Hvor skal du starte?

Overblik

På ét minut

Asset Management er registret over tingene i jeres bygninger: maskiner, installationer, møbler og det udstyr, folk låner. Hvert asset står i et område, har sin egen side og sin egen QR-kode og gemmer alle de fejl, der er meldt på det.

Asset-registret hos Northgate Group: tællerne, søgningen og filtrene og derefter ét kort pr. asset.

Asset Management er en del af incident-modulet og deler dets områder, kategorier og team. Det tilføjer disse skærmbilleder:

Skærmbillede	Hvem bruger det	Hvad det bruges til
Assets	Administratorer og reception	Registret: alle virksomhedens assets, med typer, grupper og skabeloner på hver deres fane. Find, tilføj og flyt assets.
Et assets side	Administratorer og reception	Alt om ét asset: oplysninger og felter, dokumenter, QR-kode, hvad der kan meldes på det, og dets åbne og færdige sager.
En asset-types side	Administratorer og reception	Det, alle assets af én type deler: hvad der kan meldes på dem, og deres dokumenter.
Assign QR codes	Administratorer og reception, på en telefon	Kobl en printet QR-mærkat til det asset eller område, den sidder på, og opret assettet på stedet, hvis det mangler.
Equipment	Administratorer og reception, hvor Equipment hand-out er slået til	Hvem der har hvilken bærbar computer, telefon eller nøgle, og hvornår den skal afleveres.

Grundtanken

Et område er et sted: en bygning, en etage, et lokale. Et asset er en ting på et sted: kaffemaskinen i kantinen, projektoren i et mødelokale. Hvert asset står i et område. Begge har en QR-kode, og der meldes fejl på begge. Områder sættes op, som vejledningen til Incident Management beskriver under Områder. Denne vejledning handler om tingene i dem.

Typer, skabeloner og grupper

Hvert asset har et navn og et område. Tre etiketter, alle valgfrie, fortæller mere om det. Hver af dem svarer på sit eget spørgsmål, og et asset kan have alle tre:

Etiket	Spørgsmålet, den svarer på	Det, den giver assettet
Asset type	Hvilken slags ting er det? For eksempel Kaffemaskine eller Brandslukker.	Typens kategorier og dokumenter, på alle assets af typen, også dem, der bliver tilføjet senere. Det er det sædvanlige sted at bestemme, hvad folk kan melde.
Template	Hvilke felter har det? For eksempel Serienummer, Installationsdato eller Garanti udløber.	De felter, der skal udfyldes på assettet, og dets ikon.
Group	Hvilken del af organisationen ejer det? For eksempel Facility eller IT.	Intet. Det er en etiket at filtrere registret efter.

Tip

Opret typerne, før du tilføjer mange assets. Hvad der kan meldes, bliver sat én gang på typen, så tolv kaffemaskiner tilbyder de samme kategorier, uden at du skal sætte flueben ved hver enkelt.

Hvem gør hvad

Rolle	Hvad de gør med assets
Virksomhedsadministrator	Slår Assets og Equipment hand-out til i Module settings. Bruger registret for alle de lokationer i den virksomhed, vedkommende administrerer, der har incident-modulet. Opretter, omdøber og sletter typer, grupper og skabeloner, som er én liste for hele virksomheden.
Incident-administrator	En vært, der står under Incident administrators på tilkøbsmodulets side Incidents. Gør det samme som en virksomhedsadministrator på den lokation, Module settings medregnet.
Receptionist	Bruger registret, Assign QR codes og Equipment på de lokationer, hvor vedkommende er receptionist. Kan ikke åbne Module settings og kan derfor ikke slå funktioner til.
Teamet i incident-modulet	Teknikere, ledere og leverandører har ikke Assets i deres menu. De møder assets gennem sager: en sag på et asset bærer assettets navn. Teamet er beskrevet under Team og roller i vejledningen til Incident Management.
Alle andre	Melder en fejl på et asset ved at scanne en QR-kode, med eller uden en konto. Medarbejdere, der er logget ind, kan også vælge assettet, når de melder et problem.

Sådan finder du det

Assets ligger i incident-modulets menu under Your site, mellem Areas og Categories, på en lokation, hvor Assets er slået til.
Scan a QR code øverst i registret åbner Assign QR codes. Et områdes side har samme knap.
Equipment er en fane i registret. Equipment-siderne har ikke deres eget punkt i menuen.
Hvert områdes side har et afsnit Assets med de assets, der er placeret i området.

Sikkerhed

Registret viser kun den virksomhed, du administrerer lige nu, og hver ændring bliver tjekket mod den lokation, assettet hører til. Et asset fra en anden virksomhed åbner ikke, heller ikke med et direkte link.

Opsætning

Sådan slår du Assets til

Asset Management er en del af tilkøbsmodulet Incidents. Slå først tilkøbsmodulet til for lokationen, som det er beskrevet under Sådan slår du det til i vejledningen til Incident Management. Assets er derefter en af modulets valgfrie funktioner, som slås til pr. lokation i Module settings:

Åbn Module settings i incident-modulets menu. Indstiller du flere lokationer, så vælg først lokationen under Location.
Under Features slår du Assets til, og Equipment hand-out, hvis folk låner ting af jer.
Tryk på Save changes. Siden genindlæses, og Assets står i menuen under Your site.

Virksomhedsadministratorer og incident-administratorer kan gøre det. Receptionister kan ikke åbne Module settings.

Slås til af sig selv

Når du tilføjer et asset, bliver Assets slået til, for eksempel i opsætningsguidens trin Assets eller med Assign QR codes. En funktion, der er i brug, kan ikke slås fra: så længe lokationen har assets, begynder linjen under kontakten med In use, og Assets forbliver slået til. Vil du give jeres andre lokationer de samme funktioner, så brug Use these features at your other locations på samme side.

Assets

Til / fra

Et register over tingene i jeres områder med typer, skabeloner og dokumenter. Når funktionen er slået til, tilføjer den Assets til menuen, et afsnit Assets på hvert områdes side og asset-kategorierne på siden Categories. Opsætningsguiden og Assign QR codes slår den til af sig selv, når de tilføjer det første asset.

Equipment hand-out

Til / fra · kræver Assets

Til assets, som folk låner og afleverer igen, for eksempel bærbare computere, telefoner og nøgler, med styr på, hvem der har hvad. Den tilføjer fanen Equipment i registret, kontakten People can borrow this asset i New asset og Equipment-siderne. Så længe den er slået til, forbliver Assets også slået til. Se Udstyr, som folk låner.

På vej: vedligeholdsplaner

Vedligeholdsplaner, hvor opgaver bliver oprettet automatisk efter en tidsplan, er på vej. De kan endnu ikke slås til, så denne vejledning beskriver dem ikke.

Asset-typer og grupper

Asset-typer og grupper ligger på fanen Types and groups i registret. Hver af dem er én liste for hele virksomheden: en type eller gruppe, du opretter, omdøber eller sletter, bliver oprettet, omdøbt eller slettet på alle lokationer.

New type beder om et navn, for eksempel Elevator eller Brandslukker. Hver types række viser, hvor mange kategorier og dokumenter den giver, og hvor mange assets der har den. Klik på navnet for at åbne typens side, hvor du vælger, hvad der kan meldes på alle assets af typen, og tilføjer de dokumenter, de deler. Blyanten omdøber en type. Skraldespanden sletter den, efter at have spurgt: dens assets beholder deres egne kategorier og dokumenter, men får ikke længere typens.

Grupper

En gruppe er en etiket for den del af organisationen, der ejer et asset, for eksempel Facility eller IT. Den giver ikke assettet noget: den er der, så registret kan filtreres efter den.

Listen starter med tre standardgrupper: Building, Technical og Equipment. Omdøb eller slet dem som alle andre. En slettet standardgruppe kommer ikke igen af sig selv.
New group tilføjer en.
Træk en gruppe i dens håndtag, eller brug pilene, for at bestemme den rækkefølge, registrets filter viser dem i.
Group coverage viser, hvordan assets fordeler sig på grupperne. Show them in the register viser dem, der ikke er i nogen gruppe.

Skabeloner og deres felter

En skabelon bestemmer, hvilke felter et asset har, for eksempel et serienummer, en installationsdato eller et servicekontraktnummer, og hvilket ikon det viser. Skabelonerne ligger på fanen Templates med antallet af felter og assets for hver. Ligesom typer og grupper er de én liste for hele virksomheden.

Tryk på New template, eller klik på en skabelons navn for at ændre den.
Giv den et navn under Name, og vælg et ikon under Icon: et af de seks, der vises, et, du finder under More icons, eller en Font Awesome-klasse, du skriver ind.
Under Fields skriver du et navn i Name a new field, vælger dets Field type og trykker på Add. Træk felterne, eller brug pilene, for at sætte dem i rækkefølge. Fjern et felt med knappen for enden af dets række.
How it looks on an asset viser resultatet, mens du arbejder. Tryk på Save. Intet bliver gemt før det.

Felttype	På assettet
Text	En tekstboks på én linje.
Number	En boks, der kun tager tal.
Date	En datovælger.
Yes or no	En kontakt.
Longer text	En boks til flere linjer.
Dropdown	En tekstboks på én linje. Der er ingen liste med valgmuligheder at sætte op, så den virker som Text.

Skabelonen Standard Appliance: fem felter, og hvordan de ser ud på et asset.

Før du ændrer en skabelon

Det, der er udfyldt på et asset, bliver gemt under feltets navn. Omdøber eller fjerner du et felt, viser assets det omdøbte felt tomt, og det, der blev udfyldt under det gamle navn, bliver stående på hvert assets side under Kept from earlier fields. Dér kan du kopiere det over i det nye felt og fjerne det med krydset. Omdøber du feltet tilbage, vises værdierne i det igen. En skabelon bliver valgt, når et asset oprettes, og kan ikke ændres bagefter, og en skabelon, som et asset bruger, kan ikke slettes. Editoren fortæller, hvor mange assets der bruger den.

Hvad der kan meldes på et asset

Når nogen melder en fejl på et asset, vælger de mellem assettets kategorier og Other, som altid bliver tilbudt. Det er kategorier af typen Asset, oprettet på siden Categories som alle andre (se Kategorier i vejledningen til Incident Management). En asset-kategori har ingen underkategorier. Dens SLA og standardprioritet virker som for alle kategorier.

Du bestemmer på en af to måder, hvilke assets der tilbyder en kategori:

På siden Categories trykker du på Assets på kategoriens kort. Sæt flueben ved enkelte assets eller ved Whole type for alle assets af en type, også dem, der tilføjes senere, og tryk på Save.
På en asset-types side eller på et assets egen side trykker du på Add under Incident categories, sætter flueben ved kategorierne og tilføjer dem.

Et asset tilbyder sine egne kategorier og sin types kategorier samlet. Det er som regel bedst at sætte dem på typen.

Placér hvert asset i det lokale, folk står i, når de melder fejlen. Formularen til fejlmelding tilbyder de assets, der er placeret direkte i det valgte område, ikke dem i områderne under det.

Sådan gør du

Tilføj assets

Der er fire veje ind. Brug den, der passer til situationen:

Ét ad gangen fra registret med New asset (se nedenfor).
Flere af samme slags på én gang fra et områdes side (se nedenfor).
På en telefon, mens du sætter QR-mærkater op, med Assign QR codes.
I opsætningsguidens trin Assets, som kun beder om et navn, et område og en type (se Opsætningsguiden i vejledningen til Incident Management).

Fra registret

Åbn Assets, og tryk på New asset. Står der Create an area first på knappen, har lokationen ingen områder endnu: opret dem først.
Under Where it is vælger du i feltet Area det område, assettet står i. Med flere lokationer står områderne pr. lokation, og lokationen bestemmer, hvilke skabeloner, typer og grupper du kan vælge.
Under What it is giver du det et navn i feltet Name og vælger en Template, en Asset type og en Group, hvis I bruger dem. En skabelons felter dukker op med det samme. Udfyld det, du ved.
Hvor Equipment hand-out er slået til, slår du People can borrow this asset til for noget, folk tager med sig (se Udstyr, som folk låner).
Tryk på Create asset.

Assettet får sin egen QR-kode med det samme. Alt ved det undtagen skabelonen kan ændres senere på dets side.

New asset: en kaffemaskine til mødekøkkenet med felterne fra skabelonen Standard Appliance.

Flere på én gang fra et områdes side

Et områdes side har et afsnit Assets med de assets, der er placeret direkte i området. Add assets dér opretter op til 100 ad gangen:

Vælg en Template, skriv et navn under Name, og angiv antallet under How many. Tallet bliver sat direkte efter navnet, så Stol bliver til Stol1, Stol2 og så videre, og formularen viser navnene, før du opretter dem. Numre, der allerede er brugt i området, bliver sprunget over.
Vælg en Type for at give dem alle samme type, og udfyld skabelonens Details, som de alle får.
Under en types overskrift på listen tilføjer plusset flere assets af den type.
Move assets here henter assets ind fra andre områder på lokationen, med deres QR-koder og deres historik.

Afsnittet Assets på kantinens side med Add assets åbent til fem stole.

QR-koder på assets

Hvert asset har sin egen QR-kode, fra det øjeblik det bliver oprettet. Når koden bliver scannet med en telefon, åbner formularen til fejlmelding på netop det asset, uden app og uden login. Der er to måder at få en kode op på assettet:

Print den selv. Print QR code på assettets side, eller under ⋯ på dets kort i registret, åbner koden med assettets navn under, klar til print. På assettets side gemmer Download den som et billede, og den adresse, den åbner, kan kopieres. Et områdes side viser også koderne for områdets assets under Show.
Kobl en fortrykt mærkat. Har jeres virksomhed fortrykte QR-mærkater, der ikke er koblet til noget endnu, så sæt en på assettet, og kobl den med Assign QR codes.

En mærkat, der ikke er koblet endnu, åbner en side, hvor der står This code isn't set up yet, når den bliver scannet. Er du logget ind som administrator eller receptionist i den virksomhed, mærkaten hører til, tilbyder siden Assign this code, som åbner Assign QR codes med koden allerede læst.

Lokaler og andre områder har deres egne koder, som oprettes og printes på områdets side (se Områdernes QR-koder i vejledningen til Incident Management). Når et lokales kode bliver scannet, kan anmelderen vælge et asset i lokalet.

Når en kode udskiftes

Et asset har én kode ad gangen. Kobler du en mærkat til et asset, der allerede har en kode, bliver koden udskiftet, og den gamle kode holder op med at virke, også printede eksemplarer. Assign QR codes spørger, før det sker.

Registrér assets på en telefon

Assign QR codes er lavet til at gå rundt i bygningen med dine mærkater: sæt en på, scan den, fortæl, hvor den sidder, næste.

Åbn Assets, og tryk på Scan a QR code, eller brug samme knap på et områdes side, som starter i det område. Med flere lokationer vælger du lokationen med knappen øverst.
Tryk på Start camera, giv adgang til kameraet, når telefonen spørger, og ret det mod mærkaten. Koden bliver læst, så snart den er i billedet, og Turn the light on hjælper i et mørkt teknikrum. Eller skriv koden under Or type the code on the sticker, og tryk på Use this code.
Koden bliver tjekket, og siden viser, hvad den er til: Area code, Asset code eller Area or asset.
Tryk dig gennem områderne til det lokale, mærkaten sidder i. Hvert område viser, hvor mange områder og assets der er inden i det, og viser Has a QR code, hvor det allerede har en. Et manglende lokale kan oprettes på stedet under New area inside.
For selve lokalet trykker du på Link to efterfulgt af dets navn. For et asset trykker du på Choose the asset in lokalet (Put it on an asset in for en kode af typen Area or asset). Tryk på det asset, mærkaten sidder på, eller giv det under Add the asset et navn, for eksempel Brandslukker 1, og en Type, og tryk på Next.
Tjek oversigten under Link the code here?, og tryk på Link the code, eller på Create the asset and link the code for et nyt asset.
Code linked bekræfter det. Next asset in lokalet fortsætter med et nyt asset med det næste nummer, Brandslukker 2, og samme type. Scan the next one starter forfra i de områder, hvor den sidste kode endte.

Assign QR codes på en telefon: koden er læst, assettet er valgt i kantinen, og det næste er klar.

Mærkater

En mærkat hører til én virksomhed og kan kobles én gang. Afviser Assign QR codes en kode, fortæller den hvorfor: den kender ikke koden, koden er endnu ikke givet til jeres virksomhed, hører til en anden virksomhed eller er allerede koblet, eller det er en områdekode på et asset eller en asset-kode på et område. Virksomhedsadministratorer, receptionister på lokationen og incident-administratorer kan bruge den.

Ret, flyt og slet

Ret. Alt ved et asset ændres på dets side under Asset information. Hver ændring bliver gemt, mens du laver den.
Flyt. Når en ting flytter til et andet lokale, så flyt assettet, så fejlmeldinger lander det rigtige sted. I registret trykker du på pilene på dets kort (Move to another area), vælger området under Move to og trykker på Move asset. På dets side vælger du et andet område under Area og bekræfter. Dets sager, kategorier, dokumenter og QR-kode følger med. Et asset kan kun flyttes inden for sin lokation.
Slet. Et asset slettes på sit områdes side med skraldespanden på dets række i afsnittet Assets, efter et spørgsmål. Assets, der er en del af det, følger med, og sager, der allerede er meldt på det, bliver bevaret. Registret og assettets side har ingen sletteknap.

Når nogen melder en fejl på et asset

Fejlmelding fungerer som beskrevet under Meld et problem med en QR-kode i vejledningen til Incident Management. For et asset er det her anderledes:

Anmelderen vælger mellem assettets kategorier og Other. Vælges Other, er en beskrivelse påkrævet.
Sagen bliver registreret på selve assettet, så den vises på assettets side. På listen over sager viser den assettets navn og kategorien med et kubeikon, og dens område er det lokale, assettet står i.
Den får SLA og standardprioritet fra den valgte kategori, som alle sager gør.
Når jeres team opretter en sag på listen over sager, har formularen et felt Asset, så snart det valgte område har assets. Lad det stå på No specific asset for at registrere sagen på området.

Scan lokalets kode

På What's the issue? kommer lokalets egne kategorier først og derefter de assets, der er placeret direkte i lokalet, hver med en pil og navnet på sin skabelon. Trykker du på et, spørger formularen What's the issue with assettet og viser dets kategorier. Derfra er trinene de sædvanlige, også tjekket for en åben fejlmelding om det samme.

Kantinens kode scannet: kantinens kategorier og dens assets og derefter kaffemaskinens egen liste.

Scan assettets egen kode

Scanner man koden på selve assettet, åbner formularen til fejlmelding på det asset. Den spørger What's the issue with assettet og viser dets kategorier med det samme: den samme liste, som når man trykker på assettet efter at have scannet lokalets kode, med Other. Derfra er trinene de sædvanlige, også tjekket for en åben fejlmelding om det samme. Fejlmeldingen lander på assettet, og dens område er det lokale, assettet står i. Vil man melde noget andet i lokalet, scanner man lokalets kode.

Meld, når du er logget ind

Medarbejdere, der er logget ind, kan bruge Report a problem i stedet for en QR-kode (se Meld fra menuen i vejledningen til Incident Management). Når området er valgt, viser Item (optional) de assets, der står i det, og vælger man et, skifter kategorierne til det pågældende assets. Hvor Equipment hand-out er slået til, viser Or report something you are carrying de ting, personen har lånt, så en defekt bærbar computer kan meldes hvor som helst fra. Den formular, man når via en QR-kode, tilbyder det samme til en person, der er logget ind og har lånt udstyr.

Skift asset på en sag

En sags detaljer har en række Asset under området. Den viser assettet, eller No asset, hvor sagens område har assets. Klik på den for at flytte sagen over på et andet asset i området, eller tilbage på området med No asset. Bliver sagens kategori ikke tilbudt på det nye sted, vælger du først en af dets kategorier. Opgaver har deres egne rækker Area og Asset, så en opgave kan handle om et andet asset end sin sag. Se Sagens detaljer i vejledningen til Incident Management.

Udstyr, som folk låner

Til ting, som folk tager med sig, for eksempel bærbare computere, telefoner, nøgler og adgangskort: hvem der har hvad, siden hvornår, og hvornår det skal afleveres. Det kræver, at Equipment hand-out er slået til. Registret har så en fane Equipment med tællerne og fire veje ind: Open the equipment register, Hand out equipment, Hand-out history og Export as CSV.

Udstyr er et asset, der kan udleveres. Slå People can borrow this asset til, når du opretter det, eller Can be issued to a person på dets side. Det skal så have et serienummer (Serial number), der er unikt i registret, og får et id som AST-2026-0004, der aldrig ændres. New item på siden Equipment opretter et direkte og udleverer det med det samme med Hand it out right away. De ting bliver opbevaret i et område, der hedder Equipment store og oprettes første gang, indtil du flytter dem. Slår du det fra igen på assettets side, bliver serienummer og id bevaret, men det kan du ikke, mens nogen har tingen.

Udlevering

På siden Equipment trykker du på Hand out equipment, eller på Hand out på en ting på hylden. I registret åbner Hand out under ⋯ på et asset, der kan lånes, den samme formular med tingen valgt.
Under Who vælger du personen i feltet Person: medarbejdere, værter og eksterne på lokationens personliste.
Under Items sætter du flueben ved det, personen tager med. Kun ting på hylden kan udleveres. Med mange ting kan du søge eller indsnævre listen med knapperne under Type, som bliver regnet ud fra tingenes navne.
Angiv Handed out on og Due back, eller sæt flueben ved Permanent hand-out: no return date. En kommentar under Comment, for eksempel »taske og oplader medfølger«, kommer med på registreringen.
Tryk på Hand out.

Print receipt på en udlevering, på siden Equipment, på personens side eller i historikken, åbner en udstyrskvittering. Mens tingen er udlånt, har kvitteringen linjer til underskrifter.

Aflevering og ombytning

På siden Equipment eller personens side åbner Return formularen Register return. Angiv Returned on, den stand, tingen kom tilbage i, under Condition (As new, Good, Worn eller Faulty) og en kommentar under Comment, og tryk på Register return. Standen bliver tingens stand, og tingen kommer tilbage på hylden. En ting, der er afleveret som Faulty, går i stedet til In service og kan ikke udleveres, før den er tilbage på lager (se nedenfor). På et assets side fører Register return dig til siden for den person, der har tingen.

Swap for a replacement (Swap på personens side) registrerer afleveringen og åbner derefter udleveringsformularen for samme person.

Når en ting til service er repareret, så tryk på Back in stock i dens række under On the shelf, vælg den stand, den er i nu, under Condition (As new, Good eller Worn), og tryk på Back in stock. Standen bliver tingens stand, og den kan udleveres igen. På assettets side åbner Back in stock det samme på siden Equipment.

Siden Equipment

Tællerne items in total, handed out, available, overdue og in service filtrerer listerne under dem.
People with equipment viser alle, der har noget, med dem over fristen først. Equipment and history åbner en persons side: hvad vedkommende har nu, og alle udleveringer og afleveringer.
On the shelf viser de ting, ingen har, både ledige og til service. En ting til service har Back in stock, hvor de andre har Hand out.
History åbner Equipment history: alle udleveringer og afleveringer, nyeste først, hver med Print receipt. Dens Export as CSV henter de udleveringer og afleveringer, den viser.
Export as CSV henter udstyrsregistret: hver ting med, hvem der har den, og hvornår den skal afleveres.

Ingen bliver mindet om noget

Equipment hand-out sender ingen e-mails. Der går intet ud, når en ting bliver udleveret eller passerer sin afleveringsdato: ting over fristen er markeret Overdue på Equipment-siderne.

Opslag

Asset-registret

Assets åbner på fanen Register: alle assets i den virksomhed, du administrerer, på tværs af dens lokationer med incident-modulet. Søgning, sortering, filtrering og bladring sker i selve siden, så den forbliver hurtig med tusindvis af assets.

Tæller	Hvad den tæller
assets in total	Alle assets i registret.
with incidents	Assets med mindst én sag meldt på sig, også færdige sager.
without a type	Assets uden asset-type, som kun tilbyder deres egne kategorier.
not in a group	Assets, der ikke er i nogen gruppe.
handed out now	Assets, der kan lånes, og som nogen har lige nu. Kun mens Equipment hand-out er slået til.

Klik på en tæller for kun at vise de assets. assets in total viser dem alle igen.

Søgefeltet finder et ord i assettets navn, område, skabelon, type, gruppe eller id eller i navnet på den person, der har det.
Sortér efter Name A to Z, Area eller Most incidents.
Filtrér efter område (med områderne under det), asset-type, gruppe (Not in a group er sit eget valg) og, med Equipment hand-out slået til, om det er udleveret. Sorteringen og filtrene bliver husket til dit næste besøg; søgningen gør ikke.
Der er 25 assets pr. side. Et kort viser assettets ikon, navn, område og skabelon med mærker for In maintenance, antallet af sager, dets type og gruppe og hvem der har det. Pilene flytter det. ⋯ har Open the asset's page, Print QR code og, for udstyr, Hand out eller udstyret hos den, der har det. Klik på kortet for at åbne assettets side.

Et assets side

Siden for kantinens kaffemaskine: fakta øverst, Asset information til venstre og QR-koden og dens kategorier til højre.

Brødkrummestien øverst fører tilbage til Assets og til hvert område, assettet ligger i. Under navnet står dets status, gruppe, skabelon og sted. Print QR code sidder øverst til højre og, for udstyr, Hand out eller Register return. Derunder kommer fakta:

Fakta	Viser
Area	Det område, assettet står i, og dets lokation.
Open incidents	Hvor mange sager på assettet der ikke er færdige, og om nogen af dem er over SLA'en.
Last serviced	Den dag, den seneste sag på assettet blev færdig.
Held by	Kun for udstyr: hvem der har det, og hvornår det skal afleveres, eller at det ikke er udleveret eller er til service.

Assettets oplysninger

Felt	Hvad det gør
Name	Påkrævet. Det, anmeldere og jeres team ser.
Asset type	Assettet får sin types kategorier og dokumenter. Vælg No type for ingen type.
Group	En etiket at filtrere registret efter. Vælg Ungrouped for ingen gruppe.
Area	Hvor assettet står. Vælger du et andet område, bliver det flyttet, efter et spørgsmål.
Status	Active eller In maintenance, som bliver markeret i registret. Det er kun en etiket: folk kan stadig melde fejl på assettet. Udelades, når skabelonen selv har et felt, der hedder Status.
Equipment	Med Equipment hand-out slået til: Can be issued to a person, Asset ID, Manufacturer or model, Serial number og Condition.
Skabelonfelter	Under overskriften From the navn template: de felter, skabelonen giver assettet. Værdier, der er udfyldt under et felt, skabelonen ikke længere har, følger under Kept from earlier fields, hver med et kryds til at fjerne den.

Dokumenter, QR-kode og kategorier

Documents: Upload a document vedhæfter en manual, en garanti eller en servicerapport på op til 50 MB. Websider, SVG-billeder og lignende filer bliver afvist, så gem dem som PDF først. Et dokument på selve assettet er markeret This asset. Dem, der kommer fra typen, er markeret From the type og håndteres på typens side. Klik på et navn for at hente dokumentet.
QR code: assettets kode, den adresse, den åbner (Report address), med en knap til at kopiere den, Print og Download.
Incident categories: det, folk vælger mellem, når de melder en fejl på assettet, dets egne kategorier og typens samlet, hver med sin SLA og standardprioritet. Add viser lokationens asset-kategorier, så du kan sætte flueben. Krydset tager en af assettets egne kategorier af det, og selve kategorien bliver bevaret. Kategorier, der kommer fra typen, er markeret From the type og har intet kryds: pilen for enden af rækken åbner typens side, hvor de tages af.

Sager og historik

Open incidents viser de sager på assettet, der ikke er færdige, nyeste først, med status, tekniker og frist. Incident details åbner en af dem (se Sagens detaljer i vejledningen til Incident Management).
Recently done viser de fem senest færdige.
Sub-assets vises, når andre assets er en del af dette.
Hand-out history viser for udstyr tingens udleveringer og afleveringer, nyeste først, med kvitteringer.

Open incidents og Recently done på kaffemaskinen: én åben fejlmelding og fem færdige, den seneste et afkalkningsbesøg.

En asset-types side

Klik på en types navn på fanen Types and groups, eller på pilen ud for en types overskrift på et områdes side. Alt på typens side gælder for alle assets af typen, nu og fremover:

Type information: navnet. Omdøber du typen, bliver den omdøbt overalt.
Fakta: hvor mange assets der har typen, og hvor de fleste af dem står, dens dokumenter og de åbne sager på dens assets.
Documents: deles med alle assets af typen.
Incident categories: tilbydes på alle assets af typen.
Assets of this type: de første 200, efter navn.

Begrænsninger og særheder

Kun assets, der er placeret direkte i et område, bliver tilbudt, når nogen melder dér, ikke dem i områderne under det.
Skabelonen ligger fast. Den vælges, når assettet oprettes, og kan ikke ændres, og en skabelon, der er i brug, kan ikke slettes.
Omdøber du et skabelonfelt, følger værdierne ikke med. Det, der er udfyldt under det gamle navn, bliver bevaret under Kept from earlier fields på assettets side.
Dropdown-felter har ingen liste med valgmuligheder. De virker som tekst.
Ingen egne underassets. Du kan ikke lægge et asset inden i et andet. Hvor et asset allerede har assets, der er en del af det, viser dets side dem under Sub-assets.
Sletning sker kun på områdets side. Et asset kan kun flyttes inden for sin lokation.
Ingen ændringshistorik. Ændringer i et assets navn, type, område eller felter bliver ikke logget. Dets historik er dets sager og, for udstyr, dets udleveringer.
Ingen eksport af asset-registret og ingen rapporter om omkostninger eller livscyklus. Export as CSV henter udstyrsregistret på siden Equipment og udleveringerne og afleveringerne på Equipment history.
QR-koder printes én ad gangen fra assettets side eller dets kort.
Status er en etiket. In maintenance forhindrer ikke nogen i at melde en fejl.
Typer, grupper og skabeloner gælder hele virksomheden, men kategorier er pr. lokation.
Udstyr: der bliver ikke sendt e-mails, og når en ting sættes tilbage på lager, bliver det ikke registreret i dens historik.
Den formular, man når via en QR-kode, findes kun på engelsk.

Hjælp

Fejlfinding

Assets står ikke i min menu, eller når jeg åbner det, havner jeg et andet sted.

Assets vises på en lokation, hvor funktionen er slået til, for virksomhedsadministratorer, receptionister og incident-administratorer. Det står ikke i teknikernes og ledernes menuer. Slå det til i Module settings; menuen følger med inden for et minut. Er Assets slået fra på alle de lokationer, du arbejder på, fører registret dig til Module settings, eller til listen over sager, hvis du ikke må ændre indstillingen, med en linje øverst, der nævner kontakten.

Registret er tomt, eller der står Create an area first på New asset.

Assets hører til i områder, så opret lokationens områder først (se Områder i vejledningen til Incident Management), og tilføj så jeres assets. Registret viser den virksomhed, du administrerer lige nu: administrerer du flere, så skift virksomhed først.

Et asset mangler, når nogen melder i dets lokale.

Kun assets, der er placeret direkte i det valgte område, bliver tilbudt. Tjek feltet Area på assettets side: det står måske i et underområde eller i området ovenover. Flyt det derhen, hvor folk står, når de melder.

Nogen valgte et asset, men den eneste kategori er Other.

Hverken assettet eller dets type har kategorier. Tilføj nogle på typens side eller assettets side, eller sæt flueben ved assettet på siden Categories. Se Hvad der kan meldes på et asset.

Assign QR codes afviser en mærkat.

Den fortæller hvorfor. This code isn't in the system: tjek, hvad du skrev. This code belongs to a different company, This code has been voided and can't be used eller This code is already linked to an area or asset: brug en anden mærkat. This code has not been given to your company yet: bed BmyGuests support om at føje den til jeres virksomheds koder. This is an area code, so it can't be linked to an asset, eller omvendt: brug en mærkat af den rigtige slags, eller en, som appen viser som Area or asset.

Kameraet starter ikke i Assign QR codes.

Siden fortæller, hvad der gik galt: den kræver en sikker forbindelse (https), kameraet kan være blokeret for siden i browserens indstillinger, eller der blev ikke fundet noget kamera. Det virker altid at skrive koden på mærkaten.

En skabelon kan ikke slettes.

Der er assets, der bruger den. En skabelon kan ikke tages af et asset, så den kan først slettes, når intet asset bruger den. Skabeloneditoren fortæller, hvor mange der gør.

Værdier forsvandt fra assets, efter at skabelonen blev ændret.

Et felt blev omdøbt eller fjernet i skabelonen. Værdierne bliver gemt under feltets navn, så assets viser det omdøbte felt tomt. Det, der er udfyldt under det gamle navn, står på hvert assets side under Kept from earlier fields: kopiér det over i det nye felt dér, eller giv feltet sit gamle navn igen, så vises værdierne i det igen.

En kategori på et assets side har intet kryds.

Den er markeret From the type: den kommer fra assettets type. Tag den af på typens side (pilen for enden af rækken), hvilket tager den af alle assets af typen, eller giv dette asset en anden type.

En ting sidder fast i In service.

Den blev afleveret som Faulty. Når den er repareret, så find den under On the shelf på siden Equipment (tælleren in service viser kun dem), tryk på Back in stock, vælg den stand, den er i nu, og tryk på Back in stock. Så kan den udleveres igen.

En person mangler på udleveringslisten, eller der er ingen fane Equipment.

Kun personer på lokationens personliste kan få udleveret udstyr: lokationens værter og personerne på incident-modulets team, eksterne medregnet. Tilføj dem først som vært eller til teamet. Er der ingen fane Equipment og ingen kontakt til udlån, er Equipment hand-out slået fra på lokationen; en administrator slår det til i Module settings.

Knapper og skærmbilleder er nævnt med deres engelske navne, sådan som de står på skærmbillederne. Bruger du BmyGuest på et andet sprog, hedder de noget andet, men alle skærmbilleder og knapper sidder samme sted. Skærmbillederne viser en opdigtet virksomhed, Northgate Group.