Hvorfor digital gæsteregistrering er vigtig for evakuering og sikkerhed 

I enhver virksomhed har ledelsen ansvar for alle personer på lokationen – både medarbejdere og gæster. I en nødsituation som brand, gaslækage eller anden kritisk hændelse er det afgørende hurtigt at kunne sende klar kommunikation ud til medarbejdere og gæster på lokationen, hvorfor der er vigtigt at have:

1. Real-tidsoverblik over alle besøgende på lokationen 

Et digitalt gæsteregistreringssystem som BmyGuest Visitor Management giver virksomheden real-tidsoverblik over de gæster der er i virksomheden. BmyGuest Visitor Management opdaterer automatisk listen over gæster, når de tjekker sig ind og ud. I en nødsituation betyder det, at listen fungerer som en evakueringslisten, der altid er opdateret, hvilket gør gæsteregistreringsløsningen til langt mere end et administrativt værktøj – det bliver en aktiv del af virksomhedens sikkerheds- og beredskabssetup.

2. Klar kommunikation under evakuering – reducer usikkerhed og forvirring 

I en nødsituation er hurtig, tydelig og præcis kommunikation afgørende. Manglende eller uklar information kan skabe usikkerhed, panik og forsinke evakueringen – særligt blandt gæster, som ikke kender bygningen eller virksomhedens procedurer. 

Med den integrerede evakueringsfunktion i BmyGuest Visitor Management kan virksomheden sende øjeblikkelige SMS- og e-mail-notifikationer til både medarbejdere og besøgende. 

Med ét klik på EVAKUERINGS-knappen udsendes klare, foruddefinerede instruktioner, f.eks.: 

• Hvilke udgange skal benyttes.  
• Hvor man skal bevæge sig hen.
• Hvem man skal henvende sig til ved mødestedet.

Denne form for ensartet og kontrolleret kommunikation reducerer usikkerhed og minimerer forvirring under en evakuering. 

3. Evakueringsretningslinjer og beskeder styres i ét system

Når evakueringsbeskeder og nødkommunikation styres fra ét centralt system, f.eks. gennem BmyGuest Visitor Management, bliver håndteringen hurtig og effektiv. Det gælder uanset, om modtagerne er medarbejdere, gæster, håndværkere eller andre eksterne personer på lokationen.

Denne form for central styring er ikke mulig med manuelle løsninger som gæstebøger eller regneark, hvor information ofte er fragmenteret, forældet eller svært tilgængelig i pressede situationer.

Evakuering – en del af virksomhedens Emergency Notification System (ENS)

En digital evakueringsfunktion styrker virksomhedens Emergency Notification Systems (ENS)-parathed, som er en central del af et moderne beredskab. 

ENS-parathed handler om: 

• At kunne kommunikere hurtigt. 
• At nå alle relevante personer. 
• At kunne dokumentere, hvad der er kommunikeret og hvornår. 

Når gæster og medarbejdere allerede er registreret i systemet, kan virksomheden reagere øjeblikkeligt uden manuelt at skulle sammenstykke kontaktlister midt i en krisesituation. 

HSE-compliance og dokumentation

Evakuerings- og ENS-funktionalitet understøtter direkte virksomhedens Health, Safety & Environment (HSE)-compliance. 

Ved at anvende BmyGuest Visitor Management systemet kan virksomheden: 

• Dokumentere, at nødkommunikation er udsendt. 
• Vise hvilke instruktioner der er sendt. 
• Dokumentere tidspunkt og modtagere. 

Det betyder, at virksomheden kan dokumentere, at beredskabsprocedurer er fulgt i overensstemmelse med: 

• Interne retningslinjer. 
• Branchestandarder. 
• Nationale sikkerhedskrav. 

Dette er særligt relevant ved: 

• Audits. 
• Myndighedstilsyn. 
• Interne sikkerhedsgennemgange. 

 

Konklusion

BmyGuests digitale gæsteregistreringsløsning spiller derfor en langt større rolle end blot at lette administration af den daglig gæstehåndtering. I nødsituationer er løsningen et aktivt sikkerhedsværktøj, der understøtter en kritisk del af virksomhedens evakuerings-, nødkommunikation- og compliancestrategi. 

Med en integreret evakueringsfunktion opnår virksomheden: 

• Realtids-overblik over alle personer på lokationen. 
• Mulighed for øjeblikkelig nødkommunikation via SMS og e-mail. 
• Styrket ENS-parathed. 
• Dokumenterbar HSE-compliance.