Varför det är viktigt att godkänna dokument och policyer 

Ett modernt och professionellt besökshanteringssystem stöder inte bara registrering av information som gästens namn, kontaktuppgifter och ankomsttid. Med BmyGuest Visitor Management är det också möjligt att presentera åtkomstkrav och registrera gästernas godkännande av relevanta dokument som en del av incheckningsprocessen. Detta kan till exempel omfatta:

• Sekretessavtal/konfidentialitetsavtal. 
• Hygienregler.
• Säkerhets- och åtkomstkrav. 
• HSE-policyer och hälso- och säkerhetsinstruktioner. 
• IT- och informationssäkerhetspolicyer. 

När dessa krav accepteras digitalt har företaget dokumentation som visar att gästen har informerats om och accepterat företagets villkor innan åtkomst beviljas. För företaget innebär dokumentationen att de uppfyller certifieringskrav såsom ISO 27001, NIS2, DORA, GDPR och ISO 22000. 

Förhandsregistrering gör incheckningen mer effektiv

När gästerna är förhandsregistrerade får de ett e-postmeddelande 24 timmar före besöket med tillgång till alla relevanta dokument, policyer och krav som de måste acceptera innan de besöker företaget. Detta förbättrar upplevelsen eftersom gästerna: 

• Kan läsa och acceptera regler och policyer på ett lugnt och fredligt sätt.
• Spara tid vid incheckningen eftersom dokumenten redan har lästs, godkänts och lagrats i BmyGuest.
• Förbered dig väl inför mötet med företaget.

Dokumentation och efterlevnad

Genom att digitalt godkänna åtkomstkrav får företaget både dokumentation och transparens som stöder dess övergripande styrnings- och efterlevnadsstrategier. Genom att använda besökshantering som ett dokumentationsverktyg kan organisationer stödja både interna procedurer och externa certifieringskrav såsom ISO 22000 och ISO 27001 etc., vilket minskar företagets risker samtidigt som gästupplevelsen blir professionell och smidig. Med BmyGuest kan företag skilja mellan olika grupper av besökare, t.ex. gäster som deltar i möten på kontoret, hantverkare på lagret och inspektionsbesök på produktionsanläggningen. Detta gör det möjligt för företaget att definiera vilka dokument varje grupp måste få och godkänna, samt hur ofta dokumenten måste godkännas.
När en besökare accepterar dokument och åtkomstkrav loggas och sparas detta automatiskt: 

• Vem och när de accepterade. 
• Vilken version av de olika dokumenten accepteras? 

Dokumentation är avgörande i situationer som: 

• Revisioner och tillsyn. 
• Interna efterlevnadsgranskningar. 
• Tvister om ansvar. 
• Revideringar av säkerhets- och arbetsmiljöprocedurer. 

Öppenhet för gästerna

Visitor Management system som BmyGuest säkerställer transparens i policyer och krav mellan företaget och gästen, vilket stärker förtroendet och minskar risken för missförstånd. Med BmyGuest har gästerna möjlighet att: 

• Granska tillämpliga policyer igen. 
• Granska dokument som de har godkänt. 
• Förstå deras ansvar före, under och efter besöket. 

Slutsats

Besökshantering idag handlar om mycket mer än bara att registrera gästernas kontaktuppgifter och besökstider. Det handlar om GDPR-efterlevnad och ökad säkerhet. När godkännande av åtkomstkrav och policyer också blir en naturlig del av den digitala incheckningsprocessen uppnår du följande: 

• Dokumenterad godkännande av villkoren med tidsstämpel. 
• Effektiv efterlevnadshantering som dokumenterar att företaget uppfyller lagkrav och standarder. 
• Säkerställer enhetliga processer vid alla ingångar och platser. 
• En professionell och välplanerad besökarupplevelse. 

Med digital besökshantering kan företag kombinera säkerhet, beredskap, efterlevnad och effektiv drifti en enda process.