ISO-standarder, efterlevnad, GMP, säkerhet och dokumentation

Inom livsmedels- och läkemedelsproduktionen är besökare inte bara gäster – de utgör en potentiell riskfaktor. Medan hanteringen av besökare i många branscher främst handlar om passerkontroll, handlar det inom livsmedels- och läkemedelsproduktionen mer om: hygien, spårbarhet, processkontroll, kontamineringsrisk, livsmedelssäkerhet samt patient- och personsäkerhet.

Produktionen sker i miljöer med höga krav på kvalitet och dokumentation. Ett felaktigt beteende, bristande instruktioner och registrering eller felaktig klädsel kan få allvarliga konsekvenser – från komprometterad produktkvalitet och livsmedelssäkerhet till produktionsstopp, auditavvikelser, förlust av certifieringar och myndighetsgodkännanden.

Därför är gästhantering inte en administrativ detalj, utan en strategisk del av företagets riskhantering, kvalitetsarbete, efterlevnadsstruktur och säkerhetssystem.

Gästhantering, en del av kvalitet och efterlevnad

Företag med produktion inom livsmedels- och läkemedelsbranschen arbetar enligt omfattande standarder och lagstadgade krav, bland annat:

• ISO 22000 (livsmedelssäkerhet).
• ISO 9001 (kvalitetsledning).
• GMP – God tillverkningssed.
• Löpande revisioner, tillsyn och interna kontroller.
• Krav på spårbarhet, dokumentation och processkontroll.

Idag fokuserar revisorer och myndigheter inte bara på om policyer och rutiner finns, utan också på om de följs i praktiken och kan dokumenteras.

När det gäller besökshantering innebär det att företaget vid revisioner, tillsyn från myndigheter och ISO-certifieringar ska kunna dokumentera vem som har haft tillträde, när och under vilka villkor, samt att alla personer som har haft tillträde till produktionen – besökare, leverantörer, tekniker och konsulter – ska vara korrekt instruerade och ha accepterat gällande krav och regler innan tillträde till produktionen.

Genom att använda digital besökshantering reduceras personberoende, felrisk och komplexitet.

Evakuering och beredskap för nödsituationer

I produktionsmiljöer med höga säkerhetskrav räcker det inte att registrera besökare vid ankomsten – företaget måste också kunna agera snabbt i nödsituationer.

Digital besökshantering integreras med evakuerings- och beredskapsrutiner, så att företaget får:

• Realtidsöversikt över alla personer på platsen.
• Automatiskt genererade evakueringslistor.
• Översikt över vem som befinner sig i vilka zoner.
• Förbättrad personlig säkerhet för både gäster och anställda.

Detta gör räddningsinsatser och evakuering mer effektiv, kontrollerad och dokumenterad, samtidigt som risken minskar vid brand, olyckor eller andra kritiska situationer.

BmyGuest inom livsmedels- och läkemedelsindustrin

BmyGuest Visitor Management digital besökshantering en integrerad del av företagets kvalitetssystem, regelefterlevnad, säkerhetsstruktur och dokumentationsarbete.

Med BmyGuest Visitor Management företag:

• Se till att gästerna får korrekt information om regler och policyer innan de släpps in.
• Dokumenterad digital acceptans av regler, policyer och procedurer  såsom hygien- och säkerhetskrav.
• Samla in hälsodeklarationer och annan information om efterlevnad.
• Loggfiler och automatisk tidsstämpling för revisioner och tillsyn.
• Säkerställ fullständig spårbarhet av gästernas åtkomst.
• Integrera besökshantering evakuerings- och beredskapsprocesser.
• Automatisk utskick av fördefinierade evakueringsinstruktioner via SMS och e-post.
• Differentiering av policyer och krav för gäster som besöker administrationskorridoren jämfört med produktionsanläggningen.
• Tillträdeskontroll till produktionszoner och riskområden.
• Konsekventa och strukturerade processer för gäståtkomst på olika platser och ingångar.

Detta innebär att besökares tillträde blir en hanterad, dokumenterad och kontrollerad del av företagets kvalitets- och säkerhetssystem, vilket stödjer företagets arbete med ISO-certifieringar, GMP, efterlevnad, kvalitetssäkring och säker drift.