Mailroom

Her begynner du

Oversikt

På ett minutt

Mailroom gjør resepsjonen om til et postmottak der alt spores. En forsendelse kommer inn, noen registrerer den på personen den tilhører, personen får beskjed med én gang, og forsendelsen avsluttes når den forlater skranken.

Tilleggsmodulen består av fire skjermbilder og én bakgrunnsjobb:

Bakgrunnsjobben kjører hver time og sender en påminnelse til alle som fortsatt har en forsendelse som venter.

Hvem gjør hva

Tre roller er involvert i Mailroom, og de ser forskjellige ting.

Bedriftsadministrator

• Slår på tilleggsmodulen for en lokasjon og stiller inn alle valgene.
• Driver postmottaket på alle lokasjonene i bedriften som administreres.
• Kan annullere en forsendelse som ble registrert ved en feil, og gjenopprette den igjen.

Resepsjonist

• Driver postmottaket på lokasjonene der vedkommende er resepsjonist: registrerer, leverer ut, avtaler henting, retter og avslutter forsendelser.
• Der lokasjonen har Receptionists can edit location slått på, kan vedkommende også annullere og gjenopprette en registrering og endre tilleggsmodulens innstillinger for den lokasjonen.

Vert (ansatt)

• Ser sine egne forsendelser på My deliveries og på startsiden, med hentekoden som skal vises i resepsjonen.
• Markerer en forsendelse som hentet når den er hentet.
• Henter forsendelser for en kollega der lokasjonen tillater det: de som resepsjonen har avtalt, eller andre som slås opp med nummer eller hentekode.
• Ser aldri Mailroom-siden eller andres forsendelser, bortsett fra dem vedkommende har lov til å hente.

Slik finner du fram

• Mailroom ligger i Reception-menyen til venstre for alle administratorer og resepsjonister. Scan deliveries kommer i tillegg der tilleggsmodulen er slått på for en lokasjon du jobber på. Er den ikke slått på noen av stedene, har Mailroom merket Add-on og åpner en side om tilleggsmodulen: en kort demo og Contact me about Mailroom, som ber BmyGuest om å ta kontakt. Der BmyGuest allerede har gjort tilleggsmodulen tilgjengelig, finner en administrator også Switch on at og navnet på lokasjonen der.
• My deliveries ligger i Host-menyen. Linjene under «Needs your attention» på startsiden fører også dit, og det samme gjør knappen i e-postvarselet.
• Menyen settes opp når du logger inn. Etter at tilleggsmodulen er slått på for en lokasjon, må ansatte og verter logge ut og inn igjen for å se de nye menypunktene.

Oppsett

Slå på tilleggsmodulen

Mailroom slås på per lokasjon, ikke per bedrift. En bedrift med tre kontorer kan bruke det på ett av dem og ikke på de andre.

1. I Reception-menyen åpner du Company settings → Locations, åpner lokasjonen og går til delen Add-ons.
2. Finn Mailroom-modulen og trykk på Set up (Configure hvis den allerede er aktiv). Tilleggsmodulene er delt inn i grupper: In use på lokasjonen, Ready to set up (med i abonnementet, men ikke slått på ennå) og More add-ons. De som står under More add-ons, er ikke med i abonnementet ditt og viser Contact sales i stedet; trykk på Show hvis listen er skjult. Søkefeltet over gruppene finner en tilleggsmodul på navn.
3. Velg innstillingene (se neste avsnitt) og trykk på Save and switch on. Merket ved siden av tittelen endres til Active.
4. Gjenta for hver lokasjon som har et postmottak.

For å slå det av igjen bruker du kortet Switch off this add-on nederst på samme side. Innstillingene beholdes, så modulen kan slås på igjen senere ved å lagre. Forsendelser som allerede er registrert, slettes ikke, men Mailroom-skjermbildene slutter å virke for den lokasjonen.

Alle innstillinger

Alle innstillingene for en lokasjon ligger på én side, Mailroom management. Menyen til venstre hopper mellom de fire delene (Notifications, Pickup, Delivery types, Custom emails), og Find a setting begrenser siden til det du skriver. Save changes nederst lagrer alt på én gang.

Varsler

Henting

Forsendelsestyper og egne e-poster

De to siste delene har egne kapitler: Forsendelsestyper (valgfrie kategorier; så snart det finnes én, må du velge type ved hver registrering) og Egne e-poster (din egen tekst i de to e-postene).

Forsendelsestyper

Typer holder rekommanderte brev adskilt fra paller og internpost. Hver type har tre felt:

Add type legger til en rad. Søppelbøtta fjerner en type, men spør først. Trykk deretter på Save changes.

Hentesteder

Et hentested er en merkelapp som sier hvor forsendelsen fysisk venter. Den lagres sammen med forsendelsen, står i e-posten, vises på Mailroom-siden og i historikken, og vises for mottakeren som «Pick up at» på My deliveries.

• Ingen lagt inn: feltet vises aldri, og e-postene oppgir selve lokasjonen.
• Ett eller flere lagt inn: registreringsskjemaet og mobilskanneren viser listen Pickup location. Det er valgfritt å velge; står feltet tomt, oppgir e-posten selve lokasjonen.

Det er en liste med navn, ikke et sett med hyller som systemet holder oversikt over. Ingenting kontrollerer at en forsendelse faktisk ligger i pakkeskapene.

I mobilskanneren huskes typen og hentestedet du valgte, på den telefonen og for den lokasjonen, så med en stabel like forsendelser trenger du bare å velge dem én gang.

Egne e-poster

To e-poster sendes ut: ny forsendelse når en forsendelse registreres, og påminnelse så lenge den fortsatt venter. Begge har en fornuftig standardtekst. Vil du bruke din egen tekst, fyller du ut feltene under Custom emails; la dem stå tomme for å beholde standarden.

Hver e-post har tre felt: Email subject, Email body (HTML) og Link text, altså teksten på knappen som tar leseren til forsendelsene sine. En egen e-post tas bare i bruk når den har en brødtekst; et emne alene blir ignorert.

Over hver brødtekst er det knapper for flettefeltene. Klikk på en, så settes den inn der markøren står.

E-post om ny forsendelse

E-post med påminnelse

QR-plakaten for henting

Pickup QR poster øverst på Mailroom-siden laster ned en zip-fil med en A4-plakat som PDF, klar til utskrift, og selve QR-koden for seg som PNG og SVG. Koden åpner selvbetjeningssiden Pick up packages for den lokasjonen.

Plakaten har lokasjonens logo (eller bedriftens, når lokasjonen ikke har en), tre nummererte trinn (skann, velg, hent) og QR-koden med lenken skrevet under. Den er på språket BmyGuest vises på: vil du ha den på et annet språk, velger du språket i språkvelgeren øverst på siden før du laster den ned.

Skriv den ut og heng den opp der forsendelsene venter. Folk skanner den med telefonen, logger inn og ser sine egne forsendelser (og, der det er tillatt, dem de kan hente for en kollega), klare til å krysse av og hente uten å stå i kø ved skranken. En forsendelse til noen andre kan også legges til der med nummeret.

Bruk SVG-filen til store utskrifter: den er skarp i alle størrelser. Hver lokasjon har sin egen kode, så ikke bruk den samme plakaten på flere steder.

Slik gjør du det

Registrere i skranken

Skjemaet på Mailroom-siden, for en datamaskin i resepsjonen, med eller uten USB-strekkodeleser.

1. Åpne Mailroom i Reception-menyen. Jobber du på flere lokasjoner, velger du riktig lokasjon i lokasjonsmenyen øverst til høyre. Siden husker valget ditt.
2. Trykk på Register delivery. Et panel glir inn med mottakersøket klart.
3. Begynn å skrive navnet på mottakeren. Søket dekker verter på denne lokasjonen; slå på Search the whole company for å finne noen som holder til et annet sted.
4. Fyll ut resten:
   • Type: påkrevd så snart det finnes en type.
   • Pickup location: hvor forsendelsen skal vente, hvis du bruker hentesteder.
   • Delivery number: skriv inn budfirmaets sporingsnummer, eller skann det med en USB-strekkodeleser, som skriver det inn for deg.
   • Sender og Comment: «DHL», «Skjør», «To esker teipet sammen», alt som er nyttig.
   • Photo: valgfritt. Et bilde av etiketten er den raskeste måten for mottakeren å kjenne igjen forsendelsen på.
5. Har du en stabel med forsendelser, krysser du av for Keep open for the next delivery nederst i skjemaet. Etter hver lagring tømmer skjemaet nummer, avsender, kommentar og bilde, beholder type og hentested og er klart for den neste. Valget huskes på den datamaskinen.
6. Trykk på Register delivery. Når hentekoder er slått på, viser vinduet Delivery registered koden med stor skrift. Skriv den på forsendelsen, og trykk deretter på Written on the delivery.

Mottakeren får e-post med én gang, og forsendelsen dukker opp på siden uten at du må laste den inn på nytt.

Snarvei: et åpent mottakerkort har Another delivery for them, som åpner skjemaet med den personen allerede valgt.

Registrere fra mobilen

Scan deliveries er laget for å stå i døra med en stabel forsendelser: bilde, strekkode, mottaker, registrer, neste.

1. Åpne Scan deliveries i Reception-menyen (eller Scanner på Mailroom-siden), og gi tilgang til kameraet når telefonen spør. Har du flere lokasjoner, velger du én øverst.
2. Rett kameraet mot etiketten og trykk på Take photo. Retake prøver på nytt; Choose photo bruker et bilde du allerede har. Bildet er valgfritt.
3. Strekkoden leses for deg og vises under Barcodes found. Tap the right one. En etikett har ofte flere koder, så trykk på budfirmaets sporingsnummer. Du kan alltid skrive inn nummeret i stedet.
   
   Telefoner der nettleseren selv kan lese strekkoder (de fleste Android-telefoner med Chrome), leser dem direkte fra kameraet. Andre, blant dem iPhone, leser strekkoden fra bildet du tar, og siden sier fra om det. Et bilde av hele etiketten fungerer som regel, også et som er tatt på tvers. Hvis ingen kode vises, tar du bildet litt nærmere, eller skriver inn nummeret.
4. Velg mottaker, som i skranken. Personer du har registrert forsendelser til denne gangen, vises som hurtigvalg under Just now.
5. Type og Pickup location står slik du forlot dem, lagret på denne telefonen for lokasjonen. Sender and comment åpner to felt til.
6. Trykk på Register delivery. Hentekoden vises med stor skrift; skriv den på forsendelsen og trykk på Written on the delivery. Skjemaet nullstilles for den neste, og forsendelsen havner i listen Registered now nederst.

Vil du endre en forsendelse som er registrert fra mobilen, åpner du den på Mailroom-siden.

Hva mottakeren får

Få sekunder etter registreringen har mottakeren fått:

• En e-post (når e-postvarsler er slått på) med navnet på bedriften og lokasjonen, opplysningene som ble fylt ut, og en knapp som åpner forsendelsen på My deliveries. Knappen logger som regel mottakeren rett inn, for 12 timer. De som må logge inn med bedriftens single sign-on, må først logge inn som vanlig. Det samme gjelder enkelte som har en annen e-postadresse på vertsoppføringen enn sin egen innloggingsadresse.
• En melding i Microsoft Teams eller Slack, hvis bedriften din bruker BmyGuest-boten, personen er koblet til den og e-postvarsler er slått på. Det samme gjelder påminnelser.
• En linje under Needs your attention på startsiden i BmyGuest, Deliveries waiting for you, med lokasjonen og hentestedet. Når resepsjonen har avtalt at mottakeren skal hente en kollegas forsendelse, vises også linjen Collect for a colleague. Begge fører til My deliveries.

Hente dine egne forsendelser

Alt ligger på My deliveries: i Host-menyen, bak linjene på startsiden og bak knappen i e-posten.

1. Waiting for you viser det resepsjonen har registrert på deg, eldste først, hver med sin hentekode. Trykk på en forsendelse for å se bilde, forsendelsesnummer, type, avsender, hvor den skal hentes og når den kom.
2. Vis hentekoden i resepsjonen, eller hent forsendelsen der den venter.
3. Når du har den, trykker du på Picked up. Venter det flere, markerer All picked up øverst i listen (den viser hvor mange) alle sammen, men spør først.

Forsendelsen flyttes da til Earlier deliveries (de siste 50) som Picked up by recipient, og resepsjonen ser den i historikken.

Hente for noen andre

Noen andre kan hente en forsendelse på to måter. Selvbetjent henting krever at Allow a recipient to pick up other people’s deliveries? er slått på for lokasjonen.

Resepsjonen avtaler en henting

Når noen ringer ned og sier «kollegaen min kommer og henter den», eller når én person henter posten til hele teamet.

1. Åpne mottakerens kort på Mailroom-siden.
2. Trykk på Arrange pickup nederst på kortet for alle forsendelsene som venter, eller velg det i menyen ⋯ på en enkelt forsendelse for bare den ene.
3. Under Colleagues søker du etter én eller flere verter. May pick up now viser hvem som allerede har lov, hver med × for å trekke tillatelsen tilbake.
4. Trykk på Arrange pickup.

Kollegaen ser nå disse forsendelsene under Collect for a colleague på My deliveries, merket med hvem de tilhører, og kan markere dem som Collected. Mottakeren er fortsatt mottakeren. På Mailroom-siden viser kortet Pickup arranged og forsendelsen Pickup: name. Avtalen opphører når forsendelsen leveres ut eller avsluttes.

Der selvbetjent henting er slått av, sier panelet fra om det: da kommer kollegaen til skranken, og resepsjonen leverer ut forsendelsen.

Slå opp med nummer

Når noen allerede står ved hylla med en kollegas forsendelse i hånden.

1. På My deliveries, under Collect for a colleague, skriver du inn forsendelsesnummeret eller hentekoden (med eller uten prefiks) og trykker på Find. Jobber du på flere lokasjoner som tillater det, velger du lokasjon først.
2. Forsendelsen legges til i listen sammen med hvem den er til, så du kan sjekke at det er den riktige.
3. Når du har den, trykker du på Collected, og husk å gi den videre.

Levere ut i skranken

Den klassiske måten: personen kommer til resepsjonen, du finner forsendelsen og leverer den ut.

1. Skriv i søkefeltet Search over listen: et navn, et forsendelsesnummer, en hentekode (slik den leses opp, «P-148» fungerer), en avsender eller et ord fra kommentaren. Kortet som passer, åpnes av seg selv.
2. Gi personen forsendelsen.
3. Trykk på Handed out på raden. All handed out på kortet leverer ut alt som venter på den personen, men spør først.

Forsendelsen forsvinner fra ventelisten med én gang, påminnelsene stopper, og historikken viser den som Picked up by recipient med navnet ditt.

Feil, retur og kassering

Hver forsendelsesrad har menyen ⋯ ved siden av Handed out.

Rette en forsendelse

Edit åpner registreringsskjemaet, ferdig utfylt. Du kan endre mottaker, type, hentested, forsendelsesnummer, avsender og kommentar. Hentekoden følger forsendelsen, og bildet kan ikke byttes ut etter registreringen.

Ingen henter den

Noen forsendelser blir aldri hentet. To avsluttende statuser holder listen riktig i stedet for å la den fylles opp:

• Returned to sender: du ga den tilbake til budet eller avsenderen.
• Disposed: du kastet den, makulerte den eller destruerte den på annen måte.

Begge spør først, tar forsendelsen ut av ventelisten, stopper påminnelser og registreres med navnet ditt og tidspunktet.

Levert ut ved en feil

Åpne den under History nedenfor ventelisten og trykk på Back to waiting. Rettelsen legges til oppå: feilen er fortsatt synlig i statusloggen, så sporet blir aldri skrevet om.

Registrert ved en feil

Cancel registration fjerner en forsendelse som aldri skulle vært registrert, for eksempel et duplikat. Den forsvinner fra Mailroom-siden og historikken. Mottakeren får ikke beskjed, og en e-post som allerede er sendt, blir ikke trukket tilbake. Bedriftsadministratorer kan annullere; resepsjonister kan det der lokasjonen har Receptionists can edit location slått på.

For å angre slår du på Show cancelled i historikken, åpner forsendelsen og trykker på Restore.

Oppslag

Mailroom-siden

Siden viser én lokasjon om gangen: det som venter på å bli hentet, øverst, og historikken under. Alt du gjør på den (registrering, utlevering, avtaler, rettelser), oppdaterer siden direkte, så det finnes ingen oppdateringsknapp.

Tellere

Klikk på en teller for å vise bare de mottakerne; klikk på waiting for å vise alle igjen.

Mottakerkort

• Ett kort per mottaker, den som har ventet lengst først, 25 kort per side.
• Kortet viser når den eldste forsendelsen kom og hvor lenge den har ventet, navnet, forsendelsesnumrene, hentekodene, Pickup arranged der en kollega kan hente, og hvor mange forsendelser det er.
• Et kort blir gult når en forsendelse har ventet i 5 dager, og rødt etter 10.
• Når kortet er åpent, viser det mottakerens stillingstittel, e-post og jobbtelefon (klikk for å skrive eller ringe), deretter én rad per forsendelse: bilde, hentekode, forsendelsesnummer, type, avsender, hentested, når den kom og hvem som registrerte den, eventuell avtalt henting og kommentaren.

Forsendelsesdetaljer

Klikk på nummeret eller bildet til en forsendelse for å åpne alt om den: bildet i full størrelse, mottakeren, alle felt, når mottakeren sist fikk beskjed (eller «No e-mail sent»), hvem som kan hente den, og hele statusloggen med hvem som gjorde hva og når.

Historikk og eksport

Historikken ligger under ventelisten. Den viser alle forsendelser som hadde aktivitet i perioden, det vil si at den siste statusen endret seg da, så forsendelser som fortsatt venter, kommer også med.

• Den åpner med de siste 30 dagene. Periodemenyen gir valget mellom 7, 30, 90 eller 365 dager, eller et bestemt tidsrom.
• Historikken har sitt eget søkefelt, atskilt fra søkefeltet for ventelisten.
• Åpne en rad for å se detaljene, hvem som avsluttet den og når, og Back to waiting for en forsendelse som ble avsluttet ved en feil. Details and status log åpner hele sidepanelet.
• Siden viser de siste 500 forsendelsene i en periode. Export laster ned alle som en CSV-fil: ankomst, mottaker og e-post, forsendelsesnummer, hentekode, type, avsender, hentested, kommentar, registrert av, status, og når og av hvem statusen ble endret.
• Show cancelled (for dem som har lov til å annullere) tar med annullerte registreringer, også i eksporten.

Statuser

Statusen til en forsendelse er en logg, ikke en bryter: hver endring legges til med hvem som gjorde den og når, og den nyeste oppføringen er gjeldende status. Ingenting overskrives, så hele sporet kan alltid leses i detaljene.

Når varslene sendes

Nøyaktig når meldingene sendes, og hvorfor en av dem noen ganger ikke blir sendt.

E-posten ved ankomst

• Sendes i det øyeblikket forsendelsen registreres. Den blir verken samlet opp eller forsinket.
• Sendes på nytt til den nye personen hvis du endrer mottaker på en forsendelse.
• Sendes ikke i det hele tatt så lenge Enable e-mail notifications? er slått av for lokasjonen.
• Knappen i den åpner forsendelsen på My deliveries.

Påminnelsen på e-post

• En bakgrunnsjobb kjører hver hele time for alle lokasjoner der tilleggsmodulen er slått på.
• Den hopper over lokasjoner der Enable daily reminder e-mails to recipients? er slått av.
• Den ser bare på forsendelser som fortsatt er Ready for pickup, og hopper over dem der typen har Disable reminder emails krysset av.
• En person får bare påminnelse hvis den siste meldingen er eldre enn Reminder hours, eller hvis vedkommende aldri har fått beskjed.
• Én e-post per person, med alle ventende forsendelser listet opp med sted, type, koder, avsender og kommentar. Knappen åpner mottakerens startside i BmyGuest.
• Når e-posten sendes, nullstilles klokka for alle forsendelsene til den personen, så det går et helt nytt intervall før neste påminnelse.

Begrensninger og særheter

• Mottakere må allerede være verter. Det finnes ingen «registrer på et navn». Opprett personen som vert først.
• Ingen SMS. Varsler sendes på e-post, pluss Teams eller Slack der bedriften din bruker BmyGuest-boten.
• Ikke noe offentlig API. Forsendelser kan ikke opprettes eller leses via BmyGuests offentlige REST API; alt skjer via skjermbildene.
• Hentekoder er ikke unike på tvers av lokasjoner. De telles opp per lokasjon, og per type der typer brukes. To lokasjoner vil begge ha en forsendelse 41.
• Siden QR-plakaten åpner, har det gamle utseendet. Den viser hentekoder uten typeprefiks, så regn med et og annet spørsmål i skranken hvis du bruker prefikser.
• På iPhone leses strekkoder fra bildet, ikke direkte fra kameraet. Hvis ingen vises, tar du bildet nærmere, eller skriver inn nummeret.
• Bilder kan ikke byttes ut. Et bilde legges til ved registrering; når du retter en forsendelse, beholdes det.
• Ingenting utløper av seg selv. Gamle forsendelser blir stående på ventelisten til noen avslutter dem.
• Siden følger ikke med på det en kollega gjør. Er dere to i skranken, bør du laste inn på nytt før du går ut fra at en forsendelse fortsatt venter.
• Historikken viser 500 rader. Snevre inn perioden, eller bruk Export, som tar med alle.

Hjelp

Feilsøking

Hva er endret fra det gamle designet

For deg som brukte Packages i det gamle designet: her er alt havnet.

Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group.