Hvorfor accept af dokumenter og politikker er vigtig 

Et moderne og professionelt gæsteregistreringssystem understøtter ikke kun registrering af oplysninger som gæstens navn, kontaktdata og ankomsttidspunkt. Med BmyGuest Visitor Management er det også muligt at præsentere adgangskrav og registrere gæsters accept af relevante dokumenter som en del af tjek-ind-processen. Det kan eksempelvis være:

• NDA / tavshedserklæringer. 
• Hygiejneregler.
• Sikkerheds- og adgangskrav. 
• HSE-politikker og arbejdsmiljøinstruktioner. 
• IT-og informationssikkerhedspolitikker. 

Når disse krav accepteres digitalt, har virksomheden dokumentation for, at gæsten er informeret om og har accepteret virksomhedens vilkår og regler, inden adgang gives. For virksomheden betyder dokumentationen at de lever op til certificeringskrav som ISO 27001, NIS2, DORA, GDPR og ISO 22000. 

Forhåndsregistrering gør tjek-ind mere effektiv

Når gæster er forhåndsregistreret, modtager gæsten 24 timer før besøget en e-mail med adgang til alle relevante dokumenter, politikker og krav, de skal acceptere inden deres besøg i virksomheden. Dette forbedrer oplevelsen, fordi gæsterne: 

• Kan læse og acceptere regler og politikker i ro og mag.
• Sparer tid ved tjek-ind fordi dokumenter allerede er læse, godkendt og gemt i BmyGuest.
• Møder virksomheden velforberedt.

Dokumentation og compliance

Ved digital accept af adgangskrav opnår virksomheden både dokumentation og gennemsigtighed som understøtter virksomheders overordnede governance- og compliance-strategier. Ved at bruge gæsteregistrering som dokumentationsværktøj kan organisationer understøtte både interne procedurer og eksterne certificeringskrav som ISO 22000 og ISO 27001 m.fl., hvilket reducere virksomhedens risiko, samtidig med at gæsteoplevelsen bliver professionel og smidig. Med BmyGuest kan virksomheder differentiere mellem grupper af besøgende, fx gæster der skal til møde på kontoret, håndværkere på lageret og kontrolbesøg i produktionen. På den måde kan virksomheden definere, hvilke dokumenter de enkelte grupper skal præsenteres for og godkende, samt hvor ofte dokumenterne skal godkendes.
Når en gæst accepterer dokumenter og adgangskrav, bliver dette automatisk logget og gemt: 

• Hvem og hvornår de accepterede. 
• Hvilken version af de forskellige dokumenter der er accepteret. 

Dokumentationen er afgørende i situationer som: 

• Audits og tilsyn. 
• Interne compliance-gennemgange. 
• Tvister om ansvar. 
• Revisioner af sikkerheds- og arbejdsmiljøprocedurer. 

Transparens for gæster

Visitor Management Systemer som BmyGuest sikrer transparens af politikker og krav mellem virksomhed og gæst, hvilket styrker tillid og reducerer risikoen for misforståelser. Med BmyGuest har gæster mulighed for at: 

• Se gældende politikker igen. 
• Gennemgå dokumenter, de har accepteret. 
• Forstå deres ansvar før, under og efter besøget. 

Konklusion

Gæsteregistrering handler i dag om langt mere end blot at registrere gæsters kontaktdetaljer og besøgstidspunkt. Det handler om overholdelse af GDPR og øget sikkerhed. Når accept af adgangskrav og politikker også bliver en naturlig del af digital tjek-ind-processen, opnår du: 

• Dokumenteret accept af vilkår med tidsstempel. 
• Effektiv compliance-styring der dokumenterer, at virksomheden lever op til lovmæssige krav og standarder. 
• Sikrer ensartede processer på tværs af indgange og lokationer. 
• En professionel og gennemtænkt besøgsoplevelse. 

Med digital gæsteregistrering kan virksomheder kombinere sikkerhed, beredskab, compliance og effektiv drift i én og samme proces.