Gæsteregistrering til flerbrugerhuse med reception

Ejer eller driver din virksomhed en kontorbygning med en bemandet reception og lejemål til flere forskellige virksomheder, er BmyGuest Visitor Management den perfekte gæsteregistreringsløsning for dig.

Screenshot-2023-08-09-at-2.52.06-pm-scaled

Med større fokus på sikkerhed, stilles der i dag ofte krav om, at alle gæster registreres når de besøger en virksomhed i et flerbrugerhus. Det kan være et lovkrav, et sikkerhedskrav fra ejendommens ejer eller et ønske fra lejerne for at sikre overblik og tryghed. BmyGuest Visitor Management er udviklet til netop dette scenarie og tilbyder en fleksibel, digital og GDPR compliant løsning, der gør gæsteregistrering enkel og professionel.

BmyGuest tilbyder adskillige funktioner og opsætninger, der matcher et flerbrugerhus setup.

Hvorfor er gæsteregistrering vigtig i flerbrugerhuse?

Sikkerhed: Receptionen og bygningsejeren har fuldt overblik over, hvem der befinder sig i bygningen.
Compliance: Opfyldelse af lovkrav og interne politikker.
Professionel gæsteoplevelse: Hurtig og smidig modtagelse i lobbyen, uden lange ventetider.
Lejernes GDPR-behov og tilpasning: Data holdes adskilt mellem virksomheder, og BmyGuest kan nemt tilpasses lejernes registreringskrav og regler.

Sådan fungerer BmyGuest Visitor Management i flerbrugerhuse med bemandet reception:

Med BmyGuest får hver virksomhed sin egen løsning, selvom registreringen sker i den fælles reception. Det betyder:

Data er adskilt mellem lejerne – ingen risiko for sammenblanding.
Hver virksomhed kan tilpasse og vedligeholde sin egen opsætning, fx via Microsoft Azure AD-integration, så værtlister altid er opdateret.
Receptionen har et samlet overblik over alle gæster i huset, hvilken virksomhed de besøger, og hvem værten er.

1. Ingen hardware

Traditionelle systemer kræver ofte tablets, kiosker eller receptionister til manuel registrering. Med BmyGuest er det anderledes:

Gæsten scanner en QR-kode i indgangen eller i den fælles reception.
Vælger den virksomhed, de skal besøge, og registrerer hurtigt sine kontaktoplysninger på sin smartphone.
Værten hos den enkelte virksomhed får automatisk besked om, at gæsten er ankommet.
Receptionen kan vælge at printe gæstekort til alle gæster – med mulighed for at tilpasse designet til den enkelte virksomhed.
Ingen behov for terminaler, iPads eller tablets – kun en QR-kode.

2. Nem implementering

Kontorbygningen slipper for komplekse implementeringsprojekter og investering i dyre hardware løsninger. BmyGuest er klar til brug på få timer og kræver minimal vedligeholdelse.

3. Sikkerhed og compliance

Registreringsdata blandes ikke mellem virksomheder – GDPR-problemer undgås. En funktion, som mange andre gæstesystemer ikke tilbyder i et flerbrugerhus setup.
GDPR-compliant løsning: Data lagres i EU og indebærer ikke tilsigtede overførsler til tredjelande.
Alle gæster registreres nemt og sikkert.
Den enkelte virksomhed har komplet historik over sine gæster.
Receptionen har et samlet overblik over alle gæster i huset.
I tilfælde af evakuering kan receptionen sende notifikationer til alle gæster.

4. Fleksibilitet for virksomhederne

Tilføj egne protokoller og compliance-krav, fx NDA eller evakueringsregler som gæsterne skal præsenteres for som en del af tjek-ind-flowet.
Tilpas gæstekort, check-in-flow og design, så det matcher virksomhedens brand og designidentitet.
Automatisk værtsvedligehold via Azure AD eller Google Workspace – en funktion, som mange andre gæstesystemer ikke tilbyder i et flerbrugerhus setup.
Hver virksomhed i flerbrugerhuset kan have sin egen QR-kode, tilpasse designet så det matcher den enkelte virksomhed samt sikre at check-in-processen er tilpasset virksomhedens protokoller og compliance-krav.

Konklusion

I stedet for at overlade gæsteregistrering til tilfældige og ineffektive løsninger giver BmyGuest Visitor Management en enkel, digital og GDPR-godkendt platform, der tilfredsstiller behovene hos både bygningens fælles reception og de enkelte virksomheder.

Resultatet er:
✅ Højere sikkerhed
✅ Mindre administration
✅ En professionel gæsteoplevelse