Visitor Management funktioner

BmyGuest Visitor Management er en moderne og digital løsning, der automatiserer håndteringen af besøgende – fra invitation og check-in til notifikationer, adgangskontrol og dokumentation. Udviklet med fokus på GDPR, sikkerhed og brugervenlighed, så både virksomheden og gæsten får en smidig oplevelse. Nedenfor kan du se nogle af de mest anvendte funktioner i BmyGuest Visitor Management.

Accept af adgangskrav og politikker

Visitor Management giver mulighed for at præsentere adgangskrav og politikker til gæster som en del af tjek-ind-processen. Dette kan f.eks. være en NDA (tavshedserklæring) eller sikkerhedsregler, som gæster skal acceptere, før de kan få adgang til virksomheden. 

Forhåndsregistrerede gæster kan forud for deres besøg automatisk modtage en e-mail, med adgang til disse dokumenter, så tjek-ind-processen bliver endnu hurtigere og mere smidig.  

Virksomheden har et komplet overblik samt en log over gæsternes accept af relevante dokumenter. De besøgende kan til enhver tid se og gennemgå både aktuelle og historiske dokumenter, som de har accepteret i forbindelse med deres besøg hos virksomheden.

Læs mere om gæsteregistrering og accept af adgangskrav og politikker her…

Tilpassede tjek-ind flow

Med VisitorTypes kan du tilpasse gæste tjek-ind efter formålet med besøget. Gæster, leverandører, kandidater, teknikere og bude kan hver få deres egen check-in flow med relevante spørgsmål, notifikationer og instruktioner.

Det giver en mere professionel oplevelse for besøgende, mindre manuelt arbejde for receptionen og bedre information til de interne teams.

Dørklokke 

“Dørklokke” er et forenklet tjek-ind flow (single-page tjek-ind) der typisk bruges ved leverancer, hvor hastighed og simplicitet er en afgørende faktor. Gæsten registreres og guides korrekt men skal ikke vælge vært eller læse og godkende virksomhedes regler og politikker før de mødes af en medarbejder.

Dørklokke funktionen sikre, at kun tilknyttede medarbejdere får besked om gæstens ankomst. På den måde sikre virksomheden at alle medarbejdere ikke bliver forstyrret når det ringer på døren.

Integration til adgangskontrolsystemer

BmyGuest Visitor Management kan med fordel integreres til jeres eksisterende adgangskontrolsystem. På den måde kan I supplere de fysiske adgangskort til medarbejdere og besøgende med BmyGuests digitale nøgler. Den digitale nøgle giver medarbejdere, der fx har glemt sit adgangskort derhjemme, mulighed for at komme ind i virksomheden med sin telefon. For besøgende betyder det, at de kan åbne en låst dør og fx vente i lobbyen, indtil de blive hentet at deres vært.

Evakuering

Evakueringsfunktionen muliggør øjeblikkelige SMS- og e-mail-notifikationer til ansatte og besøgende i nødsituationer. Med ét klik på EVAKUERINGS-knappen sendes klare og foruddefinerede instruktioner, hvilket reducerer usikkerhed og minimerer forvirring under en evakuering.

Evakueringsfunktionen styrker virksomhedens Emergency Notification Systems (ENS)-parathed, hvilket er en central del af en effektiv beredskabsproces. ENS-paratheden bidrager direkte til at opfylde Health Safety Environment (HSE)-compliancekravene, ved at sikre hurtig, præcis og dokumenterbar nødkommunikation i overensstemmelse med interne retningslinjer og branchens eller landets gældende sikkerhedskrav.

Læs mere om evakuering her…

Automatisk notifikation til værten

Når gæster har tjekket sig ind, bliver værter automatisk notificeret via SMS, e-mail og/eller Microsoft Teams.

Forhåndsregistrering af besøgende

BmyGuest gør det nemt at forhåndsregistrere eksterne mødedeltagere og større grupper af besøgende. Medarbejdere kan gøre det direkte i Outlook- eller Google-mødeinvitationen, eller via BmyGuest løsningen.  

BmyGuest kan også snakke sammen med Microsoft Entra ID, og automatisk finde de eksterne gæster der er tilknyttet et møde eller event, for derved at forhåndsregistrere deltagere. En automatiserede proces der letter arbejdet for receptionen og medarbejdere.

For gæster betyder forhåndsregistreringen, bl.a. at de 24 timer før mødestart modtager en e-mail med praktisk information om det forestående besøg, herunder parkeringsforhold, kontaktoplysninger, dokumenter der skal accepteres ved besøg i virksomheden mm. Gæstedata, godkendt dokumenter mm. ligger i BmyGuest, hvilket gør tjek-ind processen hurtigere og sikre en positiv oplevelse i mødet med virksomheden.

Gæsteparkering

Jeres gæster vil opleve en problemfri og bødefri parkering, når de besøger jer. 

Lad jeres gæster registrere bilens nummerplade som en del af deres tjek-ind-proces.  

BmyGuest Visitor Management understøtter virksomhedens gældende parkeringspolitik, fx hvis jeres parkeringspladser håndteres og tjekkes af professionelle parkeringsfirmaer – så sørger BmyGuest for at tilmelde gæstens nummerplade til fx Q-Parks parkeringssystem.  

Er behovet blot at printe en P-billet til bilens forrude, så klarer BmyGuest også det.

Print personligt gæstekort

Et gæstekort kan printes, når gæsten er tjekket ind. Gæstekortet kan tilpasses et ønsket layout og information fx firmalogo, gæstens navn, WiFi-kode mm.

Microsoft Entra ID

BmyGuest integrerer til Microsoft Entra ID (Microsoft Azure Active Directory) og Google Workspace, hvilket betyder, at listen med medarbejdere/værter automatisk opdateres. Det betyder, at en ellers tidskrævende opgave er blevet automatiseret. 

Gæstehistorik

Få en komplet hændelseslog til interne og eksterne audits. Fuldt overblik over alle besøgende i virksomheden med tidsstempler, accepterede politikker og dokumenter, vært m.m. Få besøgshistorik på den enkelte lokation eller samlet for virksomheden på tværs af lokationer. Data kan hentes som CSV og Excel fil.

Tilpas layout til Jeres virksomhed

I BmyGuest Visitor Management er det muligt at tilpasse layout og design i tjek-ind-flowet, så det passer til virksomhedens designprofil. Layoutet inkluderer bl.a. tilpasning af logo, billeder, skrifttype og farver, så der skabes et stærkt visuelt førstehåndsindtryk, når gæsten bydes velkommen og tjekker ind. 

Felter markeret med * er påkrævede.
og gerne

Tak for din besked

Vi vender tilbage hurtigst muligt.

Kontakt os Når du kontakter os, starter vi med en kort og uforpligtende samtale om jeres nuværende setup og behov. Hvis der er et godt match, booker vi et møde – ellers har du fået sparring med på vejen.
Book en demo Book en uforpligtende demo. Vi gennemgår jeres behov og viser løsningen. For at vi kan hjælpe dig bedst muligt, må du meget gerne skrive lidt om, hvad du søger nedenfor.
Bliv partner Er du interesseret i et partnerskab? Lad os tage en dialog.