Incident Management

Her begynner du

Oversikt

På ett minutt

Incident Management gjør hvert sted i bygningene deres til et sted der et problem kan meldes inn. Noen skanner QR-koden på veggen og sier hva som er galt. Teamet ditt får det med én gang, med en prioritet og en frist ut fra hva problemet gjelder. Teamet gir det til noen, planlegger det og markerer det som ferdig, og den som meldte det inn med BmyGuest-kontoen sin, kan følge med underveis.

Tilleggsmodulen består av en håndfull skjermbilder:

Eiendeler, altså tingene i områdene deres, for eksempel en kaffemaskin eller en prosjektor, har sin egen veiledning: Asset Management. Oppsettet som de to deler, er beskrevet her.

Ord som brukes i denne veiledningen

Hvem gjør hva

Alle beholder sin vanlige rolle i BmyGuest. I tillegg gir siden Team folk en rolle i hendelsesmodulen, per lokasjon.

Bedriftsadministrator

• Slår på tilleggsmodulen for en lokasjon og velger hendelsesadministratorene for den.
• Får arbeidsområdet Incident Management i menyen, for de lokasjonene i bedriften som har tilleggsmodulen.
• Gir folk rollene deres på Team-siden, og inviterer personer utenfra. Det er bare en bedriftsadministrator som kan det.
• Endrer modulinnstillingene.

Hendelsesadministratorer og rollen Admin

Hendelsesadministratorer (Incident administrators) velges på tilleggsmodulens egen side, og Team-siden viser dem som Admin. Det er verter som driver modulen på en lokasjon uten å være bedriftsadministratorer: de håndterer alle hendelser der, og kan åpne oppsettsguiden og endre modulinnstillingene. De kan ikke gi folk roller.

Rollen Admin kan også gis på selve Team-siden. Alene gjør den at personen får beskjed om alle nye hendelser på lokasjonen og kan sette opp områdene og kategoriene der, men hendelseslisten er for bedriftsadministratorer, resepsjonister, hendelsesadministratorer og de med rollene Manager og Office manager. Skal en vert drive modulen, setter du derfor verten på listen over hendelsesadministratorer.

Resepsjonist

• Får arbeidsområdet Incident Management på de lokasjonene der vedkommende er resepsjonist, med administratorens meny, så hendelser kan registreres og følges opp.
• Kan ikke åpne Module settings: menyen har Activity log i stedet. Sidene Team og Suppliers er bare for bedriftsadministratorer.
• Får ikke beskjed om nye hendelser, med mindre vedkommende også har en rolle på Team-siden.

Manager og Office manager

Disse to rollene tilbys bare når Teams and scoped access er slått på i Module settings.

• En Manager ser hendelsene som filtergruppene til vedkommende dekker, og planlegger arbeidet.
• En Office manager ser alt på lokasjonen og kan melde inn og kommentere, men endrer ingenting.

Utfører

• Gjør jobben. Kan få hendelser tildelt og har en egen rad i Scheduler.
• Finner arbeidet sitt på My work, og når Scheduler er slått på, planen sin på My week.
• Legger til bilder, krysser av i sjekklisten, skriver kommentarer, fører tid og markerer hendelsene sine som ferdige.

Ekstern (håndverkere)

• En person utenfor bedriften, invitert på e-post med en lenke for å logge inn.
• Ser bare arbeidet vedkommende får, og havner på My work ved innlogging.
• Ser aldri private kommentarer.

Innmelder, og alle andre

Alle kan melde inn et problem, med eller uten rolle og med eller uten konto. Reporter er rollen for personer som ikke skal gjøre noe annet: de melder inn problemer og følger sine egne feilmeldinger på My reports.

Slik finner du fram

• Bedriftsadministratorer og resepsjonister: arbeidsområdet Incident Management i menyen åpner Incidents. Hendelsessidene har sin egen meny: Work (Incidents, Scheduler), Your site (Areas, Assets, Categories), People (Team, Suppliers; bare for bedriftsadministratorer) og Module settings, eller Activity log for resepsjonister. Assets, Scheduler og Suppliers vises bare når de er slått på.
• Hendelsesadministratorer: arbeidsområdet åpner også Incidents, med den samme menyen, men uten People. De med rollene Manager og Office manager starter også på Incidents, med en kortere meny.
• Utførere og eksterne: arbeidsområdet åpner My work, og hendelsesmenyen har My work og, når Scheduler er slått på, My week. Eksterne havner også på My work når de logger inn. Knappene i e-postene om hendelser, som Open the incident og Open my work, leder også dit.
• Innmeldere: arbeidsområdet åpner My reports, og hendelsesmenyen har My reports og Report a problem.
• Den som bare har rollen Admin på Team-siden: arbeidsområdet åpner Areas.
• My incident notifications ligger i profilmenyen på hendelsessidene.
• Arbeidsområdet Incident Management settes opp når du logger inn. Etter at tilleggsmodulen er slått på, eller etter at du har fått en rolle, må du logge ut og inn igjen for å se det.

Oppsett

Slå den på

Incident Management slås på per lokasjon, ikke per bedrift. Det gjør en bedriftsadministrator.

1. I Reception-menyen åpner du Company settings → Locations, åpner lokasjonen og går til delen Add-ons.
2. Finn tilleggsmodulen for hendelser i listen (søkefeltet over listen finner den når du skriver incident) og trykk på Set up, eller Configure hvis den allerede er slått på. En tilleggsmodul som ikke er med i abonnementet ditt, viser Contact sales i stedet.
3. På siden for tilleggsmodulen, Incidents, velger du eventuelle hendelsesadministratorer (se nedenfor) og trykker deretter på Save and switch on.
4. Gjenta for hver lokasjon som skal ta imot feilmeldinger.

Når tilleggsmodulen er slått på, har siden et kort Incident module med Start the setup guide (så lenge ingenting er satt opp ennå), Open module settings og, så lenge Assets er slått på, Open templates for malene til eiendelene. Alt annet stilles inn på modulens egne sider.

Oppsettsguiden

En innebygd guide tar en ny lokasjon fra ingenting til en første feilmelding som test, i sju korte trinn.

Hvert trinn forklarer én idé med noen få setninger og lar deg lage den første med én gang. Alt kan endres senere på de fullstendige sidene.

Guiden åpner av seg selv når en som har lov til å sette opp modulen (en bedriftsadministrator eller en hendelsesadministrator), åpner Incidents på en lokasjon der ingenting er satt opp ennå: ingen områder, ingen egne kategorier og aldri en hendelse. I'll set it up myself på første trinn, Skip for now og Finish and go to Incidents stopper det for den lokasjonen i denne nettleseren.

Vil du tilbake til guiden senere, trykker du på Open ved siden av Setup guide under More i Module settings, eller på Open the setup guide i sjekklisten øverst i hendelseslisten.

Områder

Et område er et sted der problemer meldes inn: en bygning, en etasje, et rom, en parkeringsplass. Områder ligger inni hverandre, så en lokasjon har som regel bygningene sine øverst, etasjene inni dem og rommene inni etasjene. Åpne Areas i hendelsesmenyen.

Bygg opp treet

1. Trykk på New area, gi det et navn under Name og trykk på Create area, eller på Create and add another for å lage det neste.
2. For å legge et område inni et annet velger du Add sub-area i handlingsmenyen til det andre området.

Handlingsmenyen på hvert område har Open area, Add sub-area, Rename, Copy, Move og Delete. Expand all og Collapse all åpner og lukker hele treet. Area map viser hele treet som et kart du kan dra i, zoome og søke i. Klikk på et område for å åpne det. På siden for et område åpner kartet seg ved det området, merket Here.

• Move flytter et område til et annet sted i treet. Alt i det blir med: underområdene, eiendelene, kategoriene og hendelsene.
• Copy lager et nytt område med de samme underområdene, opptil 50 kopier om gangen. Under Include velger du om Categories (med SLA og prioritet) og Assets skal bli med.

Siden for et område

Open area viser alt om ett område:

• Categories: det folk kan velge når de melder inn et problem her.
• Underområdene og, når Assets er slått på, eiendelene (se Asset Management).
• Med tilleggsmodulen Meeting rooms: Meeting rooms, altså Microsoft 365-møterommet området er, eller rommet det ligger i, og underområdene under det som selv er møterom. Rom kobles til områder under Link rooms to areas i Module settings.
• Når Suppliers er slått på: Suppliers, leverandørene som har en avtale som dekker området, fordi omfanget deres nevner området, et område det ligger i, eller ikke noe område i det hele tatt. Foretrukne leverandører står først, og hver av dem viser eventuelle begrensninger, for eksempel kategorier. En leverandørs omfang endres under Scope and priority på leverandørens side (se Leverandører).
• Når Scheduler er slått på: adressen under Address, til planlegging av reisetid (se Adresser og reisetid).
• QR-koden under QR code.
• Hendelsene, talt for området og alt under det: Active, Overdue, Within the deadline, Average age og Newest incidents.

Hva som kan meldes inn i et område

Et område tilbyr bare kategoriene det er krysset av for på det.

1. På siden for området trykker du på Choose categories.
2. Kryss av for en kategori for å tilby den, og fjern krysset for å ta den bort. Underkategorier står under kategorien sin, og hver av dem krysses av for seg.
3. Under Also change krysser du av for underområdene som skal få den samme endringen.
4. Trykk på Save. Hendelser som allerede er meldt inn under en kategori du tar bort, beholder den.

SLA and priority på raden til en kategori gir kategorien en egen SLA og prioritet i dette området. La et felt stå tomt for å bruke kategoriens egen verdi.

Du kan også gå motsatt vei: på siden Categories krysser Areas på kortet til en kategori av for den kategorien på mange områder samtidig.

QR-koder for områder

Hvert område får sin egen QR-kode i det øyeblikket det lagres. Du skriver eller velger aldri en kode selv. Når koden skannes, åpnes skjemaet for feilmeldinger i det området.

1. Åpne området og trykk på QR code.
2. Download QR code lagrer den som et PNG-bilde du kan skrive ut. Kopieringsknappen ved siden av (Copy link) kopierer adressen i koden, til en e-post eller en intranettside.
3. Skriv den ut og heng den opp der folk ser den: ved døra til et rom, i en gang, ved siden av kaffemaskinen.

En kode på en bygning eller en etasje fungerer også: skjemaet spør da hvilket område inni den problemet er i, og innmelderen kan også melde inn på selve bygningen eller etasjen.

Eiendeler har egne QR-koder, som åpner skjemaet på eiendelen. Forhåndstrykte QR-klistremerker knyttes til et område eller en eiendel med Scan a QR code på siden for området. Begge deler står i veiledningen Asset Management.

Kategorier

En kategori sier hva et problem gjelder, for eksempel VVS, Renhold eller Dører og låser. Den bestemmer hva en ny hendelse starter med: prioriteten og SLA-en, altså tiden dere har til å løse den. Åpne Categories i hendelsesmenyen.

Lage en kategori

1. Trykk på New category.
2. Gi den et navn under Name: det er dette innmeldere og teamet ditt ser.
3. Velg Type. Den kan ikke endres senere.
4. Under SLA and priority angir du Default SLA (et tall og en enhet under Unit: Minutes, Hours eller Days) og Default priority.
5. Trykk på Create category. Panelet der du velger hvor kategorien tilbys, åpner av seg selv: kryss av for områdene og trykk på Save. Et kryss på et område krysser også av for områdene inni det.

Under hver liste gjør New area category, New asset category eller New maintenance category det samme, med typen allerede valgt.

Add sub-category på en områdekategori lar folk være mer presise, for eksempel Tett sluk under VVS. En underkategori starter med SLA-en og prioriteten til overordnet kategori, og kan legges direkte til i områdene som tilbyr den overordnede kategorien.

SLA og prioritet

Et innmeldt problem får prioriteten og SLA-en til kategorien sin, eller områdets egen prioritet og SLA der området har satt dem for kategorien. SLA-en gir hendelsen fristen, som vises som SLA deadline i detaljene. Uten SLA får en hendelse ingen frist og vises aldri i listen SLA risk.

Det finnes fire prioriteter: Urgent, High, Medium og Low. De er de samme på alle lokasjoner og kan ikke gis nye navn eller utvides med flere. En innmelder som slår på Mark as urgent, gjør hendelsen Urgent.

Other

Alle lokasjoner har Other, merket System. Den finnes alltid og tilbys i alle områder, så folk kan melde inn noe som ikke passer noe annet sted. Den kan ikke gis nytt navn eller slettes, men SLA-en og prioriteten kan endres. Den som velger Other, må beskrive problemet.

Tallene på en kategori

Når en kategori har vært brukt, viser kortet hvordan: Open now (åpne akkurat nå), og for de siste 30 dagene Average resolution (gjennomsnittlig tid til løsning) sammenlignet med SLA-en, SLA breaches (brudd på SLA-en) og antall hendelser under Incidents (en eiendelskategori viser Assets covered i stedet). En linje øverst på siden advarer om kategorier som ikke tilbys noe sted, slik at ingen kan velge dem, og om kategorier uten SLA.

Team og roller

Siden Team bestemmer hvem som jobber med hendelser på en lokasjon, og hva hver av dem har lov til. Du åpner den i hendelsesmenyen, under People. Det er bare bedriftsadministratorer som kan åpne den. Bruker bedriften modulen på flere lokasjoner, bytter du mellom dem i lokasjonsmenyen ved siden av tittelen.

1. Trykk på Add a person og velg en person i bedriften under Person.
2. Under Roles velger du hva personen gjør her (se tabellen nedenfor).
3. Trykk på Add to the team. Fra da av viser kortet til personen rollen.

Edit på et kort endrer rollen senere. Remove from the team i menyen på kortet tar bort rollen personen har på denne lokasjonen. Brukerkontoen blir stående, og det samme gjør eventuelle filtergrupper personen er med i, til du endrer dem.

Executor i tillegg til en annen rolle

Executor i tillegg til Admin, Manager eller External gir også en person arbeid og en egen rad i Scheduler. Slik setter du opp driftslederen som driver modulen og også reparerer ting selv, eller en håndverker du gir oppdrag: kryss av for begge. En ekstern person kan ikke samtidig være admin.

Invitere en person utenfra

1. Trykk på Invite an external person.
2. Under The person fyller du ut opplysningene om personen. Har e-postadressen allerede en BmyGuest-konto, brukes den kontoen.
3. Under Executor access velger du No executor access (standard), Executor, any work at this location eller en av filtergruppene for utførere. Personen kan bare få hendelser tildelt med tilgang som utfører, som også gjør at Scheduler planlegger dagen til vedkommende. Uten den kan personen fortsatt legges til en hendelse som interessent.
4. La Email notifications stå på for å sende personen e-post om hendelser i tillegg til varslene i BmyGuest.
5. Trykk på Send invitation. Personen får rollen External og en lenke for å logge inn på e-post.

Filtergrupper og ferdigheter

Når Teams and scoped access er slått på, har Team-siden også Filter groups. En filtergruppe er et navngitt sett med områder, kategorier og eiendeler, for eksempel VVS eller Bygg A, og lages med New filter group. Den bestemmer hvilket arbeid medlemmene ser som Manager, eller får tildelt som Executor. Flere personer kan dele én gruppe.

En gruppe for utførere fungerer som en ferdighet: Scheduler og Auto-plan gir bare medlemmene arbeid som gruppen dekker, og den som er med i en slik gruppe, blir også utfører. Rollen til en gruppe settes når gruppen lages, så lag en ny gruppe for den andre rollen.

Leverandører

Når Suppliers er slått på i Module settings, får bedriftsadministratorer Suppliers i hendelsesmenyen. Det er et register over de eksterne firmaene dere samarbeider med. Hver leverandør har sine personer under People, omfang og prioritet under Scope and priority og innkjøpsordrer under Purchase orders, og Invoicing samler kostnadene de registrerer, med Export to CSV.

Personene hos en leverandør finner arbeidet innenfor firmaets omfang under Work from client i menyen sin. En leder hos leverandøren havner der ved innlogging, og leverandørens utførere havner på My work.

Module settings

Module settings slår de valgfrie funksjonene på og av for én lokasjon, og stiller inn varslene og kalendervalgene for Scheduler der. Åpne Module settings nederst i hendelsesmenyen. Bedriftsadministratorer og hendelsesadministratorer kan åpne siden, men ikke resepsjonister. Har du ansvar for flere lokasjoner, velger du én under Location.

Hendelser, områder, kategorier, teamet og QR-koder er alltid slått på. Resten er slått av til lokasjonen trenger det, og menyen viser bare det som er slått på.

Funksjoner

Kortet Scheduler

Vises så lenge Scheduler er slått på. Under Travel time åpner Open ved siden av Addresses adresseboken (se Adresser og reisetid). Under Outlook calendar finnes det tre valg:

Varsler

More

Kortet More åpner Setup guide, Activity log og, for bedriftsadministratorer, listen Incident administrators, som vedlikeholdes på tilleggsmodulens egen side.

Adresser og reisetid

Er arbeidsstedene spredt over flere adresser, kan Scheduler og Auto-plan regne med kjøretiden mellom oppdragene. Når Scheduler er slått på, åpner du Module settings og trykker på Open ved siden av Addresses, under Travel time.

1. Legg til stedene der arbeidet skjer. Hver adresse slås opp på kartet når du lagrer den, og viser On the map, Not on the map yet eller Not found.
2. Under Executors' start addresses gir du hver utfører adressen der dagen deres starter. Uten en slik adresse starter dagen ved den første hendelsen.
3. På siden for hvert område velger Set address en adresse fra adresseboken, og Also change gir den til underområdene du krysser av for. Ingenting arves nedover: hvert område har sin egen, og et område uten adresse blir utelatt når Scheduler planlegger reisen mellom oppdrag.

Melde inn

Melde inn et problem med en QR-kode

Skjemaet en QR-kode åpner, er laget for telefon. Ingen trenger konto eller app.

1. Skann QR-koden med kameraet på telefonen og åpne lenken.
2. Select area: har det skannede området flere områder inni seg, sier skjemaet hvor du er, og viser dem. Velg det problemet er i (et område med flere områder inni seg åpner dem), eller trykk på Continue for å melde inn på området du står i.
3. What's the issue?: trykk på det problemet gjelder. En kategori med underkategorier åpner dem. Der området har eiendeler, vises de etter kategoriene: trykk på en, så viser skjemaet hva som kan meldes inn på den.
4. Describe the problem: skriv en kort beskrivelse (påkrevd for Other), legg til et bilde under Photo, tatt med kameraet eller valgt fra telefonen, og slå på Mark as urgent hvis det må tas tak i med én gang.
5. Trykk på Report. Den som ikke er logget inn, blir deretter bedt om en e-postadresse (se nedenfor).
6. Thank you! bekrefter at feilmeldingen er sendt. Report another starter på nytt i samme område.

Er du logget inn i BmyGuest på telefonen, hopper skjemaet over e-posttrinnet: feilmeldingen registreres i ditt navn, og du ser den på My reports med én gang.

Allerede meldt inn

Når en kategori er valgt, ser skjemaet etter åpne feilmeldinger om det samme på samme sted (ikke for Other). Finner det en, vises den under Already reported. Trykk på Report anyway hvis det du ser, virker annerledes eller har blitt verre. Cancel avslutter med Nothing reported: ingen ny feilmelding ble opprettet, og Report something else går tilbake til What's the issue? for samme område.

Slik blir ti feilmeldinger om den samme ødelagte kaffemaskinen til én, uten at noen med et nytt problem noen gang blir stoppet.

Uten konto

1. Your email: We use this to connect the report to you. No password needed. Skriv inn adressen og trykk på Continue.
2. Hører adressen til en person i bedriften (en vert, en resepsjonist eller en administrator), sendes feilmeldingen med én gang i det navnet. Den vises på My reports for den personen, og vedkommende får beskjed om den på samme måte som ved innmelding som innlogget.
3. Hvis ikke, ber Your details om navn under Name og mobilnummer under Mobile phone, begge påkrevd. Trykk på Report.

Dette skjer med feilmeldingen

Feilmeldingen står med én gang i listen Incidents, som Unassigned, med prioriteten til kategorien sin eller områdets egen (Urgent hvis den ble merket som haster) og en frist ut fra SLA-en. De som har oppsyn med lokasjonen, får beskjed (se Varsler). Derfra tar teamet over: Gi en hendelse til noen.

Melde inn fra menyen

Report a problem i menyen til innmelderen åpner hele skjemaet på én side:

1. Where is it?: velg rommet eller området. Skriv for å søke.
2. What is wrong?: gjelder det én ting i rommet, velger du den først under Item (optional). Trykk deretter på det problemet gjelder.
3. Describe it: noen få ord, Add photos eller Take a photo (JPG, PNG, GIF, BMP eller WEBP, opptil 10 MB hver), og Mark as urgent hvis det må tas tak i med én gang.
4. Trykk på Send report.

En åpen feilmelding om det samme på samme sted vises før du sender, som på QR-skjemaet. Har du utstyr som er lånt fra lokasjonen, tilbyr skjemaet også Or report something you are carrying. Etter at du har sendt, vises Thank you, your report is in øverst på My reports.

My reports

My reports viser alt du har meldt inn, under Open (nyeste først) og Done (sist fullførte først), med et søkefelt. Hver feilmelding viser hvor langt den har kommet, Received, With the team, Planned eller Done, med en linje som Waiting to be picked up eller dagen den er planlagt til. Updated markerer en feilmelding der noe har skjedd siden du så på den sist.

Klikk på en feilmelding for å åpne detaljene: Progress, med en linje som sier hva som skjer videre, og deretter Details, beskrivelsen, eventuelle bilder og Messages.

• Messages: skriv til teamet som håndterer feilmeldingen din. Svarene deres vises her.
• Edit report: endre hvor problemet er, hva det gjelder eller hvordan du beskrev det, til noen i teamet tar det eller det er ferdig.
• Withdraw report: de første fem minuttene etter at du har meldt inn noe, og bare så lenge ingen i teamet har tatt det, kan du trekke det tilbake. Det blir fjernet, og teamet jobber ikke med det. I listen ligger det i menyen ved siden av Edit.

Det daglige arbeidet

Hendelseslisten

Åpne Incidents i hendelsesmenyen. Hver åpen hendelse er en blokk, og når den er delt opp i oppgaver, står oppgavene som rader under den. Klikk på en blokk for å åpne detaljene.

Listen viser én lokasjon om gangen, og åpner på lokasjonen du sist jobbet på. Har du flere lokasjoner, bytter du mellom dem i lokasjonsmenyen ved siden av tittelen, og hendelsesmenyen følger lokasjonen du velger.

Tellere

Klikk på en teller for å se bare dem. Et rødt merke på en teller viser hvor mange av dem som har passert fristen.

Søk og filtre

• Search incidents... finner hendelser ut fra beskrivelse, nummer, sted, kategori, utfører, status eller interessenter.
• Ved siden av All (alle åpne hendelser) står hurtigfiltrene Done, SLA risk (åpne hendelser som har passert SLA-fristen, eller er i den siste fjerdedelen av SLA-en) og Deleted.
• Filters snevrer inn listen etter prioritet, kategori, område, utfører og mer. Save current view lagrer et filter, som deretter vises som en knapp i verktøylinjen.
• Diagramknappen, Deadlines, viser eller skjuler linjen med de neste to ukene: hvor mange hendelser som har frist hver dag, hvor mange som er forfalt, og hvor mange som ikke har noen frist. Klikk på en dag for å se bare de åpne hendelsene med frist den dagen. Klikk på den igjen, eller på × på filteret det legger til, for å se alle.

Se det som en annen rolle

View as i topplinjen bytter mellom Admin view, Manager view, Executor view og Reporter view, så du ser modulen slik den rollen gjør. Administratorer får alle fire, og de med rollen Manager alle unntatt Admin view. Bjellen ved siden av inneholder varslene dine.

Registrere en hendelse selv

For et problem som er meldt fra på telefon eller oppdaget på en runde, trykker du på Create incident.

1. Under Location velger du området. Velg deretter Category, eller en eiendel under Asset hvis området har eiendeler.
2. Skriv en beskrivelse under Description. Den er påkrevd.
3. Fyll ut det du allerede vet: Priority, Target due date, hvem den er tildelt under Assigned to, Stakeholders og bilder under Attachments. En administrator kan også velge hvem den er meldt inn av under Reported by: Myself, eller en person de melder den inn for.
4. Trykk på Save incident.

Sjekklisten legges til etterpå, i detaljene for hendelsen.

Detaljene for en hendelse

Klikk på en hendelse for å åpne detaljene i et panel fra høyre. Du endrer ting direkte på stedet: klikk på en rad, gjør endringen, så er den lagret. En penn viser hva du har lov til å endre. Kategorien og statusen vises under tittelen. Knappen Open the incident i e-postene åpner de samme detaljene på en egen side.

Knappene under tittelen: Mark done (eller Reopen), Restore for en slettet hendelse, Add photo, Activity log (administratorer og resepsjonister) og, til høyre, søppelbøtta, Delete incident.

Raden Asset, som vises når området til hendelsen har eiendeler, sier hvilken eiendel hendelsen gjelder (No asset hvis ingen). Klikk på den for å velge en annen. Flytter du en hendelse til et sted som ikke tilbyr kategorien dens, blir du bedt om å velge en av kategoriene på det stedet før flyttingen lagres.

Kommentarer og omtaler

Skriv i Write a comment… og trykk på send-knappen. Skriv @ og et navn for å nevne noen: personen får beskjed med én gang. Alle som er involvert i hendelsen, ser kommentarene og får beskjed om nye, også en innmelder som meldte den inn med kontoen sin. Meldingene innmelderen skriver fra My reports, vises også her.

Bilder, sjekkliste og tid

• Add photo legger til et bilde, for eksempel av den ferdige jobben.
• Checklist: klikk for å legge til trinnene i jobben, hvert med et tidsestimat. Når du krysser av for et trinn, legges estimatet til i tidsforbruket.
• Workload: Estimated er hvor lang tid jobben bør ta, og Scheduler planlegger ut fra den. Spent er tiden som er brukt. Klikk for å endre en av dem.

Gi en hendelse til noen

1. Åpne hendelsen og klikk på Executor (No executor assigned).
2. Velg personen. Listen viser personene som kan få arbeid her, og gråer ut dem som ikke kan, med begrunnelsen.
3. Hendelsen blir Assigned, og utføreren får beskjed: You are made responsible for an incident.

Utføreren har ansvaret for hendelsen. Stakeholders legger til andre som skal følge den, for eksempel lederen for en bygning: de får beskjed når de legges til, og om meldingene på hendelsen. For også å gi arbeidet en dag planlegger du det i Scheduler, der du tildeler og planlegger en hendelse i ett grep ved å dra den til raden til en person.

Statuser

Statusen følger av utføreren og den planlagte dagen for hendelsen, så du setter den sjelden selv. For å sette den manuelt klikker du på statusen under tittelen på hendelsen i detaljene.

Markere den som ferdig

Trykk på Mark done. Er det ikke ført inn noe tidsforbruk, blir du bedt om det først: en hendelse kan ikke bli ferdig uten. En innmelder som meldte den inn med kontoen sin, får beskjed om at den er løst. Reopen åpner en ferdig hendelse igjen, og statusen beregnes på nytt ut fra utføreren og datoen.

Bare utføreren av hendelsen eller en planlegger kan endre statusen. Planleggere er administratorene, resepsjonistene og hendelsesadministratorene på lokasjonen, og personer med rollen Admin eller Manager der. Alle andre kan fortsatt krysse av for oppgavene de har fått tildelt.

Slette og gjenopprette

Delete incident (søppelbøtta under tittelen) fjerner en hendelse som er registrert ved en feil. Den flyttes til Deleted i listen, der Restore i detaljene henter den tilbake. Bedriftsadministratorer, resepsjonister på lokasjonen og hendelsesadministratorer kan slette og gjenopprette hendelser. Den som meldte den inn, kan selv trekke den tilbake de første fem minuttene, så lenge ingen i teamet har tatt den (se My reports).

Oppgaver

En større jobb kan deles opp i oppgaver, hver med sin egen utfører og dag: først elektrikeren, så maleren. I detaljene inneholder Task plan oppgavene, og Split into tasks starter dem. I listen står oppgavene til en hendelse som rader under blokken.

• Hver oppgave har en kategori. En ny oppgave på det samme stedet som hendelsen starter med kategorien til hendelsen. Ellers velger du en som stedet tilbyr.
• En oppgave kan legges i et annet område, eller på en eiendel i området sitt: klikk på området eller eiendelen på raden dens i Task plan, eller velg dem under Area og Asset i Add task. No asset lar den bli liggende på bare området. En ny oppgave starter der hendelsen er, og så lenge den blir der, følger den hendelsen.
• En oppgave går bare til en utfører med en filtergruppe som dekker kategorien, området og eiendelen. I Scheduler sier radene som ikke kan ta den, hvorfor.

Når du åpner en oppgave, glir den inn over detaljene for hendelsen, med hendelsen nedtonet ved siden av. Tilbake-pilen, Esc eller et klikk på den nedtonede delen tar deg ett steg tilbake, og X lukker begge. En oppgave som åpnes et annet sted, på My work eller i Scheduler, åpnes med hendelsen sin under.

Når du markerer en hendelse som ferdig mens den fortsatt har åpne oppgaver, blir du spurt Close this incident? og velger Leave them open eller Close them too.

My work

My work er listen til utføreren: hendelsene og oppgavene du har fått, og hendelsene du er interessent i. Eksterne havner her når de logger inn, og knappen Open my work i e-postene leder hit. Tellerne Assigned, Scheduled, Reschedule! og Done, søket og hurtigfiltrene Open, Done og SLA risk fungerer som i hendelseslisten. Når Scheduler er slått på, bytter My week øverst til planen din.

Åpne et element for å se detaljene, som i hendelseslisten, men uten administratorens knapper: du kan ikke slette det, og området, eiendelen og utføreren ligger fast. Du kan legge til bilder, krysse av i sjekklisten, skrive kommentarer, føre tiden din og markere det som ferdig. Det du selv har meldt inn, finner du på My reports.

Planlegge uka

Når Scheduler er slått på i Module settings, får planleggere Scheduler i hendelsesmenyen. Den viser hvem som gjør hva hvilken dag: én rad per utfører, én kolonne per dag, og til venstre Backlog med arbeidet som ennå ikke er planlagt.

Tavlen

• Pilene flytter én uke om gangen, og This week tar deg tilbake. Med mer enn én lokasjon bytter du mellom dem i lokasjonsmenyen øverst.
• Details viser alle merkene på kortene. Er den slått av, viser et kort tittelen, stedet og tiden, og bare det som trenger oppmerksomhet.
• Tiden på et kort er når arbeidet kan gjøres den dagen: i den rekkefølgen dagen kjøres, etter kjøreturen dit og aldri under et av personens møter. En dag der arbeidet ikke rekker å bli gjort mellom møtene, markeres som en overbooket dag, med Does not fit around the meetings på dagens total.
• View velger om tavlen viser Weekends, Group by incident (oppgavene til én hendelse på samme rad og dag i én bunke), Stakeholder items (arbeid du er interessent i, grået ut i din egen rad) og Appointment details (hva kalendermøtene til folk handler om, der lokasjonen tillater det).
• Filters snevrer inn tavlen og Backlog.

Backlog

Kolonnen Backlog har to bunker: Unscheduled (ingen dag eller ingen utfører ennå) og Reschedule! (planlagt til en dag som har passert). Move all to Unscheduled tømmer bunken Reschedule!, enten slik at utføreren beholdes (Unschedule, keep executor) eller fjernes (Unschedule, remove executor). Hide the backlog skjuler kolonnen.

Planlegge manuelt

Dra et kort fra Backlog til raden og dagen til en utfører. Hendelsen får den utføreren og den dagen, og blir Scheduled. Dra den igjen for å flytte den.

Mens du drar, skjules radene som ikke kan ta kortet, og en linje sier hvor mange som er skjult og hvorfor: filtergruppen deres dekker ikke kategorien, området eller eiendelen. Show them henter dem fram igjen, og over en slik rad sier kortet Cannot assign. En hengelås på et kort holder det fast på dagen sin. Låsen åpnes av seg selv natten etter at dagen har passert.

Auto-plan

Auto-plan foreslår en utfører og en dag for arbeidet du tar med, og balanserer arbeidsmengde, ferdigheter og kjøretid. Frister kommer først, og en SLA teller som en frist; av resten planlegges de mest hastende prioritetene først. Med Show when people are busy slått på planlegger den rundt folks Outlook-møter: hver jobb legges i ett stykke i den ledige tiden mellom dem, og ingenting planlegges på en dag personen er borte.

1. Under Incidents to include velger du Unscheduled, Reschedule (past) og Scheduled (future). Include incidents without a time estimate planlegger dem med Minutes to give un-estimated incidents.
2. Under Planning rules velger du Reset executors already assigned (på: alt fordeles på nytt; av: en hendelse beholder utføreren sin og får bare en dag), Start planning from, Plan into following weeks og Longest working day, med både arbeid og kjøring. Dagen starter 08:00, så 7 h 30 m er 08:00 til 15:30, slik linjen under glidebryteren viser.
3. Under Candidate executors krysser du av for hvem som kan få arbeid.
4. Trykk på Generate suggestions. Du får noen planer å velge mellom, tegnet inn på tavlen med hvert kort på tidspunktet planen gir det. Sammendraget sier hvor mange møter planen er lagt rundt, og varsler når noens kalender ikke kunne leses.
5. Accept plan lagrer den du velger. Revert setter tavlen tilbake slik den var.

My week

Når Scheduler er slått på, får utførere My week: sin egen plan, i en månedskalender. Auto-plan der foreslår hvilken dag du bør gjøre hver av jobbene dine, i en effektiv kjørerekkefølge. Ingenting endres før du godtar.

Varsler

Modulen varsler folk på tre måter: bjellen i topplinjen på hendelsessidene, e-post, og en melding i Microsoft Teams eller Slack der bedriften din bruker BmyGuest-boten. Det finnes ingen push-varsler til telefoner og ingen SMS.

Nye hendelser og de andre varslene om oppsyn går til personene med rollen Admin, Office manager eller Manager på lokasjonen (en Manager bare for arbeidet filtergruppene til vedkommende dekker) og til hendelsesadministratorene der. En bedriftsadministrator eller en resepsjonist uten rolle der får ikke beskjed. Varsler om arbeid går til dem som har arbeidet. Den som meldte inn et problem med kontoen sin, får beskjed om feilmeldingen sin, og anonyme innmeldere får ingenting. Ingen får beskjed om sin egen endring.

Hver e-post har en knapp som leder til hendelsen eller til arbeidet ditt, for eksempel Open the incident, Open my work, See your report eller Reply in the incident, og en lenke for å endre hvilke varsler du får. Meldinger følger ventetiden: den første meldingen på en hendelse sendes, de neste holdes tilbake og sendes samlet, og åpner du hendelsen først, blir de ikke sendt.

My incident notifications

My incident notifications, i profilmenyen på hendelsessidene, viser varslene for rollene du har, hvert med en bryter for E-mail og en for Teams eller Slack. Hver endring lagres i det øyeblikket du gjør den. Et varsel som organisasjonen din har slått av for alle, er merket Turned off by your organisation. Under Messages overstyrer How often you are told about new messages ventetiden for lokasjonen, og omtaler kommer alltid med én gang. Bjellen viser varslene dine uansett.

Activity log

Activity log viser alle endringer i hendelsene og oppgavene på lokasjonen, nyeste først og gruppert per dag, i lokasjonens tid: Time, Incident or task, By, Change og Details. Menyene All users og All incidents snevrer den inn, og Clear filters viser alt igjen. Klikk på nummeret til hendelsen i en rad for å vise bare den hendelsen, eller på et navn for å vise bare endringene til den personen.

Administratorer åpner den fra More i Module settings, og resepsjonister har den i menyen. Begge finner også Activity log under tittelen på en hendelse i detaljene.

Hjelp

Begrensninger og særheter

• Ingen rapporter eller eksport av hendelser. Det finnes tellere i listen, tall per kategori og område, og aktivitetsloggen, bare på skjermen. Kostnadene fra leverandører, under Invoicing, kan lastes ned som en CSV-fil.
• Ingen offentlig API. Hendelser kan ikke opprettes eller leses gjennom BmyGuests offentlige REST-API.
• Ingen push-varsler eller SMS. Bjellen, e-post, og Teams eller Slack.
• Anonyme innmeldere får ingen kvittering og kan ikke følge feilmeldingen sin, med mindre e-postadressen deres tilhører en person i bedriften.
• Skjemaet for feilmeldinger som en QR-kode åpner, er på engelsk, uansett hvilket språk personen bruker. Det samme gjelder takkesiden og siden for en kode som ikke er satt opp.
• Fire faste prioriteter. Urgent, High, Medium og Low kan ikke gis nye navn eller utvides med flere.
• Typen til en kategori ligger fast. For å endre den lager du en ny kategori.
• Kategorier arves ikke nedover i områdetreet.
• Ingenting tildeles av seg selv. Nye hendelser venter på at noen gir dem til en utfører.
• Ordlyden i e-postene bestemmes av BmyGuest og kan ikke endres av en bedrift.
• Reisetid krever karttjenesten på serveren, og alle områder og utførere må ha en adresse.
• Vedlikeholdsplaner, for planlagt arbeid som gjentas, er på vei.
• Arbeidsområdet Incident Management krever en rolle. Den som melder inn problemer uten en rolle på Team-siden, finner My reports etter innmelding som innlogget, med knappene i e-postene om hendelser eller fra en lagret lenke.

Feilsøking

Navn på knapper og skjermbilder står på engelsk, slik de vises på bildene. Bruker du BmyGuest på et annet språk, er ordlyden annerledes, men alle skjermbilder og knapper er på samme sted. Bildene viser et fiktivt selskap, Northgate Group.