Funktioner för besökarhantering

BmyGuest Visitor Management en modern och digital lösning som automatiserar hanteringen av besökare – från inbjudan och incheckning till aviseringar, passerkontroll dokumentation. Utvecklad med fokus på GDPR, säkerhet och användarvänlighet, så att både företaget och gästen får en smidig upplevelse. Nedan kan du se några av de mest använda funktionerna i BmyGuest Visitor Management.

Godkännande av åtkomstkrav och policyer

Visitor Management gör det möjligt att presentera åtkomstkrav och policyer för besökare som en del av incheckningsprocessen. Det kan handla om ett sekretessavtal (NDA) eller säkerhetsregler som besökare måste acceptera innan de får tillträde till företaget. 

Förhandsregistrerade gäster kan automatiskt få ett e-postmeddelande före sitt besök med tillgång till dessa dokument, vilket gör incheckningsprocessen ännu snabbare och smidigare.  

Företaget har en fullständig översikt och en logg över gästernas godkännande av relevanta dokument. Besökare kan när som helst visa och granska både aktuella och historiska dokument som de har godkänt i samband med sitt besök hos företaget.

Läs mer om besökshantering godkännande av åtkomstkrav och policyer här…

Anpassade incheckningsflöden

Med VisitorTypes kan du anpassa incheckningen efter syftet med besöket. Gäster, leverantörer, jobbsökande, tekniker och bud kan alla få sina egna incheckningsflöden med relevanta frågor, aviseringar och instruktioner.

Det ger besökarna en mer professionell upplevelse, minskar det manuella arbetet för receptionen och förbättrar informationsflödet till de interna teamen.

Dörrklocka 

”Dörrklockan” är ett förenklat incheckningsflöde (incheckning på en enda sida) som vanligtvis används vid uthämtningar där snabbhet och enkelhet är avgörande. Gästen registreras och vägleds på rätt sätt, men behöver inte välja värd eller läsa och godkänna företagets regler och policyer innan hen möts av en anställd.

Dörrklockfunktionen säkerställer att endast behöriga medarbetare får besked om att en gäst har anlänt. På så sätt kan företaget se till att alla medarbetare inte störs när det ringer på dörren.

Integration med passerkontrollsystem

BmyGuest Visitor Management kan integreras i ditt befintliga passerkontrollsystem. Detta gör att du kan komplettera fysiska passerkort för anställda och besökare med BmyGuests digitala nycklar. Den digitala nyckeln gör det möjligt för anställda som till exempel har glömt sitt passerkort hemma att komma in i företaget med hjälp av sin telefon. För besökare innebär detta att de kan öppna en låst dörr och till exempel vänta i lobbyn tills deras värd kommer och hämtar dem.

Evakuering

Evakueringsfunktionen möjliggör omedelbara SMS- och e-postmeddelanden till anställda och besökare i nödsituationer. Med ett klick på EVAKUERING-knappen skickas tydliga och fördefinierade instruktioner, vilket minskar osäkerheten och minimerar förvirringen under en evakuering.

Evakueringsfunktionen stärker företagets beredskap för nödlarmsystem (ENS), vilket är en viktig del av en effektiv nödåtgärdsprocess. ENS-beredskapen bidrar direkt till att uppfylla kraven på hälsa, säkerhet och miljö (HSE) genom att säkerställa snabb, korrekt och dokumenterbar nödkommunikation i enlighet med interna riktlinjer och tillämpliga säkerhetskrav inom branschen eller landet.

Läs mer om evakuering här...

Automatisk avisering till värden

När gästerna har checkat in får värdarna automatiskt ett meddelande via SMS, e-post och/eller Microsoft Teams.

Förhandsregistrering av besökare

BmyGuest gör det enkelt att förhandsregistrera externa mötesdeltagare och större grupper av besökare. Anställda kan göra detta direkt i Outlook- eller Google-mötesinbjudan eller via BmyGuest-lösningen.  

BmyGuest kan också kommunicera med Microsoft Entra ID och automatiskt hitta externa gäster som är kopplade till ett möte eller evenemang, och därmed förhandsregistrera deltagarna. Denna automatiserade process underlättar arbetet för receptionister och anställda.

För gäster innebär förhandsregistreringen bland annat att de 24 timmar före mötets start får ett e-postmeddelande med praktisk information om det kommande besöket, inklusive parkeringsmöjligheter, kontaktuppgifter, dokument som måste godkännas vid besöket på företaget m.m. Gästuppgifter, godkända dokument m.m. finns i BmyGuest, vilket gör incheckningsprocessen snabbare och säkerställer en positiv upplevelse vid mötet med företaget.

Gästparkering

Dina gäster kommer att kunna parkera utan problem och utan böter när de besöker dig. 

Be dina gäster registrera sina bilars registreringsnummer som en del av incheckningsprocessen.  

BmyGuest Visitor Management stöder ditt företags nuvarande parkeringspolicy, t.ex. om dina parkeringsplatser förvaltas och kontrolleras av professionella parkeringsföretag – BmyGuest registrerar gästens registreringsnummer i t.ex. Q-Parks parkeringssystem.  

Om du bara behöver skriva ut en parkeringsbiljett till din bils vindruta kan BmyGuest också ta hand om det.

Skriv ut personligt gästkort

Ett gästkort kan skrivas ut när gästen har checkat in. Gästkortet kan anpassas med önskad layout och information, till exempel ditt företagslogotyp, gästens namn, WiFi-kod etc.

Microsoft Entra ID

BmyGuest integreras med Microsoft Entra ID (Microsoft Azure Active Directory) och Google Workspace, vilket innebär att listan över anställda/värdar uppdateras automatiskt. Detta automatiserar en uppgift som annars skulle vara tidskrävande. 

Besökshistorik

Få en fullständig händelselogg för interna och externa revisioner. Fullständig översikt över alla besökare i företaget med tidsstämplar, godkända policyer och dokument, värd m.m. Få besökshistorik för enskilda anläggningar eller samlat för hela företaget över alla anläggningar. Data kan hämtas som CSV- och Excel-filer.

Anpassa layouten efter ditt företags behov

I BmyGuest Visitor Management är det möjligt att anpassa layouten och utformningen av incheckningsflödet så att det matchar ditt företags designprofil. Layouten inkluderar anpassning av logotyper, bilder, typsnitt och färger för att skapa ett starkt visuellt första intryck när gästerna välkomnas och checkar in. 

Fält markerade med * är obligatoriska.
och helst

Tack för ditt meddelande.

Vi återkommer till dig så snart som möjligt.

Kontakt När du kontaktar oss börjar vi med ett kort, icke-bindande samtal om din nuvarande situation och dina behov. Om det finns en bra matchning bokar vi ett möte – annars har du fått några hjälpsamma råd längs vägen.
Boka en demo Boka en demo utan förpliktelser. Vi går igenom dina behov och visar dig lösningen. För att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt, ber vi dig skriva lite om vad du söker nedan.
Bli partner Är du intresserad av ett partnerskap? Låt oss prata.