Asset Management

Här börjar du

Översikt

På en minut

Asset Management är registret över sakerna i era byggnader: maskiner, installationer, möbler och den utrustning som folk lånar. Varje tillgång finns i ett område, har en egen sida och en egen QR-kod och sparar alla fel som har anmälts på den.

Asset Management är en del av incidentmodulen och delar dess områden, kategorier och team. Den lägger till de här skärmarna:

Typer, mallar och grupper

Varje tillgång har ett namn och ett område. Tre beteckningar, alla valfria, säger mer om den. Var och en svarar på sin egen fråga, och en tillgång kan ha alla tre:

Vem gör vad

Så hittar du dit

• Assets finns i incidentmodulens meny under Your site, mellan Areas och Categories, på en plats där Assets är påslaget.
• Scan a QR code högst upp i registret öppnar Assign QR codes. Ett områdes sida har samma knapp.
• Equipment är en flik i registret. Equipment-sidorna har inget eget menyval.
• Varje områdes sida har ett avsnitt, Assets, som listar de tillgångar som är placerade där.

Konfiguration

Slå på Assets

Asset Management är en del av tilläggsmodulen Incidents. Slå först på tilläggsmodulen för platsen, så som det beskrivs under Slå på tilläggsmodulen i guiden Incident Management. Assets är sedan en av modulens valfria funktioner, som slås på per plats i Module settings:

1. Öppna Module settings i incidentmodulens meny. Om du ställer in flera platser väljer du först plats under Location.
2. Under Features slår du på Assets, och Equipment hand-out om folk lånar saker av er.
3. Tryck på Save changes. Sidan laddas om, och Assets finns i menyn under Your site.

Företagsadministratörer och incidentadministratörer kan göra det här. Receptionister kan inte öppna Module settings.

Tillgångstyper och grupper

Tillgångstyper och grupper finns på fliken Types and groups i registret. Var och en är en gemensam lista för hela företaget: en typ eller grupp som du skapar, byter namn på eller raderar skapas, byter namn eller raderas på alla platser.

New type frågar efter ett namn, till exempel Hiss eller Brandsläckare. Varje typs rad visar hur många kategorier och dokument den för med sig och hur många tillgångar som har den. Klicka på namnet för att öppna typens sida, där du väljer vad som kan anmälas på alla tillgångar av typen och lägger till de dokument som de delar. Pennan byter namn på en typ. Papperskorgen raderar den efter en fråga: typens tillgångar behåller sina egna kategorier och dokument, men får inte längre typens.

Grupper

En grupp är en beteckning för den del av organisationen som äger en tillgång, till exempel Fastighet eller IT. Den ger inte tillgången något: den finns för att man ska kunna filtrera registret.

• Listan börjar med tre standardgrupper: Building, Technical och Equipment. Byt namn på dem eller radera dem som vilka andra grupper som helst. En raderad standardgrupp kommer inte tillbaka av sig själv.
• New group lägger till en grupp.
• Dra en grupp i dess handtag, eller använd pilarna, för att bestämma i vilken ordning registrets filter listar grupperna.
• Group coverage visar hur tillgångarna fördelas på grupperna. Show them in the register listar de tillgångar som inte ingår i någon grupp.

Mallar och deras fält

En mall avgör vilka fält en tillgång har, till exempel ett serienummer, ett installationsdatum eller ett nummer på serviceavtalet, och vilken ikon den visar. Mallarna finns på fliken Templates, med hur många fält och tillgångar varje mall har. Precis som typer och grupper är de en gemensam lista för hela företaget.

1. Tryck på New template, eller klicka på en malls namn för att ändra den.
2. Ge mallen ett namn under Name och välj en ikon under Icon: en av de sex som visas, en som du hittar under More icons eller en Font Awesome-klass som du skriver in.
3. Under Fields skriver du ett namn i Name a new field, väljer fälttyp under Field type och trycker på Add. Dra fälten, eller använd pilarna, för att ordna dem. Ta bort ett fält med knappen i slutet av dess rad.
4. How it looks on an asset visar resultatet medan du arbetar. Tryck på Save. Ingenting sparas innan dess.

Vad som kan anmälas på en tillgång

När någon anmäler ett fel på en tillgång väljer personen bland tillgångens incidentkategorier och Other, som alltid erbjuds. Det är kategorier av typen Asset, som skapas på sidan Categories precis som andra (se Kategorier i guiden Incident Management). En tillgångskategori har inga underkategorier. Dess SLA och standardprioritet fungerar som för alla kategorier.

Du bestämmer vilka tillgångar som erbjuder en kategori på ett av två sätt:

• På sidan Categories trycker du på Assets på kategorins kort. Bocka i enskilda tillgångar, eller Whole type för alla tillgångar av en typ, även sådana som läggs till senare, och tryck på Save.
• På en tillgångstyps sida, eller på en tillgångs egen sida, trycker du på Add under Incident categories, bockar i kategorierna och lägger till dem.

En tillgång erbjuder sina egna kategorier och sin typs kategorier tillsammans. Oftast är det bäst att ställa in dem på typen.

Placera varje tillgång i det rum där folk står när de anmäler felet. Anmälningsformuläret erbjuder de tillgångar som är placerade direkt i det valda området, inte dem i områdena under det.

Så gör du

Lägga till tillgångar

Det finns fyra sätt. Använd det som passar bäst:

• En i taget från registret, med New asset (se nedan).
• Flera av samma slag på en gång, från ett områdes sida (se nedan).
• Med mobilen medan du sätter upp QR-etiketter, med Assign QR codes.
• I installationsguidens steg Assets, som bara frågar efter ett namn, ett område och en typ (se Installationsguiden i guiden Incident Management).

Från registret

1. Öppna Assets och tryck på New asset. Står det Create an area first på knappen har platsen inga områden än: skapa dem först.
2. Under Where it is väljer du under Area det område som tillgången finns i. Med flera platser listas områdena per plats, och platsen avgör vilka mallar, typer och grupper du kan välja.
3. Under What it is ger du tillgången ett namn under Name och väljer Template, Asset type och Group om ni använder dem. En malls fält visas direkt. Fyll i det du vet.
4. Där Equipment hand-out är påslaget slår du på People can borrow this asset för något som folk tar med sig (se Utrustning som folk lånar).
5. Tryck på Create asset.

Tillgången får direkt en egen QR-kod. Allt om den utom mallen kan ändras senare på dess sida.

Flera på en gång, från ett områdes sida

Ett områdes sida har ett avsnitt, Assets, med de tillgångar som är placerade direkt i området. Add assets där skapar upp till 100 åt gången:

• Välj mall under Template, ange ett namn under Name och ställ in antalet under How many. Numret läggs till direkt efter namnet, så att Stol blir Stol1, Stol2 och så vidare, och formuläret visar namnen innan du skapar dem. Nummer som redan används i området hoppas över.
• Välj typ under Type för att ge alla samma typ, och fyll i mallens Details, som alla får.
• Under en typs rubrik i listan lägger plustecknet till fler tillgångar av den typen.
• Move assets here hämtar tillgångar från platsens andra områden, med deras QR-koder och historik.

QR-koder på tillgångar

Varje tillgång har en egen QR-kod från det ögonblick den skapas. När den skannas med en mobil öppnas formuläret för att anmäla ett problem med just den tillgången, utan app och utan inloggning. Det finns två sätt att få en kod på tillgången:

• Skriv ut den själv. Print QR code på tillgångens sida, eller under ⋯ på dess kort i registret, öppnar koden med tillgångens namn under, redo att skrivas ut. På tillgångens sida sparar Download den som en bild, och adressen som koden öppnar kan kopieras. Ett områdes sida visar också koderna för tillgångarna i området, under Show.
• Koppla en förtryckt etikett. Om ert företag har förtryckta QR-etiketter som inte är kopplade till något än sätter du en på tillgången och kopplar den med Assign QR codes.

En etikett som inte är kopplad än öppnar en sida med texten This code isn't set up yet när den skannas. Är du inloggad som administratör eller receptionist i det företag som etiketten hör till erbjuder sidan Assign this code, som öppnar Assign QR codes med koden redan inläst.

Rum och andra områden har egna koder, som skapas och skrivs ut på områdets sida (se Områdenas QR-koder i guiden Incident Management). När man skannar ett rums kod kan anmälaren välja en tillgång i rummet.

Registrera tillgångar med mobilen

Assign QR codes är gjort för att gå runt i byggnaden med etiketterna: sätt på en, skanna den, ange var den sitter, nästa.

1. Öppna Assets och tryck på Scan a QR code, eller använd samma knapp på ett områdes sida, som då börjar i det området. Med flera platser väljer du plats med knappen högst upp.
2. Tryck på Start camera, tillåt kameran när mobilen frågar och rikta den mot etiketten. Koden läses av så snart den syns, och Turn the light on hjälper i ett mörkt teknikrum. Du kan också skriva in koden under Or type the code on the sticker och trycka på Use this code.
3. Koden kontrolleras, och sidan visar vad den är till för: Area code, Asset code eller Area or asset.
4. Tryck dig igenom områdena till rummet där etiketten sitter. Varje område visar hur många områden och tillgångar det innehåller, och Has a QR code där det redan har en kod. Ett rum som saknas kan skapas direkt, under New area inside.
5. För själva rummet trycker du på Link to följt av rummets namn. För en tillgång trycker du på Choose the asset in följt av rummets namn (Put it on an asset in för en kod av typen Area or asset). Tryck på den tillgång som etiketten sitter på, eller ge den ett namn under Add the asset, till exempel Brandsläckare 1, och en typ under Type, och tryck på Next.
6. Kontrollera sammanfattningen under Link the code here? och tryck på Link the code, eller på Create the asset and link the code för en ny tillgång.
7. Code linked bekräftar kopplingen. Next asset in följt av rummets namn fortsätter med en ny tillgång med nästa nummer, Brandsläckare 2, och samma typ. Scan the next one börjar om, i de områden där den senaste koden hamnade.

Ändra, flytta och radera

• Ändra. Allt om en tillgång ändras på dess sida, under Asset information. Varje ändring sparas när du gör den.
• Flytta. När en sak flyttas till ett annat rum flyttar du tillgången, så att anmälningar hamnar på rätt ställe. I registret trycker du på pilarna på dess kort (Move to another area), väljer område under Move to och trycker på Move asset. På tillgångens sida väljer du ett annat område under Area och bekräftar. Dess incidenter, kategorier, dokument och QR-kod följer med. En tillgång kan bara flyttas inom sin plats.
• Radera. En tillgång raderas på sitt områdes sida, med papperskorgen på dess rad i avsnittet Assets, efter en fråga. Tillgångar som är delar av den raderas också, och incidenter som redan har anmälts på den sparas. Registret och tillgångens sida har ingen knapp för att radera.

När någon anmäler ett fel på en tillgång

Anmälan fungerar så som det beskrivs under Anmäla ett problem med en QR-kod i guiden Incident Management. För en tillgång är det här annorlunda:

• Anmälaren väljer bland tillgångens incidentkategorier och Other. Väljer man Other krävs en beskrivning.
• Incidenten registreras på själva tillgången, så den visas på tillgångens sida. I incidentlistan visar den tillgångens namn och kategorin med en kub, och dess område är rummet där tillgången finns.
• Den får den valda kategorins SLA och standardprioritet, som alla incidenter.
• När ert team skapar en incident i incidentlistan har formuläret ett fält, Asset, så snart det valda området har tillgångar. Låt det stå på No specific asset för att registrera incidenten på området.

Skanna rummets kod

På What's the issue? kommer rummets egna kategorier först, sedan de tillgångar som är placerade direkt i rummet, var och en med en pil och namnet på sin mall. Trycker du på en frågar formuläret What's the issue with följt av tillgångens namn och listar dess kategorier. Därifrån är stegen de vanliga, inklusive kontrollen av om det redan finns en öppen anmälan om samma sak.

Skanna tillgångens egen kod

När man skannar koden på själva tillgången öppnas anmälningsformuläret för den tillgången. Det frågar What's the issue with följt av tillgångens namn och listar direkt dess kategorier: samma lista som när man trycker på tillgången efter att ha skannat rummets kod, med Other. Därifrån är stegen de vanliga, inklusive kontrollen av om det redan finns en öppen anmälan om samma sak. Anmälan hamnar på tillgången, och dess område är rummet där tillgången finns. Vill man anmäla något annat i rummet skannar man rummets kod.

Anmäla inloggad

Inloggade medarbetare kan använda Report a problem i stället för en QR-kod (se Anmäla från menyn i guiden Incident Management). När området är valt listar Item (optional) tillgångarna i det, och väljer man en byts kategorierna ut mot den tillgångens. Där Equipment hand-out är påslaget listar Or report something you are carrying de saker som personen har, så att en trasig bärbar dator kan anmälas var man än är. Formuläret som man når via QR-kod erbjuder samma sak för en inloggad person som har utrustning.

Byta tillgång på en incident

En incidents detaljer har en rad, Asset, under området. Den visar tillgången, eller No asset där incidentens område har tillgångar. Klicka på den för att flytta incidenten till en annan tillgång i området, eller tillbaka till området med No asset. Om incidentens kategori inte erbjuds på det nya stället väljer du först en av dess kategorier. Uppgifter har egna rader för Area och Asset, så en uppgift kan gälla en annan tillgång än dess incident. Se Incidentens detaljer i guiden Incident Management.

Utrustning som folk lånar

För saker som folk tar med sig, till exempel bärbara datorer, telefoner, nycklar och passerkort: vem som har vad, sedan när och när det ska lämnas tillbaka. Det kräver att Equipment hand-out är påslaget. Registret har då en flik, Equipment, med räknarna och fyra ingångar: Open the equipment register, Hand out equipment, Hand-out history och Export as CSV.

Utrustning är en tillgång som kan lämnas ut. Slå på People can borrow this asset när du skapar den, eller Can be issued to a person på dess sida. Den behöver då ett serienummer under Serial number som är unikt i registret, och får ett id, till exempel AST-2026-0004, som aldrig ändras. New item på sidan Equipment skapar en sak direkt och, med Hand it out right away, lämnar ut den på en gång. De sakerna förvaras i ett område som heter Equipment store, och som skapas första gången, tills du flyttar dem. Slår du av det igen på tillgångens sida behålls serienumret och id:t, men det går inte medan någon har saken.

Lämna ut

1. På sidan Equipment trycker du på Hand out equipment, eller på Hand out på en sak på hyllan. I registret öppnar Hand out under ⋯ på en tillgång som kan lånas samma formulär med saken vald.
2. Under Who väljer du personen under Person: medarbetare, värdar och externa som finns i platsens personlista.
3. Under Items bockar du i det som personen tar med sig. Bara saker på hyllan kan lämnas ut. Med många saker söker du, eller smalnar av listan med knapparna under Type, som räknas fram utifrån sakernas namn.
4. Ange Handed out on och Due back, eller bocka i Permanent hand-out: no return date. En kommentar under Comment, till exempel ”väska och laddare ingår”, sparas i posten.
5. Tryck på Hand out.

Print receipt på en utlämning, på sidan Equipment, på personens sida eller i historiken, öppnar ett kvitto på utrustningen. Så länge saken är utlämnad har kvittot rader för underskrifter.

Återlämning och byte

På sidan Equipment eller på personens sida öppnar Return panelen Register return. Ange Returned on, skicket under Condition (As new, Good, Worn eller Faulty) och en kommentar under Comment, och tryck på Register return. Skicket blir sakens skick, och saken går tillbaka till hyllan. En sak som lämnas tillbaka som Faulty hamnar i stället under In service och kan inte lämnas ut förrän den är tillbaka i lager (se nedan). På en tillgångs sida tar Register return dig till innehavarens sida.

Swap for a replacement (Swap på personens sida) registrerar återlämningen och öppnar sedan utlämningsformuläret för samma person.

När en sak på service är lagad trycker du på Back in stock på dess rad under On the shelf, väljer skicket den har nu under Condition (As new, Good eller Worn) och trycker på Back in stock. Skicket blir sakens skick, och den kan lämnas ut igen. På tillgångens sida öppnar Back in stock samma panel på sidan Equipment.

Sidan Equipment

• Räknarna, items in total, handed out, available, overdue och in service, filtrerar listorna under dem.
• People with equipment listar alla som har något, försenade först. Equipment and history öppnar en persons sida: vad personen har nu, och varje utlämning och återlämning.
• On the shelf listar de saker som ingen har, tillgängliga eller på service. En sak på service har Back in stock där de andra har Hand out.
• History öppnar Equipment history: varje utlämning och återlämning, nyaste först, var och en med Print receipt. Sidans Export as CSV laddar ned de utlämningar och återlämningar som den listar.
• Export as CSV laddar ned utrustningsregistret: varje sak, med vem som har den och när den ska lämnas tillbaka.

Referens

Tillgångsregistret

Assets öppnas på fliken Register: alla tillgångar i det företag du administrerar, på alla dess platser med incidentmodulen. Sökning, sortering, filtrering och bläddring sker direkt på sidan, så den förblir snabb även med tusentals tillgångar.

Klicka på en räknare för att bara visa de tillgångarna. assets in total visar alla igen.

• Sökrutan hittar ett ord i tillgångens namn, område, mall, typ, grupp eller id, eller namnet på den som har den.
• Sortera efter Name A to Z, Area eller Most incidents.
• Filtrera efter område (områdena under det inräknade), tillgångstyp, grupp (Not in a group är ett eget val) och, när Equipment hand-out är påslaget, om tillgången är utlämnad. Sorteringen och filtren sparas till ditt nästa besök, men inte sökningen.
• Det visas 25 tillgångar per sida. Ett kort visar tillgångens ikon, namn, område och mall, med märken för In maintenance, antalet incidenter, typ och grupp, och vem som har den. Pilarna flyttar den. ⋯ har Open the asset's page, Print QR code och, för utrustning, Hand out eller innehavarens utrustning. Klicka på kortet för att öppna tillgångens sida.

En tillgångs sida

Sökvägen högst upp leder tillbaka till Assets och till varje område som tillgången ligger i. Under namnet finns status, grupp, mall och ställe. Print QR code finns uppe till höger och, för utrustning, Hand out eller Register return. Under det kommer faktarutorna:

Asset information

Dokument, QR-kod och kategorier

• Documents: Upload a document bifogar en manual, ett garantibevis eller en servicerapport på upp till 50 MB. Webbsidor, SVG-bilder och liknande filer nekas, så spara dem som PDF först. Ett dokument på tillgången är markerat med This asset. Typens dokument är markerade med From the type och hanteras på typens sida. Klicka på ett namn för att ladda ned dokumentet.
• QR code: tillgångens kod, adressen som den öppnar under Report address med en knapp för att kopiera den, Print och Download.
• Incident categories: det man väljer bland när man anmäler ett fel på tillgången, både dess egna kategorier och typens, var och en med sin SLA och standardprioritet. Add listar platsens tillgångskategorier att bocka i. Krysset tar bort en av tillgångens egna kategorier från den, men själva kategorin finns kvar. Kategorier som kommer från typen är markerade med From the type och har inget kryss: pilen i slutet av raden öppnar typens sida, där de tas bort.

Incidenter och historik

• Open incidents listar de incidenter på tillgången som inte är klara, nyaste först, med status, utförare och tidsfrist. Incident details öppnar en av dem (se Incidentens detaljer i guiden Incident Management).
• Recently done visar de fem som senast blev klara.
• Sub-assets visas när andra tillgångar är delar av den här.
• Hand-out history, för utrustning, listar sakens utlämningar och återlämningar, nyaste först, med kvitton.

En tillgångstyps sida

Klicka på en typs namn på fliken Types and groups, eller på pilen bredvid en typs rubrik på ett områdes sida. Allt på typens sida gäller alla tillgångar av typen, nu och i framtiden:

• Type information: typens namn. Byter du namn på typen byts det överallt.
• Faktarutorna: hur många tillgångar som har typen och var de flesta av dem finns, typens dokument och de öppna incidenterna på dess tillgångar.
• Documents: delas med alla tillgångar av typen.
• Incident categories: erbjuds på alla tillgångar av typen.
• Assets of this type: de första 200, efter namn.

Begränsningar och egenheter

• Bara tillgångar som är placerade direkt i ett område erbjuds när någon anmäler där, inte de i områdena under det.
• Mallen är låst. Den väljs när tillgången skapas och kan inte ändras, och en mall som används kan inte raderas.
• Byter du namn på ett fält i en mall följer värdena inte med. Det som fylldes i under det gamla namnet sparas under Kept from earlier fields på tillgångens sida.
• Fält av typen Dropdown har ingen lista med val. De fungerar som text.
• Inga egna undertillgångar. Du kan inte lägga en tillgång inuti en annan. Där en tillgång redan har tillgångar som är delar av den listar dess sida dem under Sub-assets.
• Radering görs bara på områdets sida. En tillgång kan bara flyttas inom sin plats.
• Ingen ändringshistorik. Ändringar av en tillgångs namn, typ, område eller fält loggas inte. Dess historik är dess incidenter och, för utrustning, dess utlämningar.
• Ingen export av tillgångsregistret, och inga rapporter om kostnad eller livscykel. Export as CSV laddar ned utrustningsregistret på sidan Equipment och utlämningarna och återlämningarna på Equipment history.
• QR-koder skrivs ut en i taget, från tillgångens sida eller dess kort.
• Status är en beteckning. In maintenance hindrar ingen från att anmäla ett fel.
• Typer, grupper och mallar gäller hela företaget, men kategorier gäller per plats.
• Utrustning: ingen e-post skickas, och när en sak ställs tillbaka i lager registreras det inte i dess historik.
• Anmälningsformuläret som man når via QR-kod finns bara på engelska.

Hjälp

Felsökning

Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.