Fysisk sikkerhet starter ved inngangsdøren

Europeiske virksomheter har i mange år styrket sin cybersikkerhet. Brannmurer, flerfaktorautentisering og sikkerhetsopplæring av ansatte har blitt standard.

Men hva med den fysiske sikkerheten?

Selv med sterk digital beskyttelse kommer folk fortsatt inn i virksomhetens lokaler gjennom inngangsdøren, en vareinngang eller resepsjonen.

Hvordan holder dere oversikt over hvem som kommer inn i bygningen, hvorfor de er der og hvor de har lov til å bevege seg? Besøkshåndtering kan være en naturlig del av svaret.

Fysisk sikkerhet har kommet høyere på dagsordenen

Med tanke på den nåværende sikkerhetssituasjonen får fysisk sikkerhet mer oppmerksomhet i mange deler av Europa, ikke minst i forsvarsindustrien og kritisk infrastruktur.

I juli oppfordret Tysklands innenlandske etterretningstjeneste virksomheter i forsvars- og sikkerhetssektoren til å styrke både cybersikkerheten og den fysiske sikkerheten. I september rådet Danmarks sikkerhets- og etterretningstjeneste (PET) forsvarsvirksomheter og leverandører av støtte til Ukraina til ikke å vente på å bli kontaktet, men til å vurdere sin egen sikkerhet allerede nå.

Advarslene retter seg først og fremst mot bestemte sektorer, og PET er tydelig på at budskapet ikke er at virksomheter skal være redde. Men de er en nyttig påminnelse om at sikkerhet ikke bare er digital, og en god grunn for alle organisasjoner til å se på hvordan folk kommer inn i lokalene deres.

Mange organisasjoner utenfor disse sektorene har også verdifull informasjon, teknologi eller tilgang til sensitive anlegg.

Mindre virksomheter er ofte en del av større leverandørkjeder, så gode sikkerhetsrutiner er viktige også for dem.

Derfor er fysisk sikkerhet viktig

Sikkerhetshendelser skjer ikke bare på nett.

Den som har tilgang til virksomhetens lokaler, kan for eksempel se fortrolig informasjon på skjermer eller tavler, fotografere dokumenter eller bli kjent med bygningens planløsning og daglige rutiner.

Ikke alle besøkende utgjør en sikkerhetsrisiko. Men uten faste rutiner kan det være vanskelig å vite hvem som har kommet inn, hvem som har ansvaret for dem, og om de har fått beskjed om sikkerhetskravene som gjelder.

Derfor bør besøkshåndtering være en del av organisasjonens samlede sikkerhetsrutiner.

Hvis organisasjonen deres er omfattet av NIS2 eller CER, kan dere lese hvorfor besøksregistrering er en ofte oversett del av sikkerheten.

Tre spørsmål alle organisasjoner bør kunne svare på

1. Hvem er i bygningen akkurat nå?

Ved brann eller en annen nødsituasjon er det viktig å vite hvilke besøkende som er registrert på stedet.

En oppdatert oversikt over besøkende gir verdifull informasjon ved evakuering og beredskapsarbeid.

2. Hvem har invitert dem, og hvor har de lov til å bevege seg?

Alle besøkende bør ha en utpekt vert eller kontaktperson.

De besøkende bør også få vite hvilke regler som gjelder under besøket, for eksempel begrensninger i adgangen til sensitive områder.

Tydelig ansvar og faste rutiner beskytter både organisasjonen og de besøkende.

3. Kan dere dokumentere besøket i etterkant?

Etter en sikkerhetshendelse eller ved en revisjon kan organisasjoner trenge å fastslå hvem som besøkte lokalene, når besøket fant sted, og hvilke sikkerhetspolicyer som ble akseptert.

Uten pålitelige besøksopplysninger kan det være vanskelig å svare på dette.

Noen organisasjoner bruker fortsatt besøksprotokoller på papir. Andre har flere lokasjoner eller resepsjoner som ikke alltid er bemannet.

Det kan gjøre det krevende å registrere og dokumentere besøk på en ensartet måte.

Slik gjør digital Visitor Management en forskjell

Et digitalt system for besøkshåndtering gjør besøksregistreringen til en fast og dokumentert prosess.

Disse funksjonene i BmyGuest Visitor Management har direkte betydning for den fysiske sikkerheten deres:

• Sett reglene før de besøkende kommer inn. Adgangskrav, sikkerhetsregler eller en taushetserklæring (NDA) kan vises ved innsjekkingen, og de besøkende må akseptere dem før de får komme inn. Dere har en logg over hva hver besøkende har akseptert.
• Koble sammen de andre systemene deres. Besøksregistreringen kan samarbeide med de andre systemene deres, for eksempel adgangskontroll og Wi-Fi. Besøkende kan få en digital nøkkel som åpner en låst dør, slik at de kan vente i lobbyen til verten henter dem, og Wi-Fi-tilgangen deres kan utløpe automatisk når besøket er over.
• Gi hver type besøkende riktig prosess. Gjester, leverandører, jobbsøkere, teknikere og bud kan ha hvert sitt innsjekkingsforløp, med de spørsmålene og instruksjonene som gjelder for dem.
• Gjør besøkende lette å kjenne igjen. Et personlig gjestekort med den besøkendes navn og logoen deres kan skrives ut ved innsjekkingen.
• Vær klar for en nødsituasjon. Se hvilke besøkende som er registrert på stedet, og send med ett klikk tydelige, forhåndsdefinerte evakueringsinstruksjoner til ansatte og besøkende via SMS og e-post.
• Se tilbake på ethvert besøk. Besøkshistorikken viser hvem som var på besøk, når, hvem som var vert, og hvilke policyer den besøkende aksepterte, for hver lokasjon eller for alle lokasjoner samlet.

De samme rutinene kan brukes ved alle innganger og på alle lokasjoner, uansett om resepsjonen er bemannet eller ikke. Det gjelder også felles resepsjoner, og besøksregistreringen kan håndteres sentralt i hele organisasjonen.

Besøksdata krypteres og lagres på servere i EU, noe som støtter organisasjonens arbeid med GDPR og personvern.

Les om alle de andre funksjonene, for eksempel forhåndsregistrering og gjesteparkering, på funksjonssiden vår.

Sikkerhet og en god mottakelse kan gå hånd i hånd

Fysisk sikkerhet trenger ikke å bety at arbeidsplassen blir en festning.

Det starter med å vite hvem som kommer inn i lokalene, hvem som har ansvaret for hver besøkende, og hvilke regler som gjelder.

Når besøksregistrering blir en naturlig del av de daglige sikkerhetsrutinene, får organisasjonen bedre oversikt, tydeligere ansvar og pålitelig dokumentasjon.

Samtidig får de besøkende en enkel og profesjonell innsjekking.

God sikkerhet og en god besøksopplevelse trenger ikke å være motsetninger.

Er besøkshåndteringen deres en del av sikkerhetsstrategien?

Oppdag hvordan BmyGuest Visitor Management kan hjelpe organisasjonen deres med å styrke besøksrutinene, forbedre dokumentasjonen og skape en tryggere og mer imøtekommende arbeidsplass.

Kontakt oss for en demonstrasjon av BmyGuest Visitor Management.