Incident Management

Hvor skal du starte?

Overblik

På ét minut

Incident Management gør hvert sted i jeres bygninger til et sted, hvor man kan melde et problem. Nogen scanner QR-koden på væggen og fortæller, hvad der er galt. Jeres team får det med det samme, med en prioritet og en frist, der følger af, hvad problemet handler om. Teamet tildeler sagen, planlægger den og markerer den som færdig, og den, der meldte det med sin BmyGuest-konto, kan følge med undervejs.

Tilkøbsmodulet består af en håndfuld skærmbilleder:

Assets, de ting, der står i jeres områder, for eksempel en kaffemaskine eller en projektor, har deres egen vejledning: Asset Management. Den opsætning, de to deler, er beskrevet her.

Ord, der bruges i vejledningen

Hvem gør hvad

Alle beholder deres sædvanlige rolle i BmyGuest. Oven i den giver siden Team folk en rolle i incident-modulet, pr. lokation.

Virksomhedsadministrator

• Slår tilkøbsmodulet til for en lokation og vælger dens incident-administratorer.
• Får arbejdsområdet Incident Management i menuen for de af virksomhedens lokationer, der har tilkøbsmodulet.
• Giver folk deres roller på siden Team og inviterer folk udefra. Det kan kun en virksomhedsadministrator.
• Ændrer modulets indstillinger.

Incident-administratorer og rollen Admin

Incident administrators (incident-administratorer) vælges på tilkøbsmodulets egen side, og siden Team viser dem som Admin. Det er værter, der driver modulet på en lokation uden at være virksomhedsadministratorer: de styrer alle sager dér og kan åbne opsætningsguiden og ændre modulets indstillinger. De kan ikke give folk roller.

Rollen Admin kan også gives på selve siden Team. Alene sørger den for, at personen får besked om hver ny sag på lokationen, og lader personen sætte lokationens områder og kategorier op, men listen over sager er for virksomhedsadministratorer, receptionister, incident-administratorer, ledere og office managere. Sæt derfor en vært, der skal drive modulet, på listen over incident-administratorer.

Receptionist

• Får arbejdsområdet Incident Management på de lokationer, hvor vedkommende er receptionist, med administratorens menu, så vedkommende kan registrere og følge op på sager.
• Kan ikke åbne Module settings: menuen har Activity log i stedet. Siderne Team og Suppliers er kun for virksomhedsadministratorer.
• Får ikke besked om nye sager, medmindre vedkommende også har en rolle på siden Team.

Leder og office manager

De to roller bliver kun tilbudt, når Teams and scoped access er slået til i Module settings.

• En Manager (leder) ser de sager, vedkommendes filtergrupper dækker, og planlægger arbejdet.
• En Office manager ser alt på lokationen og kan melde og kommentere, men ændrer intet.

Tekniker

• Udfører arbejdet. Kan få tildelt sager og har en række i Scheduler.
• Finder sit arbejde på My work og, med Scheduler slået til, sin plan på My week.
• Tilføjer fotos, krydser af på tjeklisten, skriver kommentarer, registrerer tid og markerer sine sager som færdige.

Ekstern (håndværkere)

• En person uden for virksomheden, inviteret på e-mail med et login-link.
• Ser kun det arbejde, vedkommende får tildelt, og lander på My work ved login.
• Ser aldrig private kommentarer.

Anmelder og alle andre

Alle kan melde et problem, med eller uden en rolle og med eller uden en konto. Reporter (anmelder) er rollen til folk, der ikke skal andet: de melder problemer og følger deres egne fejlmeldinger på My reports.

Sådan finder du det

• Virksomhedsadministratorer og receptionister: arbejdsområdet Incident Management i menuen åbner Incidents. Modulets sider har deres egen menu: Work (Incidents, Scheduler), Your site (Areas, Assets, Categories), People (Team, Suppliers; kun for virksomhedsadministratorer) og Module settings, eller Activity log for receptionister. Assets, Scheduler og Suppliers vises kun, når de er slået til.
• Incident-administratorer: arbejdsområdet åbner også Incidents, med samme menu, men uden People. Ledere og office managere starter også på Incidents, med en kortere menu.
• Teknikere og eksterne: arbejdsområdet åbner My work, og modulets menu har My work og, med Scheduler slået til, My week. Eksterne lander også på My work, når de logger ind. Knapperne i modulets e-mails, for eksempel Open the incident og Open my work, fører også dertil.
• Anmeldere: arbejdsområdet åbner My reports, og modulets menu har My reports og Report a problem.
• En person, hvis eneste rolle på siden Team er Admin: arbejdsområdet åbner Areas.
• My incident notifications ligger i profilmenuen på modulets sider.
• Arbejdsområdet Incident Management bliver regnet ud, når du logger ind. Når tilkøbsmodulet er slået til, eller når du har fået en rolle, skal du logge ud og ind igen for at se det.

Opsætning

Sådan slår du det til

Incident Management slås til pr. lokation, ikke pr. virksomhed. Det gør en virksomhedsadministrator.

1. Åbn Company settings → Locations i Reception-menuen, åbn lokationen, og gå til dens afsnit Add-ons.
2. Find incident-modulet på listen (søgefeltet over listen finder det, når du skriver incident), og tryk på Set up, eller Configure, hvis det allerede er slået til. Et tilkøbsmodul, der ikke er med i jeres abonnement, viser Contact sales i stedet.
3. På tilkøbsmodulets side, Incidents, vælger du eventuelle incident-administratorer (se nedenfor) og trykker på Save and switch on.
4. Gentag det for hver lokation, der skal kunne modtage fejlmeldinger.

Når tilkøbsmodulet er slået til, har dets side et kort Incident module med Start the setup guide (så længe intet er sat op endnu), Open module settings og, mens Assets er slået til, Open templates til asset-skabelonerne. Alt andet indstilles på modulets egne sider.

Opsætningsguiden

En indbygget guide fører en ny lokation fra ingenting til den første testfejlmelding i syv korte trin.

Hvert trin forklarer én idé med få sætninger og lader dig oprette den første af slagsen med det samme. Alt kan ændres senere på de fulde sider.

Guiden åbner af sig selv, når en, der må sætte modulet op (en virksomhedsadministrator eller en incident-administrator), åbner Incidents på en lokation, hvor intet er sat op endnu: ingen områder, ingen egne kategorier og aldrig en sag. I'll set it up myself på første trin, Skip for now og Finish and go to Incidents får guiden til at holde op med at åbne af sig selv for den lokation i denne browser.

Vil du tilbage til guiden senere, så tryk på Open ud for Setup guide under More i Module settings, eller på Open the setup guide i tjeklisten øverst på listen over sager.

Områder

Et område er et sted, hvor problemer bliver meldt: en bygning, en etage, et lokale, en parkeringsplads. Områder ligger inden i hinanden, så en lokation har som regel sine bygninger øverst, deres etager inden i dem og lokalerne inden i etagerne. Åbn Areas i modulets menu.

Byg træet

1. Tryk på New area, skriv et navn under Name, og tryk på Create area, eller på Create and add another for at fortsætte med det næste.
2. Vil du lægge et område inden i et andet, så vælg Add sub-area i det andet områdes handlingsmenu.

Handlingsmenuen på hvert område har Open area, Add sub-area, Rename, Copy, Move og Delete. Expand all og Collapse all folder hele træet ud og sammen. Area map viser hele træet som et kort, du kan trække i, zoome og søge i. Klik på et område for at åbne det. På et områdes egen side åbner kortet ved det område, markeret Here.

• Move flytter et område et andet sted hen i træet. Alt i det flytter med: underområder, assets, kategorier og sager.
• Copy opretter et nyt område med de samme underområder, op til 50 kopier ad gangen. Under Include vælger du, om Categories (med deres SLA og prioritet) og Assets skal med.

Et områdes side

Open area viser alt om ét område:

• Categories: det, folk kan vælge, når de melder et problem her.
• Dets underområder og, med Assets slået til, dets assets (se Asset Management).
• Med tilkøbsmodulet Meeting rooms: dets Meeting rooms, altså det Microsoft 365-mødelokale, området er, eller det lokale, det ligger i, og de underområder under det, der selv er mødelokaler. Lokaler kobles til områder under Link rooms to areas i Module settings.
• Med Suppliers slået til: dets Suppliers, de leverandører, hvis aftale dækker området, fordi deres scope nævner området, et område, det ligger i, eller slet intet område. De foretrukne leverandører står først, og hver viser sine eventuelle begrænsninger, fx kategorier. En leverandørs scope ændres under Scope and priority på leverandørens side (se Leverandører).
• Med Scheduler slået til: dets Address til planlægning af kørsel (se Adresser og køretid).
• Dets QR code.
• Dets sager, talt for området og alt under det: Active, Overdue, Within the deadline, Average age og Newest incidents.

Hvad der kan meldes i et område

Et område tilbyder kun de kategorier, der er sat flueben ved på det.

1. Tryk på Choose categories på områdets side.
2. Sæt flueben ved en kategori for at tilbyde den, og fjern fluebenet for at tage den af. Underkategorier står under deres kategori, og hver af dem krydses af for sig.
3. Under Also change sætter du flueben ved de underområder, der skal have samme ændring.
4. Tryk på Save. Sager, der allerede er meldt under en kategori, du tager af, beholder den.

SLA and priority i en kategoris række giver kategorien sin egen SLA og prioritet i dette område. Lad et felt stå tomt for at bruge kategoriens egen værdi.

Du kan også gå den anden vej: på siden Categories sætter Areas på en kategoris kort flueben ved kategorien på mange områder på én gang.

Områdernes QR-koder

Hvert område får sin egen QR-kode, i det øjeblik det bliver gemt. Du skal aldrig skrive eller vælge en kode. Når koden bliver scannet, åbner formularen til fejlmelding på det område.

1. Åbn området, og tryk på QR code.
2. Download QR code gemmer den som et PNG-billede, der kan printes. Kopiknappen ved siden af (Copy link) kopierer adressen i koden til en e-mail eller en intranetside.
3. Print den, og hæng den op, hvor folk kan se den: ved døren til et lokale, på en gang, ved siden af kaffemaskinen.

En kode på en bygning eller en etage virker også: formularen spørger så, hvilket område inden i den problemet er i, og anmelderen kan også melde på selve bygningen eller etagen.

Assets har deres egne QR-koder, der åbner formularen på det pågældende asset. Fortrykte QR-mærkater bliver koblet til et område eller et asset med Scan a QR code på områdets side. Begge dele står i vejledningen til Asset Management.

Kategorier

En kategori fortæller, hvad et problem handler om, for eksempel VVS, Rengøring eller Døre og låse. Den bestemmer, hvad en ny sag starter med: dens prioritet og dens SLA, den tid, der er sat af til at løse den. Åbn Categories i modulets menu.

Opret en kategori

1. Tryk på New category.
2. Giv den et navn under Name: det, anmeldere og jeres team ser.
3. Vælg Type. Den kan ikke ændres senere.
4. Under SLA and priority sætter du Default SLA (et tal og en Unit: Minutes, Hours eller Days) og Default priority.
5. Tryk på Create category. Panelet, hvor du vælger, hvor den bliver tilbudt, åbner af sig selv: sæt flueben ved områderne, og tryk på Save. Et flueben ved et område sætter også flueben ved områderne inden i det.

Under hver liste gør New area category, New asset category eller New maintenance category det samme, med typen allerede valgt.

Add sub-category på en områdekategori lader folk være mere præcise, for eksempel Tilstoppet afløb under VVS. En underkategori starter med sin overordnede kategoris SLA og prioritet og kan føjes direkte til de områder, der tilbyder den overordnede kategori.

SLA og prioritet

Et meldt problem får sin kategoris prioritet og SLA, eller områdets egen prioritet og SLA, hvor området har sat dem for kategorien. SLA'en giver sagen dens frist, som vises som SLA deadline i detaljerne. Uden en SLA får en sag ingen frist og dukker aldrig op på listen SLA risk.

Der er fire prioriteter: Urgent, High, Medium og Low. De er de samme på alle lokationer og kan hverken omdøbes eller suppleres. En anmelder, der slår Mark as urgent til, gør sagen Urgent.

Kategorien Other

Hver lokation har Other, markeret System. Den er der altid og bliver tilbudt i alle områder, så folk kan melde noget, der ikke passer ind andre steder. Den kan ikke omdøbes eller slettes, men dens SLA og prioritet kan ændres. Den, der vælger Other, skal beskrive problemet.

Tallene på en kategori

Når en kategori har været brugt, viser dens kort hvordan: Open now (åbne lige nu) og for de seneste 30 dage Average resolution (den gennemsnitlige tid til løsning, målt mod SLA'en), SLA breaches (overskridelser af SLA'en) og antallet af Incidents (en asset-kategori viser Assets covered i stedet). En linje øverst på siden advarer om kategorier, der ikke bliver tilbudt nogen steder, så ingen kan vælge dem, og om kategorier uden SLA.

Team og roller

Siden Team bestemmer, hvem der arbejder med sager på en lokation, og hvad hver af dem må. Åbn den i modulets menu under People. Kun virksomhedsadministratorer kan åbne den. Bruger virksomheden modulet på flere lokationer, skifter du mellem dem i lokationsmenuen ved siden af titlen.

1. Tryk på Add a person, og vælg en person fra virksomheden under Person.
2. Under Roles vælger du, hvad personen gør her (se tabellen nedenfor).
3. Tryk på Add to the team. Personens kort viser rollen fra da af.

Edit på et kort ændrer rollen senere. Remove from the team i kortets menu fjerner personens rolle på denne lokation. Brugerkontoen bliver stående, og det samme gør de filtergrupper, personen er med i, indtil du redigerer dem.

Tekniker oven i en anden rolle

Executor oven i Admin, Manager eller External giver også en person arbejde og en række i Scheduler. Sådan sætter du den facility manager op, der driver modulet og også selv udbedrer ting, eller en håndværker, du sender arbejde til: sæt flueben ved begge. En ekstern kan ikke også være admin.

Invitér en udefra

1. Tryk på Invite an external person.
2. Under The person udfylder du personens oplysninger. Har e-mailadressen allerede en BmyGuest-konto, bliver den konto brugt.
3. Under Executor access vælger du No executor access (standard), Executor, any work at this location eller en af teknikernes filtergrupper. Personen kan kun få sager tildelt med adgang som tekniker, som også lader Scheduler planlægge personens dag. Uden den kan personen stadig føjes til en sag som interessent.
4. Lad Email notifications være slået til for at sende personen e-mails om sager ud over notifikationerne i BmyGuest.
5. Tryk på Send invitation. Personen får rollen External og et login-link på e-mail.

Filtergrupper og kompetencer

Med Teams and scoped access slået til har siden Team også Filter groups. En filtergruppe er et navngivet sæt af områder, kategorier og assets, for eksempel VVS eller Bygning A, oprettet med New filter group. Den bestemmer, hvilket arbejde dens medlemmer ser som Manager, eller får tildelt som Executor. Flere personer kan dele én.

En gruppe for teknikere fungerer som en kompetence: Scheduler og Auto-plan giver kun dens medlemmer arbejde, som gruppen dækker, og den, der er med i en sådan gruppe, bliver dermed også tekniker. En gruppes rolle bliver lagt fast, når den oprettes, så opret en ny gruppe til den anden rolle.

Leverandører

Med Suppliers slået til i Module settings får virksomhedsadministratorer Suppliers i modulets menu. Det er et register over de eksterne firmaer, I arbejder med. Hver leverandør har sine People, sit Scope and priority og sine Purchase orders, og Invoicing samler de omkostninger, de registrerer, med Export to CSV.

En leverandørs folk finder det arbejde, deres firma dækker, under Work from client i deres menu. En leverandørs leder lander dér ved login, og leverandørens teknikere lander på My work.

Modulets indstillinger

Module settings slår de valgfrie funktioner til og fra for én lokation og indstiller dens notifikationer og kalendervalgene til Scheduler. Åbn Module settings nederst i modulets menu. Virksomhedsadministratorer og incident-administratorer kan åbne siden, receptionister kan ikke. Har du flere lokationer, så vælg én under Location.

Sager, områder, kategorier, teamet og QR-koder er altid slået til. Resten er slået fra, indtil lokationen har brug for det, og menuen viser kun det, der er slået til.

Funktioner

Kortet Scheduler

Vises, mens Scheduler er slået til. Under Travel time åbner Open ud for Addresses adressebogen (se Adresser og køretid). Under Outlook calendar er der tre valg:

Notifikationer

Kortet More

Kortet More åbner Setup guide, Activity log og, for virksomhedsadministratorer, listen Incident administrators, som ligger på tilkøbsmodulets egen side.

Adresser og køretid

For lokationer, der er spredt over flere adresser, kan Scheduler og Auto-plan regne køretiden mellem stederne med. Med Scheduler slået til åbner du Module settings og trykker på Open ud for Addresses under Travel time.

1. Tilføj de steder, hvor arbejdet foregår. Hver adresse bliver slået op på kortet, når du gemmer den, og viser On the map, Not on the map yet eller Not found.
2. Under Executors' start addresses giver du hver tekniker den adresse, hvor dagen starter. Uden en adresse starter dagen ved den første sag.
3. På hvert områdes side vælger Set address en adresse fra adressebogen, og Also change giver den til de underområder, du sætter flueben ved. Intet går i arv: hvert område har sin egen, og et område uden adresse bliver udeladt, når Scheduler planlægger kørsel mellem stederne.

Fejlmelding

Meld et problem med en QR-kode

Den formular, en QR-kode åbner, er lavet til en telefon. Ingen behøver en konto eller en app.

1. Scan QR-koden med telefonens kamera, og åbn linket.
2. Select area: har det scannede område områder inden i sig, fortæller formularen, hvor du er, og viser dem. Vælg det, problemet er i (et område med flere områder inden i åbner dem), eller tryk på Continue for at melde på det område, du står i.
3. What's the issue?: tryk på det, problemet handler om. En kategori med underkategorier åbner dem. Har området assets, vises de efter kategorierne: tryk på et, og formularen viser, hvad der kan meldes på det.
4. Describe the problem: skriv en kort beskrivelse (påkrævet ved Other), tilføj et foto med Photo, taget med kameraet eller valgt fra telefonen, og slå Mark as urgent til, hvis det kræver handling med det samme.
5. Tryk på Report. Den, der ikke er logget ind, bliver derefter bedt om en e-mailadresse (se nedenfor).
6. Thank you! bekræfter, at fejlmeldingen er sendt. Report another starter forfra på samme område.

Er du logget ind i BmyGuest på telefonen, springer formularen e-mailtrinnet over: fejlmeldingen bliver registreret i dit navn, og du ser den på My reports lige bagefter.

Allerede meldt

Når en kategori er valgt, leder formularen efter åbne fejlmeldinger om det samme på samme sted (ikke ved Other). Finder den en, viser Already reported den. Tryk på Report anyway, hvis det, du ser, ser anderledes ud eller er blevet værre. Cancel slutter med Nothing reported: der blev ikke oprettet nogen ny fejlmelding, og Report something else går tilbage til What's the issue? for samme område.

Det holder ti fejlmeldinger om den samme defekte kaffemaskine nede på én, uden nogensinde at stoppe den, der har et nyt problem.

Uden en konto

1. Your email: We use this to connect the report to you. No password needed. Skriv adressen, og tryk på Continue.
2. Hører adressen til en person i virksomheden (en vært, en receptionist eller en administrator), bliver fejlmeldingen sendt med det samme i vedkommendes navn. Den vises på vedkommendes My reports, og vedkommende får besked om den, som om fejlmeldingen var sendt som logget ind.
3. Hvis ikke, beder Your details om et navn (Name) og et mobilnummer (Mobile phone), begge påkrævet. Tryk på Report.

Hvad der sker med fejlmeldingen

Fejlmeldingen står med det samme på listen Incidents som en sag med status Unassigned, med sin kategoris prioritet eller områdets egen (Urgent, hvis den blev markeret som akut) og en frist ud fra sin SLA. De, der har overblikket over lokationen, får besked (se Notifikationer). Derfra tager teamet over: Tildel en sag.

Meld fra menuen

Report a problem i anmelderens menu åbner hele formularen på én side:

1. Where is it?: vælg lokalet eller området. Skriv for at søge.
2. What is wrong?: handler det om én ting i lokalet, så vælg den under Item (optional) først. Tryk derefter på det, problemet handler om.
3. Describe it: et par ord, Add photos eller Take a photo (JPG, PNG, GIF, BMP eller WEBP, op til 10 MB hver), og Mark as urgent, hvis det kræver handling med det samme.
4. Tryk på Send report.

En åben fejlmelding om det samme på samme sted bliver vist, før du sender, ligesom i QR-formularen. Har du udstyr, der er lånt fra lokationen, tilbyder formularen også Or report something you are carrying. Når du har sendt, vises Thank you, your report is in øverst på My reports.

Dine fejlmeldinger

My reports viser alt, hvad du har meldt, under Open (nyeste først) og Done (senest afsluttede først), med et søgefelt. Hver fejlmelding viser, hvor langt den er nået, Received, With the team, Planned eller Done, med en linje som Waiting to be picked up eller den dag, den er planlagt til. Updated markerer en fejlmelding, hvor der er sket noget, siden du sidst kiggede.

Klik på en fejlmelding for at åbne dens detaljer: Progress med en linje om, hvad der sker nu, og derefter Details, beskrivelsen, eventuelle fotos og Messages.

• Messages: skriv til det team, der håndterer din fejlmelding. Deres svar dukker op her.
• Edit report: ret, hvor det er, hvad det handler om, eller hvordan du beskrev det, indtil nogen i teamet tager sagen, eller den er færdig.
• Withdraw report: i de første fem minutter efter du har meldt noget, og kun så længe ingen i teamet har taget sagen, kan du trække den tilbage. Den bliver fjernet, og teamet arbejder ikke på den. På listen ligger den i menuen ved siden af Edit.

I hverdagen

Listen over sager

Åbn Incidents i modulets menu. Hver åben sag er en blok, og når den er delt op i opgaver, står opgaverne som rækker under den. Klik på en blok for at åbne detaljerne.

Listen viser én lokation ad gangen og åbner på den lokation, du sidst arbejdede på. Har du flere lokationer, skifter du mellem dem i lokationsmenuen ved siden af titlen, og modulets menu følger den lokation, du vælger.

Tællere

Klik på en tæller for kun at se dem. Et rødt mærke på en tæller viser, hvor mange af dem der er over fristen.

Søgning og filtre

• Search incidents... finder sager ud fra beskrivelse, nummer, sted, kategori, tekniker, status eller interessenter.
• Ved siden af All (alle åbne sager) står hurtigfiltrene Done, SLA risk (åbne sager, der er over deres SLA-frist eller i den sidste fjerdedel af deres SLA) og Deleted.
• Filters indsnævrer listen efter prioritet, kategori, område, tekniker og mere. Save current view gemmer et filter, som derefter vises som en knap i værktøjslinjen.
• Diagramknappen, Deadlines, viser eller skjuler bjælken med de kommende to uger: hvor mange sager der har frist hver dag, hvor mange der er over fristen, og hvor mange der ikke har nogen frist. Klik på en dag for kun at se de åbne sager med frist den dag. Klik på den igen, eller på × på det filter, den tilføjer, for at se dem alle.

Se det som en anden rolle

View as i topbjælken skifter mellem Admin view, Manager view, Executor view og Reporter view, så du ser modulet, som den rolle gør. Administratorer får alle fire, og ledere alle undtagen Admin view. Klokken ved siden af rummer dine notifikationer.

Opret en sag selv

Til et problem, der er ringet ind eller opdaget på en runde, trykker du på Create incident.

1. Under Location vælger du området. Vælg derefter Category, eller et Asset, hvis området har assets.
2. Skriv en Description. Den er påkrævet.
3. Udfyld det, du allerede ved: Priority, Target due date, hvem sagen er tildelt under Assigned to, Stakeholders og fotos under Attachments. En administrator kan også vælge, hvem der står som anmelder under Reported by: Myself eller en anden, som administratoren melder sagen for.
4. Tryk på Save incident.

Tjeklisten tilføjes bagefter, i sagens detaljer.

Sagens detaljer

Klik på en sag for at åbne dens detaljer i et panel fra højre. Du ændrer tingene direkte: klik på en række, foretag ændringen, og den er gemt. En blyant markerer det, du må ændre. Kategorien og status står under titlen. Knappen Open the incident i e-mails åbner de samme detaljer på en side for sig.

Knapperne under titlen: Mark done (eller Reopen), Restore for en slettet sag, Add photo, Activity log (administratorer og receptionister) og til højre skraldespanden, Delete incident.

Rækken Asset, der vises, når sagens område har assets, fortæller, hvilket asset sagen er på (No asset, hvis den ikke er på noget). Klik på den for at vælge et andet. Flytter du en sag til et sted, der ikke tilbyder dens kategori, bliver du bedt om at vælge en af stedets kategorier, før flytningen bliver gemt.

Kommentarer og omtaler

Skriv i Write a comment…, og tryk på send-knappen. Skriv @ og et navn for at nævne en person: vedkommende får besked med det samme. Alle, der er involveret i sagen, ser kommentarerne og hører om nye, også en anmelder, der har meldt sagen med sin konto. Anmelderens beskeder fra My reports dukker også op her.

Fotos, tjekliste og tid

• Add photo tilføjer et billede, for eksempel af det færdige arbejde.
• Checklist: klik for at tilføje arbejdets trin, hvert med et tidsskøn. Når et trin bliver krydset af, lægges dets tidsskøn til den brugte tid.
• Workload: Estimated er, hvor lang tid arbejdet bør tage, og Scheduler planlægger ud fra det. Spent er den tid, der er brugt. Klik for at ændre dem.

Tildel en sag

1. Åbn sagen, og klik på Executor (No executor assigned).
2. Vælg personen. Listen tilbyder de personer, der kan få tildelt arbejde her, og viser dem, der ikke kan, i gråt med begrundelsen.
3. Sagen bliver Assigned, og teknikeren får besked: You are made responsible for an incident.

Teknikeren har ansvaret for sagen. Stakeholders tilføjer andre, der skal følge den, for eksempel den driftsansvarlige for en bygning: de får besked, når de bliver tilføjet, og hører om beskeder på sagen. Vil du også give arbejdet en dag, så planlæg det i Scheduler, hvor du tildeler og planlægger en sag i ét hug ved at trække den over på en persons række.

Statusser

Status følger af sagens tekniker og planlagte dag, så du sætter den sjældent selv. Vil du sætte den manuelt, så klik på status under sagens titel i detaljerne.

Markér sagen som færdig

Tryk på Mark done. Er der ikke registreret brugt tid, bliver du først spurgt om den: en sag kan ikke blive færdig uden. En anmelder, der har meldt sagen med sin konto, får besked om, at den er løst. Reopen åbner en færdig sag igen, og dens status bliver regnet ud igen ud fra dens tekniker og dato.

Kun sagens tekniker eller en planlægger kan ændre dens status. Planlæggere er lokationens administratorer, receptionister og incident-administratorer samt personer med rollen Admin eller Manager dér. Alle andre kan stadig krydse de opgaver af, der er tildelt dem.

Slet og gendan

Delete incident (skraldespanden under titlen) fjerner en sag, der er registreret ved en fejl. Den flytter til Deleted på listen, hvor Restore i dens detaljer henter den tilbage. Virksomhedsadministratorer, receptionister på lokationen og incident-administratorer kan slette og gendanne sager. Den, der meldte sagen, kan selv trække den tilbage i de første fem minutter, så længe ingen i teamet har taget den (se Dine fejlmeldinger).

Opgaver

Et større stykke arbejde kan deles op i opgaver, hver med sin egen tekniker og dag: først elektrikeren, så maleren. I detaljerne rummer Task plan opgaverne, og Split into tasks starter dem. På listen står en sags opgaver som rækker under dens blok.

• Hver opgave har en kategori. En ny opgave på sagens eget sted starter med sagens kategori. Ellers vælger du en, som stedet tilbyder.
• En opgave kan placeres i et andet område eller på et asset i dens område: klik på dens område eller asset på dens række i Task plan, eller vælg dem under Area og Asset i Add task. No asset lader den blive på selve området. En ny opgave starter der, hvor sagen er, og så længe den bliver der, følger den sagen.
• En opgave går kun til en tekniker, hvis filtergruppe dækker dens kategori, område og asset. I Scheduler fortæller de rækker, der ikke kan tage den, hvorfor.

Når du åbner en opgave, glider den ind over sagens detaljer med sagen nedtonet ved siden af. Tilbage-pilen, Esc eller et klik på den nedtonede del fører dig ét trin tilbage, og X lukker begge. En opgave, der åbnes et hvilket som helst sted, på My work eller i Scheduler, åbner med sin sag nedenunder.

Markerer du en sag som færdig, mens den stadig har åbne opgaver, bliver du spurgt Close this incident? og vælger Leave them open eller Close them too.

Dit arbejde

My work er teknikerens liste: de sager og opgaver, du har fået tildelt, og de sager, du er interessent på. Eksterne lander her, når de logger ind, og knappen Open my work i e-mails fører hertil. Tællerne Assigned, Scheduled, Reschedule! og Done, søgningen og hurtigfiltrene Open, Done og SLA risk virker som på listen over sager. Med Scheduler slået til skifter My week øverst til din plan.

Åbn et punkt for at se detaljerne, som på listen over sager, men uden administratorens knapper: du kan ikke slette det, og dets område, asset og tekniker ligger fast. Du kan tilføje fotos, krydse af på tjeklisten, skrive kommentarer, registrere din tid og markere det som færdigt. Det, du selv har meldt, står på My reports.

Planlæg ugen

Med Scheduler slået til i Module settings får planlæggere Scheduler i modulets menu. Den viser, hvem der gør hvad hvilken dag: én række pr. tekniker, én kolonne pr. dag og til venstre backloggen med det arbejde, der endnu ikke er planlagt.

Tavlen

• Pilene flytter en uge ad gangen, og This week bringer dig tilbage. Med mere end én lokation skifter lokationsmenuen øverst mellem dem.
• Details viser alle mærker på kortene. Når den er slået fra, viser et kort sin titel, sit sted og sin tid og kun det, der kræver opmærksomhed.
• Et korts tid er, hvornår arbejdet kan gøres den dag: i den rækkefølge, dagen køres, efter køreturen dertil og aldrig under et af personens møder. En dag, hvor arbejdet ikke kan nå at blive gjort mellem møderne, markeres som en overbooket dag, med Does not fit around the meetings på dagens total.
• View vælger, om tavlen viser Weekends, Group by incident (opgaverne fra én sag på samme række og dag i én stak), Stakeholder items (arbejde, du er interessent på, vist i gråt i din egen række) og Appointment details (hvad folks kalendermøder handler om, hvor lokationen tillader det).
• Filters indsnævrer tavlen og backloggen.

Backloggen

Kolonnen Backlog har to bunker: Unscheduled (ingen dag eller ingen tekniker endnu) og Reschedule! (planlagt til en dag, der er gået). Move all to Unscheduled tømmer bunken Reschedule! og beholder enten teknikeren (Unschedule, keep executor) eller fjerner den (Unschedule, remove executor). Hide the backlog folder kolonnen sammen.

Planlæg manuelt

Træk et kort fra backloggen over på en teknikers række og dag. Sagen får den tekniker og den dag og bliver Scheduled. Træk den igen for at flytte den.

Mens du trækker, folder de rækker, der ikke kan tage kortet, sig sammen, og en linje fortæller, hvor mange der er skjult, og hvorfor: deres filtergruppe dækker ikke kortets kategori, område eller asset. Show them henter dem frem igen, og over sådan en række står der Cannot assign på kortet. En hængelås på et kort holder det fast på dagen. Låsen bliver løsnet af sig selv natten efter, at dagen er gået.

Auto-plan

Auto-plan foreslår en tekniker og en dag for det arbejde, du tager med, og afvejer arbejdsbyrde, kompetencer og køretid. Frister kommer først, og en SLA tæller som en frist; derefter planlægges de mest presserende prioriteter først. Med Show when people are busy slået til planlægger den uden om folks Outlook-møder: hvert job lægges i ét stykke i den frie tid mellem dem, og intet planlægges på en dag, hvor personen er væk.

1. Under Incidents to include vælger du Unscheduled, Reschedule (past) og Scheduled (future). Include incidents without a time estimate planlægger dem med det antal minutter, der står i Minutes to give un-estimated incidents.
2. Under Planning rules vælger du Reset executors already assigned (slået til bliver alt fordelt på ny; slået fra beholder en sag sin tekniker og får kun en dag), Start planning from, Plan into following weeks og Longest working day, med arbejde og kørsel medregnet. Dagen begynder 08:00, så 7 h 30 m er 08:00 til 15:30, som linjen under skyderen viser.
3. Under Candidate executors sætter du flueben ved dem, der må få arbejde.
4. Tryk på Generate suggestions. Du får nogle få planer at vælge imellem, tegnet på tavlen med hvert kort på det tidspunkt, planen giver det. Opsummeringen fortæller, hvor mange møder planen er lagt uden om, og advarer, hvis en persons kalender ikke kunne læses.
5. Accept plan gemmer den, du vælger. Revert sætter tavlen tilbage, som den var.

Din uge

Med Scheduler slået til får teknikere My week: deres egen plan i en månedskalender. Auto-plan dér foreslår, hvilken dag du skal tage hvert af dine stykker arbejde, i en effektiv kørselsrækkefølge. Intet ændres, før du accepterer.

Notifikationer

Modulet giver besked på tre måder: klokken i topbjælken på modulets sider, e-mail og en besked i Microsoft Teams eller Slack, hvor jeres virksomhed bruger BmyGuest-botten. Der er ingen push-notifikationer til telefoner og ingen sms.

Nye sager og de andre overbliksnotifikationer går til dem, der har rollen Admin, Office manager eller Manager på lokationen (en Manager kun for det arbejde, vedkommendes filtergrupper dækker), og til lokationens incident-administratorer. En virksomhedsadministrator eller receptionist uden en rolle dér får ikke besked. Notifikationer om arbejde går til dem, der har arbejdet. Den, der har meldt et problem med sin konto, hører om sin fejlmelding, og anonyme anmeldere får intet. Ingen får besked om deres egen ændring.

Hver e-mail har en knap, der fører til sagen eller til dit arbejde, for eksempel Open the incident, Open my work, See your report eller Reply in the incident, og et link, hvor du kan ændre, hvilke notifikationer du får. Beskeder følger ventetiden: den første besked på en sag bliver sendt, de næste bliver holdt tilbage og sendt samlet, og åbner du sagen inden da, bliver de ikke sendt.

Dine notifikationer

My incident notifications i profilmenuen på modulets sider viser notifikationerne for de roller, du har, hver med en kontakt for E-mail og en for Teams eller Slack. Hver ændring bliver gemt, i det øjeblik du laver den. En notifikation, som jeres organisation har slået fra for alle, er markeret Turned off by your organisation. Under Messages tilsidesætter How often you are told about new messages lokationens ventetid, og omtaler med @ kommer altid med det samme. Klokken viser dine notifikationer under alle omstændigheder.

Aktivitetsloggen

Activity log viser alle ændringer i lokationens sager og opgaver, nyeste først og grupperet pr. dag, i lokationens tid: Time, Incident or task, By, Change og Details. Menuerne All users og All incidents indsnævrer den, og Clear filters viser alt igen. Klik i en række på sagens nummer for kun at se den sag, eller på et navn for kun at se den persons ændringer.

Administratorer åbner den fra More i Module settings, og receptionister har den i menuen. Begge finder også Activity log under en sags titel i dens detaljer.

Hjælp

Begrænsninger og særheder

• Ingen rapporter eller eksport af sager. Der er tællere på listen, tal pr. kategori og område og aktivitetsloggen, men kun på skærmen. Leverandørernes omkostninger på Invoicing kan hentes som en CSV-fil.
• Intet offentligt API. Sager kan ikke oprettes eller læses gennem BmyGuests offentlige REST-API.
• Ingen push-notifikationer eller sms. Klokken, e-mail og Teams eller Slack.
• Anonyme anmeldere får ingen kvittering og kan ikke følge deres fejlmelding, medmindre deres e-mailadresse hører til en person i virksomheden.
• Den formular, en QR-kode åbner, er på engelsk, uanset hvilket sprog personen bruger. Det samme gælder takkesiden og siden for en kode, der ikke er sat op.
• Fire faste prioriteter. Urgent, High, Medium og Low kan hverken omdøbes eller suppleres.
• En kategoris type ligger fast. Vil du ændre den, så opret en ny kategori.
• Kategorier går ikke i arv ned gennem områdetræet.
• Intet bliver tildelt af sig selv. Nye sager venter på, at nogen tildeler dem til en tekniker.
• E-mailenes ordlyd er fastlagt af BmyGuest og kan ikke ændres af en virksomhed.
• Køretid kræver korttjenesten på serveren, og hvert område og hver tekniker skal have en adresse.
• Vedligeholdsplaner til planlagt, tilbagevendende arbejde er på vej.
• Arbejdsområdet Incident Management kræver en rolle. Den, der melder problemer uden en rolle på siden Team, finder My reports efter at have meldt som logget ind, via knapperne i modulets e-mails eller fra et gemt link.

Fejlfinding

Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.