit. Kontrollera att Enable e-mail notifications? är påslaget för platsen. Öppna försändelsen på sidan Mailroom: Recipient told visar när det senaste e-postmeddelandet skickades, eller ”No e-mail sent”. Kontrollera e-postadressen i personens värdprofil, och skräppostmappen. Att rätta kommentar eller avsändare skickar ingenting. Det gör bara ett byte av mottagare. Påminnelserna skickas inte. Enable daily reminder e-mails to recipients? måste vara påslaget för platsen. Försändelsens typ får inte ha Disable reminder emails ibockat. Det måste ha gått tillräckligt lång tid. Reminder hours räknas från det senaste meddelandet, och e-postmeddelandet vid ankomst räknas som ett sådant. Jobbet körs varje hel timme, så räkna med upp till en timme. Någon har inget avsnitt ”Collect for a colleague”, eller hittar inte en försändelse. Självbetjäning kräver att Allow a recipient to pick up other people’s deliveries? är påslaget på platsen, och personen måste tillhöra platsens företag. Bara försändelser som fortfarande väntar kan hittas, på den plats som är vald. Försändelsenummer måste stämma exakt. Hämtkoder matchas på siffrorna, så prefixet kan utelämnas. Någon lämnade ut fel försändelse. Leta upp den i historiken och tryck på Back to waiting. Den kommer tillbaka till väntelistan; den felaktiga posten ligger avsiktligt kvar i statusloggen. Två försändelser har samma hämtkod. Det är väntat när de finns på olika platser, eller är av olika typ på samma plats. Ge varje typ ett Pickup number prefix så att de skiljer sig åt på hyllan. Kameran öppnas inte på mobilen. Skannern talar om vad som gick fel: sidan kräver en säker anslutning (https), kameran kan vara blockerad för webbplatsen i webbläsarens inställningar, eller så hittades ingen kamera. Choose photo fungerar alltid som reserv: ta bilden med den vanliga kameraappen och välj den. Ingen streckkod visas efter att jag har tagit fotot. På telefoner som läser streckkoden från fotot (bland dem iPhone) tar du bilden närmare, så att streckkoden fyller en stor del av den, eller skriver in numret. En etikett med flera streckkoder visar var och en av dem: tryck på kurirens spårningsnummer. Det här har ändrats sedan den gamla designen För dig som använde Packages i den gamla designen: här hittar du allt nu. Gammal designNy designPackages, under More i toppmenynMailroom i Reception-menynNew Package i mobilmenynScan deliveries i Reception-menyn, med streckkodsläsning i realtid där telefonen stöder detMailroom Management med flikarna By recipient och All packagesEn enda Mailroom-sida: räknare, sedan ett kort per mottagare. Sökningen hittar ett försändelsenummer, en hämtkod eller en avsändare och öppnar rätt kort.Register ItemRegister delivery, en sidopanel med foto och Keep open for the next deliveryChange package statusHanded out på varje försändelse; Returned to sender och Disposed i försändelsens ⋯-menyEdit packageEdit i ⋯-menyn, med mottagaren ifylldAssign picker, via kryssrutor på All packagesArrange pickup på en mottagares kort eller på en enskild försändelseItem history, med Copy, CSV och ExcelHistory under väntelistan, med en periodmeny och Export till CSVReady for pickup, för att öppna en försändelse igenBack to waiting i historikenRefresh listBehövs inte: sidan uppdateras efter allt du gör.Download Pick-up QR codePickup QR posterPick up packages, och blocket Packages på startpanelenMy deliveries och raderna under Needs your attention på startsidanEnable SMS notifications?Borttaget. Det skickade aldrig något.Ett hämtställe krävdes när två eller fler hade angettsEn valfri lista Pickup location så snart något hämtställe har angettsFanns inteCancel registration och Restore, fönstret med hämtkoden och statusloggen i varje försändelses detaljer Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.