När gästerna utgör en säkerhetsrisk

Företag inom försörjningssektorn, som sköter några av samhällets mest kritiska funktioner – energi, vatten, värme och avfallshantering – ställs inför skärpta krav på digital och fysisk säkerhet genom bland annat NIS2- och CER-direktiven.

Många organisationer har full kontroll över allt som rör de anställda, medan besökare ofta utgör en blind fläck i säkerhetsarbetet. Om besökare registreras manuellt eller på olika sätt vid olika platser eller ingångar utgör detta en reell säkerhets- och efterlevnadsrisk.

Med externa aktörer som entreprenörer, tekniker, konsulter, leverantörer och myndigheter som dagligen rör sig in och ut ur produktionsområden, teknikrum och andra kritiska anläggningar är besökshantering bara en administrativ formalitet. Det är en central säkerhetsåtgärd och en konkret del av arbetet med att uppfylla kraven i NIS2- och CER-direktiven. 

Varje försörjningsföretag bör alltid kunna svara på: 

• Vem befinner sig på plats just nu?
• Varför är de här? 
• Vilka områden har de tillgång till? 
• Vilka riktlinjer och säkerhetsregler har de granskat och godkänt?

Gästernas godkännande av policyer och riktlinjer

Eftersom man inom försörjningsbranschen har många olika typer av gäster är det viktigt att lösningen kan hantera olika incheckningsflöden, anpassade efter de olika gästprofilerna, t.ex.:

• Leverantörer, hantverkare och tekniker
  Genomgång och godkännande av instruktioner som gäller för det aktuella området, säkerhetspolicyer samt regler för tillträde och utrymning anpassade efter ändamål och besökartyp. 
• Konsulter, vanliga besökare och myndigheter
  Presentation och undertecknande av t.ex. sekretessavtal samt utfärdande av bland annat passerkort och parkeringstillstånd.

Det skapar både juridisk dokumentation och en tydlig säkerhetskultur där ansvaret är klart definierat – innan dörren eller porten öppnas. 

Med en digital lösning som BmyGuest Visitor Management får företaget en översikt i realtid samt en historisk logg med tidsstämpel över alla besökare och kan därmed dokumentera att det aktivt styr besökarnas tillträde till lokaler och områden.

Resultatet blir en god överblick och full kontroll ända ner till den minsta pumpstationen.

Den dokumentation som myndigheterna förväntar sig vid en revision 

I en värld med allt strängare lagkrav är det viktigt att ha processer och dokumentation på plats. Ansvaret och ägarskapet ligger vanligtvis hos IT- eller säkerhetsavdelningen, och dokumentationen ska vara: 

• Tillgänglig
• Spårbar
• Har inte rekonstruerats i efterhand

En modern lösning som BmyGuest Visitor Management erbjuder:  

• Fullständig besökshistorik med tidsregistrering för alla besökare – lokalt och över flera anläggningar och ingångar. 
• Dokumentation av godkända riktlinjer–vem godkände vad och när. 
• Rapporter från olika verksamhetsställen som är färdiga för revision och uppfyller myndighetskraven.
• Fullständig spårbarhet utan möjlighet till efterredigering.

Det är den typ av dokumentation som myndigheterna förväntar sig att se vid revisioner, incidenter och utredningar. 

Integration gör skillnaden 

Besökshantering är mest värdefull när den ingår som en integrerad del av företagets övergripande säkerhetssystem. 

BmyGuest Visitor Management är utformat för integration, inte för att skapa nya silor, och stöder bland annat: 

• Passerkontrollsystem - automatisk koppling mellan digital registrering och fysisk åtkomst.
• Interna IT-system - synkroniserade medarbetardata säkerställer korrekt värdvalidering.
• GDPR-efterlevnad och datahantering – data lagras, hanteras och raderas i enlighet med gällande lagkrav.
• API-åtkomst till befintliga säkerhets- och infrastrukturlösningar. 

Resultatet är enkelt:
Ett system som stärker det ni redan har. 

När registreringen kopplas direkt till passerkontroll säkerställs det att besökare endast rör sig inom de zoner som de har behörighet till. 

En reparatör får inte tillträde till ledningens korridor.
En revisor får inte tillträde till tekniska utrymmen. 

Från gästbok till säkerhetsinfrastruktur 

Moderna lösningar för gästregistrering är mycket mer än bara en digital gästbok. 

De utgör en aktiv del av den fysiska säkerheten och bidrar bland annat till: 

• Förhandsregistrering av gästerna
• Zonindelad åtkomst 
• Personlig namnskylt
• Realtidsöversikt över personer i området
• Evakueringslistor vid nödsituationer

Ett litet system med stor betydelse

Besökshantering är inte det mest komplexa IT-systemet i försörjningsföretagets IT-arsenal. Men det är ofta den första – och viktigaste – kontrollen när externa personer inträder i organisationen. 

När det fungerar som det ska skapar det värde i hela organisationen samtidigt som företaget hanterar gäster i enlighet med GDPR, NIS2- och CER-direktiven: 

• Säkerhetschefen får dokumentation och ökad säkerhet som står sig vid kritiska händelser och vid revisioner, vilket säkerställer att företaget uppfyller EU:s compliance-krav.
• IT-chefen får ett system som integrerar snarare än isolerar, samtidigt som det enkelt kan rullas ut till alla ingångar, utan behov av hårdvaruinstallation med efterföljande tidskrävande och kostsamt underhåll.
• Facility managern får realtidsöversikt och driftsäkerhet över anläggningar och platser. Detta säkerställer ökad säkerhet vid kritiska händelser.
• Receptionisten får en arbetsdag där systemet är till hjälp – inte ett hinder. De obemannade ingångarna bemannas med BmyGuest Visitor Management receptionistlösning!

I en bransch där säkerheten inte är förhandlingsbar är åtkomstkontroll inte bara något som är trevligt att ha. 

Det är ett krav. Och det är precis det som BmyGuest är utformat för att lösa.