besøksregistrering i globale selskaper og selskaper med flere lokasjoner

BmyGuest Visitor Management – en global løsning for profesjonell gjestehåndtering

Bedrifter med flere kontorer, innganger eller land trenger mer enn bare en digital gjestebok. Gjestehåndtering blir raskt en tverrfaglig utfordring , der mangel på sammenheng mellom systemer skaper sikkerhets-, samsvars- og driftsproblemer.

Her er noen av de viktigste fordelene ved å bruke ett system på tvers av lokasjoner:

1. Samsvar, sikkerhet og databeskyttelse

For globale selskaper er det avgjørende å oppfylle både lokale og internasjonale krav til databeskyttelse og sikkerhet. BmyGuest Visitor Management støtter sikkerhetsprotokoller ved for eksempel å håndtere besøksregistrering før de får tilgang til selskapets fasiliteter. Sporing i sanntid gir full oversikt på tvers av kontorer og land, noe som minimerer risikoen for uautorisert tilgang.
Systemet er GDPR-kompatibelt, data krypteres og lagres sikkert på EU-servere og deles ikke med tredjeland. Besøksrapporter og statistikk kan enkelt genereres, noe som sikrer at juridiske krav oppfylles og at selskapet beholder full kontroll over dataene sine.

2. Rask og enkel innsjekking

En profesjonell gjesteopplevelse starter allerede før møtet starter. Med forhåndsregistrering, QR-koder og selvbetjent innsjekking kan besøkende registrere seg via sin egen smarttelefon – både før og ved ankomst til bedriften. Gjesten unngår køer på terminaler og lignende og opplever en rask og effektiv registreringsprosess. Gjester som besøker oss regelmessig vil oppleve å bli husket av BmyGuest, slik at innsjekkingen bare tar sekunder – og uten at det går på bekostning av datasikkerheten. 

Resepsjonen frigjøres fra tidkrevende og ofte manuelle rutiner og kan i stedet fokusere på service og å ønske gjester velkommen.
Den smidige prosessen skaper et positivt førsteinntrykk og støtter opp om bedriftens profesjonelle image.

3. Konsekvent besøksopplevelse på tvers av alle lokasjoner

BmyGuest sørger for at gjester alltid blir møtt med samme høye standard – uansett hvilket sted de besøker. Personlige og tilpassede velkomsttekster for gjester og automatiske varsler for verter skaper en gjennomgående opplevelse som både gjester og ansatte setter pris på. BmyGuest jobber på både store og små lokasjoner og på kontorer med bemannede og ubemannede resepsjoner og innganger.

4. Datainnsikt og rapportering

Hvert besøk genererer verdifull data. BmyGuest Visitor Management lagrer data slik at det er mulig å analysere besøksfrekvens, mønstre osv. Dette gir ledelsen et solid beslutningsgrunnlag for å optimalisere sikkerhet, bemanning og ressursforbruk.

5. Problemfri implementering

Implementering av BmyGuest er enkelt, raskt og greit. Det krever bare en QR-kode – ingen maskinvare, som skjermer eller terminaler, er nødvendig – det er både billigere og enklere enn mange andre løsninger for besøgsregistrering!  

Listen over verter på de enkelte lokasjonene oppdateres automatisk med integrasjon til Microsoft Azure AD/Entra ID og Google Workspace. Dette betyr at virksomheter rimelig og enkelt kan oppnå en ensartet besøksregistrering på tvers av alle lokasjoner.

6. Fleksibilitet på tvers av lokasjoner

Multinasjonale organisasjoner har ulike og lokale behov på tvers av sine lokasjoner. Med en sentralisert plattform kan bedrifter både standardisere prosesser, og BmyGuest lar dem tilpasse detaljer lokalt. For eksempel kan dokumenter som må godkjennes av besøkende tilpasses for hvert lokasjon. Gjestene vil oppleve den samme profesjonelle prosessen på tvers av alle lokasjoner og i hele organisasjonen.

7. Merkevarebygging og profesjonalitet

Gjestehåndtering er en del av selskapets merkevareopplevelse. Med BmyGuest kan både innsjekkingsflyt, gjestekort og dokumenter for godkjenning tilpasses for å gjenspeile selskapets merkevarebygging – noe som gir en profesjonell og gjennomtenkt gjesteopplevelse.

Konklusjon

Å implementere BmyGuest Visitor Management er en fornuftig investering for bedrifter som ønsker å øke sikkerheten, styrke prosessene sine, redusere risikoer og sikre en konsistent, profesjonell opplevelse for alle besøkende. Og det er enkelt, raskt og smidig!