Funksjoner for besøksadministrasjon

BmyGuest Visitor Management er en moderne og digital løsning som automatiserer håndteringen av besøkende – fra invitasjon og innsjekking til varsler, tilgangskontroll og dokumentasjon. Utviklet med fokus på GDPR, sikkerhet og brukervennlighet, slik at både bedriften og gjesten får en smidig opplevelse. Nedenfor kan du se noen av de mest brukte funksjonene i BmyGuest Visitor Management .

Aksept av tilgangskrav og -policyer

BmyGuest Visitor Management lar deg presentere tilgangskrav og -regler for gjester som en del av innsjekkingsprosessen. Dette kan for eksempel være en taushetserklæring eller sikkerhetsregler som gjester må godta før de får tilgang til bedriften din.

Forhåndsregistrerte gjester kan i forkant av besøket sitt automatisk motta en e-post med tilgang til disse dokumentene, slik at innsjekkingsprosessen blir enda raskere og mer smidig.

Selskapet har en komplett oversikt og logg over gjestenes aksept av relevante dokumenter. Besøkende kan når som helst se og gjennomgå både nåværende og historiske dokumenter som de har akseptert i forbindelse med besøket sitt hos selskapet.

Les mer om besøksregistrering og aksept av adgangskrav og policyer her…

Tilpassede innsjekkingsflyter

Med VisitorTypes kan du tilpasse innsjekkingen for besøkende basert på formålet med besøket. Gjester, leverandører, kandidater, teknikere og leverandører kan hver ha sin egen innsjekkingsflyt med relevante spørsmål, varsler og instruksjoner.

Det gir en mer profesjonell opplevelse for besøkende, mindre manuelt arbeid for resepsjonen og bedre informasjon for interne team.

Ringeklokke

«Dørklokke» er en forenklet innsjekkingsprosess (innsjekking på én side) som vanligvis brukes til leveranser der hastighet og enkelhet er avgjørende. Gjesten registreres og veiledes riktig, men trenger ikke å velge en vert eller lese og godkjenne selskapets regler og retningslinjer før de blir møtt av en ansatt.

Dørklokkefunksjonen sørger for at kun tildelte ansatte blir varslet om gjestens ankomst. På denne måten sikrer selskapet at alle ansatte ikke blir forstyrret når dørklokken ringer.

Integrering i adgangskontrollsystemer

BmyGuest Visitor Management kan med fordel integreres i ditt eksisterende adgangskontrollsystem. På denne måten kan du supplere de fysiske adgangskortene for ansatte og besøkende med BmyGuests digitale nøkler. Den digitale nøkkelen gir ansatte som for eksempel har glemt adgangskortet hjemme, muligheten til å gå inn i bedriften med telefonen sin. For besøkende betyr dette at de kan åpne en låst dør og for eksempel vente i lobbyen til de blir hentet av verten sin.

Evakuering

Evakueringsfunksjonen muliggjør umiddelbare SMS- og e-postvarsler til ansatte og besøkende i nødsituasjoner. Med ett klikk på EVAKUERING-knappen sendes klare og forhåndsdefinerte instruksjoner, noe som reduserer usikkerhet og minimerer forvirring under en evakuering.

Evakueringsfunksjonen styrker selskapets beredskap for nødvarslingssystemer (ENS), som er en sentral del av en effektiv beredskapsprosess. ENS-beredskap bidrar direkte til å oppfylle krav til helse, miljø, sikkerhet og sikkerhet (HMS) ved å sikre rask, nøyaktig og dokumenterbar nødkommunikasjon i samsvar med interne retningslinjer og bransje- eller landsspesifikke sikkerhetskrav.

Les mer om evakuering her…

Automatisk varsling til verten

Når gjestene har sjekket inn, blir vertene automatisk varslet via SMS, e-post og/eller Microsoft Teams.

Forhåndsregistrering av besøkende

BmyGuest gjør det enkelt å forhåndsregistrere eksterne møtedeltakere og større grupper av besøkende. Ansatte kan gjøre dette direkte i Outlook- eller Google-møteinvitasjonen, eller via BmyGuest-løsningen.

BmyGuest kan også kommunisere med Microsoft Entra ID, og automatisk finne eksterne gjester tilknyttet et møte eller arrangement, og dermed forhåndsregistrere deltakere. En automatisert prosess som gjør arbeidet enklere for resepsjonen og de ansatte.

For gjester betyr forhåndsregistrering blant annet at de mottar en e-post 24 timer før møtestart med praktisk informasjon om det kommende besøket, inkludert parkeringsforhold, kontaktinformasjon, dokumenter som må godtas ved besøk i bedriften osv. Gjestedata, godkjente dokumenter osv. ligger i BmyGuest, noe som gjør innsjekkingsprosessen raskere og sikrer en positiv opplevelse i møtet med bedriften.

Gjesteparkering

Gjestene dine vil oppleve problemfri og bøtefri parkering når de besøker deg.

La gjestene dine registrere bilskiltet sitt som en del av innsjekkingsprosessen.

BmyGuest Visitor Management støtter selskapets gjeldende parkeringspolicy, for eksempel, hvis parkeringsplassene dine håndteres og kontrolleres av profesjonelle parkeringsselskaper – så sørger BmyGuest for at gjestens bilskilt er registrert hos for eksempel Q-Parks parkeringssystem.

Hvis behovet bare er å skrive ut en parkeringsbot til bilens frontrute, kan BmyGuest også håndtere det.

Skriv ut personlig gjestekort

Et gjestekort kan skrives ut når gjesten har sjekket inn. Gjestekortet kan tilpasses med ønsket layout og informasjon, f.eks. firmalogo, gjestenavn, WiFi-kode osv.

Microsoft Entra-ID

BmyGuest integreres med Microsoft Entra ID (Microsoft Azure Active Directory) og Google Workspace, noe som betyr at listen over ansatte/verter oppdateres automatisk. Dette betyr at en ellers tidkrevende oppgave er automatisert.

Gjestehistorikk

Få en komplett hendelseslogg for interne og eksterne revisjoner. Full oversikt over alle besøkende til bedriften med tidsstempler, aksepterte retningslinjer og dokumenter, vert osv. Få besøkshistorikk på den enkelte lokasjonen eller aggregert for bedriften på tvers av lokasjoner. Data kan lastes ned som CSV- og Excel-fil.

Tilpass oppsettet for bedriften din

I BmyGuest Visitor Management er det mulig å tilpasse layout og design av innsjekkingsflyten slik at den matcher bedriftens designprofil. Layouten inkluderer blant annet tilpasning av logo, bilder, skrifttype og farger, slik at det skapes et sterkt visuelt førsteinntrykk når gjesten ønskes velkommen og sjekker inn.

Funksjoner og verdi

Her er en kort oversikt over noen av de mest brukte funksjonene i BmyGuest Visitor Management .

Funksjoner for besøksadministrasjon

Takk for meldingen din.