Besökshantering globala företag och företag med flera verksamhetsställen

BmyGuest Visitor Management – en global lösning för professionell gästhantering

Företag med flera kontor, entréer eller länder behöver mer än bara en digital gästbok. Gästhantering blir snabbt en organisationsövergripande utmaning, där bristande samstämmighet mellan systemen skapar problem med säkerhet, efterlevnad och drift.

Här är några av de viktigaste fördelarna med att använda ett enda system på alla platser:

1. Efterlevnad, säkerhet och dataskydd

För globala företag är det viktigt att följa både lokala och internationella krav på dataskydd och säkerhet. BmyGuest Visitor Management stöder säkerhetsprotokoll genom att till exempel hantera besökarregistrering innan de får tillgång till företagets lokaler. Realtidsspårning ger en fullständig översikt över kontor och länder, vilket minimerar risken för obehörig åtkomst.
Systemet är GDPR-kompatibelt, data krypteras och lagras säkert på EU-servrar och delas inte med tredjeländer. Besöksrapporter och statistik kan enkelt genereras för att säkerställa efterlevnad av lagkrav och göra det möjligt för företaget att behålla full kontroll över sina data.

2. Snabb och enkel incheckning

En professionell gästupplevelse börjar redan innan mötet startar. Med förhandsregistrering, QR-koder och självbetjäning vid incheckningen kan besökare registrera sig via sin egen smartphone – både före och vid ankomsten till företaget. Gästerna slipper köer vid terminaler och liknande och får en snabb och effektiv registreringsprocess. Gäster som besöker företaget regelbundet kommer att upptäcka att BmyGuest kommer ihåg dem, så incheckningen tar bara några sekunder – utan att datasäkerheten äventyras. 

Receptionen slipper tidskrävande och ofta manuella rutiner och kan istället fokusera på service och att välkomna gäster.
Den smidiga processen skapar ett positivt första intryck och stärker företagets professionella image.

3. Enhetlig besökarupplevelse på alla platser

BmyGuest ser till att gästerna alltid möts av samma höga standard – oavsett vilken plats de besöker. Personliga och anpassade välkomstmeddelanden till gästerna och automatiska aviseringar till värdarna skapar en enhetlig upplevelse som både gäster och anställda uppskattar. BmyGuest fungerar både på stora och små platser och på kontor med bemannade och obemannade receptioner och entréer.

4. Datainsikt och rapportering

Varje besök genererar värdefull data. BmyGuest Visitor Management lagrar data, vilket gör det möjligt att analysera besöksfrekvens, mönster etc. Detta ger ledningen en solid grund för beslutsfattande för att optimera säkerhet, bemanning och resursförbrukning.

5. Problemfri implementering

Det är enkelt, snabbt och smidigt att implementera BmyGuest. Allt du behöver är en QR-kod – ingen hårdvara som skärmar eller terminaler krävs – vilket gör det både billigare och enklare än många andra lösningar för gästregistrering!  

Listan över värdar på varje plats uppdateras automatiskt genom integration med Microsoft Azure AD/Entra ID och Google Workspace. Detta innebär att företag enkelt och kostnadseffektivt kan uppnå en enhetlig gästregistrering på alla platser.

6. Flexibilitet mellan olika platser

Multinationella organisationer har olika och lokala behov på sina olika platser. Med en centraliserad plattform kan företag standardisera processer, och BmyGuest gör det möjligt för dem att anpassa detaljerna lokalt. Till exempel kan dokument som måste godkännas av besökare anpassas till enskilda platser. Gästerna kommer att uppleva samma professionella process på alla platser och inom hela organisationen.

7. Varumärke och professionalism

Gästhantering är en del av företagets varumärkesupplevelse. Med BmyGuest kan incheckningsflödet, gästkort och godkännandedokument anpassas för att återspegla företagets varumärke, vilket ger en professionell och genomtänkt gästupplevelse.

Slutsats

Att implementera BmyGuest Visitor Management är en klok investering för företag som vill öka säkerheten, stärka sina processer, minska riskerna och säkerställa en konsekvent, professionell upplevelse för alla besökare. Och det är enkelt, snabbt och smidigt!