Fysisk säkerhet börjar vid entrén

Europeiska företag har under många år stärkt sin cybersäkerhet. Brandväggar, flerfaktorsautentisering och säkerhetsutbildning för medarbetare har blivit standard.

Men hur är det med den fysiska säkerheten?

Även med ett starkt digitalt skydd kommer människor fortfarande in i företagets lokaler genom entrén, ett varuintag eller receptionen.

Hur håller ni koll på vem som kommer in i er byggnad, varför de är där och var de får röra sig? Besökshantering kan vara en naturlig del av svaret.

Den fysiska säkerheten har hamnat högre på agendan

Med tanke på det rådande säkerhetsläget får den fysiska säkerheten mer uppmärksamhet i många delar av Europa, inte minst inom försvarsindustrin och kritisk infrastruktur.

I juli uppmanade Tysklands inrikes underrättelsetjänst företag inom försvars- och säkerhetssektorn att stärka både cybersäkerheten och den fysiska säkerheten. I september rådde Danmarks säkerhets- och underrättelsetjänst (PET) försvarsföretag och leverantörer av stöd till Ukraina att inte vänta på att bli kontaktade, utan att redan nu bedöma sin egen säkerhet.

Varningarna riktar sig i första hand till vissa sektorer, och PET är tydlig med att budskapet inte är att företag ska vara rädda. Men de är en nyttig påminnelse om att säkerhet inte bara är digital, och ett bra skäl för alla organisationer att se över hur människor kommer in i deras lokaler.

Många organisationer utanför dessa sektorer har också värdefull information, teknik eller tillgång till känsliga anläggningar.

Mindre företag ingår ofta i större leveranskedjor, så goda säkerhetsrutiner är viktiga även för dem.

Därför är fysisk säkerhet viktig

Säkerhetsincidenter sker inte bara på nätet.

Den som har tillgång till företagets lokaler kan till exempel se konfidentiell information på skärmar eller whiteboardtavlor, fotografera dokument eller lära sig byggnadens planlösning och dagliga rutiner.

Alla besökare utgör inte en säkerhetsrisk. Men utan enhetliga rutiner kan det vara svårt att veta vem som har kommit in, vem som ansvarar för besökaren och om besökaren har informerats om de säkerhetskrav som gäller.

Därför bör besökshantering vara en del av organisationens övergripande säkerhetsrutiner.

Om er organisation omfattas av NIS2 eller CER kan ni läsa varför besöksregistrering är en ofta förbisedd del av säkerheten.

Tre frågor som alla organisationer bör kunna svara på

1. Vem är i byggnaden just nu?

Vid en brand eller en annan nödsituation är det viktigt att veta vilka besökare som är registrerade på plats.

En uppdaterad översikt över besökare ger värdefull information vid utrymning och i krisarbetet.

2. Vem har bjudit in dem, och var får de röra sig?

Varje besökare bör ha en utsedd värd eller kontaktperson.

Besökare bör också informeras om vilka regler som gäller under besöket, till exempel begränsningar i tillträdet till känsliga områden.

Tydligt ansvar och enhetliga rutiner skyddar både organisationen och dess besökare.

3. Kan ni dokumentera besöket i efterhand?

Efter en säkerhetsincident eller vid en revision kan organisationer behöva fastställa vem som besökte lokalerna, när besöket ägde rum och vilka säkerhetspolicyer som godkändes.

Utan tillförlitliga besöksuppgifter kan det vara svårt att svara på de frågorna.

Vissa organisationer använder fortfarande besöksliggare på papper. Andra har flera platser eller receptioner som inte alltid är bemannade.

Det kan göra det svårt att registrera och dokumentera besök på ett enhetligt sätt.

Så gör digital Visitor Management skillnad

Ett digitalt system för besökshantering gör besöksregistreringen till en enhetlig och dokumenterad process.

De här funktionerna i BmyGuest Visitor Management har direkt betydelse för er fysiska säkerhet:

• Sätt reglerna innan besökarna kommer in. Tillträdeskrav, säkerhetsregler eller ett sekretessavtal (NDA) kan visas vid incheckningen, och besökarna måste godkänna dem innan de får komma in. Ni har en logg över vad varje besökare har godkänt.
• Koppla ihop era andra system. Besöksregistreringen kan samverka med era andra system, till exempel passersystem och wifi. Besökare kan få en digital nyckel som öppnar en låst dörr, så att de kan vänta i lobbyn tills värden hämtar dem, och deras wifi-åtkomst kan upphöra automatiskt när besöket är slut.
• Ge varje typ av besökare rätt process. Gäster, leverantörer, jobbsökande, tekniker och bud kan ha varsitt incheckningsflöde, med de frågor och instruktioner som gäller för dem.
• Gör besökare lätta att känna igen. En personlig besöksbricka med besökarens namn och er logotyp kan skrivas ut vid incheckningen.
• Var redo för en nödsituation. Se vilka besökare som är registrerade på plats, och skicka med ett klick tydliga, fördefinierade utrymningsinstruktioner till medarbetare och besökare via sms och e-post.
• Se tillbaka på varje besök. Besökshistoriken visar vem som var på besök, när, vem som var värd och vilka policyer besökaren godkände, per plats eller för alla platser.

Samma rutiner kan användas vid alla entréer och på alla platser, oavsett om receptionen är bemannad eller inte. Det gäller även gemensamma receptioner, och besöksregistreringen kan hanteras centralt i hela organisationen.

Besöksdata krypteras och lagras på servrar inom EU, vilket stöder organisationens arbete med GDPR och dataskydd.

Läs om alla andra funktioner, till exempel förregistrering och gästparkering, på vår funktionssida.

Säkerhet och ett välkomnande bemötande kan gå hand i hand

Fysisk säkerhet behöver inte innebära att arbetsplatsen förvandlas till en fästning.

Den börjar med att veta vem som kommer in i lokalerna, vem som ansvarar för varje besökare och vilka regler som gäller.

När besöksregistrering blir en naturlig del av de dagliga säkerhetsrutinerna får organisationen bättre överblick, tydligare ansvar och tillförlitlig dokumentation.

Samtidigt får besökarna en enkel och professionell incheckning.

God säkerhet och en välkomnande besöksupplevelse behöver inte vara motsatser.

Är er besökshantering en del av er säkerhetsstrategi?

Upptäck hur BmyGuest Visitor Management kan hjälpa er organisation att stärka besöksrutinerna, förbättra dokumentationen och skapa en säkrare och mer välkomnande arbetsplats.

Kontakta oss för en demonstration av BmyGuest Visitor Management.