Händelsehantering

En droppande kran. Ett trasigt skrivbord. En kaffemaskin som inte fungerar. Ett säkerhetsproblem som kräver åtgärder.
Små och stora händelser som ingår i företagens dagliga verksamhet. Utmaningen är att se till att de rapporteras, hanteras och följs upp till slutet.

Få ordning på problemen och minska antalet driftsstörningar

BmyGuest Incident Management gör det enkelt för alla medarbetare att rapportera fel på företagets tillgångar, så att Facility snabbt kan prioritera, fördela och åtgärda olika fel. Samtidigt får organisationen en översikt och dokumentation som gör det möjligt att identifiera återkommande problem och förebygga driftsstörningar.

Det minskar risken för att små fel utvecklas till större driftsstörningar – och ger ledningen en bättre grund för att systematiskt arbeta med drift, risker och kontinuitet.

Fler problem upptäcks. De åtgärdas snabbare. Och företagets tillgångar och anläggningar är snabbare tillbaka i drift.

  • Medarbetarna bidrar aktivt till att säkerställa att företagets tillgångar och lokaler är i drift.
  • Facility ger en samlad översikt över pågående och avslutade uppdrag.
  • Automatisk fördelning av arbetsuppgifter till medarbetare utifrån kompetens, arbetsbelastning, arbetsplats och restid.
  • Fullständig dokumentation av fel och åtgärder på tillgångar.
  • Data för att identifiera återkommande problem och prioritera insatserna

Incident Management är en modul som kan användas enskilt eller tillsammans med BmyGuest Asset Management, BmyGuest Visitor Management, BmyGuest Lend & Lease Management och BmyGuest Mailroom Management

Upptäck problemen innan de påverkar driften

Problem och fel uppstår i företagets tillgångar. Det avgörande är hur snabbt de upptäcks.

När det är enkelt att rapportera fel och brister blir medarbetarna en aktiv del i att hålla företagets tillgångar och lokaler i drift. Ett fönster som inte går att stänga, en kaffemaskin som inte fungerar eller problem med en skärm i ett mötesrum kan rapporteras så snart problemet upptäcks.

Företaget går från att ha ett fåtal personer som övervakar driften till att involvera alla medarbetare. När problem upptäcks i ett tidigt skede kan de lösas innan de utvecklas till större driftsstörningar. Det innebär att medarbetarna i högre grad möts av en arbetsplats där tillgångar, utrustning och lokaler fungerar som de ska.

Snabbare problemlösning. Mindre administration. Bättre drift.

Auto planlægning af opgaver

Facility lägger varje dag tid på att samordna, prioritera och fördela arbetsuppgifter. Tid som istället skulle kunna ägnas åt att lösa problem och se till att verksamheten fungerar smidigt.

BmyGuest automatiserar fördelningen av arbetsuppgifter utifrån medarbetarnas kompetens, arbetsbelastning, arbetsplats och restid. Arbetsuppgifterna planeras så att arbetet fördelas på bästa möjliga sätt och så att medarbetarna lägger sin tid på de uppgifter där deras kompetens gör störst skillnad.


Anläggningschefen får samtidigt en samlad överblick över uppgifter, deadlines och teamets kapacitet – utan att behöva lägga tid på manuell samordning. Det gör det enklare att prioritera arbetet, skapa balans i teamet och reagera när arbetsbelastningen förändras.

Mindre administration. Mindre tidsspill. Mer tid till det som skapar värde.

Håll företagets anläggningar i drift

Ett fel handlar sällan bara om det som har gått sönder. Ett mötesrum som inte går att använda, utrustning som inte fungerar eller en kaffemaskin som inte går att använda märks snabbt. Medarbetarna förväntar sig att arbetsplatsen fungerar och att problem som uppstår löses snabbt.

Samtidigt innebär varje bristfällig anläggning att företaget inte får ut fullt värde av de byggnader, tillgångar och kvadratmeter som det betalar för.

BmyGuest hjälper till att upptäcka och lösa problem snabbt, så att företagets tillgångar och lokaler snabbare kan tas i bruk igen. Om till exempel ett mötesrum anmäls som ur funktion kommer medarbetare som har bokat rummet automatiskt att få ett meddelande, så att de kan hitta ett annat rum för sitt möte.

På så sätt minskar driftsstörningarna, medarbetarna upplever en arbetsplats som fungerar och företaget får ut större värde av sina fysiska lokaler.

Funktioner

Ett urval av funktionerna i BmyGuest Incident Management:

Felmeddelande utan inloggning
Felmeddelande utan inloggning

Rapportera ett fel på en tillgång genom att skanna den tillhörande QR-koden. Detta gäller även hantverkare och gäster som inte har ett användarkonto.

Prioritet och svarstid
Prioritet och svarstid

Ange prioritet och svarstid för de olika feltyperna, så att de viktigaste uppgifterna hanteras först.

Planering och status
Planering och status

Planera uppgifter, fastställ tidsfrister och följ ärendet från felanmälan till avslutning.

Automatisk uppgiftsfördelning
Automatisk uppgiftsfördelning

Fördela uppgifterna utifrån kompetens, arbetsbelastning, plats och restid.

Checklistor, foton och tidsåtgång
Checklistor, foton och tidsåtgång

Lägg till checklistor, bilder och tidsåtgång direkt i uppgiften.

Meddelanden och aktivitetslogg
Meddelanden och aktivitetslogg

Få meddelanden om nya uppdrag, ändringar och deadlines, och spara uppdragets historik.

Värde för organisationen

Incidenthantering handlar inte bara om att åtgärda fel. Det handlar om att frigöra tid, minska driftsstörningar och få ut större värde av företagets personal, tillgångar och lokaler.

Medarbetare

Security & Compliance

  • Sikkerhedskrav bliver en naturlig del af gæsteprocessen.
  • Organisationen kan dokumentere, hvilke regler gæsten er blevet informeret om og har accepteret.
  • Historik gør det nemt at følge op på besøg og adgang.
  • Hurtigt overblik over, hvem der befinder sig i bygningen ved en evakuering.

Anläggningsförvaltning

Anläggningsförvaltning

  • Frigör tid från manuell samordning och administration.
  • Skapa en bättre balans i teamets arbetsdag.
  • Ägna mer tid åt uppgifter som kräver fackkunskap och skapar värde än åt planering och uppföljning.

Drift och ekonomi

Drift och ekonomi

  • Minska driftstopp och kostnader till följd av driftstörningar.
  • Få anläggningar och tillgångar tillbaka i drift snabbare.
  • Få ut mer värde av de byggnader och den yta som företaget redan betalar för.
Till ledningen

Till ledningen

  • Översikt över driftsproblem och återkommande fel inom hela organisationen.
  • Dokumentera händelser, ansvar, åtgärder och lösningar.
  • Använd faktiska data för att prioritera underhåll, investeringar och förbättringar.

Konfigurationsguiden i BmyGuest Incident Management: områden, kategorier, tillgångar, team och ett testfelmeddelande

Kom igång på 5 minuter

Incident Management kräver ingen lång implementeringsprocess. En inbyggd installationsguide leder er igenom det viktigaste steg för steg – och varje steg förklarar idén innan ni skapar den första delen av det.

  • Områden – de platser där fel kan anmälas. Varje område får sin egen QR-kod.
  • Kategorier – det som kan anmälas. Startkategorierna har redan svarstid och prioritet.
  • Assets – utrustning med egen QR-kod. Helt valfritt.
  • Team – vem som fördelar uppgifterna och vem som löser dem.
  • Prova det – skanna koden med mobilen och anmäl ett testfel, precis som kollegorna kommer att göra.

Allt kan ändras i efterhand. Börja med ett område och bygg vidare när ni är klara.

Från installation till första felmeddelandet på bara några minuter.

Frågor och svar om incidenthantering

Både JA och NEJ. I systemet väljer ni om det endast ska vara medarbetare eller om även externa personer ska ha möjlighet att rapportera fel. När externa personer rapporterar fel på tillgångar skannar de samma QR-kod och ombeds ange namn, e-postadress och telefonnummer.

När en tillgång skapas i Incident Management läggs fördefinierad information till, bland annat platsen för den aktuella tillgången. När en QR-kod skannas för att rapportera ett fel på en tillgång följer den fördefinierade informationen med. Den medarbetare som rapporterar felet på en tillgång behöver alltså bara välja vilket problem det rör sig om från en rullgardinsmeny.

Systemet markerar de ärenden som närmar sig tidsfristen. Om tidsfristen överskrids skickas ett meddelande till de ansvariga, och ärendet räknas in i översikten över försenade uppgifter.

Uppgifterna fördelas utifrån yrkeskompetens, arbetsbelastning och plats. Om uppgifterna är fördelade på flera platser räknas den faktiska restiden mellan adresserna med. En tekniker kan således inte tilldelas uppdrag som följer på varandra om det är lång restid mellan platserna. Systemet försöker också samla uppdrag på samma plats för att minimera restiden. Den automatiska fördelningen föreslår en plan som kräver chefens godkännande.

JA. Externa leverantörer, t.ex. hantverkare, får tillgång till de uppdrag som tilldelats dem.

Vill du veta mer?

Kontakta oss för ett kort och oförpliktande samtal om er nuvarande lösning och era behov. Om våra lösningar uppfyller era behov bokar vi ett möte – om inte har ni åtminstone fått lite sparring på köpet.

Kontakta oss

Fält markerade med * är obligatoriska.
och helst

Tack för ditt meddelande.

Vi återkommer till dig så snart som möjligt.

Kontakt När du kontaktar oss börjar vi med ett kort, icke-bindande samtal om din nuvarande situation och dina behov. Om det finns en bra matchning bokar vi ett möte – annars har du fått några hjälpsamma råd längs vägen.
Boka en demo Boka en demo utan förpliktelser. Vi går igenom dina behov och visar dig lösningen. För att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt, ber vi dig skriva lite om vad du söker nedan.
Bli partner Är du intresserad av ett partnerskap? Låt oss prata.
Prata med oss Berätta kort vad du behöver, till exempel fler platser, passerkontroll, mötesrum, Teams, API eller badgeskrivare. Sedan hör vårt säljteam av sig.