Incident Management

Här börjar du

Översikt

På en minut

Med Incident Management kan problem anmälas från varje rum och utrymme i era byggnader. Någon skannar QR-koden på väggen och berättar vad som är fel. Ert team får anmälan direkt, med en prioritet och en tidsfrist som bestäms av vad problemet gäller. Teamet ger den till någon, planerar den och markerar den som klar, och den som anmälde med sitt BmyGuest-konto kan följa med på vägen.

Tilläggsmodulen består av ett fåtal skärmar:

Tillgångar, alltså sakerna i era områden, till exempel en kaffemaskin eller en projektor, har en egen guide: Asset Management. Det som båda bygger på beskrivs här.

Ord som används i den här guiden

Vem gör vad

Alla behåller sin vanliga roll i BmyGuest. Utöver den ger sidan Team personer en roll i incidentmodulen, per plats.

Företagsadministratör

• Slår på tilläggsmodulen för en plats och väljer platsens incidentadministratörer.
• Får arbetsytan Incident Management i menyn, för de av företagets platser som har tilläggsmodulen.
• Ger personer deras roller på sidan Team och bjuder in personer utifrån. Det kan bara en företagsadministratör.
• Ändrar modulens inställningar.

Incidentadministratörer och rollen Admin

Incidentadministratörer väljs i listan Incident administrators på tilläggsmodulens egen sida, och sidan Team listar dem som Admin. Det är värdar som driver modulen på en plats utan att vara företagsadministratörer: de hanterar alla incidenter där och kan öppna installationsguiden och ändra modulens inställningar. De kan inte ge personer roller.

Rollen Admin kan också ges direkt på sidan Team. Ensam gör den att personen får besked om varje ny incident på platsen och kan ställa in platsens områden och kategorier, men incidentlistan är till för företagsadministratörer, receptionister, incidentadministratörer, chefer och kontorsansvariga. Sätt därför en värd som ska driva modulen på listan över incidentadministratörer.

Receptionist

• Får arbetsytan Incident Management på de platser där personen är receptionist, med administratörens meny, och kan registrera och följa upp incidenter.
• Kan inte öppna Module settings: menyn har Activity log i stället. Sidorna Team och Suppliers är bara för företagsadministratörer.
• Får inte besked om nya incidenter, om personen inte också har en roll på sidan Team.

Chef och kontorsansvarig

De här två rollerna erbjuds bara när Teams and scoped access är påslaget i Module settings.

• En Manager ser de incidenter som personens filtergrupper omfattar och planerar arbetet.
• En Office manager ser allt på platsen och kan anmäla och kommentera, men ändrar ingenting.

Utförare

• Utför arbetet. Kan få incidenter tilldelade och har en egen rad i Scheduler.
• Hittar sitt arbete på My work och, när Scheduler är påslaget, sin plan på My week.
• Lägger till foton, bockar av checklistan, skriver kommentarer, registrerar tid och markerar sina incidenter som klara.

Extern (hantverkare)

• Någon utanför företaget, som bjuds in via e-post med en inloggningslänk.
• Ser bara det arbete personen får och hamnar på My work vid inloggning.
• Ser aldrig privata kommentarer.

Anmälare, och alla andra

Alla kan anmäla ett problem, med eller utan roll och med eller utan konto. Reporter är rollen för personer som inte ska göra något annat: de anmäler problem och följer sina egna anmälningar på My reports.

Så hittar du dit

• Företagsadministratörer och receptionister: arbetsytan Incident Management i menyn öppnar Incidents. Incidentsidorna har en egen meny: Work (Incidents, Scheduler), Your site (Areas, Assets, Categories), People (Team, Suppliers; bara för företagsadministratörer) och Module settings, eller Activity log för receptionister. Assets, Scheduler och Suppliers visas bara när de är påslagna.
• Incidentadministratörer: arbetsytan öppnar också Incidents, med samma meny men utan People. Chefer och kontorsansvariga börjar också på Incidents, med en kortare meny.
• Utförare och externa personer: arbetsytan öppnar My work, och incidentmenyn har My work och, när Scheduler är påslaget, My week. Externa personer hamnar också på My work när de loggar in. Knapparna i e-postmeddelandena om incidenter, till exempel Open the incident och Open my work, leder också dit.
• Anmälare: arbetsytan öppnar My reports, och incidentmenyn har My reports och Report a problem.
• Den vars enda roll på sidan Team är Admin: arbetsytan öppnar Areas.
• My incident notifications finns i profilmenyn på incidentsidorna.
• Arbetsytan Incident Management skapas när du loggar in. När tilläggsmodulen har slagits på, eller när du har fått en roll, behöver du logga ut och in igen för att se den.

Konfiguration

Slå på tilläggsmodulen

Incident Management slås på per plats, inte per företag. Det gör en företagsadministratör.

1. Öppna Company settings → Locations i Reception-menyn, öppna platsen och gå till avsnittet Add-ons.
2. Leta upp incidentmodulen i listan (sökrutan ovanför listan hittar den när du skriver incident) och tryck på Set up, eller på Configure om den redan är påslagen. En tilläggsmodul som inte ingår i ert abonnemang visar Contact sales i stället.
3. På tilläggsmodulens sida, Incidents, väljer du eventuella incidentadministratörer (se nedan) och trycker sedan på Save and switch on.
4. Gör likadant för varje plats som ska ta emot anmälningar.

När tilläggsmodulen är påslagen har dess sida ett kort, Incident module, med Start the setup guide (så länge ingenting är inställt än), Open module settings och, när Assets är påslaget, Open templates för tillgångsmallarna. Allt annat ställs in på modulens egna sidor.

Installationsguiden

En inbyggd guide tar en ny plats från ingenting till den första testanmälan i sju korta steg.

Varje steg förklarar en idé med några meningar och låter dig skapa den första delen direkt. Allt kan ändras senare på de fullständiga sidorna.

Guiden öppnas av sig själv när någon som får ställa in modulen (en företagsadministratör eller en incidentadministratör) öppnar Incidents på en plats där ingenting är inställt än: inga områden, inga egna kategorier och aldrig någon incident. I'll set it up myself i det första steget, Skip for now och Finish and go to Incidents stoppar det för den platsen i den här webbläsaren.

Vill du komma tillbaka till guiden senare trycker du på Open bredvid Setup guide under More i Module settings, eller på Open the setup guide i checklistan högst upp i incidentlistan.

Områden

Ett område är ett ställe där problem anmäls: en byggnad, en våning, ett rum, en parkering. Områden ligger inuti varandra, så en plats har oftast sina byggnader överst, deras våningar inuti dem och rummen inuti våningarna. Öppna Areas i incidentmenyn.

Bygga upp trädet

1. Tryck på New area, ge området ett namn under Name och tryck på Create area, eller på Create and add another för att fortsätta med nästa.
2. Vill du lägga ett område inuti ett annat väljer du Add sub-area i det andra områdets åtgärdsmeny.

Åtgärdsmenyn på varje område har Open area, Add sub-area, Rename, Copy, Move och Delete. Expand all och Collapse all fäller ut och fäller ihop hela trädet. Area map visar hela trädet som en karta som du kan dra i, zooma och söka i. Klicka på ett område för att öppna det. På ett områdes egen sida öppnas kartan vid det området, markerat Here.

• Move flyttar ett område till ett annat ställe i trädet. Allt i det följer med: underområden, tillgångar, kategorier och incidenter.
• Copy skapar ett nytt område med samma underområden, upp till 50 kopior åt gången. Under Include väljer du om Categories (med SLA och prioritet) och Assets ska följa med.

Ett områdes sida

Open area visar allt om ett område:

• Categories: det man kan välja när man anmäler ett problem här.
• Dess underområden och, när Assets är påslaget, dess tillgångar (se Asset Management).
• Med tilläggsmodulen Meeting rooms: dess Meeting rooms, alltså det Microsoft 365-mötesrum som området är, eller det rum det ligger i, och de underområden under det som själva är mötesrum. Rum kopplas till områden under Link rooms to areas i Module settings.
• När Suppliers är påslaget: dess Suppliers, de leverantörer vars avtal täcker området, eftersom deras scope anger området, ett område det ligger i eller inget område alls. Föredragna leverantörer står först, och var och en visar sina eventuella begränsningar, till exempel kategorier. En leverantörs scope ändras under Scope and priority på leverantörens sida (se Leverantörer).
• När Scheduler är påslaget, dess adress under Address, för reseplanering (se Adresser och restid).
• Dess QR code.
• Dess incidenter, räknade för området och allt under det: Active, Overdue, Within the deadline, Average age och Newest incidents.

Vad som kan anmälas i ett område

Ett område erbjuder bara de kategorier som är ibockade på det.

1. Tryck på Choose categories på områdets sida.
2. Bocka i en kategori för att erbjuda den och bocka ur den för att ta bort den. Underkategorier listas under sin kategori och bockas i var för sig.
3. Under Also change bockar du i de underområden som ska få samma ändring.
4. Tryck på Save. Incidenter som redan har anmälts under en kategori som du tar bort behåller den.

SLA and priority på en kategoris rad ger kategorin en egen SLA och prioritet i det här området. Lämna ett fält tomt för att använda kategorins eget värde.

Du kan också arbeta åt andra hållet: på sidan Categories bockar Areas på en kategoris kort i kategorin på många områden på en gång.

Områdenas QR-koder

Varje område får en egen QR-kod i samma ögonblick som det sparas. Du skriver eller väljer aldrig någon kod själv. När koden skannas öppnas anmälningsformuläret för det området.

1. Öppna området och tryck på QR code.
2. Download QR code sparar koden som en PNG-bild att skriva ut. Kopieringsknappen bredvid (Copy link) kopierar adressen i koden, till ett e-postmeddelande eller en intranätsida.
3. Skriv ut koden och sätt upp den där folk ser den: vid dörren till ett rum, i en korridor, bredvid kaffemaskinen.

En kod på en byggnad eller en våning fungerar också: formuläret frågar då i vilket område inuti den problemet finns, och anmälaren kan också anmäla på själva byggnaden eller våningen.

Tillgångar har egna QR-koder, som öppnar formuläret för tillgången. Förtryckta QR-etiketter kopplas till ett område eller en tillgång med Scan a QR code på områdets sida. Båda beskrivs i guiden Asset Management.

Kategorier

En kategori säger vad ett problem gäller, till exempel VVS, Städning eller Dörrar och lås. Den avgör vad en ny incident börjar med: dess prioritet och dess SLA, den tid man har på sig att lösa den. Öppna Categories i incidentmenyn.

Skapa en kategori

1. Tryck på New category.
2. Ge kategorin ett namn under Name: det som anmälare och ert team ser.
3. Välj typ under Type. Den kan inte ändras senare.
4. Under SLA and priority anger du Default SLA (ett tal och en enhet under Unit: Minutes, Hours eller Days) och Default priority.
5. Tryck på Create category. Panelen där du väljer var kategorin erbjuds öppnas av sig själv: bocka i områdena och tryck på Save. Ett ibockat område bockar också i områdena inuti det.

Under varje lista gör New area category, New asset category eller New maintenance category samma sak, med typen redan vald.

Add sub-category på en områdeskategori låter folk vara mer exakta, till exempel Stopp i avloppet under VVS. En underkategori börjar med den överordnade kategorins SLA och prioritet och kan läggas till direkt på de områden som erbjuder den överordnade.

SLA och prioritet

Ett anmält problem får sin kategoris prioritet och SLA, eller områdets egen prioritet och SLA där området har satt dem för kategorin. SLA:n ger incidenten en tidsfrist, som visas som SLA deadline i detaljerna. Utan SLA får en incident inget förfallodatum och visas aldrig i listan SLA risk.

Det finns fyra prioriteter: Urgent, High, Medium och Low. De är desamma på alla platser och kan inte byta namn eller kompletteras med fler. En anmälare som slår på Mark as urgent gör incidenten Urgent.

Kategorin Other

Varje plats har kategorin Other, märkt System. Den finns alltid och erbjuds i alla områden, så att man kan anmäla något som inte passar någon annanstans. Den kan inte byta namn eller raderas, men dess SLA och prioritet kan ändras. Den som väljer Other måste beskriva problemet.

Siffrorna på en kategori

När en kategori har använts visar dess kort hur: Open now (öppna just nu) och, för de senaste 30 dagarna, den genomsnittliga lösningstiden, Average resolution, jämfört med SLA:n, antalet SLA breaches och antalet Incidents (en tillgångskategori visar Assets covered i stället). En rad högst upp på sidan varnar för kategorier som inte erbjuds någonstans, så att ingen kan välja dem, och för kategorier utan SLA.

Team och roller

Sidan Team avgör vem som arbetar med incidenter på en plats och vad var och en får göra. Öppna den i incidentmenyn under People. Bara företagsadministratörer kan öppna den. Använder företaget modulen på flera platser byter du mellan dem i platsmenyn bredvid rubriken.

1. Tryck på Add a person och välj någon i företaget under Person.
2. Under Roles väljer du vad personen gör här (se tabellen nedan).
3. Tryck på Add to the team. Personens kort visar rollen från och med nu.

Edit på ett kort ändrar rollen senare. Remove from the team, i kortets meny, tar bort personens roll på den här platsen. Användarkontot finns kvar, och det gör även de filtergrupper personen ingår i, tills du ändrar dem.

Utförare utöver en annan roll

Executor utöver Admin, Manager eller External ger också personen arbete och en egen rad i Scheduler. Så ställer du in den driftansvarige som driver modulen och dessutom åtgärdar saker själv, eller en hantverkare som du lämnar över jobb till: bocka i båda. En extern person kan inte samtidigt vara admin.

Bjuda in någon utifrån

1. Tryck på Invite an external person.
2. Fyll i personens kontaktuppgifter under The person. Om e-postadressen redan har ett BmyGuest-konto används det kontot.
3. Under Executor access väljer du No executor access (standard), Executor, any work at this location eller en av utförarnas filtergrupper. Personen kan bara få incidenter att utföra med utföraråtkomst, som också gör att Scheduler planerar personens dag. Utan den kan personen ändå läggas till på en incident som intressent.
4. Låt Email notifications vara påslaget för att skicka e-post om incidenter till personen, utöver aviseringarna i BmyGuest.
5. Tryck på Send invitation. Personen får rollen External och en inloggningslänk via e-post.

Filtergrupper och kompetens

När Teams and scoped access är påslaget har sidan Team också Filter groups. En filtergrupp är en namngiven samling områden, kategorier och tillgångar, till exempel VVS eller Byggnad A, och skapas med New filter group. Den avgör vilket arbete gruppens medlemmar ser som Manager eller får som Executor. Flera personer kan dela på en grupp.

En utförargrupp fungerar som en kompetens: Scheduler och Auto-plan ger bara gruppens medlemmar arbete som gruppen omfattar, och den som ingår i en sådan grupp blir också utförare. En grupps roll bestäms när gruppen skapas, så skapa en ny grupp för den andra rollen.

Leverantörer

När Suppliers är påslaget i Module settings får företagsadministratörer Suppliers i incidentmenyn. Det är ett register över de externa företag ni arbetar med. Varje leverantör har sina People, sitt Scope and priority och sina Purchase orders, och Invoicing samlar de kostnader som leverantörerna registrerar, med Export to CSV.

En leverantörs personal hittar det arbete som ingår i deras företags uppdrag under Work from client i sin meny. En leverantörs chef hamnar där vid inloggning, och leverantörens utförare hamnar på My work.

Module settings

I Module settings slår du på och av de valfria funktionerna för en plats och ställer in platsens aviseringar och kalenderalternativen för Scheduler. Öppna Module settings längst ned i incidentmenyn. Företagsadministratörer och incidentadministratörer kan öppna sidan, men inte receptionister. Om du ansvarar för flera platser väljer du en under Location.

Incidenter, områden, kategorier, teamet och QR-koder är alltid påslagna. Resten är avslaget tills platsen behöver det, och menyn visar bara det som är påslaget.

Funktioner

Kortet Scheduler

Visas så länge Scheduler är påslaget. Under Travel time öppnar Open bredvid Addresses adressboken (se Adresser och restid). Under Outlook calendar finns tre alternativ:

Aviseringar

Kortet More

Kortet More öppnar Setup guide, Activity log och, för företagsadministratörer, listan Incident administrators, som finns på tilläggsmodulens egen sida.

Adresser och restid

För platser som är utspridda på flera adresser kan Scheduler och Auto-plan räkna med körtiden mellan jobben. När Scheduler är påslaget öppnar du Module settings och trycker på Open bredvid Addresses, under Travel time.

1. Lägg till adresserna där arbete utförs. Varje adress slås upp på kartan när du sparar den och visar On the map, Not on the map yet eller Not found.
2. Under Executors' start addresses ger du varje utförare den adress där personens dag börjar. Utan en sådan börjar dagen vid den första incidenten.
3. På varje områdes sida väljer Set address en adress ur adressboken, och Also change ger den till de underområden du bockar i. Ingenting ärvs nedåt: varje område har sin egen, och ett område utan adress utelämnas när Scheduler planerar resor mellan jobben.

Anmälan

Anmäla ett problem med en QR-kod

Formuläret som en QR-kod öppnar är byggt för mobilen. Ingen behöver något konto eller någon app.

1. Skanna QR-koden med mobilens kamera och öppna länken.
2. Select area: om det skannade området har områden inuti sig säger formuläret var du är och listar dem. Välj det som problemet finns i (ett område med fler områden inuti öppnar dem), eller tryck på Continue för att anmäla på det område där du är.
3. What's the issue?: tryck på det som problemet gäller. En kategori med underkategorier öppnar dem. Där området har tillgångar visas de efter kategorierna: tryck på en, så visar formuläret vad som kan anmälas på den.
4. Describe the problem: skriv en kort beskrivning (krävs för Other), lägg till ett foto under Photo, taget med kameran eller valt från mobilen, och slå på Mark as urgent om problemet behöver åtgärdas direkt.
5. Tryck på Report. Den som inte är inloggad ombeds då ange en e-postadress (se nedan).
6. Thank you! bekräftar att anmälan har skickats. Report another börjar om i samma område.

Om du är inloggad i BmyGuest på mobilen hoppar formuläret över e-poststeget: anmälan registreras i ditt namn, och du ser den på My reports direkt efteråt.

Redan anmält

När en kategori har valts letar formuläret efter öppna anmälningar om samma sak på samma ställe (inte för Other). Hittar det en listas den under Already reported. Tryck på Report anyway om det du ser verkar annorlunda eller har blivit värre. Cancel avslutar med Nothing reported: ingen ny anmälan skapades, och Report something else går tillbaka till What's the issue? för samma område.

Så blir tio anmälningar om samma trasiga kaffemaskin en enda, utan att någon med ett nytt problem någonsin stoppas.

Utan konto

1. Your email: We use this to connect the report to you. No password needed. Skriv adressen och tryck på Continue.
2. Om adressen tillhör någon i företaget (en värd, en receptionist eller en administratör) skickas anmälan direkt i den personens namn. Den visas på personens My reports, och personen får besked om den precis som om den hade anmälts inloggad.
3. Annars ber Your details om namn under Name och mobilnummer under Mobile phone, båda obligatoriska. Tryck på Report.

Vad som händer med anmälan

Anmälan hamnar direkt i listan Incidents som Unassigned, med kategorins prioritet eller områdets egen (Urgent om den markerades som brådskande) och en tidsfrist från kategorins SLA. De som har tillsyn över platsen får besked (se Aviseringar). Därifrån tar teamet över: Ge en incident till någon.

Anmäla från menyn

Report a problem i anmälarens meny öppnar hela formuläret på en sida:

1. Where is it?: välj rummet eller området. Skriv för att söka.
2. What is wrong?: om det gäller en sak i rummet väljer du den först under Item (optional). Tryck sedan på det som problemet gäller.
3. Describe it: några ord, Add photos eller Take a photo (JPG, PNG, GIF, BMP eller WEBP, upp till 10 MB styck), och Mark as urgent om problemet behöver åtgärdas direkt.
4. Tryck på Send report.

En öppen anmälan om samma sak på samma ställe visas innan du skickar, precis som i QR-formuläret. Om du har utrustning som du har lånat från platsen erbjuder formuläret också Or report something you are carrying. När du har skickat visas Thank you, your report is in högst upp på My reports.

My reports

My reports listar allt du har anmält, under Open (nyaste först) och Done (senast klara först), med en sökruta. Varje anmälan visar hur långt den har kommit, Received, With the team, Planned eller Done, med en rad som Waiting to be picked up eller den dag den är planerad till. Updated markerar en anmälan där något har hänt sedan du tittade senast.

Klicka på en anmälan för att öppna dess detaljer: Progress, med en rad som säger vad som händer härnäst, sedan Details, beskrivningen, eventuella foton och Messages.

• Messages: skriv till teamet som hanterar din anmälan. Deras svar visas här.
• Edit report: ändra var problemet finns, vad det gäller eller hur du beskrev det, tills någon i teamet tar sig an anmälan eller den är klar.
• Withdraw report: under de första fem minuterna efter att du har anmält något, och bara så länge ingen i teamet har tagit sig an det, kan du ta tillbaka anmälan. Den tas bort och teamet kommer inte att arbeta med den. I listan finns valet i menyn bredvid Edit.

Det dagliga arbetet

Incidentlistan

Öppna Incidents i incidentmenyn. Varje öppen incident är ett block, och när den har delats upp i uppgifter är uppgifterna rader under blocket. Klicka på ett block för att öppna detaljerna.

Listan visar en plats i taget och öppnas på den plats där du senast arbetade. Har du flera platser byter du mellan dem i platsmenyn bredvid rubriken, och incidentmenyn följer den plats du väljer.

Räknare

Klicka på en räknare för att bara se de incidenterna. Ett rött märke på en räknare visar hur många av dem som har passerat sitt förfallodatum.

Sökning och filter

• Search incidents... hittar incidenter via beskrivning, nummer, ställe, kategori, utförare, status eller intressenter.
• Bredvid All (alla öppna incidenter) finns snabbfiltren Done, SLA risk (öppna incidenter som har passerat sin SLA-tidsfrist eller är inne i den sista fjärdedelen av sin SLA) och Deleted.
• Filters smalnar av listan efter prioritet, kategori, område, utförare med mera. Save current view sparar ett filter, som sedan visas som en knapp i verktygsfältet.
• Diagramknappen, Deadlines, visar eller döljer remsan med de kommande två veckorna: hur många incidenter som förfaller varje dag, hur många som är försenade och hur många som saknar tidsfrist. Klicka på en dag för att bara se de öppna incidenter som förfaller den dagen. Klicka på dagen igen, eller på × på filtret som läggs till, för att se alla.

Se modulen som en annan roll

View as i toppfältet växlar mellan Admin view, Manager view, Executor view och Reporter view, så att du ser modulen så som den rollen ser den. Administratörer får alla fyra och chefer alla utom Admin view. Klockan bredvid innehåller dina aviseringar.

Registrera en incident själv

För ett problem som någon har ringt in eller som upptäcktes under en rond trycker du på Create incident.

1. Välj området under Location. Välj sedan kategori under Category, eller en tillgång under Asset om området har tillgångar.
2. Skriv en beskrivning under Description. Den är obligatorisk.
3. Fyll i det du redan vet: Priority, Target due date, vem den är tilldelad under Assigned to, Stakeholders och foton under Attachments. En administratör kan också välja vem som anmälde den under Reported by: Myself, eller någon som administratören anmäler åt.
4. Tryck på Save incident.

Checklistan läggs till efteråt, i incidentens detaljer.

Incidentens detaljer

Klicka på en incident för att öppna dess detaljer i en panel från höger. Du ändrar direkt i panelen: klicka på en rad, gör ändringen, så sparas den. En penna markerar det du får ändra. Kategorin och statusen visas under rubriken. Knappen Open the incident i e-postmeddelandena öppnar samma detaljer på en egen sida.

Knapparna under rubriken: Mark done (eller Reopen), Restore för en raderad incident, Add photo, Activity log (administratörer och receptionister) och, till höger, papperskorgen, Delete incident.

Raden Asset, som visas när incidentens område har tillgångar, säger vilken tillgång incidenten gäller (No asset om ingen). Klicka på den för att välja en annan. Flyttar du en incident till ett ställe som inte erbjuder dess kategori ombeds du välja en av det ställets kategorier innan flytten sparas.

Kommentarer och omnämnanden

Skriv i Write a comment… och tryck på skicka-knappen. Skriv @ och ett namn för att nämna någon: personen får besked direkt. Alla som är inblandade i incidenten ser kommentarerna och får besked om nya, även en anmälare som anmälde med sitt konto. Anmälarens meddelanden från My reports visas också här.

Foton, checklista och tid

• Add photo lägger till en bild, till exempel på det färdiga jobbet.
• Checklist: klicka för att lägga till jobbets steg, vart och ett med en tidsuppskattning. När du bockar av ett steg läggs dess uppskattade tid till tidsåtgången.
• Workload: Estimated är hur lång tid jobbet bör ta, och Scheduler planerar utifrån det. Spent är den tid som har gått åt. Klicka för att ändra någon av dem.

Ge en incident till någon

1. Öppna incidenten och klicka på Executor (No executor assigned).
2. Välj personen. Listan erbjuder de personer som kan få arbete här och gråar ut dem som inte kan, med orsaken.
3. Incidenten blir Assigned, och utföraren får besked: You are made responsible for an incident.

Utföraren ansvarar för incidenten. Stakeholders lägger till andra som ska följa den, till exempel den som ansvarar för en byggnad: de får besked när de läggs till och får besked om incidentens meddelanden. Vill du också ge arbetet en dag planerar du det i Scheduler, där du tilldelar och planerar en incident i ett enda steg genom att dra den till någons rad.

Statusar

Statusen följer av incidentens utförare och planerade datum, så du ställer sällan in den själv. Vill du ställa in den för hand klickar du på statusen under incidentens rubrik i detaljerna.

Markera som klar

Tryck på Mark done. Om ingen tidsåtgång har angetts blir du först ombedd att ange den: en incident kan inte bli klar utan den. En anmälare som anmälde med sitt konto får besked om att problemet är löst. Reopen öppnar en klar incident igen, och dess status räknas fram på nytt utifrån utförare och datum.

Bara incidentens utförare eller en planerare kan ändra dess status. Planerare är platsens administratörer, receptionister och incidentadministratörer, och personer med rollen Admin eller Manager där. Alla andra kan ändå bocka av de uppgifter som de har tilldelats.

Radera och återställa

Delete incident (papperskorgen under rubriken) tar bort en incident som har registrerats av misstag. Den flyttas till Deleted i listan, där Restore i dess detaljer tar tillbaka den. Företagsadministratörer, receptionister på platsen och incidentadministratörer kan radera och återställa incidenter. Den som anmälde kan själv ta tillbaka anmälan under de första fem minuterna, så länge ingen i teamet har tagit sig an den (se My reports).

Uppgifter

Ett större jobb kan delas upp i uppgifter, var och en med egen utförare och dag: elektrikern först, sedan målaren. I detaljerna innehåller Task plan uppgifterna, och Split into tasks sätter i gång uppdelningen. I listan är en incidents uppgifter rader under dess block.

• Varje uppgift har en kategori. En ny uppgift på incidentens eget ställe börjar med incidentens kategori. Annars väljer du en som stället erbjuder.
• En uppgift kan placeras i ett annat område, eller på en tillgång i sitt område: klicka på dess område eller tillgång på dess rad i Task plan, eller välj dem under Area och Asset i Add task. No asset låter den ligga kvar på bara området. En ny uppgift börjar där incidenten är, och så länge den ligger kvar där följer den incidenten.
• En uppgift går bara till en utförare vars filtergrupp omfattar uppgiftens kategori, område och tillgång. I Scheduler säger de rader som inte kan ta emot den varför.

När du öppnar en uppgift glider den in över incidentens detaljer, med incidenten nedtonad bredvid. Bakåtpilen, Esc eller ett klick på den nedtonade delen tar dig ett steg tillbaka, och X stänger båda. En uppgift som öppnas var som helst, på My work eller i Scheduler, öppnas med sin incident under.

När du markerar en incident som klar medan den fortfarande har öppna uppgifter får du frågan Close this incident? och väljer Leave them open eller Close them too.

My work

My work är utförarens lista: de incidenter och uppgifter som du har fått, och de incidenter där du är intressent. Externa personer hamnar här när de loggar in, och knappen Open my work i e-postmeddelandena leder hit. Räknarna Assigned, Scheduled, Reschedule! och Done, sökningen och snabbfiltren Open, Done och SLA risk fungerar som i incidentlistan. När Scheduler är påslaget växlar My week högst upp till din plan.

Öppna en post för att se detaljerna, som i incidentlistan men utan administratörens knappar: du kan inte radera den, och dess område, tillgång och utförare är låsta. Du kan lägga till foton, bocka av checklistan, skriva kommentarer, registrera din tid och markera den som klar. Det du själv har anmält finns på My reports.

Planera veckan

När Scheduler är påslaget i Module settings får planerare Scheduler i incidentmenyn. Den visar vem som gör vad vilken dag: en rad per utförare, en kolumn per dag, och till vänster en backlog med arbete som ännu inte är planerat.

Tavlan

• Pilarna flyttar en vecka i taget, och This week tar dig tillbaka. Med fler än en plats växlar platsmenyn högst upp mellan dem.
• Details visar alla märken på korten. När det är avslaget visar ett kort sin rubrik, sitt ställe och sin tid, och bara det som kräver uppmärksamhet.
• Ett korts tid är när arbetet kan göras den dagen: i den ordning dagen körs, efter körningen dit och aldrig under ett av personens möten. En dag där arbetet inte hinner göras mellan mötena markeras som en överbokad dag, med Does not fit around the meetings på dagens total.
• View väljer om tavlan visar Weekends, Group by incident (en incidents uppgifter på samma rad och dag i en stapel), Stakeholder items (arbete där du är intressent, gråat i din egen rad) och Appointment details (vad personernas kalendermöten handlar om, där platsen tillåter det).
• Filters smalnar av tavlan och backloggen.

Backloggen

Kolumnen Backlog har två högar: Unscheduled (ingen dag eller ingen utförare än) och Reschedule! (planerat till en dag som har passerat). Move all to Unscheduled tömmer högen Reschedule!, antingen med utföraren kvar (Unschedule, keep executor) eller borttagen (Unschedule, remove executor). Hide the backlog fäller ihop kolumnen.

Planera för hand

Dra ett kort från backloggen till en utförares rad och dag. Incidenten får den utföraren och den dagen och blir Scheduled. Dra kortet igen för att flytta det.

Medan du drar fälls de rader som inte kan ta emot kortet ihop, och ett meddelande säger hur många som är dolda och varför: deras filtergrupp omfattar inte kortets kategori, område eller tillgång. Show them tar tillbaka dem, och över en sådan rad visar kortet Cannot assign. Ett hänglås på ett kort håller det kvar på sin dag. Låset släpps av sig självt natten efter att dagen har passerat.

Auto-plan

Auto-plan föreslår en utförare och en dag för det arbete du tar med, och väger samman arbetsbelastning, kompetens och körtid. Deadlines kommer först, och en SLA räknas som en deadline; av resten planeras de mest brådskande prioriteterna först. Med Show when people are busy påslaget planerar den runt personernas Outlook-möten: varje jobb läggs i ett stycke i den lediga tiden mellan dem, och inget planeras en dag då personen är borta.

1. Under Incidents to include väljer du bland Unscheduled, Reschedule (past) och Scheduled (future). Include incidents without a time estimate planerar sådana incidenter med tiden under Minutes to give un-estimated incidents.
2. Under Planning rules väljer du Reset executors already assigned (påslaget fördelas allt på nytt; avslaget behåller en incident sin utförare och får bara en dag), Start planning from, Plan into following weeks och Longest working day, arbete och körning inräknade. Dagen börjar 08:00, så 7 h 30 m är 08:00 till 15:30, som raden under reglaget visar.
3. Under Candidate executors bockar du i vilka som får tilldelas arbete.
4. Tryck på Generate suggestions. Du får några planer att välja mellan, inritade på tavlan med varje kort på den tid som planen ger det. Sammanfattningen säger hur många möten planen är lagd runt, och varnar när någons kalender inte kunde läsas.
5. Accept plan sparar den du väljer. Revert återställer tavlan som den var.

My week

När Scheduler är påslaget får utförare My week: sin egen plan, i en månadskalender. Auto-plan där föreslår vilken dag du ska göra vart och ett av dina jobb, i en effektiv körordning. Ingenting ändras förrän du godkänner.

Aviseringar

Modulen meddelar på tre sätt: klockan i toppfältet på incidentsidorna, e-post och ett meddelande i Microsoft Teams eller Slack där ert företag använder BmyGuest-boten. Det finns inga push-aviseringar till mobiler och inga sms.

Nya incidenter och de andra aviseringarna i gruppen Oversight går till personerna med rollen Admin, Office manager eller Manager på platsen (en Manager bara för det arbete som personens filtergrupper omfattar) och till platsens incidentadministratörer. En företagsadministratör eller receptionist utan roll där får inget besked. Aviseringar om arbete går till dem som har arbetet. Den som anmälde ett problem med sitt konto får besked om sin anmälan, och anonyma anmälare får ingenting. Ingen får besked om sin egen ändring.

Varje e-postmeddelande har en knapp som leder till incidenten eller till ditt arbete, till exempel Open the incident, Open my work, See your report eller Reply in the incident, och en länk för att ändra vilka aviseringar du får. Meddelanden följer väntetiden: det första meddelandet på en incident skickas, ytterligare meddelanden hålls tillbaka och skickas tillsammans, och om du öppnar incidenten innan dess skickas de inte.

My incident notifications

My incident notifications, i profilmenyn på incidentsidorna, listar aviseringarna för de roller du har, var och en med ett reglage för E-mail och ett för Teams eller Slack. Varje ändring sparas i samma ögonblick som du gör den. En avisering som er organisation har slagit av för alla är markerad med Turned off by your organisation. Under Messages går How often you are told about new messages före platsens väntetid, och omnämnanden kommer alltid direkt. Klockan visar dina aviseringar i vilket fall som helst.

Activity log

Activity log listar varje ändring av platsens incidenter och uppgifter, nyaste först och grupperade per dag, i platsens tid: Time, Incident or task, By, Change och Details. Menyerna All users och All incidents smalnar av listan, och Clear filters visar allt igen. Klicka på incidentens nummer i en rad för att bara visa den incidenten, eller på ett namn för att bara visa den personens ändringar.

Administratörer öppnar loggen från More i Module settings, och receptionister har den i menyn. Båda hittar också Activity log under en incidents rubrik i dess detaljer.

Hjälp

Begränsningar och egenheter

• Inga incidentrapporter eller exporter. Det finns räknare i listan, siffror per kategori och område och aktivitetsloggen, men bara på skärmen. Leverantörskostnaderna under Invoicing kan laddas ned som en CSV-fil.
• Inget publikt API. Incidenter kan inte skapas eller läsas via BmyGuests publika REST-API.
• Inga push-aviseringar eller sms. Klockan, e-post och Teams eller Slack.
• Anonyma anmälare får inget kvitto och kan inte följa sin anmälan, om inte deras e-postadress tillhör någon i företaget.
• Anmälningsformuläret som en QR-kod öppnar är på engelska, oavsett vilket språk personen använder. Det gäller även tacksidan och sidan för en kod som inte är konfigurerad.
• Fyra fasta prioriteter. Urgent, High, Medium och Low kan inte byta namn eller kompletteras med fler.
• En kategoris typ är låst. Vill du ändra den skapar du en ny kategori.
• Kategorier ärvs inte nedåt i områdesträdet.
• Ingenting tilldelas automatiskt. Nya incidenter väntar på att någon ger dem till en utförare.
• Texten i e-postmeddelandena bestäms av BmyGuest och kan inte ändras av ett företag.
• Restid kräver karttjänsten på servern, och varje område och varje utförare behöver en adress.
• Underhållsplaner, för planerat, återkommande arbete, är på väg.
• Arbetsytan Incident Management kräver en roll. Den som anmäler problem utan en roll på sidan Team hittar My reports efter en anmälan som inloggad, via knapparna i e-postmeddelandena om incidenter eller via en sparad länk.

Felsökning

Namn på knappar och skärmar anges på engelska, så som de visas i skärmbilderna. Använder du BmyGuest på ett annat språk ser texterna annorlunda ut, men alla skärmar och knappar finns på samma ställe. Skärmbilderna visar ett påhittat företag, Northgate Group.